Google, iCloud und der CRM-Kalender: Was synchronisiert, was gelöscht wird und wer erinnert wird
Die meisten kleinen Firmen haben bereits einen Kalender. Meist zwei: den auf dem Telefon und den, den jemand im CRM angelegt hat – und dazwischen sitzt ein Mensch, der montags Termine von einem zum anderen überträgt. Firmspace verlangt nicht, den Telefonkalender aufzugeben. Es verbindet ihn – Google und iCloud – und muss dann eine schwierigere Frage beantworten als den Import: Was passiert, wenn derselbe Termin an zwei Stellen bearbeitet wird, und wer wird darüber informiert.
Die externen Kalender werden im Sync-Bereich des Kalenderabschnitts verbunden, der in der Zusammenarbeit neben Chat und Mail liegt. Google verbindet sich über eine normale Anmeldung, denselben Zustimmungsbildschirm wie für Mail oder Drive. iCloud kann das nicht: Apple hat kein OAuth für Kalender, deshalb fragt es nach Apple-ID und einem app-spezifischen Passwort. Der Unterschied ist nicht kosmetisch; er entscheidet, was die Verbindung tun darf.
Google ist eine Verbindung in beide Richtungen. Im CRM angelegte Termine werden in den in den Einstellungen gewählten Kalender geschrieben, sonst in den Hauptkalender – und verschwindet der gewählte Kalender später aus Google, geht das Schreiben zurück auf den Hauptkalender, statt still zu scheitern. Änderungen und Löschungen reisen denselben Weg. Eine Ausnahme ist Absicht: Ein als persönlich markierter Termin wird nie übertragen. Ein Firmenkalender bei Google kann für Kollegen sichtbar sein, und ein privater Termin hat dort nichts zu suchen.
iCloud ist schreibgeschützt, und die Oberfläche sagt das, statt es vorzutäuschen. Apple erlaubt kein Schreiben ohne App-Passwort für jede Aktion; Termine aus Apple kommen also im CRM an, eine dort gemachte Änderung bleibt aber nur im CRM – und die nächste Synchronisierung setzt die Apple-Version zurück. Bearbeitet jemand einen iCloud-Termin, zeigt das CRM einen Hinweis mit genau dieser Aussage. Es ist besser, sofort zu enttäuschen, als ein grünes Häkchen für eine Änderung zu zeigen, die bis zum Abend verschwunden ist.
Jeder importierte Termin wird an zwei Dingen zusammen erkannt: dem Anbieter, aus dem er kam, und seiner Kennung dort. Dieses Paar verhindert den häufigsten Fehler jeder Kalenderintegration – denselben Termin nach zwei Synchronisierungen doppelt zu haben. Eine erneute Synchronisierung findet die vorhandene Zeile und aktualisiert sie; sie legt kein Double an. Der Termin darf in Google beliebig oft verschoben, umbenannt oder neu terminiert werden, im CRM bleibt es ein Termin und nicht elf.
Löschen ist der Teil, der Angst macht, deshalb sind die Regeln enger, als sie aussehen. Eine Synchronisierung entfernt einen Termin nur, wenn drei Bedingungen gleichzeitig gelten: Er liegt im synchronisierten Fenster von einem Monat zurück und sechs Monaten voraus, er gehört zu einem Kalender, der in diesem Durchlauf tatsächlich gelesen wurde, und er ist beim Anbieter wirklich verschwunden. Termine aus einem abgeschalteten Kalender werden nicht gelöscht. Die Synchronisierung abzuschalten heißt nicht, dass die Termine nie stattgefunden haben.
Drei Dinge darf der Anbieter nicht überschreiben. Die Farbe eines im CRM angelegten Termins bleibt die, die ein Mensch gewählt hat; die Anbieterfarbe gilt nur für erstmals importierte Termine – deshalb kommen Google-Termine blau und iCloud-Termine violett an. Der Kalender, zu dem ein Termin gehört, bleibt wie im CRM gewählt. Und der Zeitzonenversatz eines Termins wird nur ersetzt, wenn der Anbieter wirklich einen mitschickt – sonst würde sich ein Notiztermin um neun still um eine Stunde verschieben.
Für die Synchronisierung gibt es keinen eigenen Zeitplan. Sie läuft im selben Fünf-Minuten-Takt wie die übrige Hintergrundarbeit und, solange jemand das CRM offen hat, mit der Benachrichtigungsabfrage alle dreißig Sekunden. Innen sorgt eine Pause von fünfzehn Minuten dafür, dass Google und Apple nicht bei jeder Abfrage gefragt werden. Praktisch heißt das: Ein am Telefon eingetragener Termin ist in Minuten im CRM, ohne dass jemand einen Sync-Knopf drücken musste.
Fehler werden pro Anbieter behandelt, nicht für das ganze Feature. Wenn Google ablehnt – abgelaufenes Token, entzogene Berechtigung –, wird die Verbindung als gestört markiert und der Bereich bietet an, sie neu herzustellen; eine Verbindung, die still aufhört, ist schlimmer als eine, die es sagt. Wenn iCloud nur einige Kalender ablehnt, ist das eine Warnung und kein Ausfall: Der Rest synchronisiert weiter, der Grund steht in den Einstellungen. Ein ausgefallener Anbieter stoppt nie den anderen.
Erinnerungen sind der Grund, den Kalender überhaupt zu öffnen. Ein Termin kann eine Erinnerung fünf, fünfzehn, dreißig oder sechzig Minuten vor Beginn tragen. Die Benachrichtigung erzeugt Firmspace selbst, nicht Google oder Apple, und sie landet dort, wo Benachrichtigungen sonst landen: in der Glocke im CRM und in Telegram, wenn der Benachrichtigungsbot der Firma eingerichtet ist. Die E-Mail-Kopie geht an alle, die im Profil E-Mail-Erinnerungen eingeschaltet haben, sofern das Postfach der Firma verbunden ist.
Die Zeit wird als Wanduhrzeit der Person gespeichert, die den Termin angelegt hat, nicht als absoluter Zeitpunkt. Deshalb bleibt ein Termin um neun in Berlin um neun, wenn jemand das CRM aus Lissabon öffnet, und deshalb nutzt der Erinnerungsvergleich den Versatz des jeweiligen Termins statt den des Browsers. Bei Terminen, die vor dem Speichern des Versatzes entstanden sind, dient der Browser-Versatz als Rückfall – ein Kompromiss, der alte Termine am Leben hält, ohne sie still zu verschieben.
Eine Erinnerung wird nicht weggeworfen, nur weil sie spät ist. Früher war das Fenster fünf Minuten, und eine verpasste Erinnerung war für immer verloren; jetzt ist die Obergrenze das Ende des Termins, plus eine Stunde für Termine ohne Ende. Eine durch einen erneuten Durchlauf ausgelöste Benachrichtigung entsteht nicht doppelt: Ihr Schlüssel enthält Termin, Startzeit und Erinnerungswert, also gibt es denselben Anstoß genau einmal, egal wie oft der Durchlauf läuft.
Wer die Erinnerung bekommt, folgt derselben Trennung wie der Kalender selbst. Ein persönlicher Termin erinnert nur seinen Autor – es ist sein Termin, und der Rest der Firma hat keinen Grund, davon zu wissen. Ein Firmentermin erinnert die Firma, und die E-Mail-Kopie geht nach den eigenen Profileinstellungen jeder Person raus. Hier zählt eine Benachrichtigungseinstellung mehr als die Benachrichtigung: Ein Team, das E-Mail-Erinnerungen abgeschaltet hat, sollte von Stille nicht überrascht sein.
Eine Grenze muss klar gesagt werden, weil sie entscheidet, ob man der Erinnerung etwas Wichtiges anvertraut. Zeiten werden nur geprüft, wenn der Durchlauf läuft: alle fünf Minuten durch den Server oder alle dreißig Sekunden, solange jemand das CRM offen hat. Hat es niemand offen und läuft der Server-Durchlauf nicht, kommt eine Erinnerung zu spät – oder gar nicht für einen Termin, der schon vorbei ist. Der Kalender im CRM ist ein Arbeitswerkzeug, kein Pager. Alles andere – Sync, Doppel, Löschungen, Zeitzonen – ist so gebaut, dass genau diese eine ehrliche Grenze übrig bleibt.