One step, one responsibility
Every agent has one task, defined inputs and a verifiable result. No black box that does “something”.
Automation
Automation that docks onto your software
Agents take over clearly scoped steps – from a document arriving to the handover into CRM, ERP or accounting. Eight sections show what that looks like: from the live map to the connection to your existing software. Everything runs in the browser, without signing in.
Overview
The process first, then the technology
We do not automate software for its own sake. Every agent represents a step your team performs by hand today – with clear inputs, clear results and a handover that stays traceable.
126
agents in the catalogue
22
categories
30
ready-made constellations
7
integration channels
Based on the current agent catalogue
Why
Automation that stays explainable
Four properties decide whether an agent holds up in everyday work – not the number of features.
Dock on instead of replace
Your software stays in place. Agents use the channels it actually offers: API, mailbox, folder, database, print or file.
Control at critical points
Uncertain values are flagged and submitted for approval. Nothing continues until you have decided.
Traceable to the end
Every run is logged: who, when, with which inputs and which result. A failure is a documented case too.
Industries
Three industries, three first steps
Every industry has a different bottleneck. These three examples show which step an agent can take over first – without you having to replace your software.
Skilled trades
From a phone call to a paid job
The enquiry arrives by phone or form. Instead of notes and verbal handovers, a lead with source, preferred date and material requirements is created in the CRM.
Capture the enquiry
Contact, source and first note go straight into the CRM.
Lead-ErfassungCheck date and material
Crew, installation date and missing quantities become visible before you commit.
Handwerk-TerminplanungPrepare the invoice
Services and material are combined into a verifiable invoice.
Buchhaltung & DATEV
The job is documented, and the next step has an owner and a date.
Retail and trade
From order intake to delivery
Orders arrive by e-mail, portal or file. The agent checks items, stock and delivery date before anyone touches the order.
Capture the order
Items, quantities and customer are read from the incoming message.
AuftragserfassungCheck stock and delivery
Partial deliveries and date deviations are reported early.
LieferverfolgungInvoice and return
The invoice is prepared; returns stay traceable on the customer record.
Retourenbearbeitung
Every order has a number, a status and a clear next step.
Services
From the enquiry to the first appointment
Enquiries from forms, chat or the mailbox become a complete contact. The first appointment is in place before the initial call begins.
Create lead and contact
Source, responsibility and first task are set.
Lead-ErfassungCreate deal and task
Value, stage and next step are recorded in the CRM.
Deal-PipelineConfirmation and appointment
Confirmation and calendar entry are generated from a template.
Kunden-Onboarding
The customer gets a clear answer, and the team gets a complete file.
Live demo
The map of agents
50 of 126 agents, eight categories and 30 ready-made constellations: the map shows which tasks belong together and how data flows between them. Drag, zoom, search – without signing in.
Catalogue
All 126 agents at a glance
From document recognition to shift planning: the catalogue shows which tasks are covered today. Filter by category or search for a task.
126 agents · 22 categoriesSearch, filter, open details – all directly on this page.
Go to the live mapimplemented
Analytics
Anomalie-Erkennung
Erkennt Abweichungen vom gewohnten Verlauf mit einfachen Statistiken: je Tagesreihe (Dokumente, Aufgaben, Rechnungen, Zahlungen, Kontovolumen) werden Mittelwert und Standardabweichung berechnet und Tage außerhalb von Mittelwert ± k·Sigma gemeldet.
- Tagesreihen aus den Moduldaten
- Mittelwert und Standardabweichung je Reihe
- Abweichungsbericht mit z-Werten
implemented
Analytics
Auswertungen
Wertet die gesammelten Kennzahlen nach festen Regeln aus und formuliert verständliche Schlussfolgerungen mit Schweregrad (info/warning/critical) und konkreten Empfehlungen — ohne externes KI-System.
- Regelbasierte Auswertung der Modul-Kennzahlen
- Auffälligkeiten mit Schweregrad
- Konkrete Empfehlungen je Auffälligkeit
implemented
Analytics
Kennzahlen-Sammlung
Sammelt Kennzahlen aus den verbundenen Systemen (aktivierte Integrationen sowie die Module Dokumente, Aufgaben, Rechnungen, Banking) und führt sie zu einem einheitlichen Set mit Quelle, Kennzahl, Wert und Einheit zusammen.
- Kennzahlen aus Integrationen
- Kennzahlen aus Dokumenten, Aufgaben, Rechnungen und Banking
- Einheitliches Kennzahlenset als JSON
implemented
Analytics
Prognosen
Prognostiziert den Trend der Tagesreihen (Dokumente, Aufgaben, Rechnungen, Zahlungen, Kontovolumen) per linearer Näherung über die Historie und liefert für die nächsten Tage einen Wertebereich (Prognosewert ± 1σ der Residuen) samt Vorbehalten.
- Lineare Trendberechnung aus der Historie
- Prognose mit Wertebereich
- Vorbehalte und Gütekennzahlen (r², Residuen-σ)
implemented
Analytics
Tagesberichte
Erstellt den Tagesbericht eines Tages: neue Dokumente und Aufgaben, Fristen, fällige Rechnungen, ausgeführte Zahlungen und Kontobewegungen, ergänzt um Ausgaben und offene Forderungen aus dem Berichtsmodul.
- Tagesübersicht Dokumente und Aufgaben
- Tagesübersicht Fristen und Rechnungen
- Tagesübersicht Zahlungen und Kontobewegungen
implemented
Banking
Bankabgleich
Gleicht gebuchte Zahlungen mit offenen Rechnungen ab und schlägt Zuordnungen nur bei eindeutigem Treffer vor. Mehrdeutige Fälle bleiben offen und werden mit Begründung gelistet. Der Agent verbucht keine Zahlung eigenständig.
- Kandidaten-Bildung
- Eindeutigkeits-Prüfung
- Offene Posten
implemented
Banking
Kontoauszug-Import
Nimmt Kontoauszüge im CAMT- oder CSV-Format an, prüft Format und Zeitraum und bereitet den Import vor. Dubletten werden über Kontonummer, Datum und Betrag erkannt, bevor gebucht wird. Der Agent bucht nichts ohne Freigabe und meldet nicht zuordenbare Zeilen zurück.
- Format-Prüfung
- Dubletten-Erkennung
- Zeitraum-Abgleich
implemented
Banking
Kontogebühren-Audit
Analysiert Kontobewegungen auf wiederkehrende Gebühren, Entgelte und ungewöhnliche Belastungen. Die Posten werden nach Empfänger und Monat zusammengefasst und mit den vereinbarten Konditionen verglichen. Der Bericht zeigt Erstattungspotenzial, bucht aber nichts.
- Gebühren-Erkennung
- Empfänger-Gruppierung
- Konditionen-Abgleich
implemented
Banking
Zahlungsaufträge
Bereitet Zahlungsaufträge aus freigegebenen Eingangsrechnungen vor: Empfänger, IBAN-Prüfung, Betrag, Fälligkeit und Verwendungszweck. Zahlungen an geänderte Bankverbindungen werden gesperrt und zur Prüfung vorgelegt. Der Auftrag wird erst nach Freigabe an die Bank übergeben.
- Zahlungs-Vorbereitung
- IBAN-Prüfung
- Freigabe-Prüfung
implemented
Communication
Anruf-Transkription
Legt aus diktiertem oder getipptem Text eine Gesprächsnotiz an und hängt sie an Vorgang und Kontakt. Folgeaufgaben aus dem Gespräch werden als Aufgaben erfasst.
- Gesprächsnotiz anlegen
- Vorgang ermitteln
- Kontakt verknüpfen
implemented
Communication
Antwort-Assistenz
Bereitet Antwort-Entwürfe auf eingehende E-Mails vor — aus Vorlagen (templates) oder als regelbasierte Eingangsbestätigung. Es wird nichts versendet.
- Vorlagen-Auswahl
- Platzhalter-Befüllung
- Entwurf anlegen
implemented
Communication
Besprechungsnotizen
Formt eine Besprechungsnotiz: Teilnehmer, Entscheidungen und Aufgaben. Die Notiz wird an Vorgang und Kontakte gehängt, Aufgaben werden angelegt.
- Notiz anlegen
- Teilnehmer verknüpfen
- Entscheidungen festhalten
implemented
Communication
Briefentwurf
Erzeugt Standard-Schreiben aus einer veröffentlichten Vorlage mit den Daten von Kontakt/Vorgang und legt das erzeugte Dokument ab.
- Vorlagen-Auswahl
- Platzhalter-Befüllung
- Dokument-Erzeugung
implemented
Communication
Chat-Assistenz
Liefert zu typischen Kundenanfragen regelbasierte Antwort-Bausteine (ohne externe KI, ohne Netz).
- Anliegen-Erkennung
- Antwort-Bausteine
- Nächste-Schritte-Vorschlag
implemented
Communication
E-Mail-Annahme
Übernimmt Anhänge eingehender E-Mails in den Dokumentenumlauf (documents) und verknüpft sie mit dem Vorgang.
- Anhang-Übernahme
- Dokument-Anlage
- Vorgangs-Verknüpfung
implemented
Communication
E-Mail-Sortierung
Klassifiziert eingehende E-Mails nach Regeln (Betreff, Absender, Anhänge) und schlägt Kanal und Vorgang vor.
- Kategorie-Erkennung
- Kanal-Vorschlag
- Vorgangs-Vorschlag
implemented
Communication
Erinnerungen
Findet Fristen und Termine in Texten und Aufgaben und schlägt Erinnerungen vor (Aufgaben und Fristen über das deadlines-Modul).
- Datums-Erkennung
- Frist-Art-Klassifikation
- Aufgabe anlegen
implemented
Compliance
Aufbewahrung
Berechnet Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumente nach den bestätigten Aufbewahrungsregeln und stellt die Liste der Löschkandidaten zusammen. Löscht nie selbst.
- Löschfrist eines Dokuments berechnen
- Löschkandidaten ermitteln
- Demnächst fällige Dokumente melden
implemented
Compliance
Compliance-Prüfung
Prüft ein Dokument, ein Verfahren oder den Arbeitsbereich gegen dokumentierte Anforderungen (Einstellungen, Rechtsgrundlagen, Aufbewahrungsregeln) und meldet Abweichungen.
- Anforderungsprüfung für Dokumente
- Anforderungsprüfung für Verfahren
- Prüfung des Arbeitsbereichs (Impressum § 5 DDG, Aufbewahrungsregeln)
implemented
Compliance
DSGVO-Schutz
Findet personenbezogene Daten zu einem Kontakt, bewertet die Löschreife verknüpfter Dokumente und erstellt einen Löschplan. Löschungen führt dieser Agent nie selbst aus.
- Bestandsaufnahme personenbezogener Daten
- Suche nach Kontakten
- Löschreife-Bewertung für Dokumente
implemented
Compliance
Prüfprotokoll
Sammelt den vollständigen Prüfpfad zu einem Objekt — wer hat wann was getan — und bereitet ihn als strukturierte Ausgabe (JSON) im Laufprotokoll auf.
- Prüfpfad eines Objekts zusammenstellen
- Statistik: Wer, Wann, Was
- Strukturierte Ausgabe für die Archivierung
implemented
Compliance
Risiko-Hinweise
Sucht nach anomalen Mustern mit den Radar-Regeln und den aktuellen Schwellen der Einstellungen, legt Befunde ab und benachrichtigt die Verantwortlichen.
- Radar-Prüfung eines Dokuments
- Radar-Prüfung des gesamten Arbeitsbereichs
- Befunde ablegen und Verantwortliche benachrichtigen
implemented
CRM
Aktivitäten-Protokoll
Protokolliert Aktivitäten (Anruf, Brief, E-Mail, Termin) automatisch im Vorgang und am Kontakt.
- Aktivitäts-Erfassung
- Vorgangs-Timeline
- Kontakt-Historie
implemented
CRM
Deal-Pipeline
Bewegt Deals regelbasiert durch die Stufen und markiert Stillstand.
- Stufen-Übergänge
- Stillstands-Erkennung
- Timeline-Protokoll
implemented
CRM
Follow-up
Plant Wiederholungskontakte regelbasiert und legt Erinnerungen als Aufgaben und Benachrichtigungen an.
- Regel-basierte Terminplanung
- Aufgaben-Erstellung
- Benachrichtigungen
implemented
CRM
Kontaktpflege
Ergänzt einen Kontakt mit Daten aus Korrespondenz und Dokumenten, ohne Dubletten.
- Kontakt-Anreicherung
- Identifikatoren-Pflege
- Dubletten-Schutz
implemented
CRM
Lead-Erfassung
Nimmt Anfragen (Text oder Formular) an und legt daraus einen Lead als Kontakt mit Quelle an.
- Anfrage-Erfassung
- Kontakt-Anlage mit Quelle
- Dubletten-Schutz
implemented
Documents
Anonymisierung
Findet personenbezogene Daten per Muster (IBAN, E-Mail, Telefon, Adresse) und liefert einen Schwärzungs-Plan; schneidet nichts ohne Bestätigung heraus.
- Muster-Erkennung
- Schwärzungs-Plan
implemented
Documents
Daten-Extraktion
Extrahiert Nummer, Daten, Beträge und Parteien aus Dokumenten nach festen Regeln, ohne externe KI.
- Feld-Extraktion
- Nummern-Erkennung
- Datums-Erkennung
implemented
Documents
DATEV-Aufbereitung
Stellt ein Paket für den DATEV-Import zusammen: Feldzuordnung, Kontrollsumme und Warnungen.
- Feld-Zuordnung
- Kontrollsumme
- Warnungs-Generierung
All 126 agents are implemented. The badge remains in place as a marker for future concepts.
Constellations
30 ready-made constellations
Each constellation is a proven chain of agents for one concrete job – from inbox triage to customs clearance. Load and adjust them on the live map.
IT-Zugriffsprüfung
5 stepsPrüft Konten und Rollen auf ungenutzte Zugänge, fehlende MFA und abgelaufene Befristungen. Die Prüfliste ist entscheidungsfertig, entzieht aber nichts automatisch.
Zugriffsprüfung → Backup-Prüfung → Patch-Fenster → Compliance-Prüfung → Prüfprotokoll
Audit-Vorbereitung
5 stepsStellt Nachweise für ein internes oder externes Audit zusammen, prüft Compliance-Anforderungen und weist Lücken mit Verantwortlichkeit aus. Der Ordner ist prüfbar, weil jede Datei eine Quelle und einen Zeitraum hat.
Audit-Vorbereitung → Compliance-Prüfung → Prüfprotokoll → Risiko-Hinweise → Aufbewahrung
Bankabgleich
5 stepsImportiert Kontoauszüge, gleicht Zahlungen mit offenen Rechnungen ab und bereitet die Buchung vor. Mehrdeutige Fälle bleiben offen und werden mit Begründung gelistet, statt geraten zu werden.
Kontoauszug-Import → Bankabgleich → Zahlungsabgleich → Rechnungsprüfung → Buchhaltung & DATEV
Budgetplanung
5 stepsVergleicht Ist-Ausgaben mit den Budgets, projiziert die Liquidität und bereitet Abweichungen für das Monatsgespräch auf. Der Bericht zeigt Ursachen je Kostenkategorie, keine globale Ampel.
Budget-Überwachung → Liquiditätsplanung → Beleg-Sortierung → Tagesberichte → Auswertungen
Marketing-Redaktionsplan
5 stepsVerbindet SEO-Befunde, Content-Briefings und den Redaktionsplan zu einem Monatsablauf. Newsletter und Social-Media-Beiträge greifen dieselben Themen auf, statt nebeneinander zu laufen. Der KPI-Bericht zeigt am Monatsende, was gewirkt hat.
SEO-Audit → Content-Briefing → Social-Media-Redaktionsplan → Newsletter-Kampagne → KPI-Bericht
Vertragskontrolle
5 stepsÜberwacht Laufzeiten und Kündigungsfristen, prüft eingehende NDAs und legt Fristen als Aufgaben an. Verträge werden nicht automatisch gekündigt; der Ablauf stellt sicher, dass die Entscheidung rechtzeitig vorliegt.
Vertragskontrolle → NDA-Prüfung → Fristen-Überwachung → Aufgaben-Verteilung → Signatur-Prozess
Kunden-Onboarding
6 stepsFührt von der ersten Anfrage bis zum ersten Termin: Lead erfassen, Kontakt und Deal anlegen, Aufgaben verteilen, Bestätigung schreiben und Termin eintragen. Der Kunde erhält einen klaren nächsten Schritt, das Team eine vollständige Akte.
Lead-Erfassung → Kontaktpflege → Deal-Pipeline → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Kalender-Sync
Zollabwicklung
5 stepsPrüft Sendungsdaten auf Vollständigkeit, bereitet die Zollanmeldung vor und dokumentiert die Belege. Fehlende Tarifnummern oder Widersprüche stoppen den Ablauf vor der Anmeldung.
Zollanmeldung → Lieferverfolgung → Dokument-Erkennung → Daten-Extraktion → Dokument-Archivierung
DATEV-Konveyor
6 stepsFührt Eingangsbelege vom Scan bis zur DATEV-Übergabe: Text erkennen, Felder extrahieren, Rechnung erfassen, prüfen und kontieren. Der Konveyor stoppt bei fehlenden Pflichtangaben, statt unvollständige Buchungen weiterzureichen.
OCR-Texterkennung → Daten-Extraktion → Rechnungserfassung → Rechnungsprüfung → Buchhaltung & DATEV → DATEV-Aufbereitung
Mahnlauf
4 stepsErkennt überfällige Ausgangsrechnungen, legt die passende Mahnstufe fest und erstellt Mahnschreiben als Entwurf. Versendet wird erst nach Freigabe; jede Stufe wird am Vorgang dokumentiert.
Mahnwesen → Briefentwurf → Antwort-Assistenz → Aktivitäten-Protokoll
Online-Bestellungen
5 stepsImportiert Bestellungen, prüft Zahlungseingang und stößt Fulfillment an. Problematische Zahlungen werden zu Tickets, damit der Support nicht erst nach der Kundenbeschwerde davon erfährt.
Bestell-Synchronisation → Zahlungsprüfung → Auftragserfassung → Ticket-Erfassung → Tagesberichte
Schulungen und Nachweise
5 stepsErmittelt Pflichtschulungen je Rolle, plant Termine und prüft Nachweise. Fehlende Nachweise bleiben sichtbar, statt als erledigt zu gelten; neue Mitarbeitende werden direkt in den Plan aufgenommen.
Schulungsplanung → Onboarding → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung → KPI-Bericht
Objektwartung
5 stepsNimmt Schadensmeldungen auf, ordnet Gewerke zu und bereitet Aufträge vor. Mieter und Dienstleister erhalten dieselbe nachvollziehbare Frist; der Auftrag startet erst nach Freigabe.
Objektwartung → Mieterverwaltung → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Signatur-Prozess
DSGVO-Anfrage
5 stepsBearbeitet Auskunfts- und Löschbegehren: Datenbestand ermitteln, Auskunftskopie erstellen, Aufbewahrungspflichten prüfen und Löschplan vorlegen. Gelöscht wird erst nach Freigabe und nicht, solange Legal Holds bestehen.
DSGVO-Anfrage → DSGVO-Schutz → Aufbewahrung → Anonymisierung → Prüfprotokoll
Handwerk-Terminplanung
5 stepsPlant Fertigungs- und Montageaufträge auf Termine, Material und Personal. Engpässe werden sichtbar, bevor der Kunde anruft; der Plan bleibt ein Vorschlag für die Leitung.
Terminplanung → Fertigungsauftrag → Materialplanung → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung
Postfach-Triage
5 stepsSortiert das gemeinsame Postfach nach Thema und Kanal, übernimmt Anhänge als Dokumente und verteilt sie an den richtigen Vorgang. Jede Nachricht bekommt einen nachvollziehbaren Bearbeitungsweg, statt in einem geteilten Postfach liegen zu bleiben.
E-Mail-Sortierung → E-Mail-Annahme → Dokument-Erkennung → Daten-Extraktion → Zuordnung & Ablage
IT-Störung
5 stepsNimmt Störungsmeldungen an, erkennt bekannte Symptome und eskaliert nach Schweregrad. Die Dokumentation bleibt auch dann vollständig, wenn die Störung schnell behoben ist.
Störungsmeldung → System-Monitoring → Eskalation → Aufgaben-Verteilung → Tagesberichte
Rechnungsfreigabe
5 stepsFührt Eingangsrechnungen durch Prüfung und Freigabe bis zur Zahlungsvorbereitung. Jede Freigabe ist dokumentiert; Rechnungen mit geänderter Bankverbindung stoppen den Ablauf.
Rechnungserfassung → Rechnungsprüfung → Freigaben → Zahlungsabgleich → Buchhaltung & DATEV
KYC- und Sanktionsprüfung
5 stepsPrüft neue Geschäftspartner gegen Sanktions- und PEP-Listen und gleicht die KYC-Unterlagen ab. Treffer werden mit Ähnlichkeitsgrad vorgelegt, nicht automatisch abgelehnt. Die Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Person.
Sanktions- und KYC-Prüfung → Kontaktpflege → Compliance-Prüfung → Risiko-Hinweise → Freigaben
Vom Lead zum Auftrag
5 stepsBegleitet einen Lead durch Qualifizierung, Angebot und Nachfassen bis zum Auftrag. Jeder Schritt hat einen Besitzer und einen nächsten Termin, damit Chancen nicht an Stillstand sterben.
Lead-Nurturing → Lead-Erfassung → Deal-Pipeline → Angebotserstellung → Vertriebs-Follow-up-Kadenz
Monats-KPI-Bericht
5 stepsSammelt die Kennzahlen des Monats aus allen Modulen, prüft sie auf Auffälligkeiten und leitet Empfehlungen ab. Der Bericht nennt zu jeder Zahl Zeitraum und Quelle, damit er im Management-Gespräch belastbar ist.
Kennzahlen-Sammlung → Tagesberichte → KPI-Bericht → Anomalie-Erkennung → Auswertungen
Kundenstimmen und NPS
5 stepsFührt NPS-Umfragen durch, wertet Freitext aus und entwirft Antworten auf öffentliche Bewertungen. Themen mit häufiger Kritik fließen in den Redaktionsplan ein, statt nur in einer Statistik zu landen.
NPS-Umfragen → Bewertungsantworten → Aktivitäten-Protokoll → Auswertungen → Content-Briefing
Praxis-Recall
5 stepsErmittelt aus Fristen und Einwilligungen, wer eine Kontroll- oder Impferinnerung erhalten soll, und bereitet Termine sowie Dokumentation vor. Der Agent stellt keine Diagnosen und versendet nichts ohne Freigabe.
Recall-Erinnerungen → Terminvergabe → Dokumentations-Assistenz → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung
Recruiting-Pipeline
5 stepsPrüft Bewerbungen gegen die Stellenanforderungen, bereitet Interviews vor und startet nach der Zusage das Onboarding. Menschen entscheiden; der Ablauf sorgt dafür, dass keine Bewerbung und kein Onboarding-Schritt verloren geht.
Bewerber-Screening → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Onboarding
Reservierungen
5 stepsNimmt Reservierungen an, prüft Verfügbarkeit und bereitet die Nachfassung bei No-Shows vor. Besondere Anlässe landen direkt am Gastprofil, damit der Service beim nächsten Besuch Bescheid weiß.
Reservierungen → No-Show-Nachfassung → Kalender-Sync → Antwort-Assistenz → Kontaktpflege
Retourenbearbeitung
5 stepsNimmt Retourenanmeldungen an, prüft Fristen und Gründe und bereitet Erstattung oder Umtausch vor. Der Lagerstatus wird erst nach Wareneingang fortgeschrieben, damit die Buchhaltung nicht auf Annahmen sitzt.
Bestell-Synchronisation → Retourenbearbeitung → Ticket-Erfassung → Zahlungsprüfung → Antwort-Assistenz
Dienstplanung
5 stepsErstellt den Dienstplan aus Öffnungszeiten und Verfügbarkeiten und gleicht Urlaube sowie Zeitkonten ab. Konflikte werden vor Veröffentlichung gemeldet, nicht danach.
Dienstplan → Urlaubsanträge → Zeiterfassungs-Prüfung → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung
Lieferkette überwachen
5 stepsVerfolgt offene Bestellungen und Liefertermine, bereitet die Inventur vor und bewertet Lieferanten nach Termintreue. Engpässe werden früh sichtbar, bevor die Produktion steht.
Auftragserfassung → Lieferverfolgung → Inventur → Lieferantenbewertung → Aufgaben-Verteilung
Lager und Inventur
5 stepsBereitet die Inventur aus offenen Bestellungen und Lieferterminen vor und erzeugt Zähllisten je Lagerort. Differenzen werden erst nach der zweiten Zählung als Buchungsvorschlag ausgewiesen.
Inventur → Lieferverfolgung → Auftragserfassung → Aufgaben-Verteilung → KPI-Bericht
Garantiefälle
5 stepsPrüft Garantiefristen und Reparaturhistorie, bereitet die Entscheidung vor und hält die Kommunikation mit dem Kunden fest. Kulanz und Gewährleistung bleiben getrennt, damit die Entscheidung nachvollziehbar ist.
Garantiefall → Kontaktpflege → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Dokument-Archivierung
CRM workflows
From lead to paid invoice
A CRM is only as good as the steps that happen reliably inside it. These four workflows connect enquiry, quote, invoice and task – without anyone forgetting a status change.
Static overview · no map
The path through the CRM
Leads come from forms, phone calls or the mailbox. Every stage has a trigger, an agent and a verifiable result.
Leads
Enquiries from forms, phone or mailbox become contacts with source, responsibility and first task.
Agents
- Lead-Erfassung
- Kontaktpflege
Deals
The opportunity gets a stage, a value and a next date. Stagnation becomes visible before it gets expensive.
Agents
- Deal-Pipeline
- Follow-up
Invoices
The order becomes an invoice draft; amounts, due date and required fields are checked.
Agents
- Angebotserstellung
- Buchhaltung & DATEV
Tasks
Every step creates a task for the right person – with deadline, context and history.
Agents
- Aufgaben-Verteilung
- Fristen-Überwachung
Scenarios
Four workflows that get stuck today
Every workflow starts with an event and ends with a result a person can check.
Enquiry → qualified lead
An enquiry arrives through the form in the evening. By the next morning it is captured, enriched and assigned.
Capture the enquiry
Contact and source are created; duplicates are checked.
Lead-ErfassungEnrich the contact
Company, role and phone number come from signature and documents.
KontaktpflegeSet responsibility
The lead is assigned and gets a deadline for the first contact.
Aufgaben-Verteilung
Result: The lead is complete before anyone opens it for the first time.
Quote → order
A quote has gone out, but nobody has the next step in view.
Prepare the quote
Items, prices and validity are filled from enquiry and price list.
AngebotserstellungPlan the follow-up
The cadence has dates, channels and clear stop rules.
Vertriebs-Follow-up-KadenzUpdate the deal
Stage, value and reason are recorded on the opportunity.
Deal-Pipeline
Result: Every open quote has a next date or a documented reason why not.
Order → invoice
The order has been placed; the invoice often only appears when somebody remembers.
Create order from deal
Stage “won”, value and order reference are recorded.
Deal-PipelinePrepare the invoice
Amounts and due date are derived from the order.
Buchhaltung & DATEVCheck required fields
Missing details stop the handover before anything is posted.
Dokument-Validierung
Result: The invoice is prepared, checked and linked to the order.
Invoice → dunning
An invoice is overdue. The dunning run should not depend on who remembers it.
Find overdue invoices
Level and deadline are determined from invoice and payment due date.
MahnwesenDraft the reminder
Template, amount and deadline are filled in – as a draft.
BriefentwurfObtain approval
Nothing is sent until a decision is made; the level is logged.
Freigaben
Result: No invoice is left behind; every dunning level is documented and approved.
All workflows run in the CRM; the map is not needed for them. The steps shown are typical building blocks, not a fixed product configuration.
Processes
Typical workflows by industry
Skilled trades, retail, services and production have different bottlenecks – but similar patterns: enquiry, planning, execution, billing. Four typical chains with the agents that take over each step.
4 industries · 4–5 stepsExpand an industry to see the steps and agents.
Skilled tradesEnquiry, site measurement, material, installation, invoice.
Enquiry & site measurement
Capture the enquiry as contact and deal; record preferred date and property.
Agent: Lead-ErfassungDate & material
Align installation date, crew and material requirements; flag shortages early.
Agent: Handwerk-TerminplanungExecution
Distribute tasks, photos and checkpoints to the crew; status stays on the order.
Agent: Aufgaben-VerteilungBilling
Combine services and material into a verifiable invoice.
Agent: Buchhaltung & DATEVFollow-up
Monitor open items, propose the dunning level, send only after approval.
Agent: Mahnwesen
Retail and tradeOrder, stock, delivery, invoice, return.
Order intake
Capture orders from e-mail, portal or file and check the items.
Agent: AuftragserfassungStock & delivery
Monitor stock, delivery date and partial deliveries; report deviations.
Agent: LieferverfolgungInvoice
Check invoice items and prepare the posting.
Agent: Buchhaltung & DATEVReturn
Check the return, prepare refund or replacement, keep the history on the customer.
Agent: RetourenbearbeitungCheck stock
Derive count lists and reordering from the actual stock.
Agent: Inventur
ServicesEnquiry, quote, onboarding, service, billing.
Enquiry
Contact, source and first task from form, chat or mailbox.
Agent: Lead-ErfassungQuote
Prepare items and validity from enquiry and price list.
Agent: AngebotserstellungOnboarding
Contact, deal, tasks and first appointment in one workflow.
Agent: Kunden-OnboardingService
Keep dates and deadlines in view; escalate before they are missed.
Agent: Fristen-ÜberwachungBilling
Bill the services; keep open items and the next contact in view.
Agent: Buchhaltung & DATEV
ProductionOrder, material, production, quality, shipping.
Order
Create work sequences, checkpoints and material requirements from the order.
Agent: FertigungsauftragMaterial
Make shortages and purchase proposals visible before the start.
Agent: MaterialplanungProduction
Plan machines, staff and dates; report bottlenecks.
Agent: TerminplanungQuality
Check measurements against tolerances; present deviations for a decision.
Agent: QualitätsprüfungShipping & invoice
Track shipping status, prepare the invoice and hand it to accounting.
Agent: Lieferverfolgung
The chains are examples from the catalogue; we define the actual sequence in the process workshop.
Open the live demoInterfaces
Seven ways into your systems
We start with the channel your software already offers – not with the one we like best. Every channel has limits; we name them.
7 channels · 1 matrix
REST & webhook
Your systems talk to the agents directly – synchronously via REST or event-driven via webhook.
- When
- When an API with a token and clear permissions exists.
- Example
- Your CRM sends a webhook on “deal won”; the agent creates the invoice and task and reports the result back.
E-mail & IMAP
A mailbox becomes the inbox: attachments and messages trigger agents. Replies only leave after approval.
- When
- When suppliers, customers or old systems only speak e-mail.
- Example
- An invoice arrives as a PDF; the agent recognises it, extracts amount and due date and files it for review.
Folders & scans
A watched network folder receives files from scanners, MFP devices or legacy exports.
- When
- When scan or filing systems offer no API.
- Example
- The scanner drops a PDF into “Inbox”; the agent checks for duplicates, reads the document and moves it after processing.
Database (read-only)
A separate read account or a read replica supplies master data, open items or stock levels – without write access.
- When
- When the database is the only reliable source.
- Example
- The agent reads open items from a view and proposes the payment match; reconciliation still requires review.
Print & PDF
Results are stored as PDF or emitted through a printer/converter – for systems that only understand paper or PDF.
- When
- When the target software only accepts files or print output.
- Example
- A reviewed document is written as PDF/A with filing date and review note into the archive folder.
RPA on Windows
For legacy systems without an API: the bridge drives the interface in a dedicated Windows session, logs every step and stops when something is unclear.
- When
- When neither API nor file or database access remains.
- Example
- An agent opens the old ERP, enters an order, reads the order number back and waits for approval on discrepancies.
CSV & XML
File-based exchange for isolated environments or systems with a fixed export format.
- When
- When a nightly export is the only permitted path.
- Example
- Nightly customer CSV export; the agent produces a reviewed dunning list as CSV for import.
Principle: read before writing. Write access gets its own service account, its own permission and an approval step.
System → channel → what flows
The channel follows from the system, not the other way round. The matrix shows typical combinations; we check the actual shape afterwards.
| System | Channel | What flows |
|---|---|---|
| CRM / ERP | REST & webhook | Contacts, deals and invoice status; an event such as “deal won” triggers the next process. |
| Accounting / DATEV | CSV & XML | Checked posting records as a file, with control sum and field mapping – no direct DATEV API access. |
| E-mail mailbox | E-mail & IMAP | Incoming receipts and enquiries; replies leave the mailbox only after approval. |
| Scanner / MFP | Folder & scans | PDFs from scan folders, including duplicate checks and filing by type. |
| ERP database | Database (read-only) | Master data, open items and stock via a read account or read replica. |
| Legacy Windows system | RPA on Windows | Orders and item numbers through the interface; every step logged, stop on ambiguity. |
| Archive / DMS | Print & PDF | Checked receipts as PDF/A with filing date and review note; the original is retained. |
Principle: read before writing. Write access gets its own service account, its own permission and an approval.
AI processing
How a document becomes a data record
Recognition is not an oracle. The path is a chain of text, rules, fields and a clear decision about when a person takes over. The figures come from the current catalogue and the technical starting values.
189 document types · 112 categories
189
document types
9
document areas
112
expense categories
2
thresholds (0.85 / 0.60)
What is recognised
The catalogue distinguishes 189 document types in nine areas – from invoices and official notices to business plans. Every type brings its own rules and required fields.
Invoice
Number, date, amounts, due date, supplier and IBAN.
Official notice
Authority, file reference, deadline and legal remedy.
Contract
Parties, term, notice period and costs.
Dunning letter
Invoice number, outstanding amount and payment deadline.
Bank statement
IBAN, period, balance and transactions.
Delivery note
Order, items and delivery date.
What is extracted
Up to twelve fields are defined for every invoice, five of them required. If a required field is missing or a value is implausible, the document does not move on.
Invoice number*Invoice date*Supplier*Net amount*Gross amount*VATPayment due dateIBANOrder reference
12 fields for an invoice · 5 of them required (marked with *)
Where it is filed
112 expense categories in eight main groups, with DATEV base account and filing folder. The assignment comes from weighted rules – keyword, sender, file name, amount – not from a free guess.
- Fixed assets
- Material
- Tools
- Vehicle costs
- Operating expenses
- Wages
- Taxes
- Private withdrawal
8 main groups · 104 subcategories
How safe is safe?
2 thresholds (0.85 / 0.60)Two thresholds separate three decisions. They are configurable per client and are technical starting values – not a legal rule.
Automatic≥ 0.85
Apply the type and continue – unless the type requires review or only one feature supports it.
A person confirms0.60 – 0.85
Store the proposal, but only apply it after confirmation.
Review< 0.60
Leave the type open and send the document to review with a reason.
A close margin of less than 0.08 between two types, or a single matching feature, also stops automation.
What stays with people
Not “the AI decides”, but: critical points become visible. Four triggers always lead to a review.
Uncertain classification
Confidence below 0.60, no match, or two nearly equal types.
Review-required type
Legal and financial types are marked and always go to a person – regardless of confidence.
Critical fields
Missing required fields, implausible amounts or changed bank details stop the run.
No readable text
Without text from the content – just the file name – or in a non-German language, nothing is filed automatically.
Confidence is an assessment by the model, not a calibrated probability. The thresholds are starting values and are adjusted with real documents.
Connection
Connecting to existing software
Five steps from the first test to regular operation. The Firmspace Bridge keeps access to your network as narrow as possible.
Firmspace Bridge
Install the bridge
The Firmspace Bridge runs on a host in your network. It opens outgoing HTTPS, nothing more. A dedicated service account with the minimum necessary permissions is enough.
Import the configuration
You receive a configuration file with endpoints, folders, database views and mappings. No clicking through foreign interfaces, no changes to your software.
Test the connection
The bridge checks reachability, permissions and readability – and writes a test log. The test does not change any data. If it fails, nothing is started.
Start the workflow
The first run uses test mode: results are prepared but not written into your systems. You compare them with today’s process and approve.
Check in the console
Every run appears with inputs, result and failure case in the Firmspace console. There you also see the bridge connection and can disconnect it at any time.
Stopping is explicitly part of the plan: if a test does not convince you, the connection does not go live.
Firmspace Bridge
The narrow path into your network
The Firmspace Bridge is a small service that runs in your network and connects the agents with local systems. It is the only component installed on your side – and it can be switched off at any time.
What the bridge does
- Connects agents with local systems: folders, database views, print output, Windows interfaces.
- Opens outgoing HTTPS connections only – no inbound ports, no firewall opening from the outside.
- Executes jobs with clear inputs and deadlines and reports the result or failure back.
- Logs every step locally and in the Firmspace console.
What it does not touch
- No installation into your software, no change to its configuration.
- No write access to the database: reads run through a separate read account or a read replica.
- No access to files, folders or accounts that are not explicitly listed in the configuration.
- No silent takeover: critical steps stop and wait for approval.
Security
- Dedicated service account with minimum permissions, separate from personal accounts.
- Outgoing connection with a token; the token can be renewed or revoked in the console.
- Every job is signed and executed exactly once (idempotency key).
- Local log and console show what was read or written, and when.
Ready for a real test?
We first review the workflow and the suitable channel. After that, you decide whether the bridge is installed in your network.
Which step should we take over first?
Describe a recurring workflow to us. We will check whether an agent can take it over – and which connection is needed for it.