Die Vertragsvorlage, die sich selbst füllt – und die Felder, die sie bewusst leer lässt
Ein Vertrag ist in den meisten kleinen Firmen jedes Mal derselbe Text. Was sich wirklich ändert, sind eine Handvoll Angaben: Wer die Parteien sind, ihre Steuernummern und Adressen, der Betrag, die Laufzeiten. Jedes erneute Abtippen dieser Angaben ist eine Gelegenheit, eine Registernummer zu vertippen oder die Adresse des vorigen Kunden in ein Dokument zu kopieren, das unterschrieben wird. Die Vorlage existiert genau dafür, diesen Schritt zu entfernen – und für nichts anderes.
In Firmspace ist eine Vorlage schlicht Vertragstext mit Platzhaltern in doppelten Klammern: {{number}}, {{customerTaxId}}, {{start}}, {{firmIban}}. Die Platzhalter sind absichtlich lateinisch und ohne Fälle: Den Text schreibt ein Mensch, und die Ersetzung darf keine Beugungen wie {{dem-Kunden}} erzwingen. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen in den Klammern spielen keine Rolle, {{ customerTaxId }} verhält sich also genau wie {{customertaxid}}.
Werte werden in einer festen Reihenfolge aufgelöst, und diese Reihenfolge ist das ganze Design. Zuerst kommt, was jemand im Formular genau dieses Vertrags eingetragen hat – eine Korrektur für diesen einen Kunden. Danach die Kundenkarte: Kontakt und Unternehmen mit allen Angaben. Zuletzt die eigenen Daten der Firma aus den Buchhaltungseinstellungen und dem Bereich für Vertragsangaben. Die stärkere Quelle gewinnt; ein Wert aus der Karte ersetzt nie stillschweigend einen, der für dieses Dokument von Hand eingetragen wurde.
Hinter einem Kunden stehen oft zwei Datensätze: ein Kontakt und ein Unternehmen. Die Vorlage fragt nicht, welcher gelten soll. Personendaten – Name, Ausweis, Geburtsdatum, persönliche Steuernummer – kommen aus dem Kontakt; Unternehmensdaten – Firma, Kennungen, Bank, vertretungsberechtigte Person – aus dem Unternehmen. Bei Feldern, die beide füllen könnten, etwa Adresse, Telefon, E-Mail oder Steuernummer, gewinnt das Unternehmen, wenn eines verknüpft ist; sonst springt der Kontakt ein.
Bevor irgendetwas gedruckt wird, zeigt das Vertragsformular einen Block für die Vertragsdaten. Er liest den gewählten Text, findet die enthaltenen Platzhalter und listet nur diese auf – kein Katalog mit zweihundert Feldern, sondern nur, was dieses Dokument wirklich braucht. Was aus Karte und Firmeneinstellungen kommt, steht schon da. Was sich nicht finden lässt, ist als fehlend markiert und bernsteinfarben umrandet. Ein hier eingetragener Wert gilt nur für diesen Vertrag.
Unter dem Block steht ein Kästchen: in der Kundenkarte speichern. Damit wird das Formular zu einem kleinen Erfassungswerkzeug statt zu einer Sackgasse. Eine einmal für einen Vertrag eingetippte Passnummer wandert zurück in den Kontakt und steht beim nächsten Vertrag, der nächsten Rechnung, dem nächsten Export bereit. So wird eine Kundenkarte in der Praxis vollständig – nicht durch ein Datenbereinigungsprojekt, sondern weil jemand den Wert für ein Dokument brauchte, das heute rausmusste.
Hier entscheidet sich, ob man der Vorlage trauen kann. Ein Standard-Requisit ohne Wert wird durch eine leere Zeichenkette ersetzt: Die Zeile im Dokument bleibt einfach leer. Eine Kennung, die das System nicht kennt – ein Tippfehler oder ein eigenes Feld, das niemand gefüllt hat – bleibt genau so im Text stehen, {{wie hier}}. Ein Tippfehler ist damit auf der gedruckten Seite sichtbar, eine leere Zeile kommt von fehlenden Daten. Beides fällt früher auf, im selben Block, durch die Fehlt-Markierung – aber nur, wenn jemand hinsieht.
Die Formatierung übernehmen die Werte, die sie brauchen. Als 2026-03-14 gespeicherte Daten werden als 14.03.2026 gedruckt, weil ein Vertrag in der deutschen, ukrainischen oder usbekischen Praxis so gelesen wird. Der Vertragsbetrag erscheint mit Währung statt als rohe Zahl. Die Vertragsnummer ist kein Platzhalter, den jemand tippen sollte: Sie kommt aus der Nummerierung samt Präfix, und dasselbe gilt für Rechnungs- und Angebotsnummern. Das sind Einstellungen, keine Vorlagenlogik – und niemand im Chat sollte sie erfinden.
Ein echter Vertrag kommt meist als Datei vom Anwalt. Der Vorlagen-Editor nimmt sie an: .docx, .txt oder .md bis 3 MB. Der Text wird in den Editor übernommen, Word-Auszeichnung wird anhand einer Positivliste bereinigt – Absätze, Überschriften, fett, kursiv, Listen, Links, Bilder. Die Datei selbst wird nicht gespeichert. Danach zieht die Person die benötigten Platzhalter aus einer Palette von rund zweihundert Feldern oder legt ein eigenes Feld mit eigenem Schlüssel, eigener Beschriftung und eigenem Typ an und entscheidet, ob der Wert aus der Karte kommt oder von Hand eingetragen wird.
Alte Vorlagen gehen nicht kaputt. Ein reiner Text mit Platzhaltern funktioniert weiter wie bisher; der Rich-Editor macht beim ersten Öffnen Absätze mit Kennungen daraus. Im Editor liegt eine Kennung als kleiner ausgezeichneter Span, deshalb lässt sie sich wie ein Wort ziehen, verschieben und löschen. Entscheidend ist, dass beide Formen über dieselbe Ersetzung laufen: eine Funktion für die Vorschau im Browser, dieselbe Logik für das PDF auf dem Server – was man gesehen hat, bekommt der Kunde.
Eine Firma braucht selten nur eine Vorlage. Miete, Arbeitsvertrag, Dienstleistung, Rahmenvertrag mit einem Stammkunden – jeder hat eigenen Text und eigene Feldliste. Vorlagen sind unbegrenzt und liegen neben den Buchhaltungseinstellungen, im Einstellungsbereich der Finanzen. Wird ein Vertrag aus einer Vorlage erstellt, merkt er sich beides: die Vorlage und seine eigene Textkopie. Wer die Vorlage morgen ändert, schreibt keinen gestern unterschriebenen Vertrag um: Das Dokument behält den Text, mit dem es gedruckt wurde.
Der Assistent hat seinen eigenen, engeren Teil. Einen Vertrag anzulegen öffnet einen Entwurf: Nummer, Kunde, Betrag, Währung, optionale Daten; ein passender Kontakt wird verknüpft oder angelegt, ohne vorherige Suche. Eine weitere Aktion bewegt einen Vertrag von Entwurf zu aktiv, zu abgeschlossen oder storniert. Und ein entworferner Text lässt sich als neues Dokument im Vertragsbestand ablegen, immer als KI-Entwurf markiert, damit ein Fachmensch ihn prüft. Was der Assistent nicht tut: Requisiten in das Dokument tippen. Die Werte kommen beim Rendern aus den Datensätzen, eine erfundene Steuernummer hat keinen Weg in das PDF.
Zwei ehrliche Grenzen. Erstens ist eine Vorlage ein Arbeitsgerüst, keine Rechtsberatung: Den Text schreibt und prüft der Anwalt der Firma, das mitgelieferte Muster gibt nur eine Ausgangsform. Zweitens ist eine gefüllte Vorlage nur so vollständig wie die Datensätze dahinter – die Ersetzung kann keinen Wert erzeugen, den niemand eingetragen hat. Die Prüfliste vor dem ersten echten Vertrag ist kurz: Firmendaten in den Buchhaltungseinstellungen gefüllt, Kundenkarte gefüllt oder fehlende Felder von Hand eingetragen, keine Klammern in der Vorschau, Daten und Währung geprüft, Nummer aus der Nummerierung statt getippt.