Beleg scannen mit KI im CRM: vom Foto zum Beleg-Eintrag

Jede Firma kennt die Schublade: Belege, Tankquittungen, Rechnungen von Lieferanten. Das Geld ist ausgegeben, das Papier bleibt liegen, und die manuelle Eingabe in die Buchhaltung ist die Arbeit, die niemand machen will. In Firmspace ersetzt ein Foto diese Schublade.

Öffnen Sie Buchhaltung → Ausgaben und drücken Sie die Schaltfläche zum Beleg-Scannen. Sie wählen ein Foto oder ein PDF; die KI liest das Dokument und füllt die Felder der neuen Ausgabe für Sie aus. Sie tippen nichts nach, was schon auf dem Papier steht.

Der Dateiauswahl-Dialog akzeptiert JPEG, PNG, WebP und PDF. Die Größe ist begrenzt wie bei jeder Datei im CRM: 4 MB pro Datei, weil die Plattform das Upload-Limit bewusst niedrig hält, damit auch eine mobile Verbindung durchhält. Ein Handyfoto passt praktisch immer.

Was danach passiert: Die Datei wird in den eigenen Speicher der Firma hochgeladen, anschließend wird der Text daraus gelesen. Bei einem PDF wird die Textebene extrahiert, bei einem Foto wird das Bild selbst dem Modell gezeigt. Erst dann sieht die KI das Dokument.

Die KI bekommt eine strenge Anweisung: nur lesen, was tatsächlich auf dem Dokument steht, und niemals Lieferant, Betrag, Datum oder Steuersatz erfinden. Die Antwort kommt als feste Feldliste zurück — Lieferant, Betrag, Steuersatz, Währung, Datum, Kategorie — und jedes Feld wird anschließend normalisiert und auf plausible Werte geprüft.

Lieferant und Kategorie landen als Text im Formular. Der Betrag ist eine Zahl, das Datum wird im Format YYYY-MM-DD erwartet, der Steuersatz wird in den Bereich 0 bis 100 begrenzt, und die Währung wird auf einen kurzen Code in Großbuchstaben wie EUR normalisiert.

Sind auf dem Beleg Netto- und Bruttobetrag aufgedruckt, nimmt die KI den Nettobetrag und den aufgedruckten Steuersatz. Das ist die Variante, die die Buchhaltung braucht — und die eine spätere Diskussion über Vorsteuer übersteht.

Was die KI nicht lesen kann, lässt sie leer, statt zu raten: Textfelder kommen als leerer String zurück, Zahlen als null, und die Kategorie darf leer bleiben, wenn das Dokument wirklich nicht hergibt, wofür es war. Diese Felder füllen Sie im Formular in Sekunden aus — oder wählen die Kategorie aus der eigenen Liste der Firma und legen mit einem Klick eine neue an.

Der gescannte Beleg wird nicht von selbst zur Ausgabe. Die KI schlägt nur Werte vor; in die Datenbank geschrieben wird die Ausgabe, wenn ein Mensch auf Speichern drückt. Eine falsch gelesene Ziffer wird dadurch im Formular korrigiert und rutscht nie unbemerkt in die Buchhaltung.

Das Foto bleibt an der Ausgabe hängen. Die Datei liegt weiter im Dokumentenspeicher der Firma, und die Ausgabe behält den Verweis auf diese Datei. Wenn die Buchhaltung oder eine Betriebsprüfung das Original sehen will, ist es einen Klick entfernt statt eine Suche im Mailordner.

Der Upload zählt gegen das Speicherkontingent der Firma — aber nur für Dateien, die physisch dort liegen. Dateien, die nur aus Google Drive und Google Docs verlinkt sind, verbrauchen kein Kontingent; deshalb bewegt sich die Grenze langsamer als erwartet.

Ein Scan ist nicht kostenlos im KI-Budget: Er verbraucht genau eine Anfrage des täglichen KI-Limits der Firma. Dasselbe Limit teilen sich Chat-Assistent, Automationsschritte und andere KI-Funktionen — Beleg-Scannen wird nicht als separates Extra abgerechnet.

Ist das Limit aufgebraucht, hält der Beleg-Scanner mit einer klaren Meldung an: Das tägliche KI-Limit des Tarifs ist aufgebraucht, es wird morgen zurückgesetzt. Nichts wird halb gespeichert, das Ausgabenformular wartet einfach auf den nächsten Tag oder auf einen höheren Tarif.

Ist die KI auf der Seite gar nicht eingerichtet, antwortet die Scan-Schaltfläche ehrlich, dass KI noch nicht eingerichtet ist — und die Ausgabe lässt sich weiterhin von Hand erfassen. Der Buchhaltungsablauf hängt nie davon ab, dass ein Modell eingeschaltet ist.

Ein gescanntes PDF braucht eine Textebene. Bekommt die KI einen reinen Scan ohne Text, sagt sie das und empfiehlt, den Beleg zu fotografieren statt ein gescanntes PDF zu senden — ein kleines Detail, das viel Kopfzerbrechen spart.

Derselbe Assistent beantwortet auch Ausgabenfragen in normaler Sprache. Fragen Sie nach den Ausgaben des letzten Monats, kommen sie neueste zuerst zurück, zusammen mit der Summe je Währung — und er kann nach einem Teil des Lieferantennamens oder nach Kategorie filtern.

Belege sind nicht der einzige Weg, auf dem eine Ausgabe entsteht. Der Assistent kann eine Ausgabe auch aus einer Chat-Nachricht erfassen — dieser Weg funktioniert aber bewusst anders: Dort nennen Sie den gezahlten Bruttobetrag, und der Assistent zeigt eine Bestätigungskarte, bevor etwas gespeichert wird.

Ein sichtbares Detail im Formular: Das Währungsfeld erscheint nur, wenn die Währung des Dokuments von der Standardwährung der Firma abweicht. Arbeitet Ihr Unternehmen in Euro, stellt ein Euro-Beleg keine überflüssige Frage.

Ein Beleg eines deutschen Lieferanten auf Deutsch, ein ukrainischer Check auf Ukrainisch oder eine englische Rechnung werden gleich gelesen: Die KI liest, was gedruckt ist, kein Wörterbuch. Genau das macht die Funktion für Firmen nutzbar, die über Grenzen hinweg einkaufen.

Die Grenzen werden ehrlich benannt, weil sie im Alltag zählen: KI ist nicht Teil des Einstiegstarifs, der Company-Tarif trägt 100 KI-Anfragen pro Tag, der maximale Tarif 300. Die Bereiche Automatisierung, KI und Dokumente sind erst ab dem Tarif an, der sie enthält.

Es gibt noch eine Grenze, die eher Haltung als Technik zeigt: Der KI ist verboten, Zahlen zu erfinden, und diese Regel steht in ihrer Arbeitsanweisung, nicht auf einer Marketingseite. Verantwortlich für die Buchhaltung bleibt der Mensch; die KI nimmt das Tippen ab.