CRM-Import ohne Raten: Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, mit einem Klick zurück
Die erste Woche mit einem neuen CRM beginnt meist mit einer Tabelle. Eine Firma verlässt ein anderes System, exportiert achthundert Zeilen — Kunden, Artikel, Bestände — und will sie bis Montag drin haben. Der bequeme Weg ist, die Datei einer KI zu geben und das Modell sortieren zu lassen. Genau dort brechen die meisten Migrationen leise: Ein Modell kann eine Spalte umbenennen, aber es kann nicht wissen, ob die Zahl in Spalte F ein Einkaufspreis oder ein Verkaufspreis ist.
Firmspace behandelt den Import als eigenen Schritt, nicht als Gespräch. Der Assistent versteht fünf Datenarten: Produkte, Kontakte, Firmen, Bestände und Stücklisten (BOM). Jede Art hat ihre eigene Feldliste mit Bezeichnungen, Pflichtfeldern und Prüfregeln, und angeboten werden nur die Arten, mit denen Ihre Rolle wirklich arbeiten darf: Kontakte und Firmen gehören zum CRM, Produkte, Bestände und Stücklisten zur Buchhaltung.
Die Datei selbst wird geduldig gelesen. Excel schreibt Semikolons, Google Sheets Kommas, 1C Tabulatoren; manche Dateien beginnen mit einem Byte-Order-Mark, das sich sonst an den ersten Spaltennamen klebt. Werte in Anführungszeichen, doppelte Anführungszeichen und Zeilenumbrüche in einer Zelle werden verarbeitet, das Trennzeichen aus der ersten Zeile erkannt. Das Ziel ist nicht, eine Norm auf dem Papier zu erfüllen, sondern keine Datenzeile zu verlieren: eine verlorene Zeile im Katalog ist ein Produkt, das niemand verkaufen kann.
Spaltennamen kommen in vier Sprachen und in der Schreibweise des Programms, das sie erzeugt hat. Deshalb pflegt der Assistent für jedes Feld ein Verzeichnis von Synonymen — name, sku, артикул, bezeichnung, штрихкод, sale price, ціна продажу, verkaufspreis — und vergleicht die Kopfzeile damit. Eine exakte Übereinstimmung schlägt eine teilweise, und unter den teilweisen gewinnt das längste Synonym. Das ist kein akademisches Detail: Der Verkaufspreis hört auch auf das kurze Synonym ціна, ohne die Regel würde eine Spalte Ціна закупівлі (Einkaufspreis) auf dem Verkaufspreis landen — und die Firma verkauft still zum Einkaufspreis.
Was der Assistent nicht tut: ein Feld raten, das nicht in seinem Verzeichnis steht. Nicht zugeordnete Spalten werden als unbekannt aufgeführt, Pflichtfelder sind als solche markiert, und der Import startet nicht, solange ein Pflichtfeld keine Spalte hat. Ein Fehler, bevor etwas geschrieben wurde, ist billiger als eine Korrektur danach.
Bevor ein einziger Datensatz entsteht, läuft die Datei durch einen Probelauf. Die Vorschau zählt über die ganze Datei, nicht über die sichtbare Seite: die Tabelle zeigt die ersten zweihundert Zeilen und sagt das ausdrücklich. Jede abgelehnte Zeile nennt ihre Zeilennummer und das genaue Feld, das gescheitert ist — ein fehlender Pflichtwert, ein Betrag, der keine Zahl ist, ein Steuersatz außerhalb des Bereichs, ein unmögliches Datum, eine kaputte E-Mail, Telefonnummer oder URL. Beträge und Daten werden vor der Prüfung normalisiert, deshalb sind 1.234,56 und ein Datum wie 14.03.2026 keine Fehler.
Der Import schreibt nur die Zeilen, die bestanden haben. Der Bericht danach ist absichtlich langweilig: gesamt, angelegt, aktualisiert, übersprungen, fehlgeschlagen, dazu eine Logzeile je Zeile mit denselben Nummern wie in der Datei, bis zu tausend Zeilen. Drei Zellen in Excel korrigieren, dieselbe Datei erneut hochladen — und genau sehen, was sich geändert hat.
Ein erneuter Import verdoppelt die Basis nicht. Produkte werden über SKU und dann über den Namen zugeordnet, Kontakte über E-Mail, dann Telefon, dann Namen, Firmen über die Registernummer und dann über den Namen. Eine Zeile, die zu einem vorhandenen Datensatz passt, aktualisiert ihn statt einen Zwilling anzulegen. Die ehrliche Einschränkung: Trägt eine Datei gar keine Schlüssel, kann die Zuordnung über den Namen zwei verschiedene Personen mit gleichem Namen zusammenführen — deshalb ist das Erste, was in einem Export bereinigt werden sollte, die Kennung und nicht die Adresse.
Bestände sind der Ort, an dem ein naiver Import echten Schaden anrichtet, denn eine Zahl über einem vorhandenen Bestand löscht die Geschichte dahinter. Hier ändert eine Menge aus der Datei den Bestand nie direkt: sie wird zu einer Zugangsbuchung mit dem Vermerk Import, und das Lagerjournal bleibt unveränderlich. War der Import ein Fehler, weiß das Journal trotzdem, was passiert ist — und es gibt eine Gegenbuchung als Antwort.
Stücklisten werden Zeile für Zeile gelesen, eine Zeile pro Komponente, und nach Produkt gruppiert. Ein bereits spezifiziertes Produkt wird nicht überschrieben: der Import legt die nächste Version an, und Fertigungsaufträge, die auf der alten Version geplant wurden, behalten ihre Zahlen. Fehlt eine Komponente im Katalog, scheitern diese Zeilen mit einer klaren Anweisung — zuerst den Katalog importieren — statt ein Produkt zu erfinden.
Jeder Lauf wird ein Stapel mit Nummer, und die letzten zwanzig sind im selben Fenster sichtbar. Ein Klick nimmt einen Stapel zurück: angelegte Datensätze werden gelöscht, geänderte Felder kehren zu ihren früheren Werten zurück, Lagerbewegungen werden durch Gegenbuchungen ausgeglichen statt gelöscht. Ein zweiter Rücksprung desselben Stapels wird abgelehnt, und der Rücksprung selbst landet im Audit-Log. Das ist der Unterschied zwischen einem Import, den man ausprobieren kann, und einem, bei dem man sicher sein muss.
Dateien desselben Lieferanten kommen jeden Monat mit denselben Kopfzeilen, deshalb lässt sich eine Zuordnung je Datenart als Vorlage speichern. Die nächste Datei öffnet bereits zugeordnet; die fünfzig jüngsten Vorlagen stehen neben der Stapelhistorie. Für eine Firma, die monatlich eine Preisliste bekommt, ist das der Unterschied zwischen einer Zehn-Minuten-Routine und einem kleinen Projekt.
Der Assistent liegt in den Einstellungen unter Import und steht bewusst nicht hinter einer Tarifgrenze: die eigenen Daten hereinzubewegen ist kein bezahltes Feature. Eine Anfrage trägt bis zu 4,5 MB, ein Katalog mit fünftausend Zeilen wird in der Vorschau geprüft, und eine größere Datei wird geteilt statt still abgeschnitten.
Nichts davon ruft ein Modell auf, und genau das ist der Punkt. Ein Import muss wiederholbar sein: dieselbe Datei hinein, dasselbe Ergebnis heraus, dieselben Zeilennummern im Bericht. Die KI verdient ihren Platz auf der anderen Seite des Prozesses — sie durchsucht die importierten Kontakte, liest den Katalog, summiert die Rechnungen — und sie ist genau so gut wie die Daten, die sie bekommen hat. Deshalb darf sie auch keinen Preis und keinen Steuersatz ergänzen, den sie nicht gefunden hat: fehlende Daten bleiben fehlend, bis ein Mensch sie eintippt.
Ein praktischer Test, bevor man einer Migration traut: zehn Zeilen importieren, die Vorschau lesen, laufen lassen, den Bericht lesen, den Stapel zurücknehmen und prüfen, ob die Basis genau so aussieht wie vor fünf Minuten. Ein System, das sich selbst zurücknehmen kann, ist ein System, dem man echte Kundendaten anvertrauen kann.