Ein Schritt, eine Zuständigkeit
Jeder Agent hat eine Aufgabe, definierte Eingaben und ein prüfbares Ergebnis. Keine Blackbox, die „irgendetwas“ tut.
Automatisierung
Automatisierung, die an Ihre Software andockt
Agenten übernehmen klar abgegrenzte Schritte – vom Eingang eines Dokuments bis zur Übergabe in CRM, ERP oder Buchhaltung. Acht Bereiche zeigen, wie das aussieht: von der Live-Karte bis zum Anschluss an Ihre bestehende Software. Alles im Browser, ohne Anmeldung.
Übersicht
Erst der Prozess, dann die Technik
Wir automatisieren keine Software um der Software willen. Jeder Agent bildet einen Schritt ab, den Ihr Team heute von Hand macht – mit klaren Eingaben, klaren Ergebnissen und einer Übergabe, die nachvollziehbar bleibt.
126
Agenten im Katalog
22
Kategorien
30
fertige Konstellationen
7
Integrationskanäle
Stand: aktueller Agentenkatalog
Warum
Automatisierung, die erklärbar bleibt
Vier Eigenschaften entscheiden, ob ein Agent im Alltag trägt – nicht die Anzahl der Funktionen.
Andocken statt ablösen
Ihre Software bleibt im Einsatz. Die Agenten nutzen die Wege, die sie tatsächlich anbietet: API, Postfach, Ordner, Datenbank, Druck oder Datei.
Kontrolle an kritischen Stellen
Unsichere Werte werden markiert und zur Freigabe vorgelegt. Erst nach Ihrer Entscheidung geht es weiter.
Nachvollziehbar bis zum Schluss
Jeder Lauf wird protokolliert: wer, wann, mit welchen Eingaben und welchem Ergebnis. Auch der Fehlerfall ist ein dokumentierter Fall.
Branchen
Drei Branchen, drei erste Schritte
Jede Branche hat einen anderen Engpass. Diese drei Beispiele zeigen, welchen Schritt ein Agent zuerst übernehmen kann – ohne dass Sie Ihre Software wechseln.
Handwerk
Vom Anruf zum bezahlten Auftrag
Die Anfrage kommt per Telefon oder Formular. Statt Zettel und Zuruf entsteht im CRM ein Lead mit Quelle, Terminwunsch und Materialbedarf.
Anfrage erfassen
Kontakt, Quelle und erste Notiz landen direkt im CRM.
Lead-ErfassungTermin und Material prüfen
Trupp, Montagetermin und Fehlmengen werden vor der Zusage sichtbar.
Handwerk-TerminplanungRechnung vorbereiten
Leistungen und Material werden zu einer prüfbaren Rechnung zusammengeführt.
Buchhaltung & DATEV
Der Auftrag ist dokumentiert, der nächste Schritt hat einen Besitzer und ein Datum.
Handel
Vom Bestelleingang zur Lieferung
Bestellungen kommen per E-Mail, Portal oder Datei. Der Agent prüft Artikel, Bestand und Liefertermin, bevor jemand die Bestellung anfasst.
Bestellung erfassen
Artikel, Mengen und Kunde werden aus dem Eingang gelesen.
AuftragserfassungBestand und Lieferung prüfen
Teillieferungen und Terminabweichungen werden früh gemeldet.
LieferverfolgungRechnung und Retoure
Die Rechnung wird vorbereitet; Retouren bleiben am Kunden nachvollziehbar.
Retourenbearbeitung
Jede Bestellung hat eine Nummer, einen Status und einen klaren nächsten Schritt.
Dienstleistung
Von der Anfrage zum ersten Termin
Anfragen aus Formular, Chat oder Postfach werden zu einem vollständigen Kontakt. Der erste Termin steht, bevor das Erstgespräch beginnt.
Lead und Kontakt anlegen
Quelle, Zuständigkeit und erste Aufgabe werden gesetzt.
Lead-ErfassungDeal und Aufgabe erzeugen
Wert, Phase und nächster Schritt stehen im CRM.
Deal-PipelineBestätigung und Termin
Bestätigung und Kalendereintrag entstehen aus einer Vorlage.
Kunden-Onboarding
Der Kunde bekommt eine klare Antwort, das Team eine vollständige Akte.
Live-Demo
Die Landkarte der Agenten
50 der 126 Agenten, acht Kategorien und 30 fertige Konstellationen: Die Karte zeigt, welche Aufgaben zusammengehören und wie Daten zwischen ihnen fließen. Ziehen, zoomen, suchen – ohne Anmeldung.
Katalog
Alle 126 Agenten im Überblick
Von der Dokumentenerkennung bis zur Schichtplanung: Der Katalog zeigt, welche Aufgaben heute abgedeckt sind. Filtern Sie nach Kategorie oder suchen Sie nach einer Aufgabe.
126 Agenten · 22 KategorienSuchen, filtern, Details öffnen – alles direkt auf dieser Seite.
Zur Live-Karteimplementiert
Analyse
Anomalie-Erkennung
Erkennt Abweichungen vom gewohnten Verlauf mit einfachen Statistiken: je Tagesreihe (Dokumente, Aufgaben, Rechnungen, Zahlungen, Kontovolumen) werden Mittelwert und Standardabweichung berechnet und Tage außerhalb von Mittelwert ± k·Sigma gemeldet.
- Tagesreihen aus den Moduldaten
- Mittelwert und Standardabweichung je Reihe
- Abweichungsbericht mit z-Werten
implementiert
Analyse
Auswertungen
Wertet die gesammelten Kennzahlen nach festen Regeln aus und formuliert verständliche Schlussfolgerungen mit Schweregrad (info/warning/critical) und konkreten Empfehlungen — ohne externes KI-System.
- Regelbasierte Auswertung der Modul-Kennzahlen
- Auffälligkeiten mit Schweregrad
- Konkrete Empfehlungen je Auffälligkeit
implementiert
Analyse
Kennzahlen-Sammlung
Sammelt Kennzahlen aus den verbundenen Systemen (aktivierte Integrationen sowie die Module Dokumente, Aufgaben, Rechnungen, Banking) und führt sie zu einem einheitlichen Set mit Quelle, Kennzahl, Wert und Einheit zusammen.
- Kennzahlen aus Integrationen
- Kennzahlen aus Dokumenten, Aufgaben, Rechnungen und Banking
- Einheitliches Kennzahlenset als JSON
implementiert
Analyse
Prognosen
Prognostiziert den Trend der Tagesreihen (Dokumente, Aufgaben, Rechnungen, Zahlungen, Kontovolumen) per linearer Näherung über die Historie und liefert für die nächsten Tage einen Wertebereich (Prognosewert ± 1σ der Residuen) samt Vorbehalten.
- Lineare Trendberechnung aus der Historie
- Prognose mit Wertebereich
- Vorbehalte und Gütekennzahlen (r², Residuen-σ)
implementiert
Analyse
Tagesberichte
Erstellt den Tagesbericht eines Tages: neue Dokumente und Aufgaben, Fristen, fällige Rechnungen, ausgeführte Zahlungen und Kontobewegungen, ergänzt um Ausgaben und offene Forderungen aus dem Berichtsmodul.
- Tagesübersicht Dokumente und Aufgaben
- Tagesübersicht Fristen und Rechnungen
- Tagesübersicht Zahlungen und Kontobewegungen
implementiert
Banking
Bankabgleich
Gleicht gebuchte Zahlungen mit offenen Rechnungen ab und schlägt Zuordnungen nur bei eindeutigem Treffer vor. Mehrdeutige Fälle bleiben offen und werden mit Begründung gelistet. Der Agent verbucht keine Zahlung eigenständig.
- Kandidaten-Bildung
- Eindeutigkeits-Prüfung
- Offene Posten
implementiert
Banking
Kontoauszug-Import
Nimmt Kontoauszüge im CAMT- oder CSV-Format an, prüft Format und Zeitraum und bereitet den Import vor. Dubletten werden über Kontonummer, Datum und Betrag erkannt, bevor gebucht wird. Der Agent bucht nichts ohne Freigabe und meldet nicht zuordenbare Zeilen zurück.
- Format-Prüfung
- Dubletten-Erkennung
- Zeitraum-Abgleich
implementiert
Banking
Kontogebühren-Audit
Analysiert Kontobewegungen auf wiederkehrende Gebühren, Entgelte und ungewöhnliche Belastungen. Die Posten werden nach Empfänger und Monat zusammengefasst und mit den vereinbarten Konditionen verglichen. Der Bericht zeigt Erstattungspotenzial, bucht aber nichts.
- Gebühren-Erkennung
- Empfänger-Gruppierung
- Konditionen-Abgleich
implementiert
Banking
Zahlungsaufträge
Bereitet Zahlungsaufträge aus freigegebenen Eingangsrechnungen vor: Empfänger, IBAN-Prüfung, Betrag, Fälligkeit und Verwendungszweck. Zahlungen an geänderte Bankverbindungen werden gesperrt und zur Prüfung vorgelegt. Der Auftrag wird erst nach Freigabe an die Bank übergeben.
- Zahlungs-Vorbereitung
- IBAN-Prüfung
- Freigabe-Prüfung
implementiert
Kommunikation
Anruf-Transkription
Legt aus diktiertem oder getipptem Text eine Gesprächsnotiz an und hängt sie an Vorgang und Kontakt. Folgeaufgaben aus dem Gespräch werden als Aufgaben erfasst.
- Gesprächsnotiz anlegen
- Vorgang ermitteln
- Kontakt verknüpfen
implementiert
Kommunikation
Antwort-Assistenz
Bereitet Antwort-Entwürfe auf eingehende E-Mails vor — aus Vorlagen (templates) oder als regelbasierte Eingangsbestätigung. Es wird nichts versendet.
- Vorlagen-Auswahl
- Platzhalter-Befüllung
- Entwurf anlegen
implementiert
Kommunikation
Besprechungsnotizen
Formt eine Besprechungsnotiz: Teilnehmer, Entscheidungen und Aufgaben. Die Notiz wird an Vorgang und Kontakte gehängt, Aufgaben werden angelegt.
- Notiz anlegen
- Teilnehmer verknüpfen
- Entscheidungen festhalten
implementiert
Kommunikation
Briefentwurf
Erzeugt Standard-Schreiben aus einer veröffentlichten Vorlage mit den Daten von Kontakt/Vorgang und legt das erzeugte Dokument ab.
- Vorlagen-Auswahl
- Platzhalter-Befüllung
- Dokument-Erzeugung
implementiert
Kommunikation
Chat-Assistenz
Liefert zu typischen Kundenanfragen regelbasierte Antwort-Bausteine (ohne externe KI, ohne Netz).
- Anliegen-Erkennung
- Antwort-Bausteine
- Nächste-Schritte-Vorschlag
implementiert
Kommunikation
E-Mail-Annahme
Übernimmt Anhänge eingehender E-Mails in den Dokumentenumlauf (documents) und verknüpft sie mit dem Vorgang.
- Anhang-Übernahme
- Dokument-Anlage
- Vorgangs-Verknüpfung
implementiert
Kommunikation
E-Mail-Sortierung
Klassifiziert eingehende E-Mails nach Regeln (Betreff, Absender, Anhänge) und schlägt Kanal und Vorgang vor.
- Kategorie-Erkennung
- Kanal-Vorschlag
- Vorgangs-Vorschlag
implementiert
Kommunikation
Erinnerungen
Findet Fristen und Termine in Texten und Aufgaben und schlägt Erinnerungen vor (Aufgaben und Fristen über das deadlines-Modul).
- Datums-Erkennung
- Frist-Art-Klassifikation
- Aufgabe anlegen
implementiert
Compliance
Aufbewahrung
Berechnet Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumente nach den bestätigten Aufbewahrungsregeln und stellt die Liste der Löschkandidaten zusammen. Löscht nie selbst.
- Löschfrist eines Dokuments berechnen
- Löschkandidaten ermitteln
- Demnächst fällige Dokumente melden
implementiert
Compliance
Compliance-Prüfung
Prüft ein Dokument, ein Verfahren oder den Arbeitsbereich gegen dokumentierte Anforderungen (Einstellungen, Rechtsgrundlagen, Aufbewahrungsregeln) und meldet Abweichungen.
- Anforderungsprüfung für Dokumente
- Anforderungsprüfung für Verfahren
- Prüfung des Arbeitsbereichs (Impressum § 5 DDG, Aufbewahrungsregeln)
implementiert
Compliance
DSGVO-Schutz
Findet personenbezogene Daten zu einem Kontakt, bewertet die Löschreife verknüpfter Dokumente und erstellt einen Löschplan. Löschungen führt dieser Agent nie selbst aus.
- Bestandsaufnahme personenbezogener Daten
- Suche nach Kontakten
- Löschreife-Bewertung für Dokumente
implementiert
Compliance
Prüfprotokoll
Sammelt den vollständigen Prüfpfad zu einem Objekt — wer hat wann was getan — und bereitet ihn als strukturierte Ausgabe (JSON) im Laufprotokoll auf.
- Prüfpfad eines Objekts zusammenstellen
- Statistik: Wer, Wann, Was
- Strukturierte Ausgabe für die Archivierung
implementiert
Compliance
Risiko-Hinweise
Sucht nach anomalen Mustern mit den Radar-Regeln und den aktuellen Schwellen der Einstellungen, legt Befunde ab und benachrichtigt die Verantwortlichen.
- Radar-Prüfung eines Dokuments
- Radar-Prüfung des gesamten Arbeitsbereichs
- Befunde ablegen und Verantwortliche benachrichtigen
implementiert
CRM
Aktivitäten-Protokoll
Protokolliert Aktivitäten (Anruf, Brief, E-Mail, Termin) automatisch im Vorgang und am Kontakt.
- Aktivitäts-Erfassung
- Vorgangs-Timeline
- Kontakt-Historie
implementiert
CRM
Deal-Pipeline
Bewegt Deals regelbasiert durch die Stufen und markiert Stillstand.
- Stufen-Übergänge
- Stillstands-Erkennung
- Timeline-Protokoll
implementiert
CRM
Follow-up
Plant Wiederholungskontakte regelbasiert und legt Erinnerungen als Aufgaben und Benachrichtigungen an.
- Regel-basierte Terminplanung
- Aufgaben-Erstellung
- Benachrichtigungen
implementiert
CRM
Kontaktpflege
Ergänzt einen Kontakt mit Daten aus Korrespondenz und Dokumenten, ohne Dubletten.
- Kontakt-Anreicherung
- Identifikatoren-Pflege
- Dubletten-Schutz
implementiert
CRM
Lead-Erfassung
Nimmt Anfragen (Text oder Formular) an und legt daraus einen Lead als Kontakt mit Quelle an.
- Anfrage-Erfassung
- Kontakt-Anlage mit Quelle
- Dubletten-Schutz
implementiert
Dokumente
Anonymisierung
Findet personenbezogene Daten per Muster (IBAN, E-Mail, Telefon, Adresse) und liefert einen Schwärzungs-Plan; schneidet nichts ohne Bestätigung heraus.
- Muster-Erkennung
- Schwärzungs-Plan
implementiert
Dokumente
Daten-Extraktion
Extrahiert Nummer, Daten, Beträge und Parteien aus Dokumenten nach festen Regeln, ohne externe KI.
- Feld-Extraktion
- Nummern-Erkennung
- Datums-Erkennung
implementiert
Dokumente
DATEV-Aufbereitung
Stellt ein Paket für den DATEV-Import zusammen: Feldzuordnung, Kontrollsumme und Warnungen.
- Feld-Zuordnung
- Kontrollsumme
- Warnungs-Generierung
Alle 126 Agenten sind implementiert. Das Badge bleibt trotzdem als Kennzeichnung für künftige Konzepte erhalten.
Konstellationen
30 fertige Konstellationen
Jede Konstellation ist eine erprobte Kette aus Agenten für eine konkrete Aufgabe – von der Postfach-Triage bis zur Zollabwicklung. Auf der Live-Karte lassen sie sich laden und anpassen.
IT-Zugriffsprüfung
5 SchrittePrüft Konten und Rollen auf ungenutzte Zugänge, fehlende MFA und abgelaufene Befristungen. Die Prüfliste ist entscheidungsfertig, entzieht aber nichts automatisch.
Zugriffsprüfung → Backup-Prüfung → Patch-Fenster → Compliance-Prüfung → Prüfprotokoll
Audit-Vorbereitung
5 SchritteStellt Nachweise für ein internes oder externes Audit zusammen, prüft Compliance-Anforderungen und weist Lücken mit Verantwortlichkeit aus. Der Ordner ist prüfbar, weil jede Datei eine Quelle und einen Zeitraum hat.
Audit-Vorbereitung → Compliance-Prüfung → Prüfprotokoll → Risiko-Hinweise → Aufbewahrung
Bankabgleich
5 SchritteImportiert Kontoauszüge, gleicht Zahlungen mit offenen Rechnungen ab und bereitet die Buchung vor. Mehrdeutige Fälle bleiben offen und werden mit Begründung gelistet, statt geraten zu werden.
Kontoauszug-Import → Bankabgleich → Zahlungsabgleich → Rechnungsprüfung → Buchhaltung & DATEV
Budgetplanung
5 SchritteVergleicht Ist-Ausgaben mit den Budgets, projiziert die Liquidität und bereitet Abweichungen für das Monatsgespräch auf. Der Bericht zeigt Ursachen je Kostenkategorie, keine globale Ampel.
Budget-Überwachung → Liquiditätsplanung → Beleg-Sortierung → Tagesberichte → Auswertungen
Marketing-Redaktionsplan
5 SchritteVerbindet SEO-Befunde, Content-Briefings und den Redaktionsplan zu einem Monatsablauf. Newsletter und Social-Media-Beiträge greifen dieselben Themen auf, statt nebeneinander zu laufen. Der KPI-Bericht zeigt am Monatsende, was gewirkt hat.
SEO-Audit → Content-Briefing → Social-Media-Redaktionsplan → Newsletter-Kampagne → KPI-Bericht
Vertragskontrolle
5 SchritteÜberwacht Laufzeiten und Kündigungsfristen, prüft eingehende NDAs und legt Fristen als Aufgaben an. Verträge werden nicht automatisch gekündigt; der Ablauf stellt sicher, dass die Entscheidung rechtzeitig vorliegt.
Vertragskontrolle → NDA-Prüfung → Fristen-Überwachung → Aufgaben-Verteilung → Signatur-Prozess
Kunden-Onboarding
6 SchritteFührt von der ersten Anfrage bis zum ersten Termin: Lead erfassen, Kontakt und Deal anlegen, Aufgaben verteilen, Bestätigung schreiben und Termin eintragen. Der Kunde erhält einen klaren nächsten Schritt, das Team eine vollständige Akte.
Lead-Erfassung → Kontaktpflege → Deal-Pipeline → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Kalender-Sync
Zollabwicklung
5 SchrittePrüft Sendungsdaten auf Vollständigkeit, bereitet die Zollanmeldung vor und dokumentiert die Belege. Fehlende Tarifnummern oder Widersprüche stoppen den Ablauf vor der Anmeldung.
Zollanmeldung → Lieferverfolgung → Dokument-Erkennung → Daten-Extraktion → Dokument-Archivierung
DATEV-Konveyor
6 SchritteFührt Eingangsbelege vom Scan bis zur DATEV-Übergabe: Text erkennen, Felder extrahieren, Rechnung erfassen, prüfen und kontieren. Der Konveyor stoppt bei fehlenden Pflichtangaben, statt unvollständige Buchungen weiterzureichen.
OCR-Texterkennung → Daten-Extraktion → Rechnungserfassung → Rechnungsprüfung → Buchhaltung & DATEV → DATEV-Aufbereitung
Mahnlauf
4 SchritteErkennt überfällige Ausgangsrechnungen, legt die passende Mahnstufe fest und erstellt Mahnschreiben als Entwurf. Versendet wird erst nach Freigabe; jede Stufe wird am Vorgang dokumentiert.
Mahnwesen → Briefentwurf → Antwort-Assistenz → Aktivitäten-Protokoll
Online-Bestellungen
5 SchritteImportiert Bestellungen, prüft Zahlungseingang und stößt Fulfillment an. Problematische Zahlungen werden zu Tickets, damit der Support nicht erst nach der Kundenbeschwerde davon erfährt.
Bestell-Synchronisation → Zahlungsprüfung → Auftragserfassung → Ticket-Erfassung → Tagesberichte
Schulungen und Nachweise
5 SchritteErmittelt Pflichtschulungen je Rolle, plant Termine und prüft Nachweise. Fehlende Nachweise bleiben sichtbar, statt als erledigt zu gelten; neue Mitarbeitende werden direkt in den Plan aufgenommen.
Schulungsplanung → Onboarding → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung → KPI-Bericht
Objektwartung
5 SchritteNimmt Schadensmeldungen auf, ordnet Gewerke zu und bereitet Aufträge vor. Mieter und Dienstleister erhalten dieselbe nachvollziehbare Frist; der Auftrag startet erst nach Freigabe.
Objektwartung → Mieterverwaltung → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Signatur-Prozess
DSGVO-Anfrage
5 SchritteBearbeitet Auskunfts- und Löschbegehren: Datenbestand ermitteln, Auskunftskopie erstellen, Aufbewahrungspflichten prüfen und Löschplan vorlegen. Gelöscht wird erst nach Freigabe und nicht, solange Legal Holds bestehen.
DSGVO-Anfrage → DSGVO-Schutz → Aufbewahrung → Anonymisierung → Prüfprotokoll
Handwerk-Terminplanung
5 SchrittePlant Fertigungs- und Montageaufträge auf Termine, Material und Personal. Engpässe werden sichtbar, bevor der Kunde anruft; der Plan bleibt ein Vorschlag für die Leitung.
Terminplanung → Fertigungsauftrag → Materialplanung → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung
Postfach-Triage
5 SchritteSortiert das gemeinsame Postfach nach Thema und Kanal, übernimmt Anhänge als Dokumente und verteilt sie an den richtigen Vorgang. Jede Nachricht bekommt einen nachvollziehbaren Bearbeitungsweg, statt in einem geteilten Postfach liegen zu bleiben.
E-Mail-Sortierung → E-Mail-Annahme → Dokument-Erkennung → Daten-Extraktion → Zuordnung & Ablage
IT-Störung
5 SchritteNimmt Störungsmeldungen an, erkennt bekannte Symptome und eskaliert nach Schweregrad. Die Dokumentation bleibt auch dann vollständig, wenn die Störung schnell behoben ist.
Störungsmeldung → System-Monitoring → Eskalation → Aufgaben-Verteilung → Tagesberichte
Rechnungsfreigabe
5 SchritteFührt Eingangsrechnungen durch Prüfung und Freigabe bis zur Zahlungsvorbereitung. Jede Freigabe ist dokumentiert; Rechnungen mit geänderter Bankverbindung stoppen den Ablauf.
Rechnungserfassung → Rechnungsprüfung → Freigaben → Zahlungsabgleich → Buchhaltung & DATEV
KYC- und Sanktionsprüfung
5 SchrittePrüft neue Geschäftspartner gegen Sanktions- und PEP-Listen und gleicht die KYC-Unterlagen ab. Treffer werden mit Ähnlichkeitsgrad vorgelegt, nicht automatisch abgelehnt. Die Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Person.
Sanktions- und KYC-Prüfung → Kontaktpflege → Compliance-Prüfung → Risiko-Hinweise → Freigaben
Vom Lead zum Auftrag
5 SchritteBegleitet einen Lead durch Qualifizierung, Angebot und Nachfassen bis zum Auftrag. Jeder Schritt hat einen Besitzer und einen nächsten Termin, damit Chancen nicht an Stillstand sterben.
Lead-Nurturing → Lead-Erfassung → Deal-Pipeline → Angebotserstellung → Vertriebs-Follow-up-Kadenz
Monats-KPI-Bericht
5 SchritteSammelt die Kennzahlen des Monats aus allen Modulen, prüft sie auf Auffälligkeiten und leitet Empfehlungen ab. Der Bericht nennt zu jeder Zahl Zeitraum und Quelle, damit er im Management-Gespräch belastbar ist.
Kennzahlen-Sammlung → Tagesberichte → KPI-Bericht → Anomalie-Erkennung → Auswertungen
Kundenstimmen und NPS
5 SchritteFührt NPS-Umfragen durch, wertet Freitext aus und entwirft Antworten auf öffentliche Bewertungen. Themen mit häufiger Kritik fließen in den Redaktionsplan ein, statt nur in einer Statistik zu landen.
NPS-Umfragen → Bewertungsantworten → Aktivitäten-Protokoll → Auswertungen → Content-Briefing
Praxis-Recall
5 SchritteErmittelt aus Fristen und Einwilligungen, wer eine Kontroll- oder Impferinnerung erhalten soll, und bereitet Termine sowie Dokumentation vor. Der Agent stellt keine Diagnosen und versendet nichts ohne Freigabe.
Recall-Erinnerungen → Terminvergabe → Dokumentations-Assistenz → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung
Recruiting-Pipeline
5 SchrittePrüft Bewerbungen gegen die Stellenanforderungen, bereitet Interviews vor und startet nach der Zusage das Onboarding. Menschen entscheiden; der Ablauf sorgt dafür, dass keine Bewerbung und kein Onboarding-Schritt verloren geht.
Bewerber-Screening → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Onboarding
Reservierungen
5 SchritteNimmt Reservierungen an, prüft Verfügbarkeit und bereitet die Nachfassung bei No-Shows vor. Besondere Anlässe landen direkt am Gastprofil, damit der Service beim nächsten Besuch Bescheid weiß.
Reservierungen → No-Show-Nachfassung → Kalender-Sync → Antwort-Assistenz → Kontaktpflege
Retourenbearbeitung
5 SchritteNimmt Retourenanmeldungen an, prüft Fristen und Gründe und bereitet Erstattung oder Umtausch vor. Der Lagerstatus wird erst nach Wareneingang fortgeschrieben, damit die Buchhaltung nicht auf Annahmen sitzt.
Bestell-Synchronisation → Retourenbearbeitung → Ticket-Erfassung → Zahlungsprüfung → Antwort-Assistenz
Dienstplanung
5 SchritteErstellt den Dienstplan aus Öffnungszeiten und Verfügbarkeiten und gleicht Urlaube sowie Zeitkonten ab. Konflikte werden vor Veröffentlichung gemeldet, nicht danach.
Dienstplan → Urlaubsanträge → Zeiterfassungs-Prüfung → Kalender-Sync → Aufgaben-Verteilung
Lieferkette überwachen
5 SchritteVerfolgt offene Bestellungen und Liefertermine, bereitet die Inventur vor und bewertet Lieferanten nach Termintreue. Engpässe werden früh sichtbar, bevor die Produktion steht.
Auftragserfassung → Lieferverfolgung → Inventur → Lieferantenbewertung → Aufgaben-Verteilung
Lager und Inventur
5 SchritteBereitet die Inventur aus offenen Bestellungen und Lieferterminen vor und erzeugt Zähllisten je Lagerort. Differenzen werden erst nach der zweiten Zählung als Buchungsvorschlag ausgewiesen.
Inventur → Lieferverfolgung → Auftragserfassung → Aufgaben-Verteilung → KPI-Bericht
Garantiefälle
5 SchrittePrüft Garantiefristen und Reparaturhistorie, bereitet die Entscheidung vor und hält die Kommunikation mit dem Kunden fest. Kulanz und Gewährleistung bleiben getrennt, damit die Entscheidung nachvollziehbar ist.
Garantiefall → Kontaktpflege → Aufgaben-Verteilung → Briefentwurf → Dokument-Archivierung
CRM-Workflows
Vom Lead zur bezahlten Rechnung
Ein CRM ist nur so gut wie die Schritte, die zuverlässig darin passieren. Diese vier Abläufe verbinden Anfrage, Angebot, Rechnung und Aufgabe – ohne dass jemand eine Statusänderung vergisst.
Statische Übersicht · ohne Karte
Der Weg durch das CRM
Leads kommen aus Formular, Telefon oder Postfach. Jede Stufe hat einen Auslöser, einen Agenten und ein prüfbares Ergebnis.
Leads
Anfragen aus Formular, Telefon oder Postfach werden zu Kontakten mit Quelle, Zuständigkeit und erster Aufgabe.
Agenten
- Lead-Erfassung
- Kontaktpflege
Deals
Die Chance bekommt Phase, Wert und einen nächsten Termin. Stillstand wird sichtbar, bevor er teuer wird.
Agenten
- Deal-Pipeline
- Follow-up
Rechnungen
Aus dem Auftrag entsteht ein Rechnungsentwurf; Beträge, Fälligkeit und Pflichtfelder werden geprüft.
Agenten
- Angebotserstellung
- Buchhaltung & DATEV
Aufgaben
Jeder Schritt erzeugt eine Aufgabe für die richtige Person – mit Frist, Kontext und Verlauf.
Agenten
- Aufgaben-Verteilung
- Fristen-Überwachung
Szenarien
Vier Abläufe, die heute hängen bleiben
Jeder Ablauf beginnt mit einem Ereignis und endet mit einem Ergebnis, das jemand prüfen kann.
Anfrage → qualifizierter Lead
Eine Anfrage kommt abends über das Formular. Bis zum nächsten Morgen ist sie erfasst, angereichert und zugewiesen.
Anfrage erfassen
Kontakt und Quelle werden angelegt; Dubletten werden geprüft.
Lead-ErfassungKontakt anreichern
Firma, Rolle und Telefonnummer kommen aus Signatur und Dokumenten.
KontaktpflegeZuständigkeit setzen
Der Lead wird zugewiesen und bekommt eine Frist für den Erstkontakt.
Aufgaben-Verteilung
Ergebnis: Der Lead ist vollständig, bevor ihn jemand zum ersten Mal öffnet.
Angebot → Auftrag
Ein Angebot ist raus, aber niemand hat den nächsten Schritt im Blick.
Angebot vorbereiten
Positionen, Preise und Gültigkeit werden aus Anfrage und Preisliste gefüllt.
AngebotserstellungNachfassen planen
Die Kadenz hat Termine, Kanäle und klare Stopp-Regeln.
Vertriebs-Follow-up-KadenzDeal aktualisieren
Phase, Wert und Grund werden am Vorgang festgehalten.
Deal-Pipeline
Ergebnis: Jedes offene Angebot hat einen nächsten Termin oder einen dokumentierten Grund, warum nicht.
Auftrag → Rechnung
Der Auftrag ist erteilt; die Rechnung entsteht oft erst, wenn jemand daran denkt.
Auftrag aus Deal erzeugen
Phase „gewonnen“, Wert und Auftragsbezug werden festgehalten.
Deal-PipelineRechnung vorbereiten
Beträge und Fälligkeit werden aus dem Auftrag gebildet.
Buchhaltung & DATEVPflichtfelder prüfen
Fehlende Angaben stoppen die Übergabe, bevor etwas gebucht wird.
Dokument-Validierung
Ergebnis: Die Rechnung ist vorbereitet, geprüft und mit dem Auftrag verknüpft.
Rechnung → Mahnwesen
Eine Rechnung ist überfällig. Der Mahnlauf soll nicht davon abhängen, wer daran denkt.
Überfällige Rechnungen finden
Stufe und Frist werden aus Rechnung und Zahlungsziel bestimmt.
MahnwesenMahnschreiben entwerfen
Vorlage, Betrag und Frist werden gefüllt – als Entwurf.
BriefentwurfFreigabe einholen
Versendet wird erst nach Entscheidung; die Stufe wird protokolliert.
Freigaben
Ergebnis: Keine Rechnung bleibt liegen; jede Mahnstufe ist dokumentiert und freigegeben.
Alle Abläufe laufen im CRM; die Karte braucht es dafür nicht. Die gezeigten Schritte sind typische Bausteine, keine feste Produktkonfiguration.
Prozesse
Typische Abläufe je Branche
Handwerk, Handel, Dienstleistung und Produktion haben unterschiedliche Engpässe – aber ähnliche Muster: Anfrage, Planung, Ausführung, Abrechnung. Vier typische Ketten mit den Agenten, die den Schritt übernehmen.
4 Branchen · 4–5 SchritteBranche aufklappen, um die Schritte und Agenten zu sehen.
HandwerkAnfrage, Aufmaß, Material, Montage, Rechnung.
Anfrage & Aufmaß
Anfrage als Kontakt und Deal erfassen; Terminwunsch und Objekt festhalten.
Agent: Lead-ErfassungTermin & Material
Montagetermin, Trupp und Materialbedarf abstimmen; Fehlmengen früh melden.
Agent: Handwerk-TerminplanungAusführung
Aufgaben, Fotos und Prüfpunkte an den Trupp verteilen; Status am Auftrag.
Agent: Aufgaben-VerteilungAbrechnung
Leistungen und Material zu einer prüfbaren Rechnung zusammenführen.
Agent: Buchhaltung & DATEVNachfassen
Offene Posten überwachen, Mahnstufe vorschlagen, Versand erst nach Freigabe.
Agent: Mahnwesen
HandelBestellung, Bestand, Lieferung, Rechnung, Retoure.
Bestelleingang
Bestellungen aus E-Mail, Portal oder Datei erfassen und Artikel prüfen.
Agent: AuftragserfassungBestand & Lieferung
Bestand, Liefertermin und Teillieferungen überwachen; Abweichungen melden.
Agent: LieferverfolgungRechnung
Rechnungspositionen prüfen und die Buchung vorbereiten.
Agent: Buchhaltung & DATEVRetoure
Retoure prüfen, Erstattung oder Ersatz vorbereiten, Historie am Kunden.
Agent: RetourenbearbeitungBestand prüfen
Zähllisten und Nachbestellung aus dem tatsächlichen Bestand ableiten.
Agent: Inventur
DienstleistungAnfrage, Angebot, Onboarding, Leistung, Abrechnung.
Anfrage
Kontakt, Quelle und erste Aufgabe aus Formular, Chat oder Postfach.
Agent: Lead-ErfassungAngebot
Positionen und Gültigkeit aus Anfrage und Preisliste vorbereiten.
Agent: AngebotserstellungOnboarding
Kontakt, Deal, Aufgaben und erster Termin in einem Ablauf.
Agent: Kunden-OnboardingLeistung
Termine und Fristen im Blick behalten; Eskalation vor dem Verzug.
Agent: Fristen-ÜberwachungAbrechnung
Leistungen abrechnen; offene Posten und den nächsten Kontakt im Blick behalten.
Agent: Buchhaltung & DATEV
ProduktionAuftrag, Material, Fertigung, Qualität, Versand.
Auftrag
Arbeitsfolgen, Prüfpunkte und Materialbedarf aus dem Auftrag erzeugen.
Agent: FertigungsauftragMaterial
Fehlmengen und Bestellvorschläge vor dem Start sichtbar machen.
Agent: MaterialplanungFertigung
Maschinen, Mitarbeitende und Termine planen; Engpässe melden.
Agent: TerminplanungQualität
Messwerte gegen Toleranzen prüfen; Abweichungen zur Entscheidung vorlegen.
Agent: QualitätsprüfungVersand & Rechnung
Versandstatus verfolgen, Rechnung vorbereiten und an die Buchhaltung übergeben.
Agent: Lieferverfolgung
Die Ketten sind Beispiele aus dem Katalog; die konkrete Reihenfolge legen wir im Prozessgespräch fest.
Zur Live-DemoSchnittstellen
Sieben Wege in Ihre Systeme
Wir beginnen mit dem Kanal, den Ihre Software ohnehin anbietet – nicht mit dem, der uns am besten gefällt. Jeder Kanal hat Grenzen; wir benennen sie.
7 Kanäle · 1 Matrix
REST & Webhook
Ihre Systeme sprechen direkt mit den Agenten – synchron per REST oder ereignisgesteuert per Webhook.
- Wann
- Wenn eine API mit Token und klaren Rechten vorhanden ist.
- Beispiel
- Ihr CRM sendet bei „Deal gewonnen“ einen Webhook; der Agent legt Rechnung und Aufgabe an und meldet das Ergebnis zurück.
E-Mail & IMAP
Ein Postfach wird zum Eingang: Anhänge und Nachrichten lösen Agenten aus. Antworten gehen erst nach Freigabe hinaus.
- Wann
- Wenn Zulieferer, Kunden oder alte Systeme nur E-Mail können.
- Beispiel
- Eine Rechnung kommt als PDF an; der Agent erkennt sie, extrahiert Betrag und Fälligkeit und legt sie zur Prüfung ab.
Ordner & Scans
Ein überwachter Netzwerkordner nimmt Dateien von Scannern, MFP-Geräten oder Legacy-Exporten auf.
- Wann
- Wenn Scan- oder Ablagesysteme keine API anbieten.
- Beispiel
- Der Scanner legt ein PDF in „Eingang“; der Agent prüft Duplikate, liest den Beleg und verschiebt ihn nach der Verarbeitung.
Datenbank (nur lesend)
Ein separater Lese-Account oder eine Read-Replica liefert Stammdaten, offene Posten oder Bestände – ohne Schreibzugriff.
- Wann
- Wenn die Datenbank die einzige verlässliche Quelle ist.
- Beispiel
- Der Agent liest den offenen Posten aus einer View und schlägt die Zuordnung zur Zahlung vor; der Abgleich bleibt prüfpflichtig.
Druck & PDF
Ergebnisse werden als PDF abgelegt oder über einen Drucker/Konverter ausgegeben – für Systeme, die nur Papier oder PDF verstehen.
- Wann
- Wenn die Zielsoftware nur Dateien oder Druckausgaben annimmt.
- Beispiel
- Ein geprüfter Beleg wird als PDF/A mit Ablagedatum und Prüfvermerk in den Archivordner geschrieben.
RPA unter Windows
Für Altsysteme ohne API: Die Bridge steuert die Oberfläche in einer eigenen Windows-Sitzung, protokolliert jeden Schritt und hält an, wenn etwas unklar ist.
- Wann
- Wenn weder API noch Datei- oder Datenbankweg bleibt.
- Beispiel
- Ein Agent öffnet die alte Warenwirtschaft, trägt eine Bestellung ein, liest die Auftragsnummer zurück und wartet bei Abweichungen auf Freigabe.
CSV & XML
Dateibasierter Austausch für abgeschottete Umgebungen oder Systeme mit festem Exportformat.
- Wann
- Wenn ein nächtlicher Export der einzige zugelassene Weg ist.
- Beispiel
- Nächtlicher CSV-Export der Debitoren; der Agent erzeugt eine geprüfte Zahlungserinnerungsliste als CSV für den Import.
Grundsatz: lesen, bevor geschrieben wird. Schreibende Zugriffe bekommen einen eigenen Dienst-Account, ein eigenes Recht und eine Freigabe.
System → Kanal → Was fließt
Der Kanal ergibt sich aus dem System, nicht umgekehrt. Die Matrix zeigt typische Kombinationen; die konkrete Ausprägung prüfen wir im Anschluss.
| System | Kanal | Was fließt |
|---|---|---|
| CRM / ERP | REST & Webhook | Kontakte, Deals und Rechnungsstatus; ein Ereignis wie „Deal gewonnen“ stößt den Folgeprozess an. |
| Buchhaltung / DATEV | CSV & XML | Geprüfte Buchungssätze als Datei, mit Kontrollsumme und Feldzuordnung – kein direkter DATEV-API-Zugriff. |
| E-Mail-Postfach | E-Mail & IMAP | Eingangsbelege und Anfragen; Antworten verlassen das Postfach erst nach Freigabe. |
| Scanner / MFP | Ordner & Scans | PDFs aus Scanordnern, inklusive Duplikatprüfung und Ablage nach Typ. |
| ERP-Datenbank | Datenbank (nur lesend) | Stammdaten, offene Posten und Bestände über einen Lese-Account oder eine Read-Replica. |
| Windows-Altsystem | RPA unter Windows | Bestellungen und Artikelnummern über die Oberfläche; jeder Schritt protokolliert, Stopp bei Unklarheit. |
| Archiv / DMS | Druck & PDF | Geprüfte Belege als PDF/A mit Ablagedatum und Prüfvermerk; das Original bleibt erhalten. |
Grundsatz: lesen, bevor geschrieben wird. Schreibende Zugriffe bekommen einen eigenen Dienst-Account, ein eigenes Recht und eine Freigabe.
KI-Verarbeitung
Wie aus einem Dokument ein Datensatz wird
Erkennung ist kein Orakel. Der Weg ist eine Kette aus Text, Regeln, Feldern und einer klaren Entscheidung, wann ein Mensch übernimmt. Die Zahlen stammen aus dem aktuellen Katalog und den technischen Startwerten.
189 Dokumenttypen · 112 Kategorien
189
Dokumenttypen
9
Dokumentbereiche
112
Ausgabenkategorien
2
Schwellen (0,85 / 0,60)
Was erkannt wird
Der Katalog unterscheidet 189 Dokumenttypen in neun Bereichen – von der Rechnung über den Behördenbescheid bis zum Businessplan. Jeder Typ bringt eigene Regeln und Pflichtfelder mit.
Rechnung
Nummer, Datum, Beträge, Fälligkeit, Lieferant und IBAN.
Behördenbescheid
Behörde, Aktenzeichen, Frist und Rechtsbehelf.
Vertrag
Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist und Kosten.
Mahnung
Rechnungsnummer, offener Betrag und Zahlungsfrist.
Kontoauszug
IBAN, Zeitraum, Saldo und Buchungen.
Lieferschein
Bestellung, Positionen und Lieferdatum.
Was ausgelesen wird
Für jede Rechnung sind bis zu zwölf Felder definiert, fünf davon Pflicht. Fehlt ein Pflichtfeld oder ist ein Wert unplausibel, geht der Beleg nicht weiter.
Rechnungsnummer*Rechnungsdatum*Lieferant*Netto*Brutto*UmsatzsteuerZahlungszielIBANBestellreferenz
12 Felder für die Rechnung · 5 davon Pflicht (mit * markiert)
Wohin es einsortiert wird
112 Ausgabenkategorien in acht Hauptgruppen, mit DATEV-Basiskonto und Ablageordner. Die Zuordnung entsteht aus gewichteten Regeln – Stichwort, Absender, Dateiname, Betrag – und nicht aus einer freien Schätzung.
- Anlagevermögen
- Material
- Werkzeuge
- Fahrzeugkosten
- Betriebsausgaben
- Löhne
- Steuern
- Privatentnahme
8 Hauptgruppen · 104 Unterkategorien
Wie sicher ist sicher?
2 Schwellen (0,85 / 0,60)Zwei Schwellen trennen drei Entscheidungen. Sie sind pro Mandant einstellbar und technische Startwerte – keine rechtliche Regel.
Automatisch≥ 0,85
Typ übernehmen und weiterlaufen – außer der Typ ist prüfpflichtig oder nur ein Merkmal spricht dafür.
Mensch bestätigt0,60 – 0,85
Vorschlag speichern, aber erst nach Bestätigung anwenden.
Prüfen< 0,60
Typ offen lassen und den Beleg mit Begründung in die Prüfung geben.
Ein knapper Abstand von weniger als 0,08 zwischen zwei Typen oder ein einzelnes Merkmal stoppt die Automatik ebenfalls.
Was beim Menschen bleibt
Nicht „die KI entscheidet“, sondern: kritische Stellen werden sichtbar. Vier Auslöser führen immer zu einer Prüfung.
Unsichere Klassifikation
Konfidenz unter 0,60, kein Treffer oder zwei fast gleich starke Typen.
Typ mit Prüfpflicht
Rechtliche und finanzielle Typen sind markiert und gehen immer an eine Person – unabhängig von der Konfidenz.
Kritische Felder
Fehlende Pflichtfelder, unplausible Beträge oder eine geänderte Bankverbindung stoppen den Lauf.
Kein lesbarer Text
Ohne Text aus dem Inhalt – nur der Dateiname – oder bei nicht deutscher Sprache wird nicht automatisch einsortiert.
Konfidenz ist eine Bewertung des Modells, keine kalibrierte Wahrscheinlichkeit. Die Schwellen sind Startwerte und werden mit echten Belegen nachjustiert.
Anschluss
Anschluss an bestehende Software
Fünf Schritte vom ersten Test bis zum regulären Betrieb. Die Firmspace Bridge hält dabei den Zugang zu Ihrem Netz so schmal wie möglich.
Firmspace Bridge
Bridge installieren
Die Firmspace Bridge läuft auf einem Host in Ihrem Netz. Sie öffnet ausgehend HTTPS, mehr nicht. Ein eigener Dienst-Account mit den minimal nötigen Rechten genügt.
Konfiguration importieren
Sie erhalten eine Konfigurationsdatei mit Endpunkten, Ordnern, Datenbank-Views und Zuordnungen. Kein Klicken durch fremde Oberflächen, kein Eingriff in Ihre Software.
Verbindung testen
Die Bridge prüft Erreichbarkeit, Rechte und Lesbarkeit – und schreibt ein Prüfprotokoll. Der Test verändert keine Daten. Schlägt er fehl, wird nichts gestartet.
Ablauf starten
Der erste Lauf läuft im Testmodus: Ergebnisse werden vorbereitet, aber nicht in Ihre Systeme geschrieben. Sie vergleichen mit dem heutigen Ablauf und geben frei.
In der Konsole prüfen
Jeder Lauf erscheint mit Eingaben, Ergebnis und Fehlerfall in der Firmspace-Konsole. Dort sehen Sie auch die Bridge-Verbindung und können sie jederzeit trennen.
Abbruch ist ausdrücklich vorgesehen: Wenn ein Test nicht überzeugt, wird der Anschluss nicht in Betrieb genommen.
Firmspace Bridge
Der schmale Weg in Ihr Netz
Die Firmspace Bridge ist ein kleiner Dienst, der in Ihrem Netzwerk läuft und die Agenten mit lokalen Systemen verbindet. Sie ist der einzige Baustein, der bei Ihnen installiert wird – und sie lässt sich jederzeit abschalten.
Was die Bridge tut
- Verbindet Agenten mit lokalen Systemen: Ordner, Datenbank-Views, Druckausgabe, Windows-Oberflächen.
- Öffnet ausschließlich ausgehende HTTPS-Verbindungen – keine eingehenden Ports, keine Firewall-Freigabe von außen.
- Führt Aufträge mit klaren Eingaben und Fristen aus und meldet Ergebnis oder Fehler zurück.
- Protokolliert jeden Schritt lokal und in der Firmspace-Konsole.
Was sie nicht anfasst
- Keine Installation in Ihrer Software, keine Änderung an deren Konfiguration.
- Keine Schreibzugriffe auf die Datenbank: Lesen läuft über einen separaten Lese-Account oder eine Read-Replica.
- Kein Zugriff auf Dateien, Ordner oder Konten, die nicht ausdrücklich in der Konfiguration stehen.
- Kein stilles Übernehmen: Kritische Schritte halten an und warten auf Freigabe.
Sicherheit
- Eigener Dienst-Account mit minimalen Rechten, getrennt von persönlichen Konten.
- Ausgehende Verbindung mit Token; das Token lässt sich in der Konsole erneuern oder widerrufen.
- Jeder Auftrag ist signiert und wird genau einmal ausgeführt (Idempotenz-Schlüssel).
- Lokales Protokoll und Konsole zeigen, was wann gelesen oder geschrieben wurde.
Bereit für einen echten Test?
Wir prüfen zuerst den Ablauf und den passenden Kanal. Danach entscheiden Sie, ob die Bridge in Ihrem Netz installiert wird.
Welchen Schritt sollen wir zuerst übernehmen?
Beschreiben Sie uns einen wiederkehrenden Ablauf. Wir prüfen, ob ein Agent ihn übernehmen kann – und welcher Anschluss dafür nötig ist.