Drei Felder aus dem Arbeitsvertrag: Was der Assistent in die Mitarbeiterkarte einträgt
Ein neuer Mitarbeiter unterschreibt einen Vertrag, die PDF landet in den Dokumenten, und dann werden dieselben drei Fakten erneut in die Mitarbeiterkarte getippt: Vertragsart, Startdatum und eine kurze Notiz. Es ist eine kleine Aufgabe — genau deshalb wird sie aufgeschoben, aus dem Gedächtnis erledigt oder mit einem Datum gefüllt, das nicht auf dem Papier steht. Der Assistent kann die PDF lesen und diese Felder vorschlagen, aber nur als Vorschlag.
Der Einstieg ist das Dokument selbst. In den Dokumenten hat eine hochgeladene PDF einen Menüpunkt, der den Assistenten mit dem Dateinamen öffnet und ihn bittet, das Dokument zu lesen und zu sagen, was es ist. Der Punkt erscheint nur, wenn der Assistent für den Tarif eingeschaltet ist und das Lesewerkzeug verfügbar ist; Google Docs, Sheets und Slides bekommen ihn nicht, weil sie Links in einer Cloud-Festplatte sind, keine Dateien im Speicher der Firma.
Der Leseweg ist eng und ausdrücklich. Die Datei muss eine PDF sein; alles andere wird mit genannter Dateiart abgelehnt. Die Datei muss noch im Speicher liegen und darf höchstens fünfzehn Megabyte groß sein, weil der Leser sie im Arbeitsspeicher hält. Eine beschädigte oder passwortgeschützte PDF wird als unlesbar abgelehnt. Der Text wird bei zwölftausend Zeichen abgeschnitten — genug für einen Arbeitsvertrag, nicht für eine ganze Personalakte.
Der gescannte Vertrag ist die übliche Enttäuschung. Ist die PDF ein Foto von Papier ohne Textebene, liefert der Extraktor eine leere Zeichenkette, und der Assistent sagt klar, dass kein Text gefunden wurde und die Datei ein Scan sein könnte. Er errät nichts aus dem Dateinamen und tut nicht so, als hätte er die Unterschriftsseite gelesen. Die praktische Antwort: die exportierte PDF zum Lesen behalten, den Scan fürs Archiv.
Wenn Text da ist, sucht der Assistent drei Dinge: wer der Mitarbeiter ist, welche Vertragsart es ist und wann der Vertrag beginnt. Er sucht das Mitarbeiterverzeichnis nach dem Namen im Dokument. Findet er keine Übereinstimmung — ein Geburtsname, eine Umschrift, ein Auftragnehmer, der nie angelegt wurde —, sagt er das. Er legt keinen Mitarbeiter an und hängt den Vertrag nicht an den nächstähnlichen Namen.
Die vorgeschlagene Aktion ist eine Schreibaktion mit Bestätigungskarte. Sie erscheint mit Mitarbeiter, Vertragsart, Startdatum und Notiz. Der Mensch kann die Werte ändern oder die Karte ablehnen. Nichts wird geschrieben, bis die Karte bestätigt ist. Das ist keine Einschränkung des Modells, sondern der einzige Weg, wie ein Dokument einen Datensatz beeinflussen kann, ohne dass ein Mensch die Zuordnung prüft.
Die Karte speichert drei Felder, und die Enge ist das Design. Die Vertragsart ist Freitext bis hundert Zeichen, weil Firmen Verträge unterschiedlich benennen. Das Startdatum ist ein Datum. Die Notiz ist ein Satz bis fünfhundert Zeichen, gedacht, damit eine Kollegin versteht, worum es im Dokument geht — nicht, um den Vertrag nachzuerzählen. Gehalt, Probezeit, Kündigungsfristen und Unterschriften haben in dieser Aktion kein Feld.
Auf dem Mitarbeiterdatensatz gibt es überhaupt kein Gehaltsfeld. Das ist keine Lücke, die der Assistent umgehen sollte: Lohn, Steuern und Zahlungen gehören in die Buchhaltung, und eine KI, die eine Zahl aus einer PDF in ein Verzeichnisfeld kopiert, würde eine zweite, ungeprüfte Wahrheitsquelle schaffen. Der Vertrag bleibt das rechtliche Dokument; die Mitarbeiterkarte bleibt ein Verzeichnis.
Der Zugriff folgt dem Modul. Die Aktion braucht Zugang zum Unternehmensbereich, in dem die Mitarbeiter liegen; ein Betrachter sieht keine Karte, weil eine Karte Daten ändern würde. Der Assistent respektiert auch den Tarif: Ist die KI aus, hat das Dokumentmenü keinen Analysepunkt, und das Werkzeug fehlt in der Liste. Berechtigungen werden auf dem Server geprüft, nicht in der Oberfläche versteckt.
Die Originaldatei bewegt sich nicht. Der Assistent liest sie, die Karte speichert drei Fakten, und die PDF bleibt in den Dokumenten mit Name, Typ und Upload-Datum. Nichts wird umbenannt, archiviert oder ersetzt. Wird der Vertrag mit einem neuen Startdatum neu unterschrieben, überschreibt eine neu bestätigte Karte die alten Werte; das Dokument selbst bleibt zum Vergleich da.
Die Fehler sind vorhersehbar. Ein Name im Vertrag passt nicht zum Verzeichnis. Der Vertrag ist ein Scan. Das Startdatum heißt „ab dem ersten Arbeitstag“ und braucht einen Menschen. Das Dokument ist eine DOCX, keine PDF. In jedem Fall ist das nützliche Verhalten dasselbe: sagen, was fehlt, und aufhören, statt einen plausiblen Wert zu erzeugen, dem später jemand vertraut.
Eine vernünftige Routine dauert eine Minute. Die textbasierte PDF hochladen, ihr Menü öffnen, den Assistenten lesen lassen, die drei Felder gegen das Papier prüfen, bestätigen. Für eine Firma, die einmal im Quartal einstellt, ist die Ersparnis klein; für eine Firma, die mehrere Menschen im Monat einarbeitet, liegt der Wert im Nicht-Abtippen und im Nicht-Verwechseln zweier Startdaten. Der Assistent ist ein Kopist mit Bestätigungskarte, keine Personalabteilung.
Was hier nicht behauptet werden kann, sind die gesparte Zeit oder die Fehlerquote. Sie hängen vom Einstellungsvolumen der Firma, der Qualität ihrer PDFs und ihrer eigenen Prüfdisziplin ab, und ohne Zugriff auf diese Daten wäre jeder Prozentwert erfunden. Der Mechanismus ist im Code prüfbar; der Nutzen muss im eigenen Prozess gemessen werden.
Die Grenze ist der nützliche Teil. Der Assistent liest einen Vertrag, schlägt drei Felder vor und wartet. Er unterschreibt nicht, stellt nicht ein, setzt kein Gehalt und ersetzt das Dokument nicht. Das ist eine bescheidene Rolle — und genau die Rolle, die das Feature sicher einschaltbar macht.