Firmspace AI

Документація

Докладні покрокові інструкції: що робить кожен екран і кожна кнопка.

Початок роботи

Ця сторінка описує Firmspace CRM кнопка за кнопкою. Назви кнопок, вкладок і полів виділено так, як вони написані в кабінеті вашою мовою, тож їх легко знайти на екрані. Деякі розділи доступні лише на певних тарифах або певним ролям; якщо розділу немає в меню, читайте «Тарифи та оплата» і «Команда та доступи».

firmspace.de/crmF

Робочий простір

Огляд

12 завдань виконано з 20Дата 26 вересня 2026
So26Mo27Di28Mi29Do30Fr31Sa32

Завдання

Надіслати пропозицію AcmeВідповідальна: Anna LinkПеревірити рахунок RE-2026-19Відповідальна: Maria WeberПередзвонити клієнту BergerВідповідальний: Tom Klein

Закриті угоди

Один із можливих процесів

Приклад
1Розпізнати вхідне2Упорядкувати інформацію3Запросити погодження

Контрольні точки

1Визначити права2Встановити погодження3Відстежити результат

Реєстрація та вхід

  1. 1На сайті натисніть Реєстрація у верхній навігації. У формі дві вкладки: Компанія — для бізнесу й Персональний — для окремої людини.
  2. 2У вкладці Компанія заповніть Назва Компанії, Телефон Компанії, Адреса Компанії, Податковий номер, Електронна Адреса Компанії і Пароль Компанії. У вкладці Персональний введіть Ім'я, Прізвище, Особистий телефон, Особиста електронна пошта, Особиста адреса і Особистий пароль. Усі поля обов’язкові.
  3. 3Значок ока праворуч у полі пароля показує або ховає введений пароль. Поставте прапорець Згода з політикою конфіденційності і натисніть Реєстрація.
  4. 4Щоб повернутися пізніше, натисніть Вхід, введіть e-mail у Імʼя користувача і Пароль, потім натисніть Вхід. Кабінет відкриється на інформаційній панелі. Посилання під формою перемикає між реєстрацією та входом.
  5. 5Нова фірма починає з безкоштовного тарифу з розділами CRM і Tasks. Решту можна відкрити в Оновіть свій план.

Що ви бачите на екрані

  1. 1Ліворуч — бічна панель із меню. Її розбито під дрібними заголовками: Робочий простір, Співпраця, Клієнти, Організація, Операції і Керування.
  2. 2Пункти меню: Інформаційна панель, Співпраця (з Стрічка, Чат і дзвінки, Календар, Онлайн-документи, Веб-пошта), CRM, Моя фірма, Завдання та проекти, Бухгалтерія, Маркетинг, Робот-офіс, Оновіть свій план і Налаштування. Натиск на Співпраця розгортає п’ять вкладених пунктів.
  3. 3Меню показує лише те, чим ви можете користуватися: пункт зникає, якщо тариф не містить розділу або роль не має до нього доступу. Якщо відкрити закритий розділ за прямим посиланням, вас перекине на сторінку тарифів із поясненням, що спершу треба змінити тариф.
  4. 4Верхня панель (шапка) ліворуч показує шлях поточної сторінки. Праворуч: поле пошуку, кнопка AI, перемикач мови, дзвіночок сповіщень і зелений чип «Захищена зона». На телефоні бічну панель приховано: у шапці стоять знак бренду й кнопка меню, що відкриває той самий список розділів.
  5. 5Поле пошуку в шапці — заготовка майбутнього глобального пошуку й поки що нічого не знаходить; користуйтеся пошуком усередині розділу (CRM, Tasks, Marketing тощо).

Мова, фірма й профіль

  1. 1Перемикач мови в шапці пропонує три мови: English, Deutsch і Українська. Вибір одразу змінює весь кабінет і зберігається в адресі сторінки.
  2. 2Угорі бічної панелі картка Активна організація показує фірму, в якій ви працюєте. Натиск відкриває список ваших фірм; у кожному рядку — назва й ваша роль там (Власник, Адмін, Менеджер, Співробітник або Спостерігач). Галочка позначає активну фірму; натиск на інший рядок перемикає на неї й перезавантажує всі її дані.
  3. 3Щоб додати ще одну фірму, натисніть Нова фірма у тому ж списку, введіть назву в Назва фірми і натисніть Створити. У кожної фірми свої дані, тариф і команда. Власники й адміністратори бачать також Перейменувати фірму: змініть назву й натисніть Зберегти.
  4. 4Унизу бічної панелі — ваше ім’я з фото. Натиск відкриває невелике меню. Налаштування відкриває вікно Мій профіль; Вийти виконує вихід і повертає на сторінку входу.
  5. 5У Мій профіль можна змінити Ім'я, Прізвище, Телефон, Посада, Місто і Країна; e-mail — це ваш логін, його лише показано. Завантажити фото обирає зображення до 5 МБ, Видалити фото видаляє його. Зберегти зберігає все й показує «Профіль збережено»; Скасувати закриває вікно без збереження. Ім’я та прізвище не можуть бути порожніми.
  6. 6Інші особисті налаштування (часовий пояс, мови, пароль, сповіщення) — на сторінці Налаштування бічної панелі; див. розділ «Налаштування» нижче.

Дзвіночок сповіщень

  1. 1Дзвіночок у шапці показує значок із кількістю непрочитаних. Натиск відкриває список Сповіщення; коли він порожній, там написано «Сповіщень поки немає.».
  2. 2Сповіщення приходять про: нову пошту (кілька листів зводяться в один рядок), новий лід із листа, нове повідомлення у підключеному каналі, пропущений дзвінок, повідомлення від колеги, нагадування про подію календаря та дедлайни завдань і угод (за 24 години, за 1 годину й коли прострочено).
  3. 3Відкрити у рядку веде на відповідну сторінку (переписка, скринька, завдання чи угода). Закрити прибирає рядок. Позначити все прочитаним угорі позначає все прочитаним одразу.
  4. 4Чи з’являтимуться сповіщення ще й як спливні вікна браузера або листи, і коли їх вимикати, налаштовується в Налаштування → Сповіщення.

Ваш перший день: рекомендований порядок

  1. 1Відкрийте Налаштування і заповніть профіль, потім підключіть потрібні канали (Settings → Integration).
  2. 2У CRM додайте перші Компанії та Контакти, а потім створіть угоду у вкладці Угоди.
  3. 3Створіть завдання в Завдання та проекти і задайте їм дедлайни: тоді вони з’являться на панелі й у календарі.
  4. 4Налаштуйте Бухгалтерія (дані фірми, податок, товари) до першої пропозиції чи рахунку й запросіть колег у Налаштування → Команда та доступи.

Інформаційна панель

Панель — це день на одному екрані. Вона здебільшого для читання: підсумовує інші розділи, а кожна картка веде у свій розділ.

Графіки угод і завдань

  1. 1Картка Угоди показує графік Закриті угоди. Перемикач угорі праворуч змінює період: За місяць, За тиждень або За рік. Наведіть курсор на стовпчик, щоб побачити точне число.
  2. 2Картка Завдання — кільцева діаграма завдань за станом: Активні, Виконані і Прострочені (прострочені). Її перемикач обирає Цей місяць, Цей тиждень або Цей рік. У центрі — загальна кількість.
  3. 3Коли малювати ще нічого, у картці написано «Даних ще немає».

Картки фінансів і реклами

  1. 1Картка Бухгалтерія показує грошову картину фірми: Дохід (оплачено), До отримання, Прострочено, Витрати і Прибуток. Докладніше відкриває розділ «Фінанси». Без рахунків і витрат там написано «Ще немає рахунків чи витрат. Створіть перше замовлення або рахунок у розділі «Бухгалтерія».».
  2. 2Картка Реклама показує витрати, кліки й конверсії за останні дні з підключених платформ. Докладніше відкриває вкладку ефективності реклами. Якщо жодної платформи не підключено, кнопка Підключити рекламну платформу веде до підключення.
  3. 3Ці дві картки з’являються лише якщо тариф і роль дають доступ до «Фінансів» і «Маркетингу».

День: смуга тижня, завдання й події

  1. 1Під картками — смуга тижня з рядком «виконано {done} завдань із {total}». Натисніть день, щоб обрати його, або скористайтеся полем Дата і значком календаря (Оберіть дату), щоб перейти на будь-яку дату. Усе нижче показує саме цей день.
  2. 2Список завдань обраного дня має поле пошуку Фільтр і пошук (за назвою, відповідальним і коментарями). Якщо завдань немає, там «На цей день завдань немає» з підказкою «Створюйте завдання в розділі «Завдання та проекти»»; кнопка Відкрити «Завдання та проекти» відкриває розділ Tasks.
  3. 3На картці завдання видно назву, Відповідальна особа і стан. Меню Параметри містить: Закріпити / Відкріпити (закріплене завдання лишається вгорі), Позначити виконаним / Позначити активним і Видалити (завдання видаляється одразу, без підтвердження).
  4. 4Щоб обговорити завдання, натисніть Коментар під ним: введіть текст у полі й натисніть Додати коментар. Під коментарем Відповісти відповідає на нього, а Видалити видаляє ваш власний. Без коментарів картка каже «Коментарів ще немає».
  5. 5Картка Події перелічує події календаря обраного дня («На цей день подій немає», якщо немає). Відкрити календар відкриває календар.

Угоди, контакти та компанії

Розділ CRM веде ваших клієнтів у трьох вкладках: Угоди (воронка продажів), Контакти (люди) і Компанії (організації).

firmspace.de/crmF

Клієнти

Воронка продажів

Новий лід2

Acme GmbH

Відповідальний: відділ продажів

Berger Handel

Відповідальний: відділ продажів

Кваліфіковано1

Nordlicht AG

Відповідальний: відділ продажів

Пропозиція2

Weber & Co

Відповідальний: відділ продажів

Klein Logistik

Відповідальний: відділ продажів

Один із можливих процесів

Приклад
1Розпізнати вхідне2Упорядкувати інформацію3Запросити погодження

Контрольні точки

1Визначити права2Встановити погодження3Відстежити результат

Вкладки та пошук

  1. 1Перемикайтеся між Угоди, Контакти і Компанії вкладками вгорі. Активну вкладку збережено в адресі (?tab=…), тож після повернення зі сторінки редагування ви потрапляєте на ту саму вкладку, а посилання можна копіювати.
  2. 2Поле пошуку поруч із вкладками фільтрує поточну вкладку під час введення. У Угоди воно шукає за назвою угоди, клієнтом і компанією; у Контакти — за іменем, e-mail, компанією та посадою. Під час перемикання вкладки пошук очищується.
  3. 3Поки пошук активний, картки не можна перетягувати (їхні позиції вводили б в оману). Очистіть поле, щоб знову перетягувати.

Дошка угод

  1. 1Рядок над дошкою має два подання: Канбан (колонки з картками, відкрито за замовчуванням) і Список (одна таблиця всіх угод). Праворуч — лічильники: Нові — кількість угод у першій колонці, У процесі — у другій, Інше — в усіх решта. Натиск на Інше відкриває невеликий список із кількістю для кожної подальшої колонки.
  2. 2Кожна колонка — стрілоподібний етап вашого процесу продажів (наприклад, нове звернення, потім пропозиція, потім виграно). У заголовку колонки — назва етапу й значок шестерні; під ним кнопка Додати і кількість угод етапу.
  3. 3Картка угоди показує жирним назву угоди, під нею контакт і компанію, праворуч — кількість записів в історії та маленькі значки повідомлень, пошти й дзвінків (вони світяться, коли такі записи є). Унизу картки — Активність і як давно зроблено останній запис. Натиск на картку відкриває вікно угоди.
  4. 4Щоб змінити етап, перетягніть картку за будь-яке місце в іншу колонку — або в інше місце тієї ж колонки, щоб змінити порядок. Переміщення зберігається одразу, а в історії угоди з’являється запис «Стадію змінено».
  5. 5Без угод подання «список» каже «Угод ще немає».

Створення угоди

  1. 1Натисніть Додати у колонці, з якої має починатися угода. Під кнопкою розгорнеться форма.
  2. 2Назва — єдине обов’язкове поле (підказка «Нова угода»; до 200 символів). Без назви кнопка Зберегти неактивна.
  3. 3У Клієнт почніть вводити ім’я, телефон чи e-mail наявного контакту: з’явиться список підказок, і натиск на пункт пов’язує угоду з цим контактом (та підставляє компанію, якщо вона в контакту є). Можна ввести й ім’я, якого ще немає.
  4. 4Компанія працює так само з компаніями CRM. Дата початку і Дата завершення — вибір дат запланованого початку й завершення.
  5. 5Зберегти створює картку вгорі колонки; Скасувати закриває форму. Enter у полі назви теж зберігає. Подія «Угоду створено» — перший запис історії, і спрацьовує правило автоматизації «угоду створено».

Керування етапами (колонками)

  1. 1Щоб перейменувати етап, натисніть шестерню в його заголовку (підказка «Перейменувати та змінити колір»). Назва стане полем введення: наберіть нову назву (до 60 символів) і натисніть Enter або клацніть деінде, щоб зберегти. Esc скасовує зміну.
  2. 2У тому ж режимі редагування значок піпетки (Оберіть колір) відкриває вікно кольору: оберіть готовий колір або скористайтеся Власний колір. Колір діє для стрілки на дошці та мітки етапу в списку.
  3. 3Значок кошика в режимі редагування видаляє етап. Вікно питає «Видалити цю колонку? Її картки буде перенесено в сусідню колонку.»: після підтвердження колонка й усі угоди в ній видаляються, це не скасувати.
  4. 4Щоб змінити порядок етапів, візьміться за колонку за її стрілку-заголовок (підказка «Перетягніть, щоб змінити порядок») і перетягніть ліворуч або праворуч.
  5. 5Пунктирна кнопка Додати колонку після останньої колонки додає етап: введіть назву (підказка «Нова колонка») і натисніть Зберегти або Enter; Скасувати закриває поле.

Подання угод списком

  1. 1Подання Список показує всі угоди однією таблицею зі стовпцями Назва, Клієнт, Компанія, Стадія (кольорова мітка), Дата початку і Остання активність (коли угоду востаннє змінено).
  2. 2Натиск на рядок відкриває вікно угоди. Пошук угорі діє й для списку. Щоб перемістити угоду між етапами, скористайтеся стрілками етапів у вікні угоди.

Вікно угоди

  1. 1Угорі вікна — назва угоди. Значок олівця (Редагувати) перетворює її на поле введення: змініть назву й підтвердьте Enter або галочкою; скасування повертає стару назву. Кнопка ШІ-підсумок просить AI-асистента дати стислий опис угоди (хто це, поточний стан, відкриті питання, рекомендований наступний крок). Хрестик (Закрити) закриває вікно.
  2. 2Під назвою — ряд стрілок з усіма етапами; поточний виділено. Натиск на іншу стрілку одразу переміщає угоду на цей етап.
  3. 3Ліворуч — картки. Картка Інше показує Тип угоди, Дата початку, Доступно всім, Відповідальний і UTM-параметри. Кнопка Редагувати у її заголовку перемикає на поля введення (доступність — список Так/Ні); Зберегти зберігає значення, Скасувати виходить без збереження. Видалити розділ очищує всі ці значення після підтвердження.
  4. 4Картка Про угоду містить основні поля: Назва, Стадія (список ваших етапів), Дата початку, Контакт (пошук за іменем, телефоном чи e-mail; Додати учасника додає ще одну особу через кому) і Компанія. Вона відкривається в режимі редагування; Зберегти зберігає зміни, порожню назву відхиляє повідомленням «Заповніть назву».
  5. 5Картка Пропозиції перелічує пропозиції, пов’язані з цією угодою (номер, статус і сума), або каже «Для цієї угоди ще немає пропозицій.». Створити пропозицію відкриває Фінанси → Пропозиції з новою пропозицією, де клієнт, контакт і компанія угоди вже заповнені.
  6. 6Картка Регулярна угода зберігає, як часто угода повторюється: Не обрано, Щодня, Щотижня, Щомісяця або Щороку. Оберіть через Редагувати і Зберегти; Видалити розділ скидає значення.
  7. 7Червоне посилання Видалити угоду унизу лівої колонки видаляє угоду після підтвердження запитання «Ви впевнені, що хочете видалити цю угоду?». Це не скасувати.

Активність: коментарі, завдання та повідомлення угоди

  1. 1Праворуч у вікні угоди — поле запису з вкладками: Активність, Коментар, Завдання, SMS, WhatsApp, Telegram і E-Mail. Оберіть тип запису вкладкою, введіть текст і натисніть Надіслати (або Enter в однорядкових вкладках).
  2. 2Активність планує активність (дзвінок чи зустріч) і має додаткове поле дати; Завдання записує рядок справи. У багаторядкових вкладках Згадати вставляє знак «@» у місці курсора, Скасувати очищує текст. Кнопки Файл і Створити документ сірі, з підказкою «Незабаром».
  3. 3Важливо: записи у вкладках SMS, WhatsApp, Telegram і E-Mail зберігаються як позначки в історії угоди; саме повідомлення звідси не надсилається. Справжні повідомлення надсилайте в «Співпраця» → «Чат і дзвінки» та «Веб-пошта».
  4. 4Під полем — стрічка, найновіші записи зверху. Посилання над нею перемикає період: Увесь час або Сьогодні. Кожен запис має заголовок за типом (Коментар, Завдання, E-Mail …); системні записи «Угоду створено» і «Стадію змінено» пише сама CRM. Значок кошика (Видалити запис) видаляє ваш запис; системні видалити не можна. Без записів стрічка каже «Записів ще немає».

Контакти

  1. 1Вкладка Контакти — таблиця зі стовпцями Ім'я (з круглими ініціалами), E-Mail, Компанія, Посада, Остання активність і Відсоток (наскільки повно заповнено картку: e-mail, телефон, компанія, посада, сайт і соцмережі). Без контактів там «Контактів ще немає. Додайте перший.».
  2. 2Позначайте прапорцями рядки ліворуч; прапорець у заголовку вибирає всі показані рядки. Над таблицею: Додати контакт відкриває порожню картку; Редагувати контакт активна лише коли позначено рівно один рядок і відкриває цей контакт; «Видалити (N)» з’являється, коли щось позначено, і видаляє вибрані контакти після запитання «Видалити обрані контакти?».
  3. 3Сторінка контакту має поля Ім'я, Прізвище, E-Mail, Компанія, Роль, Вебсайт, Twitter, Facebook і Телефон. Потрібне принаймні ім’я або прізвище (інакше «Заповніть назву»). Зберегти зберігає контакт і показує «Збережено»; новий контакт після цього відкривається на власній сторінці. Назад повертає до таблиці (та сама вкладка).
  4. 4Під полями — історія контакту. Поки контакт не збережено вперше, там «Спочатку збережіть запис, щоб додавати нотатки». Після цього вкладки Нова нотатка, E-Mail, Дзвінок, Нова активність, Створити завдання і Запланувати додають записи так само, як в угоді; стрічку нижче можна видаляти запис за записом. Як і в угоді, записи пошти й дзвінка — це позначки, вони нічого не надсилають і не набирають.
  5. 5На сторінці контакту кнопка ШІ-підсумок дає стислий AI-опис клієнта: хто це, історія спілкування, відкриті питання й рекомендований наступний крок.

Компанії

  1. 1Вкладка Компанії працює як контакти: таблиця з Компанія, E-Mail, Сфера, Остання активність і Відсоток; та сама панель із Додати компанію, Редагувати компанію і «Видалити (N)» (запитання — «Видалити обрані компанії?»). Порожня вкладка каже «Компаній ще немає. Додайте першу.».
  2. 2Сторінка компанії має поля Повна назва юридичної особи (назва), Статус юридичної особи, Код ЄДРПОУ, Дата реєстрації, Уповноважена особа, Організаційно-правова форма, Форма власності, Контакти (адреса), E-Mail і Сфера (сфера діяльності). Зберегти зберігає запис, Назад повертає до списку.
  3. 3Як і в контактів, історія з нотатками та завданнями з’являється після першого збереження, а ШІ-підсумок дає AI-опис компанії. Створені тут компанії з’являються підказками, коли ви заповнюєте компанію угоди чи контакту.

Завдання та проєкти

Розділ Завдання та проекти має вгорі дві вкладки: Завдання (окремі справи з терміном) і Проекти (картки з прогресом). Розділ входить до кожного тарифу, зокрема Free.

Пошук і фільтри

  1. 1Поле пошуку вгорі праворуч фільтрує завдання під час введення: воно шукає за назвою, відповідальним і автором. Хрестик у полі (Очистити пошук) очищує текст.
  2. 2Кнопка зі значком повзунків (Фільтри) поруч із полем відкриває невелику панель із двома списками: Статус (Усі, Активне, Виконане, Прострочене) і Відповідальний (Усі відповідальні або одна з осіб, що трапляються у ваших завданнях). Коли фільтр увімкнено, кнопка стає зеленою й показує кількість активних фільтрів; Скинути фільтри у панелі вимикає їх усі.
  3. 3Завдання має статус Прострочене, коли його термін минув і воно не виконане. Пошук і фільтри діють для всіх трьох подань вкладки Завдання.

Додавання й редагування завдання

  1. 1Натисніть зелену кнопку Додати завдання у рядку над таблицею. Відкриється вікно Нове завдання.
  2. 2Заповніть Назва (обов’язково, до 200 символів), Опис (до 500 символів), Термін (вибір дати й часу; необов’язково) і Відповідальна особа (вільний текст, до 100 символів: введіть ім’я особи). Курсор уже стоїть у полі назви.
  3. 3Зберегти зберігає завдання й показує «Збережено». Без назви з’явиться «Введіть назву», і нічого не збережеться; при проблемі сервера — «Щось пішло не так. Спробуйте ще раз.». Скасувати, хрестик у куті, клавіша Esc і клацання поза вікном закривають його без збереження.
  4. 4Щоб змінити завдання, клацніть його назву (у будь-якому поданні) або відкрийте меню рядка й оберіть Редагувати завдання. Відкриється те саме вікно з поточними значеннями. Автора та дату зміни заповнює сама CRM.
  5. 5У вікні немає перемикача виконання: щоб позначити завдання виконаним, скористайтеся груповою дією Позначити виконаним (див. нижче). Видалити завдання з вікна теж не можна; користуйтеся меню рядка або груповою дією.

Подання Список

  1. 1Під вкладками — перемикач трьох подань: Список, Термін і Планувальник. Праворуч від нього рядок «Мої елементи» показує два лічильники: Прострочено (скільки завдань прострочено) і Коментарі (скільки записів-коментарів є в завданнях).
  2. 2Таблиця має стовпці Назва, стовпець статусу (його заголовок — Активні, а під ним дата останньої зміни завдання), Термін, Створив і Відповідальна особа. Виконані завдання мають закреслену назву; прострочене показує червону мітку з тривалістю запізнення; виконане — зелену мітку Виконане; без терміну в комірці «Без терміну».
  3. 3Заголовок стовпця статусу — кнопка зі стрілкою: вона відкриває список (Усі, Активне, Виконане, Прострочене) і фільтрує таблицю за вибраним статусом. Це той самий фільтр, що й у панелі Фільтри.
  4. 4Поруч із назвою — два маленькі значки. Кнопка (Закріплено) закріплює завдання вгорі списку: клацніть, щоб увімкнути (значок стане зеленим), і ще раз, щоб вимкнути. Перекреслений дзвінок (Без сповіщень) так само позначає завдання як безгучне. Обидві позначки зберігаються одразу й лишаються після перезавантаження.
  5. 5Три крапки у другому стовпці (Параметри) відкривають меню рядка: Редагувати завдання і червоним Видалити. Видалення питає «Видалити обрані завдання?»; Продовжити видаляє завдання, Скасувати залишає.
  6. 6Підвал таблиці показує, скільки рядків вибрано й скільки їх усього. Без завдань таблиця каже «Завдань ще немає. Створіть перше.».

Групові дії

  1. 1Позначте прапорцями ліворуч потрібні рядки; прапорець у заголовку (Обрати все) вибирає всі рядки, які зараз показують фільтри. Вибрані рядки підсвічуються.
  2. 2Під таблицею відкрийте список Оберіть дію і оберіть Позначити виконаним, Позначити активним або червоним Видалити. Вибрану дію написано на кнопці.
  3. 3Натисніть Застосувати (активна лише коли вибрано дію й позначено щонайменше один рядок). Перші дві дії змінюють завдання одразу й показують «Збережено». Видалити спершу питає «Видалити обрані завдання?», і лише Продовжити видаляє завдання.

Подання Термін і Планувальник

  1. 1Термін групує завдання за терміновістю: Прострочено, Сьогодні, Найближчі і Без терміну. Кожен блок має власний заголовок із кількістю завдань; група без завдань не показується. Натиск на назву відкриває завдання для редагування; праворуч — термін або мітка статусу.
  2. 2Планувальник показує 14 днів від сьогодні маленькими картками днів. Картка має день тижня й дату, мітку-лічильник кількості завдань і тонку смугу навантаження (її підказка каже, скільки завдань припадає на цей день). Сьогодні має зелену рамку, вихідні трохи затемнені. Під смугою перелічено завдання дня з кольоровою крапкою (бурштинова — активне, зелена — виконане, червона — прострочене) та часом; натиск відкриває завдання. Порожній день каже «Нічого не заплановано».
  3. 3Над картками — діапазон дат і кількість завдань у ньому. Кнопки ← і → зсувають діапазон на тиждень, Сьогодні повертає до поточного тижня. Якщо є прострочені завдання, над днями показано блок Прострочено із перших 12 з них.

Проєкти

  1. 1Відкрийте вкладку Проекти. Вона показує проєкти картками. Без проєктів на сторінці «Проєктів ще немає».
  2. 2Натисніть Новий проєкт праворуч. У вікні заповніть Назва (обов’язково, до 200 символів), Опис (до 2000 символів), Статус (Заплановано, Триває, Призупинено, Завершено), Відповідальний (вільний текст), Початок і Завершення (дати) та оберіть колір із шести готових кружків; вибраний кружок отримує світле кільце.
  3. 3Зберегти створює проєкт і показує «Проєкт збережено». Порожня назва дає «Вкажіть назву», а кінець раніше за початок — «Дата завершення раніше за початок»; вікно лишається відкритим, повідомлення внизу.
  4. 4Картка проєкту показує кольорову крапку, назву, статус, двохрядковий опис, відповідального й період та смугу прогресу з «виконано/усього · відсоток» (або «Завдань ще немає»). Олівець (Редагувати проєкт) відкриває те саме вікно для редагування.
  5. 5Натиск на назву проєкту відкриває під картками панель із завданнями цього проєкту (назва, крапка стану й дата); натиск на завдання відкриває його для редагування; Закрити закриває панель.
  6. 6Унизу картки: До архіву переносить проєкт в архів, Видалити видаляє його після запиту підтвердження (завдання зберігаються й лише втрачають прив’язку).
  7. 7Кнопка Архівні ліворуч перемикає між активними й архівними проєктами (натиснута — зелена). В архіві посилання на картці називається Повернути і повертає проєкт до активних. Порожній архів каже «Архівних проєктів немає».
  8. 8Примітка: прогрес проєкту рахується із завдань, прив’язаних до нього. Наразі у вікні завдання немає поля вибору проєкту, тож смуга прогресу лишається порожньою, доки завдання не прив’язані іншим способом.

Фінанси: пропозиції, замовлення, договори

Розділ Бухгалтерія — це бухгалтерська частина CRM: пропозиції, замовлення, договори, рахунки, витрати, активи, банк і каса, товари, податкові звіти та налаштування. Він входить у тариф Professional. У тарифі без цього розділу пряме посилання веде на сторінку тарифів із поясненням. Ролі: власник, адмін і менеджер можуть його відкрити; співробітник і глядач — ні. Тут описано будову, огляд, пропозиції, замовлення й договори; рахунки, гроші та звіти — у наступних розділах.

firmspace.de/crmF

Бухгалтерія

Рахунки

RE-2026-18Acme GmbH2.380,00 €Сплачено
RE-2026-19Berger Handel890,00 €Відкритий
RE-2026-20Nordlicht AG1.150,00 €Прострочений

Один із можливих процесів

Приклад
1Розпізнати вхідне2Упорядкувати інформацію3Запросити погодження

Контрольні точки

1Визначити права2Встановити погодження3Відстежити результат

Як улаштовано розділ

  1. 1Відкрийте Бухгалтерія у лівому меню. Заголовок сторінки — Бухгалтерія. На широкому екрані вкладки стоять колонкою ліворуч; на телефоні й планшеті вони перетворюються на рядок-«пігулки» над вмістом, який гортається.
  2. 2Порядок вкладок: Огляд; група Замовлення (Пропозиції, Замовлення, Договори); група Рахунки (Рахунки, Регулярні, Нагадування); Витрати; Основні засоби; Банк і каса; Товари; група Податки (UStVA, EÜR); група Звіти (BWA, SuSa); Налаштування; Журнал дій.
  3. 3Назви груп — лише заголовки, на них не можна клацнути. Клік по вкладці перемикає вміст праворуч без перезавантаження сторінки.
  4. 4Посилання з вкладкою в адресі (наприклад зі сповіщення, правила автоматизації чи картки угоди) одразу відкривають потрібну вкладку. На картці угоди кнопка «Створити пропозицію» відкриває Пропозиції із заповненою формою, пов'язаною з угодою (Ця пропозиція буде пов'язана з угодою, з якої її створено.).

Огляд

  1. 1Огляд показує п'ять плиток. Дохід (оплачено) — сума всіх оплачених рахунків (брутто, за весь час). До отримання — сума надісланих або прострочених рахунків, які ще не оплачені. Прострочено — частина зі спливлим терміном; плитка червоніє, коли значення більше нуля. Витрати — витрати за останні шість місяців. Прибуток — дохід мінус витрати; зелений від нуля, червоний при мінусі.
  2. 2Зверніть увагу: дохід рахує всі оплачені рахунки без обмеження за часом, а витрати — лише за останні шість місяців, тож плитка прибутку — орієнтовна. Для точного періоду користуйтеся EÜR або BWA.
  3. 3Діаграма Дохід і витрати показує шість місяців із двома стовпчиками на місяць: дохід (за датою оплати рахунків) і витрати (за датою витрати). Нижче Замовлення за статусом рахує замовлення за статусами, а Низький залишок перелічує товари із залишком не вище порогу дозамовлення; коли все гаразд, написано Залишки в нормі.

Позиції в пропозиціях, замовленнях, рахунках

  1. 1Кожна форма документа (пропозиція, замовлення, рахунок, регулярний рахунок) має однакову таблицю рядків. Колонки: Опис, Товар (список ваших товарів; — довільно — — вільний рядок без товару), К-сть, Ціна і ПДВ, % у відсотках.
  2. 2Коли ви обираєте товар у списку, опис, ціна й ставка податку підставляються з нього; у цьому рядку їх усе одно можна змінити. Архівні товари не пропонуються.
  3. 3Додати рядок додає новий порожній рядок; іконка кошика (Видалити рядок) видаляє рядок. Під таблицею форма показує Без податку, Податок і Разом і перераховує їх під час введення.
  4. 4Типова ставка податку нового рядка — стандартна ставка країни, обраної у Налаштування; для звільнення малого підприємця або без країни вона дорівнює 0. Рядки з порожнім описом під час збереження відкидаються.
  5. 5Якщо натиснути збереження без клієнта, форма покаже Вкажіть ім'я клієнта.; без жодного рядка — Додайте хоча б один рядок.. Доки обидва пункти не виправлені, нічого не зберігається.

Пропозиції

  1. 1Відкрийте Пропозиції і натисніть Нова пропозиція. Вкажіть Клієнт (обов'язково) та рядки й збережіть. У списку з'явиться чернетка з автоматичним номером. Дата дії (Дійсна до) ставиться на сьогодні плюс 30 днів.
  2. 2Кожна картка показує номер, чип статусу (Чернетка, Надіслано, Прийнято, Відхилено, Прострочено), клієнта з датою дії та суму. Статус Прострочено ніколи не ставиться автоматично.
  3. 3Для чернетки натисніть Надіслати. CRM надсилає пропозицію PDF з вашої першої підключеної скриньки у Web Mails. Якщо скринька не підключена, повідомлення пропонує її підключити; на відміну від рахунків, вікна для введення адреси немає — отримувач береться з контакту чи компанії клієнта. Після успішного надсилання статус стає Надіслано і спрацьовує подія автоматизації «пропозицію надіслано».
  4. 4Для надісланої пропозиції натисніть Позначити прийнятою або Позначити відхиленою, коли клієнт відповів. Для прийнятої пропозиції без замовлення з'являється кнопка Створити замовлення: вона створює замовлення з тими самими рядками (повідомлення Замовлення створено. підтверджує це); після цього на картці замість неї стоїть посилання Переглянути замовлення.
  5. 5У кожному статусі на картці є Завантажити PDF і Оформлення (див. «Кнопка Дизайн» нижче). Якщо пропозицію зберегли повторно після змін, з'являється чип із номером версії та Історія; клік розгортає список попередніх версій.

Замовлення

  1. 1Відкрийте Замовлення і натисніть Нове замовлення. Заповніть Клієнт (обов'язково), за бажання Відповідальний та рядки; збережіть. Замовлення також можна отримати з прийнятої пропозиції кнопкою Створити замовлення.
  2. 2Замовлення проходить статуси Чернетка, Підтверджено, Виконано, Виставлено рахунок, Закрито і Скасовано. Головна кнопка залежить від статусу: для чернетки це Підтвердити, для підтвердженого — Позначити виконаним.
  3. 3Позначити виконаним також списує залишок: для кожного рядка з товаром типу «товар» кількість віднімається із залишку (він може піти нижче нуля) і записується рух складу. Рядки з послугою чи без товару залишок не чіпають.
  4. 4Для підтвердженого або виконаного замовлення без рахунку з'являється кнопка Виставити рахунок. Вона створює чернетку рахунку з тими самими рядками, переводить замовлення в Виставлено рахунок (далі воно заблоковане) і запускає подію автоматизації «статус замовлення змінено». Потім на картці стоїть посилання Переглянути рахунок.
  5. 5Інші кнопки на картці замовлення: Завантажити PDF; Видаткова накладна (накладна отримує номер під час першого випуску, далі кнопка показує цей номер; підказка — Виписати накладну); Оформлення. Текстова кнопка Скасувати є лише для чернеток і переводить замовлення в Скасовано.

Договори

  1. 1Відкрийте Договори і натисніть Новий договір. У формі є Клієнт, Сума договору, Початок і Закінчення. Збереження створює договір зі статусом Чернетка.
  2. 2Статуси: Чернетка, Діє, Завершено і Скасовано. У чернетки є Позначити підписаним (переводить в активний, показує дату підпису і запускає подію «договір підписано») та Видалити (після підтвердження). В активного договору — Позначити завершеним і Скасувати.
  3. 3У кожному статусі доступні Завантажити PDF і Оформлення. Договір тут — запис із параметрами та PDF; скан підписаного файлу в цій вкладці не додається (покладіть його в Online Documents).

Кнопка Дизайн

  1. 1Пропозиції, замовлення, договори та рахунки мають кнопку Оформлення. Вона відкриває вікно Оформлення документа з десятьма мініатюрами макетів: Класичне, Сучасне, Мінімальне, У рамках, Бічна колонка, Банер, Дві колонки, Компактне, Елегантне, Швейцарське. Клік вибирає макет.
  2. 2Попередній перегляд завантажує PDF з обраним макетом, щоб ви могли переглянути його перед рішенням; Зберегти зберігає макет лише в цьому документі; Стандартне повертає типовий макет із бухгалтерських налаштувань.

Фінанси: рахунки, регулярні, нагадування

Усе про виставлення рахунків — на вкладках Рахунки, Регулярні і Нагадування розділу Бухгалтерія.

Створення рахунку

  1. 1Відкрийте Рахунки і натисніть Новий рахунок. Заповніть Клієнт (обов'язково), за бажання Дата надання послуг та рядки (див. «Позиції» в попередньому розділі). Збережіть.
  2. 2Дата надання послуг — дата поставки або послуги. У німецьких рахунках вона обов'язкова за §14 UStG; якщо залишити поле порожнім, рядок у PDF просто не друкується.
  3. 3Рахунок зберігається як чернетка. Він отримує номер із префікса в налаштуваннях (наприклад RE-2026-1); номер призначається один раз і не змінюється. Термін оплати — сьогодні плюс строк оплати з Налаштування (типово 14 днів).
  4. 4Картка у списку показує номер, чип статусу (Чернетка, Надіслано, Оплачено, Прострочено, Скасовано) і рядок із клієнтом, датою та терміном оплати. Додаткові чипи: Кредит-нота для кредит-ноти, рівень нагадування (Нагадування про оплату … Останнє нагадування) і кількість уже надісланих нагадувань.

Надсилання, оплата, виправлення

  1. 1Для чернетки натисніть Надіслати. CRM надсилає PDF з вашої першої підключеної скриньки у Web Mails. Отримувач — введена вами адреса, інакше адреса контакту, інакше адреса компанії клієнта.
  2. 2Якщо адреса невідома, відкривається вікно Надіслати поштою з полем Ел. пошта і кнопками Скасувати та Надіслати. Якщо скринька взагалі не підключена, помилка пропонує підключити її у Web Mails.
  3. 3Статус стає Надіслано лише після того, як лист справді надіслано. Якщо надсилання не вдалося, рахунок лишається чернеткою, а невдала спроба записується в журнал змін. Успішне надсилання запускає подію автоматизації «рахунок надіслано».
  4. 4Коли клієнт заплатив, натисніть Гроші надійшли на надісланому або простроченому рахунку. Статус стає Оплачено, картка показує дату оплати і запускається подія «рахунок оплачено». Звіти про дохід рахують рахунок за цією датою оплати.
  5. 5Щоб виправити надісланий, оплачений чи прострочений рахунок, натисніть Видати кредит-ноту. Відкриється вікно з полем Примітки і кнопками збереження та скасування. CRM створює окремий документ — кредит-ноту: усі рядки з від'ємною ціною, власний номер (префікс із налаштувань, типово «GS») і одразу статус «надіслано». Оригінальний рахунок не змінюється; запускається подія «кредит-ноту створено».
  6. 6Дублювати (лише для рахунків) створює нову чернетку з тим самим клієнтом і рядками; повідомлення З цього рахунку створено новий чернетковий. це підтверджує. Завантажити PDF завантажує PDF, а Оформлення змінює макет цього рахунку.
  7. 7Якщо за рахунком надсилали нагадування, на картці є блок Історія нагадувань з рівнем, датою та комісією кожного нагадування.
  8. 8Статус «прострочено» ставить щоденне фонове завдання (близько 06:00 UTC): воно переводить надіслані рахунки зі спливлим терміном у Прострочено і запускає подію «рахунок прострочено». Тож зміна з'являється раз на добу, а не в хвилину, коли термін минув.

Регулярні рахунки

  1. 1Відкрийте Регулярні і натисніть Новий регулярний рахунок. У формі є Клієнт, рядки, Повторюється (щомісяця чи щороку), День місяця (від 1 до 28), Наступний запуск (дата першого рахунку) і прапорець Надсилати автоматично.
  2. 2Кожна картка показує чип Активний або Призупинено, інтервал із датою наступного запуску та чи надсилається автоматично. Кнопка Призупинити зупиняє створення рахунків; Відновити відновлює його.
  3. 3Видалити видаляє шаблон після підтвердження; рахунки, уже створені з нього, не змінюються.
  4. 4Те саме щоденне фонове завдання створює рахунки: у день запуску воно робить рахунок із шаблону (чернетку або одразу надісланий, якщо ввімкнено Надсилати автоматично) і зсуває наступну дату на один інтервал.

Нагадування про оплату

  1. 1Відкрийте Нагадування. Заголовок — Нагадування про оплату з поясненням під ним. Три плитки підсумовують стан: Нагадувань до відправлення, Відкрита сума і Нараховані плати.
  2. 2Таблиця перелічує прострочені рахунки (або надіслані зі спливлим терміном), найдовше прострочений — першим. Колонки: Рахунок, Клієнт, Термін оплати, Днів прострочення, Ступінь нагадування (рівні від 1 до 4, рівень 4 червоним; Ще немає нагадувань, доки нагадувань не було), Плата за нагадування, Відкрита сума, Пеня за прострочення і Дія. Якщо прострочених немає, вкладка показує Прострочених рахунків немає — нагадувати нічого..
  3. 3Пеня за прострочення — лише довідково. Колонка порожня, доки ви не вкажете річну ставку у Налаштування; тоді це (сума + комісії) × ставка × днів прострочення / 365.
  4. 4Натисніть Надіслати нагадування у рядку (поки триває дія, кнопка показує Надсилаємо …). CRM підвищує рівень нагадування на один, додає комісію, задану для цього рівня, дає новий термін оплати і запускає подію автоматизації «нагадування про оплату».
  5. 5Важливо: ця кнопка не надсилає лист клієнту. Що буде далі, визначають ваші правила автоматизації для події «нагадування про оплату»: вони можуть сповістити команду або надіслати лист власнику фірми. Дія «надіслати e-mail» клієнту для подій рахунків не знаходить адресу клієнта (вона бере адресу лише з даних угоди чи контакту), тому лист-нагадування надішліть самі, наприклад із Web Mails, після натискання кнопки.
  6. 6Замість кнопки рядок може показати спокійне повідомлення: Цей рахунок уже оплачено — нагадування не потрібне., Цей рахунок скасовано — нагадування не потрібне., У цього рахунку немає строку оплати — спершу заповніть дату., Найвищий ступінь (останнє нагадування) вже досягнуто., Нагадування можна надсилати лише за рахунками. чи Рахунок не знайдено — оновіть список.; якщо збігає сам запит, повідомлення — Нагадування зараз не вдалося надіслати — спробуйте пізніше..
  7. 7Автоматичні нагадування: щоденне завдання саме підвищує рівень кожні N днів (інтервал Нагадування про оплату кожні (днів) з налаштувань, типово 7 днів) до рівня 4 і запускає ту саму подію. Етапи вище рівня 4 (юридичні кроки) завжди вирішує людина.

Фінанси: витрати, товари, активи, банк

Ці вкладки фіксують, куди йдуть гроші і чим ви володієте: Витрати, Товари, Основні засоби і Банк і каса. Усе, що тут вводиться, потрапляє в податкові звіти й огляд.

Витрати

  1. 1Відкрийте Витрати. Є дві кнопки: Нова витрата для ручного введення і Сканувати чек для автоматичного зчитування чека.
  2. 2Нова витрата відкриває форму: Постачальник (обов'язково; без нього форма показує Вкажіть ім'я постачальника.), Категорія, Сума, ПДВ, % у відсотках і Дата. Натисніть Зберегти або Скасувати.
  3. 3Сканувати чек відкриває вибір файлу (JPEG, PNG, WebP або PDF). Файл завантажується (повідомлення Читаємо чек… показує хід), і ШІ зчитує постачальника, категорію, суму, податок, валюту та дату. У разі успіху (Чек прочитано — перевірте поля перед збереженням.) форма витрати відкривається вже заповненою з приміткою Поля заповнено зі сканованого чека — перевірте перед збереженням.. Нічого не зберігається, доки ви не перевірите значення й не натиснете Зберегти. Якщо зчитування не вдалося, повідомлення — Не вдалося прочитати цей чек..
  4. 4Сканування потребує налаштованого на платформі ШІ і використовує той самий добовий ліміт запитів до ШІ вашого тарифу, що й Firmspace AI. Якщо чек в іншій валюті, ніж у вашої фірми, форма додатково показує поле Валюта.
  5. 5Таблиця показує Дата, Постачальник, Категорія і Сума. Іконка кошика в кінці рядка видаляє витрату після підтвердження.
  6. 6Витрати потрапляють у плитку прибутку, вхідний податок у UStVA, EÜR, BWA та зіставлення вихідних банківських платежів.

Товари

  1. 1Відкрийте Товари. Поле пошуку (Пошук) знаходить товари за назвою чи SKU. Новий товар відкриває форму.
  2. 2Поля форми: Опис (обов'язково; інакше Вкажіть назву.), SKU, Тип (Послуга або Товар), Закупівельна ціна, Ціна продажу, ПДВ, % (порожнє — типова ставка, підказка за країною) і Одиниця (типово «шт»).
  3. 3Для товару форма також показує Залишок (початкова кількість; під час редагування наявного товару поле заблоковане) і Дозамовити нижче. Підказка Залишок тут змінюється лише через виконання замовлення, не редагуванням цього числа. пояснює, що далі залишок змінюється лише через виконання замовлень.
  4. 4У таблиці є Опис, SKU, Тип, Ціна і Залишок. Залишок показується лише для товарів; він червоніє з іконкою попередження, коли не перевищує порогу дозамовлення. Клік по рядку редагує товар (Редагувати товар); іконка кошика видаляє його після підтвердження.

Активи та амортизація

  1. 1Відкрийте Основні засоби. Угорі перемикайте період кнопками Місяць, Квартал чи Рік; це завжди поточний календарний місяць, квартал або рік, діапазон написано поруч (Період).
  2. 2Чотири плитки: Загальна вартість придбання, Амортизація за період, Накопичена амортизація і Залишкова вартість разом.
  3. 3Натисніть Додати основний засіб. Форма: Назва, Категорія, Дата придбання, Вартість придбання (без ПДВ, підказка Сума без ПДВ — амортизація рахується від суми без податку.), Строк використання (років) (від 1 до 100 років), Ліквідаційна вартість (не амортизується) (частина, що не амортизується) і Примітки. Підказка Амортизація нараховується прямолінійно протягом строку використання, починаючи з місяця придбання. Ліквідаційна вартість не амортизується. пояснює метод: лінійний, починаючи з місяця придбання.
  4. 4Якщо поле заповнено неправильно, спокійний рядок у формі каже, яке саме (Вкажіть назву., Дата придбання має бути у форматі РРРР-ММ-ДД., Вартість придбання має бути більшою за нуль., Строк використання має бути від 1 до 100 років.); доки не виправлено, нічого не зберігається.
  5. 5Таблиця показує Назва, Категорія, Дата придбання, Вартість придбання, Строк використання (років), Амортизація і Залишкова вартість. У кожному рядку: посилання План амортизації відкриває вікно з помісячною таблицею (амортизація й балансова вартість, з підсумком); іконка календаря (вибуття) відкриває Оформити вибуття; іконка кошика видаляє актив після підтвердження.
  6. 6У вікні вибуття введіть Дата вибуття і збережіть; з цього місяця актив більше не амортизується, а рядок показує чип із датою вибуття. Скасувати вибуття скасовує вибуття. Амортизація потрапляє у EÜR і BWA.

Банк і каса: рахунки

  1. 1Відкрийте Банк і каса. Заголовок — Банк і касова книга з підказкою. Створити рахунок відкриває форму: Назва (має бути унікальною), Тип (Банківський рахунок або Каса), IBAN, BIC, Початковий залишок і Дата початкового залишку (підказка Початковий залишок — це сальдо на цю дату, до якого ще не було жодних операцій.).
  2. 2У Рахунки та каси кожен рахунок — картка з назвою, чипом банк чи каса, кількістю неузгоджених рухів (або Усе звірено) і кількістю рухів. Клік по картці відкриває рахунок.

Банк і каса: рухи та імпорт

  1. 1Усередині рахунку Назад до огляду повертає до списку. Шапка показує назву, вид, IBAN і перемикач періоду (місяць, квартал, рік; завжди поточний). Плитки: Початковий залишок, Операції за період і залишок на кінець періоду.
  2. 2Зверніть увагу: цей залишок — початковий залишок плюс лише рухи обраного періоду. Рухи, проведені до періоду, не враховуються, тож за довгої історії оберіть рік або перевірте початковий залишок.
  3. 3Чип Лише несверені вмикає фільтр, що показує лише ще не пов'язані рухи (коли він активний, він стає зеленим із галочкою).
  4. 4Дві кнопки додають рухи: Імпортувати виписку (оберіть файл CSV; під час роботи показує Імпорт …) і Додати операцію. Для банківського рахунку головна кнопка — імпорт; для каси головна — Додати операцію, бо касову книгу ведуть вручну.
  5. 5Форма ручного руху має підказку Записати операцію одразу — для каси це звичайний спосіб: кожне надходження й видаток вноситься напряму. і поля Дата, Сума (додатне — надходження, від'ємне — списання, підказка Додатна сума — надходження, від'ємна — видаток.; нуль відхиляється), Контрагент, Призначення платежу і Примітки.
  6. 6Імпорт CSV: роздільник визначається автоматично. Рядок заголовків розпізнається за німецькими чи англійськими назвами. Дата: Buchungstag, Buchungsdatum, Datum, Valuta, Wertstellung, Date, Booking date. Сума: Betrag, Umsatz, Amount, Summe, Soll, Haben. Контрагент: Begünstigter, Auftraggeber, Empfänger, Name, Zahlungspflichtiger, Payee, Payer. Призначення: Verwendungszweck, Buchungstext, Referenz, Beschreibung, Description, Details, Payment reference. Необов'язковий id операції: Auftragsnummer, Referenznummer, Belegnummer, Transaktionsnummer, ID, Transaction id.
  7. 7Без розпізнаваного заголовка колонки беруться в порядку дата, сума, контрагент, призначення. Прийнятні дати: 31.12.2026, 2026-12-31, 31/12/2026, 20261231. Прийнятні суми: 1.234,56, 1,234.56, -1234.56. Нечитабельні рядки пропускаються; рядки, чий id операції вже імпортовано, теж; файл без рядків дає помилку У файлі не знайдено жодної операції..
  8. 8Після імпорту рядок повідомляє результат: скільки рядків імпортовано, скільки пропущено і скільки знайдено підказок. Під час імпорту CRM пов'язує рух автоматично лише за впевненого збігу (номер документа є в призначенні, або сума й дата близько збігаються). Слабкий збіг (лише сума) не пов'язується, а лише враховується як підказка.

Банк і каса: зіставлення

  1. 1Таблиця рухів має колонки Дата, Контрагент, Призначення платежу, Сума і Звірка. Остання колонка показує чип Несверено або посилання на ціль (рахунок з номером, витрату з постачальником чи ручний запис).
  2. 2Натисніть Звірити на русі. Вікно Звірити операцію дивиться на документи в межах 90 днів навколо дати проведення. Надходження зіставляється з відкритими рахунками (надісланими чи простроченими), списання — з витратами. Показується до 50 кандидатів, найближчі першими, з позначками Підказка (та причиною: Номер у призначенні платежу, Сума та дата або Сума) і Сума збігається. Якщо кандидатів немає, вікно каже Не знайдено відповідного відкритого рахунку чи витрати..
  3. 3Важливо: зіставлення лише зберігає зв'язок на русі. Воно не позначає рахунок оплаченим; зробіть це окремо кнопкою Гроші надійшли у Рахунки. Відв'язати знову розриває зв'язок.
  4. 4Іконка кошика руху видаляє його після підтвердження. Під таблицею — кількість рухів; Видалити імпортовані (видно лише за наявності імпортованих рядків) видаляє всі імпортовані рухи після підтвердження, а внесені вручну лишаються.

Фінанси: податки та звіти

Вкладки UStVA, EÜR, BWA і SuSa розраховують управлінські показники за вашими рахунками, витратами й активами. Вони допомагають підготуватися, але це не бухгалтерський облік: податковий консультант має перевірити цифри перед поданням (Це управлінські звіти, складені з документів у системі — застосунок не веде план рахунків і бухгалтерський облік; перед поданням цифри має перевірити податковий консультант.).

Перемикач періоду

  1. 1Кожен звіт має перемикач Місяць / Квартал / Рік. Він завжди стосується поточного календарного місяця, кварталу чи року; точний діапазон написано поруч (Період).

ПДВ-декларація (UStVA)

  1. 1Відкрийте UStVA (Декларація з ПДВ (UStVA)). Обіг рахується за датою виписки рахунку (Soll-Versteuerung). Чернетки й скасовані рахунки не враховуються; кредит-ноти віднімаються.
  2. 2Дві таблиці, Обороти і ПДВ з витрат (вхідний), перелічують ставки з Ставка, Нетто і Податок. Нижче підсумок показує ПДВ з оборотів, Вхідний ПДВ до відшкодування і результат: До сплати або До відшкодування.
  3. 3Блок ELSTER: куди вносити (підказка Код рядка (Kz) і поле у бланку USt 1 A — за ними вносьте суми в ELSTER.) показує значення для форми ELSTER, кожне з чипом «Kz N»: Kz 81 (обіг за 19 %), Kz 86 (обіг за 7 %), Kz 43 (обіг з нульовою ставкою чи без ПДВ), Kz 66 (вхідний ПДВ), Kz 83 (до сплати) або Kz 84 (відшкодування).
  4. 4Блок Перевірте перед поданням перелічує підказки, коли щось потребує уваги: звільнення малого підприємця, змішані ставки в одному періоді, рахунки клієнтам з VAT ID (можливі внутрішньоєвропейські поставки) або відсутність обігу й витрат.
  5. 5Якщо ввімкнено звільнення малого підприємця, інформаційний банер (Ваша фірма застосовує правило для малого бізнесу (§ 19 UStG): ПДВ не нараховується і декларація не подається. Цифри нижче наведено лише для довідки.) повідомляє, що ПДВ-декларація не потрібна, а цифри лише довідкові.

Звіт доходів і витрат (EÜR)

  1. 1Відкрийте EÜR (Звіт про доходи та витрати (EÜR)). Доходи — оплачені рахунки за датою оплати мінус кредит-ноти. Витрати згруповані за категоріями, амортизація активів — окремим рядком. Кожен блок завершується рядком Разом.
  2. 2Підсумковий рядок — Прибуток; якщо результат від'ємний, він показаний червоним як Збиток.

BWA та оборотно-сальдова відомість (SuSa)

  1. 1BWA (BWA — аналіз господарської діяльності) показує діаграму Дохід і витрати за місяцями з доходом проти витрат за місяцями та легендою; таблицю з Місяць, Дохід, Витрати і Прибуток з рядком підсумків; та блок Витрати за категоріями за категоріями з відсотком і сумою.
  2. 2SuSa (SuSa — оборотно-сальдова відомість) — управлінська оборотно-сальдова відомість із дебіторки, доходу за ставками податку, кредиторки та податку. Таблиця має Рахунок, Назва, Дебет, Кредит і Сальдо, наприкінці з підсумками.

Аналіз за допомогою ШІ

  1. 1Під кожним звітом (UStVA, EÜR, BWA, SuSa) є кнопка Проаналізувати з ШІ; під час роботи вона показує ШІ читає звіт …. Результат з'являється в картці з заголовком Аналіз від ШІ.
  2. 2Запит рахується в добовий ліміт ШІ вашого тарифу. Якщо ліміт вичерпано, ви побачите Денний ліміт ШІ у вашому тарифі вичерпано — наступного дня він відновиться.; якщо ШІ на платформі не налаштовано — ШІ для цього сайту не налаштовано.; будь-який інший збій дає Аналіз ШІ зараз недоступний. Спробуйте пізніше..

Фінанси: налаштування та журнал

Вкладка Налаштування містить усе, що потрапляє у ваші документи: реквізити, логотип, підвал, макет, нумерацію і комісії за нагадування. Це одна форма з єдиною кнопкою Зберегти унизу; після збереження з'являється повідомлення Збережено..

Податки та дані компанії

  1. 1Розділ Податки: оберіть Країна (варіант Не вказано — за замовчуванням 0% означає 0 % за замовчуванням) — його стандартна ставка ПДВ застосовується до нових рядків; введіть Валюта (вона перетворюється на великі літери). Прапорець Звільнення для малого бізнесу (без податку, напр. §19 UStG) ставить кожен рядок на 0 % і друкує примітку за §19 на документах (підказка Усі нові документи матимуть 0 % у кожному рядку та позначку §19 UStG замість рядка податку.).
  2. 2Розділ Дані компанії (показуються на рахунках): Юридична назва, Адреса, Податковий/ПДВ номер, Номер ПДВ (VAT ID), Номер у реєстрі компаній, Керівник, IBAN і BIC. Вони потрапляють у шапку й підвал PDF.
  3. 3Розділ Контакти: Телефон, Ел. пошта і Вебсайт.

Документи: логотип, підвал, макет

  1. 1Розділ Документ: Завантажити логотип обирає зображення (до 5 МБ; його автоматично зменшують, підказка Друкується у правому верхньому куті документа. PNG або JPEG — зображення зменшується автоматично.) і показує попередній перегляд; Видалити логотип видаляє його. Поле Текст у нижньому колонтитулі приймає до 1200 символів, які друкуються внизу кожного документа (підказка Друкується внизу кожного документа — подяка, умови оплати, примітки.).
  2. 2Розділ Оформлення документів: оберіть один із десяти макетів; він застосовується до кожного документа без власного макета (підказка Оформлення для документів, у яких немає власного. Кожен документ може його перекрити.). Прапорець QR-код на оплату в рахунках друкує платіжний QR Girocode (EPC069-12) поруч із банківськими реквізитами, щоб клієнт міг оплатити, відсканувавши його в банківському застосунку (підказка Поруч із платіжними реквізитами друкується Girocode (EPC069-12): клієнт сканує його, і його банківський застосунок сам підставляє IBAN, суму та призначення платежу. Потрібні IBAN, назва фірми та сума більша за нуль.).

Нумерація, строки, комісії

  1. 1Розділ Виставлення рахунків: Термін оплати (днів) (днів від виписки до терміну; типово 14), Нагадування про оплату кожні (днів) (днів між автоматичними нагадуваннями; типово 7) і префікси номерів Префікс номера рахунку, Префікс номера пропозиції та Префікс номера кредит-ноти (перетворюються на великі літери).
  2. 2Розділ Нагадування про оплату (пояснення Плата нараховується лише за ті ступені, де ви вказали суму — порожнє поле означає, що за цей ступінь плати немає. Пеня за прострочення — довідкова цифра: її розмір залежить від договору та базової ставки.): комісія за кожен рівень нагадування. Поле для рівня 0 вимкнене (Ступінь 0 — не використовується); поля Нагадування про оплату–Останнє нагадування приймають комісію, порожнє поле — без комісії. Пеня за прострочення (% на рік) приймає від 0 до 30 % на рік і є довідковим; Новий строк оплати в кожному нагадуванні (дні) — новий строк (від 1 до 60 днів), що ставиться з кожним нагадуванням.
  3. 3Один раз натисніть Зберегти унизу; усі розділи зберігаються разом.

Журнал змін

  1. 1Відкрийте Журнал дій. Вкладка перелічує фінансово значущі дії: хто надіслав рахунок, позначив його оплаченим, підписав договір, видалив витрату, а також невдалі надсилання. Кожен рядок має короткий підсумок, а під ним користувача, дату й час. Якщо нічого ще не було, вкладка каже Ще немає записаних дій..

Автоматизація: правила, що працюють за вас

Розділ Робот-офіс дозволяє CRM реагувати на події самостійно: «коли угода дійшла до етапу — створи завдання», «коли рахунок оплачено — повідом команду». Він входить до тарифу Professional. Для ролей Менеджер, Співробітник і Глядач розділ за замовчуванням закритий; власник або адміністратор може відкрити його для людини в Налаштування → команда та доступ. У розділі чотири вкладки: Правила автоматизації, Змінні, Константи і Тестові логи.

Вкладка правил: що ви бачите

  1. 1Відкрийте Робот-офіс у лівому меню. Відкриється перша вкладка — Правила автоматизації. Під смугою вкладок є короткий довідковий текст: правила виконуються на сервері, коли в CRM щось відбувається, а ви обираєте подію, затримку й дію.
  2. 2Нижче — банер тарифу. Він повідомляє, скільки правил дозволяє ваш тариф, і показує назву тарифу маленьким чипом та лічильник «використано / ліміт». Якщо у вашому тарифі автоматизації немає зовсім, банер про це каже, а замість лічильника є посилання Змінити тариф, що веде на сторінку тарифів.
  3. 3Зелена кнопка Додати правило створює правило. Коли ліміт тарифу вичерпано (або він дорівнює 0), кнопка неактивна: видаліть непотрібне правило або змініть тариф.
  4. 4Поки правил немає, показується порожній стан із прикладом: «Правил ще немає. Додайте перше: наприклад, коли угода потрапляє на етап «Контакт», створити завдання зателефонувати клієнту.»
  5. 5Кожне правило — картка (на широкому екрані у дві колонки). На картці видно назву правила, рядок «подія · етап → час → дія», текст повідомлення правила, прапорець Увімк. і три кнопки: Тест, Змінити, Видалити. Вимкнене правило показано притемненим.
  6. 6Прапорець Увімк. зберігається одразу, без жодної іншої кнопки: зніміть його, щоб призупинити правило, поставте, щоб запустити знову.
  7. 7Видалити відкриває вікно підтвердження з назвою правила. Підтвердьте, щоб видалити правило остаточно; скасуйте, щоб залишити.

Створення й редагування правила

  1. 1Натисніть Додати правило (або Змінити на наявній картці). Відкриється вікно з формою правила. Заповнюйте поля згори вниз.
  2. 2Назва правила — коротка назва правила (до 100 символів). Обов’язкове поле; його видно на картці, у заголовку деяких дій і в журналі.
  3. 3Коли — подія, що запускає правило. Оберіть зі списку з 18 подій (їх описано в наступному блоці).
  4. 4Етап — це поле з’являється лише для двох подій угод (Створюється угода і Угода переходить на етап). Оберіть етап дошки угод, за яким стежить правило, або залиште Будь-який етап, щоб реагувати на кожен етап. Якщо етапів угод ще немає, вікно про це скаже: правила прив’язані до етапів, тож спершу створіть їх у CRM.
  5. 5Виконати — коли виконувати: одразу, через 1 годину, через 1 день або через 3 дні. Із затримкою дія ставиться в чергу й виконується пізніше (див. блок «Коли й як виконуються правила»).
  6. 6Що зробити — дія. Доступно сім дій, їх описано нижче. Після вибору під полем з’являються додаткові поля.
  7. 7Велике текстове поле — це повідомлення дії (до 1000 символів). Його підпис залежить від дії: Текст для сповіщення й нотатки, Повідомлення / заголовок для інших дій, Інструкція для ШІ для дії ШІ. Під полем блок Що можна вставити в текст: перелічує підстановки, які можна вставити (див. «Підстановки в текстах»).
  8. 8Натисніть Зберегти. Перед збереженням форма перевіряє: назва має бути заповнена («Введіть назву правила.»), для дії Перемістити угоду має бути обраний етап («Оберіть етап, на який перемістити угоду.»), для Викликати вебхук адреса має починатися з https:// («Адреса вебхука має починатися з https://»), для дії ШІ інструкція має бути заповнена («Введіть інструкцію для ШІ.»). З’являється червоне повідомлення про проблему, вікно лишається відкритим.
  9. 9У разі успіху вікно закривається й з’являється повідомлення «Правило збережено.». Якщо сервер відмовляє (наприклад, ліміт правил тарифу вичерпано), ви бачите «Правило не збережено.» або власне пояснення сервера, а вікно лишається відкритим, щоб нічого з введеного не втратилося. Скасувати закриває вікно без збереження.

18 подій

  1. 1Угоди: Створюється угода і Угода переходить на етап. Для обох можна обрати етап. Для Угода переходить на етап правило спрацьовує, коли угоду переміщено в обраний етап (перетягуванням, через картку угоди або іншою дією автоматизації).
  2. 2Контакти та вхідні: Створюється контакт, Лід надходить з пошти (лід, створений із вхідного листа), У каналі приходить повідомлення (повідомлення надійшло в підключений канал), Пропущений дзвінок.
  3. 3Завдання: Створюється завдання і Наближається дедлайн. Подія про термін спрацьовує один раз на кожен поріг для завдань і угод: за 24 години, за 1 годину й коли термін прострочено. Її виявляє браузер людини, у якої відкрито CRM, тож вона працює лише поки хтось із вашої фірми працює в CRM.
  4. 4Фінанси: Створено замовлення, Змінився статус замовлення, Пропозицію надіслано, Договір підписано, Рахунок надіслано, Рахунок оплачено, Рахунок прострочено, Видано кредит-ноту, Створено регулярний рахунок, Надіслано нагадування про оплату.
  5. 5Події рахунків містять ім’я клієнта, номер рахунку й сам рахунок, але не адресу e-mail. Тому дія Надіслати лист клієнту не знаходить для них адресу; замість неї використайте сповіщення або лист власнику фірми.

7 дій

  1. 1Надіслати сповіщення — надсилає команді сповіщення з вашим текстом. У дзвінку сповіщень є посилання на відповідний розділ: угоди — до CRM, завдання — до Завдання та проекти, рахунки, замовлення, пропозиції й договори — на відповідну вкладку Бухгалтерія, контакти — до Контакти; для інших подій — до чату.
  2. 2Створити завдання — створює завдання. Назва — текст вашого повідомлення (або назва правила, якщо текст порожній), автор показаний як «Automation». Додаткове поле Призначити обирає відповідального: Менеджер (ім’я власника фірми) або Відповідальний (відповідальний за подію; якщо його немає — власник).
  3. 3Додати нотатку — додає в історію нотатку з вашим текстом: до угоди, якщо в події вона є, інакше до контакту. Якщо в події немає ні того, ні іншого, дія завершується помилкою, а в журналі сказано, що нотатку нікуди прикріпити.
  4. 4Перемістити угоду — переміщує угоду на етап, обраний у додатковому полі Перемістити угоду на. Працює лише для подій, у яких є угода. Якщо етапу чи угоди вже немає, дія завершується помилкою в журналі.
  5. 5Надіслати лист — надсилає лист з першої поштової скриньки, підключеної в Веб-пошта. Додаткове поле Кому обирає одержувача: Клієнту (пошта угоди або контакту) або Власнику фірми. Тема — назва правила, тіло — ваш текст. Помилки: не підключено жодної скриньки або не вдалося знайти адресу клієнта.
  6. 6Викликати вебхук — надсилає POST-запит із JSON (правило, подія, її дані й текст) на адресу з додаткового поля Адреса вебхука (https). Дозволені лише https-адреси публічних хостів; дія вважається помилкою, якщо інша сторона не відповідає кодом успіху.
  7. 7ШІ вирішує і діє — ШІ читає подію, вирішує зробити ОДНУ дію, що відповідає вашій інструкції (завдання, нотатку, угоду, лист…), і виконує її без запиту підтвердження. Під полем Інструкція для ШІ стоїть саме таке попередження та підказка, що ШІ може користуватися всім, що бачить у CRM, тож підстановки не потрібні. Дія потребує функції ШІ тарифу Professional і витрачає ту саму добову квоту ШІ, що й чат ШІ, сканування чеків та аналіз фінансів.

Підстановки в текстах

  1. 1Під текстовим полем блок Що можна вставити в текст: показує маленькі клікабельні токени. Клік копіює токен у буфер і показує повідомлення «Скопійовано»; вставте його в текст через Ctrl/⌘+V. Якщо копіювання в браузері неможливе, повідомлення просить виділити токен і скопіювати вручну.
  2. 2Коли правило виконується, сервер замінює токени справжніми значеннями: {{deal.name}} (назва угоди), {{deal.stageName}} (етап, на який переходить угода), {{deal.contactName}} (контактна особа угоди), {{contact.name}} і {{contact.email}} (клієнт), {{message.text}} і {{message.from}} (вхідне повідомлення та його відправник), {{task.title}} (назва завдання), {{constants.NAME}} (значення константи з такою назвою) і {{variables.name}} (значення змінної з такою назвою).
  3. 3Для дії ШІ блок не показується: там ШІ читає дані сама.

Тестування правила й журнал

  1. 1Натисніть Тест на картці правила. Дія виконується просто зараз на зразкових даних (угода «Test deal», клієнт «Test Client» тощо), тож ви бачите, як виглядають ваш текст і дія. Повідомлення «Тест: …» показує результат.
  2. 2Увага: тест справді виконує дію. Тест Створити завдання створює справжнє завдання, тест Надіслати лист справді надсилає лист (власнику або на знайдену адресу), тест Викликати вебхук справді звертається за адресою. Результат кожного тесту й кожного справжнього запуску записується у вкладку Тестові логи.

Коли й як виконуються правила

  1. 1Коли трапляється подія, сервер шукає ввімкнені правила з цією подією (для подій угод — і цим етапом). Правила з одразу виконуються одразу. Правила із затримкою ставлять завдання в чергу.
  2. 2Поставлені в чергу завдання виконуються, коли настає їхній час: поки хтось із вашої фірми працює в CRM (браузер приблизно раз на 20 секунд перевіряє нові сповіщення, і це також запускає завдання, чий час настав), а також щоденним фоновим запуском на сервері. Тож затримка в 1 годину точна лише при відкритому CRM; інакше завдання чекає щоденного запуску.
  3. 3Відкладене правило події угоди пропускається, якщо на момент запуску угода вже залишила етап; у журналі тоді запис «Skipped: the deal left this stage». Якщо правило видалили або вимкнули, поки воно чекало, завдання відкидається.
  4. 4Захист від циклів: те, що змінює сама автоматизація (наприклад, створене нею завдання чи переміщена угода), не запускає інші правила. Це запобігає нескінченним ланцюжкам.

Вкладки «Змінні», «Константи» й «Тестові журнали»

  1. 1Ці три вкладки — звичайні таблиці (як вони працюють — пошук, сортування, стовпці, додавання — описано в розділі «Таблиці» нижче). Їхній вміст — справжні дані вашої фірми; автоматизація читає його через токени {{constants.NAME}} і {{variables.name}}.
  2. 2Змінні: поля Назва (обов’язкове), Значення, Тип (Текст, Число або Дата) і Опис. Використовуйте змінну для значення, що змінюється, наприклад імені чергового.
  3. 3Константи: поля Назва (обов’язкове), Значення і Опис. Використовуйте константу для незмінного значення, наприклад номера телефону чи посилання, які ви вставляєте в багато текстів правил.
  4. 4Тестові логи: стовпці Назва (правило), Дата, Статус (Успішно із зеленою крапкою або Помилка з червоною) і Повідомлення (що зроблено або чому не вийшло). Система зберігає останні 200 записів. Це перше місце, куди дивитися, коли правило «нічого не робить».

Firmspace AI: помічник

Firmspace AI — це чат-помічник, який шукає інформацію у вашій CRM (клієнти, угоди, завдання, співробітники, листи, завантажені PDF-файли) і готує дії. Він ніколи нічого не змінює сам: кожна зміна показується карткою, яку ви маєте підтвердити. Помічник входить до тарифу Professional; в інших тарифах кнопки немає. Йому також потрібен ключ ШІ на сервері; якщо адміністратор сайту його не додав, помічник про це скаже, а поле введення лишиться заблокованим.

Відкриття й закриття

  1. 1Натисніть кнопку зі значком іскор у шапці (підказка «Firmspace AI (Ctrl/⌘ K)») або клавіші Ctrl+K (⌘+K на Mac). Та сама комбінація закриває вікно.
  2. 2Помічник відкривається вікном угорі екрана (шириною до 720 px). Він закривається клавішею Esc, кліком поза вікном або хрестиком (Закрити) у шапці.
  3. 3У шапці вікна — заголовок Firmspace AI, лічильник запитів, що лишилися сьогодні (на телефоні прихований), кнопка Новий чат і хрестик. Новий чат неактивна, поки чат порожній; натискання очищує розмову.
  4. 4Добова квота залежить від тарифу й спільна для чату, сканера чеків, аналізу фінансів у Бухгалтерія та дії ШІ в Робот-офіс. Коли її вичерпано, помічник відповідає помилкою: добовий ліміт тарифу вичерпано, він оновиться завтра.

Порожнє вікно: підказки й недавні запити

  1. 1Порожній чат показує вступ: «Питайте про клієнтів, завдання, співробітників і листи або скажіть, що підготувати. Без вашого підтвердження я нічого не змінюю.». Якщо ваша роль лише для читання (Глядач), з’являється ще й примітка «У вас доступ лише для читання: я можу шукати, але не змінювати дані.».
  2. 2Під вступом — до семи кнопок-підказок; кнопка з’являється лише за наявності доступу до потрібних даних. П’ять із них одразу надсилають запит: «Покажи клієнтів, з якими я не спілкувався 30 днів», «Які завдання найважливіші сьогодні?», «Які завдання прострочені?», «Підготуй відповідь на мій останній лист» і «У яких співробітників є прострочені завдання?». Дві лише заповнюють поле й чекають, поки ви закінчите речення: «Підсумуй клієнта: » (введіть ім’я клієнта) і «Створи завдання на завтра: » (введіть завдання).
  3. 3Під підказками блок Нещодавні показує до чотирьох ваших останніх запитів (зберігаються в цьому браузері). Клік вставляє запит у поле, позначений ↺, щоб надіслати знову або змінити.

Запит до помічника

  1. 1Введіть текст у поле внизу (до 2000 символів, підказка «Запитайте або скажіть, що зробити…»). Enter надсилає повідомлення; Shift+Enter — новий рядок. Кнопка Запитати робить те саме й неактивна, поки поле порожнє або помічник працює.
  2. 2Ваше повідомлення з’являється бульбашкою праворуч. Поки помічник працює, ви бачите «Думаю…». Його відповідь — бульбашка ліворуч: спершу маленькі чипи «кроків» із тим, що він переглянув (наприклад, «Пошук контактів», «Читання завдань», «Пошук листів», «Читання документа»), потім текст відповіді зі списками й виділеннями. Помилка показується червоним.
  3. 3Помічник може читати: контакти, компанії, угоди з їхніми етапами й історією, завдання, співробітників з їхніми відкритими й простроченими завданнями, листи та листування з однією адресою, завантажені PDF-файли в Онлайн-документи. Він читає лише те, що дозволяють ваша роль і тариф: наприклад, без доступу до Веб-пошта він не може шукати листи. Примітка під полем каже: «ШІ може помилятися. Перевіряйте важливі дані, перш ніж діяти.».

Картки дій: підтвердити або скасувати

  1. 1Коли ви просите помічника щось зробити, він цього не робить одразу. Він показує картку із запропонованою дією та її даними. Існує сім дій: Створити завдання, Змінити завдання, Створити угоду, Створити контакт, Додати нотатку, Надіслати лист і Зберегти дані договору (зберігає тип, дату початку й коротку примітку трудового договору в профілі співробітника після прочитання PDF).
  2. 2Картка перелічує дані по рядках з підписами на кшталт Назва, Термін, Відповідальний, Етап, E-mail. У картці листа поля Кому, Тема і Повідомлення можна редагувати: виправте текст перед надсиланням.
  3. 3Натисніть Підтвердити (у картці листа кнопка називається Надіслати), щоб виконати дію, або Скасувати, щоб відкинути її. Після підтвердження картка показує зелений рядок результату (наприклад, створене завдання чи «Note added») і кнопку Відкрити: вона веде до створеного чи зміненого запису й закриває помічник. Після скасування на картці написано Скасовано. Якщо дія не вдалася, червоне повідомлення пояснює причину.
  4. 4Які дії ви отримаєте, залежить від ролі: Глядач не отримає жодної, бо картка змінила б дані. Потрібен доступ до модуля дії: завдання — для дій із завданнями, CRM — для угод, контактів і нотаток, Web Mails — для листів, Моя компанія — для договору співробітника.

Кнопки ШІ в інших розділах

  1. 1ШІ-підсумок на картці угоди та на сторінках редагування контакту й компанії: відкриває помічник і одразу просить підсумок — хто це, поточний стан, відкриті питання й рекомендована наступна дія.
  2. 2Проаналізувати у вікні читання листа в Веб-пошта: помічник читає повідомлення й каже, чи це запит на продаж, питання чи щось інше, називає пріоритет і намір, коротко підсумовує та каже, чи варто створити лід або завдання.
  3. 3Проаналізувати у Онлайн-документи біля завантаженого PDF: помічник читає документ, каже, що це, і, якщо він схожий на трудовий договір, знаходить співробітника та пропонує картку Зберегти дані договору.
  4. 4Ці кнопки приховані, якщо ШІ для сайту не ввімкнено, якщо у вашому тарифі немає помічника або якщо немає доступу до потрібних даних.

Маркетинг: канали, кампанії, сегменти

Розділ Маркетинг входить до тарифу Professional. Для менеджера він відкритий за замовчуванням; співробітник чи глядач отримує його лише якщо власник або адміністратор відкрив доступ. Вкладки: Старт, Кампанії, Реклама, Ефективність реклами, Сегменти, Прискорення продажів і Мої шаблони. Важливо знати: таблиці Кампанії, Реклама, Сегменти, Прискорення продажів і Мої шаблони — це реєстри для планування та обліку. CRM сама не розсилає листи й не запускає рекламу з них; «живою» є лише вкладка Ефективність реклами (справжня статистика Google Ads і Meta Ads).

Вкладка Start: вибір каналу

  1. 1Першою відкривається Старт. Вона показує заголовок Створити кампанію і сітку з десяти карток: E-Mail кампанія, SMS кампанія, Месенджери, Голосове сповіщення, Аудіодзвінок, Реклама у Facebook, Реклама у Google, Реклама у LinkedIn, Реклама у Twitter і E-Mail. Поле пошуку сторінки фільтрує картки за назвами; якщо жодна не підходить, сторінка пише Нічого не знайдено.
  2. 2Чотири рекламні картки (Реклама у Facebook, Реклама у Google, Реклама у LinkedIn, Реклама у Twitter) одразу відкривають вікно нового запису вкладки Реклама з уже обраною платформою.
  3. 3Решта шість карток (канали розсилки) спершу відкривають вікно каналу. Його заголовок — назва картки, а під ним підказка «Маркетинг тут — це планування: кампанії, реклама, сегменти й шаблони лежать разом із даними CRM. З цього розділу нічого не надсилається — пишіть клієнтам у «Чаті та дзвінках» (канали), надсилайте документи з «Фінансів», а чат сайту відповідає відвідувачам сам.».
  4. 4Вікно перелічує інтеграції, потрібні каналу, кожну зі станом: Підключено (зелений із галочкою), Не підключено або Помилка підключення (червоний). Під станом по рядках показано підключені скриньки, номери чи боти. Інтеграції за каналами: e-mail-кампанія й e-mail — поштові скриньки; SMS — SMS-провайдери Twilio, Vonage, Plivo, Telnyx; голосова розсилка й аудіодзвінок — Twilio або SIP-провайдер; месенджери — Telegram, Viber, WhatsApp, Messenger та онлайн-чат.
  5. 5Для рядка скриньок є посилання Поштові скриньки у Web Mails, що веде до Веб-пошта. Для решти інтеграцій є кнопка: Підключити (якщо ще нічого не підключено) або Налаштувати. Вона відкриває те саме вікно даних доступу, що й у Налаштування → Integration, тож ключі вводяться один раз і в одному місці.
  6. 6Унизу: посилання Усі інтеграції (до Settings → Integration), кнопка Закрити і головна кнопка Створити кампанію. Коли жодної інтеграції каналу не підключено, головна кнопка бліда, а примітка каже «Кампанія зберігається як план. Надсилання не належить до цього розділу: пишіть клієнтам у «Чаті та дзвінках», коли там підключено канал.»; кнопка все одно працює. Вона закриває вікно й відкриває новий запис вкладки Кампанії з уже обраним каналом.

Кампанії, Реклама, Сегменти, Sales Boost, Мої шаблони

  1. 1Ці п’ять вкладок — звичайні таблиці; панель, пошук, сортування, список стовпців, вибір рядків, вікно запису й видалення описано в розділі «Таблиці» нижче. Ось поля кожної таблиці.
  2. 2Кампанії (тип запису «Кампанія»): Назва (обов’язкове), Канал (E-Mail кампанія, SMS кампанія, Месенджери, Голосове сповіщення, Аудіодзвінок або E-Mail), Сегмент (довільний текст), Статус (Чернетка, Заплановано або Надіслано), Дата і Отримувачі (число).
  3. 3Реклама (тип запису «Реклама»): Назва (обов’язкове), Платформа (Facebook, Google, LinkedIn або Twitter), Бюджет (число), Статус (Чернетка, Активна, Призупинена або Завершена), Початок і Кінець (дати).
  4. 4Сегменти (тип запису «Сегмент»): Назва (обов’язкове), Опис (широке поле), Контакти (число) і Оновлено (дата). Сегмент — це нотатка про групу клієнтів; числа вводяться вручну.
  5. 5Прискорення продажів (тип запису «Акція»): Назва (обов’язкове), Тип (Знижка, Комплект, Лояльність або Допродаж), Значення, % (число), Статус (Чернетка, Активна або Завершена), Початок і Кінець (дати).
  6. 6Мої шаблони (тип запису «Шаблон»): Назва (обов’язкове), Канал (той самий список, що й для кампаній), Автор (довільний текст) і Оновлено (дата).

Ad performance: Google Ads і Meta Ads

Вкладка Ефективність реклами розділу Маркетинг підключає ваші акаунти Google Ads і Meta Ads (Facebook та Instagram) і показує справжні витрати, кліки й конверсії. Вона лише читає дані; ваші кампанії на платформі ніколи не змінюються. Функція входить до тарифу Professional. Крім того, адміністратор сайту має налаштувати ключі платформ; інакше картка платформи пише «На цьому сайті ще не налаштовано. Адміністратор сайту має додати ключі платформи (див. docs/INTEGRATIONS.md).».

Підключення платформи

  1. 1Відкрийте Ефективність реклами. Під заголовком Рекламні платформи дві картки: Google Ads і Meta Ads (Facebook та Instagram). Над кожною карткою — логотип платформи.
  2. 2Натисніть Підключити на картці платформи. Браузер переходить на сторінку входу Google або Meta; увійдіть і дозвольте доступ. Ви повертаєтеся на вкладку з повідомленням «Рекламну платформу підключено». Якщо відмовити в доступі, побачите «Доступ не надано»; якщо не вдалося щось інше — «Не вдалося підключити рекламну платформу» або пояснення платформи.
  3. 3Кнопка неактивна, якщо ключі платформи на сайті не налаштовано (картка про це каже) або якщо ваш тариф не дозволяє рекламу.
  4. 4Після підключення картка показує рядок стану: зелений «Підключено», для Meta — «Підключено · доступ діє до» з датою, або червоний «Термін доступу минув. Підключіть знову, щоб продовжити.» (натисніть Підключити знову). Якщо платформа повідомляє помилку, її текст показується червоним.
  5. 5Список Рекламний акаунт під станом обирає, який із ваших рекламних акаунтів показувати (назва й валюта); поки жоден не обрано, у списку написано Оберіть рекламний акаунт. Вибір зберігається одразу.
  6. 6Підключити знову (замість Підключити після підключення) повторює вхід. Відключити просить підтвердження («Відключити платформу? Ваші кампанії на платформі лишаться без змін.») і прибирає підключення з CRM.

Читання статистики

  1. 1Щойно акаунт підключено й обрано, з’являється блок Ефективність реклами зі списком Період угорі праворуч із варіантами «Останні 7 днів», «Останні 30 днів» і «Останні 90 днів». Зміна періоду перезавантажує цифри.
  2. 2Для кожного підключеного акаунта є картка з платформою й назвою акаунта. Угорі шість показників: Витрати, Кліки, Покази, Конверсії, CTR (кліки, поділені на покази, у відсотках) і Ціна кліку (витрати, поділені на кліки). Це підсумки за обраний період.
  3. 3Під показниками стовпчикова діаграма показує витрати по днях. Наведіть мишу на стовпчик: верхній рядок діаграми покаже дату, витрати й кліки цього дня. Без наведення виділено день із найбільшими витратами.
  4. 4Під діаграмою таблиця перелічує кампанії зі стовпцями Кампанія, Статус, Витрати, Кліки і Конверсії. Якщо за період кампаній не було, таблиця пише Немає даних за цей період. На вузькому екрані таблиця прокручується вбік.
  5. 5Коли жодну платформу не підключено, показуються лише дві картки. Якщо платформа повертає помилку для акаунта (наприклад, доступ прострочено), картка замість цифр показує текст помилки червоним.

Таблиці: пошук, сортування, стовпці, додавання й видалення

Кілька розділів показують дані в однаковій таблиці: вкладки Маркетинг (крім Start і Ad performance), вкладки Змінні, Константи і Тестові логи розділу Робот-офіс, а також таблиці Моя фірма. Усе нижче працює однаково в усіх них.

Вкладки, пошук і фільтри

  1. 1Смуга вкладок угорі перемикає таблиці розділу. Якщо на широкому екрані вкладки не вміщаються, кнопка-стрілка (Показати інші вкладки) на правому краю прокручує смугу. Адреса сторінки запам’ятовує вкладку, тож посилання з ?tab= відкриває потрібну вкладку одразу.
  2. 2Поле Пошук фільтрує рядки поточної таблиці під час введення. Поруч для кожного стовпця з фіксованими значеннями (наприклад, статус чи канал) є список-фільтр; його перший варіант — «Усі — <стовпець>». Пошук і фільтри поєднуються. Угорі праворуч чип показує, скільки рядків показано.
  3. 3Якщо нічого не підходить, таблиця показує Нічого не знайдено. Якщо таблиця справді порожня, вона показує Записів поки немає. Додайте перший кнопкою вище..

Панель над таблицею

  1. 1Головна зелена кнопка праворуч на панелі має підпис «Додати: …» з типом запису (наприклад, «Додати: Кампанія» чи «Додати: Змінна»). Вона відкриває порожнє вікно запису.
  2. 2Ліворуч від неї кнопка «Редагувати: …» (наприклад, «Редагувати: Кампанія»). Вона стає активною лише тоді, коли позначено рівно один рядок; відкриває цей рядок для редагування.
  3. 3Щойно позначено хоча б один рядок, з’являється червона кнопка Видалити з кількістю позначених рядків. Вона просить підтвердження (з кількістю рядків) і видаляє всі позначені рядки одразу. Повідомлення Видалено підтверджує.

Сама таблиця

  1. 1Прапорець у рядку заголовка позначає або знімає позначку з усіх рядків, що зараз показано (після пошуку й фільтрів). Прапорець у рядку позначає лише цей рядок.
  2. 2Значок шестерні в заголовку відкриває список Колонки з прапорцем для кожного стовпця. Зніміть прапорець, щоб сховати стовпець; поставте, щоб показати знову. Стовпець назви сховати не можна. Ваш вибір запам’ятовується в цьому браузері.
  3. 3Клік по заголовку стовпця сортує таблицю за ним: спершу за зростанням, другий клік — за спаданням, третій прибирає сортування. Рядки з порожнім значенням завжди йдуть у кінець.
  4. 4Стовпці статусу показують кольорову крапку перед текстом (наприклад, зелену для успіху чи активного, червону для помилки). Клік по будь-якому рядку або по значку олівця (Редагувати рядок) в його кінці відкриває вікно запису цього рядка.

Вікно запису

  1. 1У вікні є хрестик у куті та поля таблиці: текстові (до 100 символів), числові (0 або більше), дати й випадні списки. Деякі поля широкі й займають цілий рядок. Обов’язкове поле — назва (у деяких таблицях більше).
  2. 2Унизу кнопки Скасувати (закриває без збереження) і Створити для нового запису або Зберегти для наявного. Якщо обов’язкове поле порожнє, повідомлення називає його; якщо в числовому полі не число, повідомлення просить число від 0. Після успішного збереження з’являється повідомлення Збережено.
  3. 3Під час редагування наявного запису внизу ліворуч у вікні з’являється червоне посилання Видалити. Воно питає «Видалити цей запис?» і після підтвердження видаляє його (повідомлення Видалено).

Стрічка: дописи, новини й картки завдань команди

Стрічка (Співпраця → Стрічка) — спільна стіна вашої компанії. Колеги пишуть короткі дописи, публікують новини й бачать картки завдань, які хтось створив у Завдання та проекти. Сторінка опитує сервер кожні 20 секунд, тож дописи колег з’являються без перезавантаження. У стрічці показано 100 останніх записів.

Написання й публікація допису

  1. 1Клацніть у велике текстове поле «Напишіть щось для вашої команди…» і введіть текст. Допис може мати до 2000 символів; переноси рядків зберігаються. Кнопка Опублікувати сіра, доки поле порожнє (самі пробіли не рахуються).
  2. 2Поле дати поруч із текстом (значок календаря, підказка «Термін») необов’язкове. Оберіть дату й час, якщо допис стосується чогось із терміном. Дата показується маленьким чипом під текстом допису, а якщо ви потім зробите допис завданням, вона стане терміном завдання.
  3. 3Кнопка Обрати отримувачів обирає, хто отримає допис. За замовчуванням — усі в команді. Клацніть, щоб відкрити список: перший рядок Усій команді скидає вибір; нижче в кожного колеги є прапорець. Список завантажується під час першого відкриття й містить учасників компанії з логіном та співробітників довідника Моя фірма (їх позначено «З довідника співробітників, без власного доступу»; їх можна вказати адресатами, але без логіна сповіщення їм прийти не може). Якщо нікого немає, у списку «Ще немає колег». Після вибору людей кнопка показує «Кому» і їхню кількість, а поруч з’являється друга кнопка Усій команді з хрестиком, яка очищує вибір.
  4. 4Кнопка зі смайликом Емодзі відкриває вибір із трьома вкладками — Обличчя, Робота і Позначки. Клік по символу вставляє його там, де стоїть курсор (а не в кінець), тож смайлик можна поставити всередині речення.
  5. 5Перемикач Новини позначає допис як новину. Коли він увімкнений, кнопка підсвічена зеленим. Новина показується в стрічці з міткою «Новини» і знаходиться однойменним фільтром.
  6. 6Натисніть Опублікувати. Допис з’являється вгорі стрічки, поле очищується, а дата, адресати й перемикач новини скидаються. Якщо сервер відхиляє (наприклад, через тариф чи помилку), з’являється червоне повідомлення, а текст лишається в полі. Усі колеги (або лише обрані адресати), крім вас, отримують сповіщення типу «команда».

Пошук і фільтри стрічки

  1. 1Поле «Фільтр і пошук» угорі праворуч фільтрує дописи під час введення. Воно шукає в імені автора, тексті допису, назві завдання, відповідальному, іменах адресатів і в усіх коментарях допису.
  2. 2Під полем введення три чипи: Усі, Новини і Завдання. Активний чип підсвічено. Новини показує лише новини, Завдання — лише картки завдань, Усі — усе. Пошук і чип працюють разом.
  3. 3Закріплені дописи завжди вгорі, далі решта в порядку публікації (найновіші першими). Якщо нічого не підходить, стрічка показує «Нічого не знайдено».

Допис і що з ним можна робити

  1. 1У шапці допису — аватар, автор і дата. Допис типу «завдання» — це картка, що створюється автоматично, коли хтось створює завдання в Завдання та проекти: на ній чип «Завдання», назва після «Завдання:» і рядок «Відповідальний:» з відповідальним.
  2. 2Значок кнопки-шпильки вгорі праворуч у дописі закріплює його вгорі стрічки для всіх; значок стає зеленим і нахиляється. Другий клік відкріплює. Закріплювати й відкріплювати може будь-який учасник.
  3. 3Кнопка з трьома крапками (Ще) відкриває маленьке меню з одним пунктом Видалити запис (червоний). Допис одразу зникає зі списку. Видаляти можуть лише автор допису, власник і адміністратори; для інших сервер відмовить, і допис повернеться.
  4. 4Під текстом рядок дій. Сіра мітка ліворуч — вид допису (Запис, Новини або Завдання). Далі: Коментар ставить курсор у поле коментаря цього допису; Стежити підписує вас на допис (кнопка зелена й називається Не стежити, доки ви стежите); Ще відкриває те саме меню, що й три крапки.
  5. 5У задачі є на дописах, які не є картками завдань. Воно створює справжнє завдання в Завдання та проекти: назва — перший рядок допису (до 200 символів), опис — увесь текст, термін — дата допису. Після успіху з’являється повідомлення «Завдання створено» і в стрічці — картка нового завдання. Початковий допис лишається.
  6. 6У новини є на дописах, які не є новинами. Воно змінює вид допису на новину й показує «Опубліковано як новину». Це дозволено автору, власнику й адміністраторам; для інших сервер відмовить, і допис тихо повернеться до старого виду (повідомлення все одно з’явиться).
  7. 7Далі — рядок із шести кнопок реакцій: 👍 ❤️ 😄 🎉 👏 🚀. Клік ставить вашу реакцію (вона стає зеленою, число поруч зростає); другий клік по ній знімає. Кожну з шести реакцій людина може поставити один раз. Лічильник показує, скільки людей її поставили.

Коментарі та сповіщення

  1. 1Під реакціями перелічено наявні коментарі: аватар, ім’я, дата й текст. Нижче поле коментаря «Додати коментар». Введіть до 500 символів і натисніть Enter — коментар додається одразу. Окремої кнопки, а також редагування чи видалення коментарів немає.
  2. 2Новий коментар надсилається як сповіщення: автору допису, усім, хто стежить за дописом (Стежити), і всім, хто вже коментував цю гілку — але ніколи автору самого коментаря.

Чат і дзвінки: розмови з клієнтами та телефон

Чат і дзвінки — вхідні розмови з клієнтами з каналів, які ви підключили в Налаштування → Integration (Telegram, Viber, Messenger, WhatsApp, SMS-провайдери, SIP-телефон і чат на вашому сайті). Розмову створює клієнт: щойно хтось пише вашому боту, сторінці, номеру чи чату на сайті, вона з’являється в списку. Розпочати розмову звідси не можна; ви відповідаєте на ті, що прийшли. Розділ належить до функції «канали» тарифу.

Екран, поки розмов немає

  1. 1Поки жоден клієнт не написав, сторінка показує значок чату й текст «Розмов поки немає».
  2. 2Якщо жоден канал ще не підключено, під текстом пояснення «Підключіть Telegram, Viber, Messenger, SMS або чат сайту — і повідомлення з'являться тут.» і кнопка Відкрити налаштування інтеграцій, яка відкриває Settings → Integration.
  3. 3Якщо канали підключено, сторінка пише «Ваші канали підключено. Щойно хтось напише, розмова з'явиться тут.» і показує кожен канал карткою: значок у фірмовому кольорі каналу, назва каналу й вашого бота чи номера та статус праворуч — Підключено (зелений) або Потрібна увага (помаранчевий). Під назвою коротка інструкція, що зробити, щоб з’явилась розмова, наприклад для Telegram: напишіть будь-яке повідомлення вашому боту; для чату на сайті: вставте код із Settings → Integration → Online Chat на сайт і надішліть тестове повідомлення з бульбашки чату.
  4. 4Під час відкриття сторінки CRM також перевіряє Telegram (чи доходять повідомлення?) і WhatsApp (чи номер ще відповідає на збережений токен?). Якщо в каналу проблема, під його карткою з’являється помаранчевий блок із причиною. Відому причину «вебхукам потрібна публічна https-адреса» перекладено; інші тексти приходять від провайдера як є. Для Telegram-бота в локальному режимі примітка пояснює, що нові повідомлення підтягуються, поки сторінка відкрита («Локальний режим: нові повідомлення підтягуються, поки ця сторінка відкрита. На публічній https-адресі сайт перейде на вебхуки.»).
  5. 5Кнопка Відкрити налаштування інтеграцій унизу відкриває Settings → Integration, де можна виправити канали.

Список розмов

  1. 1На широкому екрані список стоїть у стовпці ліворуч, а відкрита розмова — праворуч. На планшеті показано лише розмову, а список висувається праворуч, коли клацнути значок повідомлень (Розмови) у шапці розмови; клік поза панеллю закриває її. На телефоні список — окремий екран: дотик до розмови відкриває її, а стрілка Назад у шапці повертає до списку.
  2. 2Кожен рядок показує аватар з ініціалами, маленький значок каналу, ім’я людини (або номер телефону), час останнього повідомлення (на планшеті сховано) і початок останнього повідомлення. Зелений круглий лічильник — кількість непрочитаних вхідних повідомлень. Відкриту розмову підсвічено. Коли ви відкриваєте сторінку на широкому екрані, перша розмова відкривається одразу.
  3. 3Список оновлюється кожні 6 секунд, а відкрита розмова — кожні 3 секунди, тож нові повідомлення з’являються самі. Розмова вважається прочитаною, лише коли ви її справді відкрили (на телефоні — торкнулися), і її лічильник скидається.

Читання й відповіді

  1. 1У шапці розмови — ім’я людини та значок каналу. Повідомлення йдуть одне під одним: ваші вихідні праворуч із зеленуватим відтінком і підписом «Ви», вхідні ліворуч з іменем людини; поруч із кожним — час. Вікно саме прокручується до останнього повідомлення.
  2. 2Введіть відповідь у рядок унизу («Напишіть повідомлення тут...», до 2000 символів) і натисніть Enter. Кнопки надсилання немає: Enter — єдиний спосіб. Повідомлення йде клієнту тим самим каналом — Telegram, Viber, Messenger, WhatsApp чи SMS-провайдером. У чаті на сайті відвідувач забирає повідомлення під час наступного опитування бульбашки.
  3. 3Якщо канал відмовляє (наприклад, хибний токен або клієнт заблокував бота), з’являється червоне повідомлення (його текст — причина від провайдера або «Повідомлення не надіслано»), а ваш текст лишається в рядку, щоб надіслати його ще раз.
  4. 4Для розмови каналу SIP-телефон рядок унизу замінено приміткою «Цей провайдер лише для дзвінків — скористайтеся кнопкою виклику.»: цей провайдер працює лише з дзвінками.

Файли, фото й голосові повідомлення

  1. 1Лише в розмовах Telegram і Viber на правому краї рядка введення з’являються ще дві кнопки: мікрофон (Записати голосове) і скріпка (Прикріпити файл). В інших каналах їх не показано.
  2. 2Скріпка відкриває файловий діалог вашого комп’ютера. Виберіть фото чи файл (до 4 МБ): спершу його зберігають у сховищі вашої компанії, потім надсилають клієнту. Якщо ви перед цим ввели текст у рядок, цей текст іде як підпис до файлу (у Viber підпис іде окремим повідомленням). Якщо на сервері не підключено сховище файлів, замість цього з’являється помилка.
  3. 3Мікрофон запускає запис голосу (браузер уперше просить дозвіл на мікрофон; якщо його відхилено чи мікрофона немає, з’являється повідомлення «Мікрофон недоступний. Дозвольте доступ у браузері.»). Під час запису кнопка червона, пульсує й перетворюється на квадрат зупинки (Зупинити й надіслати). Клік зупиняє запис і одразу надсилає голосове повідомлення як аудіофайл. У Telegram його перетворюють на голосовий формат Telegram.
  4. 4Вхідні й вихідні вкладення показуються в розмові: фото — зображенням (клік відкриває його в новій вкладці), голосове — програвачем зі звичайними елементами керування звуком, будь-який інший файл — карткою зі значком, іменем і розміром, що завантажує файл по кліку. Поки файл готується, у бульбашці «Файл завантажується…».

Дзвінки з розмови та видалення

  1. 1У розмовах каналів SMS / Телефон і SIP-телефон у шапці є значок телефона (Подзвонити). Він запускає дзвінок на номер клієнта через віджет телефона (див. наступний блок). Якщо телефон не підключено, з’являється повідомлення «Телефон не підключено. Перевірте Twilio у Settings → Integration.»; якщо дзвінок уже триває, клік нічого не робить. Коли провайдер розмови відрізняється від обраного в телефоні, телефон спершу перемикається на провайдера цієї розмови.
  2. 2Кожен дзвінок — вхідний, вихідний, пропущений — залишає рядок у розмові, по центру між повідомленнями: значок напрямку, результат і час. Тексти результату: «Вхідний дзвінок · тривалість», «Пропущений дзвінок», «Вихідний дзвінок · тривалість», «Без відповіді», «Зайнято», «Дзвінок не вдався». Значок зелений для завершеного дзвінка й червоний в інших випадках.
  3. 3Кнопка з трьома крапками (Ще) праворуч у шапці відкриває меню з червоним пунктом Видалити розмову. Діалог питає «Видалити цю розмову з усіма повідомленнями?». Після підтвердження розмову та всі її повідомлення видаляють із CRM, а вигляд повертається до списку (на мобільному). Розмова на боці месенджера не зачіпається. Якщо клієнт напише знову, з’явиться нова розмова.

Віджет телефона (унизу праворуч)

  1. 1Телефон — не частина сторінки Чат і дзвінки: його підключено один раз до всієї CRM, тому він доступний на кожній сторінці, а дзвінок, що триває, не переривається під час переходу на іншу сторінку. Його запускають, лише якщо тариф містить функцію «канали». Кругла зелена кнопка з номеронабирачем унизу праворуч (Відкрити телефон) відкриває його; маленька крапка на ній показує зв’язок: зелена — Підключено, помаранчева — З’єднання…, сіра — Не підключено.
  2. 2Якщо жодного телефонного провайдера не підключено, панель показує «Спочатку підключіть провайдера», текст «Провайдера телефонії ще не підключено.» і кнопку Підключити провайдера, що веде в Settings → Integration. Набір номера з’явиться після підключення провайдера. Хрестик угорі праворуч (Закрити) закриває панель.
  3. 3У шапці панелі — провайдер. Якщо підключено кількох, це випадний список (Провайдер), де ви обираєте провайдера для наступного дзвінка; під час дзвінка його заблоковано. Нижче дві вкладки: Клавіатура і Останні.
  4. 4Клавіатура: поле «Номер телефону» приймає цифри, +, * і #; будь-які інші символи одразу видаляються. 12 клавіш працюють як на телефоні (цифри з літерами під ними). Значок backspace (Видалити цифру) видаляє останній символ. Зелена кругла кнопка (Зателефонувати) починає дзвінок; Enter у полі робить те саме. Вона неактивна, поки номер порожній або телефон офлайн; у другому випадку під клавішами червоний текст «Не підключено».
  5. 5Останні: список останніх дзвінків зі стрілкою телефона для напрямку, іменем (якщо номер відомий) або номером, результатом (тривалість, «Пропущений», «Без відповіді», «Зайнято», «Помилка») і часом. Клік по рядку кладе номер у клавіатуру й перемикає на клавіатуру, щоб одразу передзвонити. Порожній список показує «Дзвінків ще немає».
  6. 6Вихідний дзвінок: панель змінюється на вигляд дзвінка — «Дзвінок…» з номером. Коли співрозмовник відповідає, статус стає «Розмова» і біжить таймер. Під час дзвінка доступні три круглі кнопки: мікрофон (Вимкнути мікрофон, сірий, коли вимкнено), номеронабирач (відкриває клавіатуру для надсилання цифр у дзвінок, наприклад для голосового меню; надіслані цифри показано над нею) і червона слухавка (Завершити).
  7. 7Вхідний дзвінок: панель відкривається сама, навіть якщо була закрита, і грає мелодію (два короткі сигнали кожні 3 секунди; браузер може тримати звук вимкненим, доки ви не клацнули по сторінці бодай раз, але панель усе одно з’являється). Вона показує «Вхідний дзвінок» і номер. Червона кнопка Відхилити відхиляє, зелена Відповісти відповідає; далі дзвінок іде, як описано вище.
  8. 8Для дзвінків браузеру потрібен доступ до мікрофона. Якщо його відхилено, з’являється повідомлення «Дозвольте браузеру доступ до мікрофона, щоб робити й приймати дзвінки.». Якщо провайдер відхиляє ключі (Twilio), з’являється повідомлення «Twilio відхилив підключення. Перевірте ключі Twilio у Settings → Integration.».

Календар: події, нагадування та Google / iCloud

Календар (Співпраця → Календар) показує місяць або тиждень із вашими подіями та термінами ваших завдань. Є два календарі: Мій календар — приватний, події бачить лише автор; Календар компанії — спільний, події бачить кожен учасник компанії.

Сторінка: вкладки, вигляди й навігація

  1. 1Угорі ліворуч дві вкладки перемикають календар: Мій календар і Календар компанії. Завдання з терміном показуються лише в Мій календар.
  2. 2Поле «Пошук у календарі» фільтрує події й завдання за назвою під час введення.
  3. 3Список Місяць / Тиждень обирає вигляд. У місячному вигляді видно повні тижні, що покривають місяць; у тижневому — сім днів навколо обраної дати, з набагато більшим місцем на день. Тиждень завжди починається з понеділка. Над сіткою на широкому екрані поточну дату написано заголовком.
  4. 4Стрілки Назад і Далі переходять на місяць (у тижневому вигляді — на сім днів); слово Сьогодні між ними повертає на сьогодні. Сьогодні позначено зеленою рамкою і, на широкому екрані, зеленим числом.
  5. 5Кожна подія — кольорова смужка з часом початку й назвою. У клітинку місяця вміщаються три смужки; якщо їх більше, маленьке «+ число» показує, скільки сховано (перейдіть до тижневого вигляду, щоб побачити всі). Завдання з терміном — сині смужки з часом і назвою; виконане завдання сіре й закреслене.
  6. 6На телефоні сітка показує лише кольорові крапки. Дотик до дня обирає його, а під сіткою видно дату, кнопку Додати подію і список подій та завдань цього дня (або «На цей день подій немає»). На планшеті й комп’ютері клік по вільному місцю дня одразу відкриває вікно нової події, а клік по смужці відкриває наявну подію (або завдання).

Створення й редагування події

  1. 1Клацніть день (на телефоні — кнопку Додати подію). Вікно відкривається зі значеннями за замовчуванням: обраний день, 09:00 – 10:00, календар, у якому ви зараз, без нагадування. Щоб змінити подію, клацніть її смужку; те саме вікно відкривається з її даними. На телефоні вікно займає весь екран.
  2. 2Перший рядок — назва (Назва події, до 100 символів, обов’язкова). Праворуч від нього квадрат кольору зі стрілкою (Колір події): він відкриває палітру з шести кольорів (помаранчевий, синій, бірюзовий, червоний, фіолетовий, блакитний); клік по кольору застосовує його й закриває палітру. Хрестик закриває вікно без збереження. Escape спершу закриває палітру, і лише другий Escape — вікно, щоб ви не втратили введену подію.
  3. 3Опис (до 2000 символів) — вільне поле для порядку денного, учасників і посилань; поле можна розтягнути по висоті.
  4. 4«Календар:» — список із Мій календар та Календар компанії. Він визначає, хто бачить подію: лише ви чи вся компанія. Пізніше подію можна перенести з одного календаря в інший, відредагувавши її.
  5. 5Рядок із чотирьох полів задає час: дата початку (Дата початку), час початку (Час початку), час завершення (Час завершення) і дата завершення (Дата завершення). Клік по полю відкриває вибір браузера. Якщо кінець раніше за початок, збереження відхиляється з повідомленням «Завершення не може бути раніше початку». Подія може тривати кілька днів.
  6. 6Учасники — вільний текстовий рядок (до 200 символів, сіра підказка «Змінити»): напишіть імена учасників як завгодно. Це лише нотатка; жодного запрошення з неї ніхто не отримує. Посилання Відкрити чат праворуч веде до Чат і дзвінки.
  7. 7Місце — ще один вільний рядок (до 200 символів; підказка «Додати»).
  8. 8Нагадування: слово Додати — список із чотирма варіантами: за 5, 15, 30 або 60 хвилин до початку. Обране значення показано зеленим із маленьким хрестиком (Прибрати нагадування), що його прибирає. На подію є одне нагадування.
  9. 9Унизу: Скасувати закриває без збереження, Створити (для нової події) або Зберегти (для наявної) зберігає. Порожня назва дає «Введіть назву події». Після успіху з’являється повідомлення «Подію збережено» і вікно закривається; якщо сервер збоїть, вікно лишається відкритим із введеним, щоб можна було повторити.
  10. 10Під час редагування наявної події зліва в нижньому рядку з’являється червоне слово Видалити (на телефоні — під кнопками). Воно одразу, без додаткового запитання, видаляє подію й показує «Подію видалено».
  11. 11Якщо підключено Google Calendar (див. нижче), а подія в Календар компанії, її також записують у Google. Якщо не вдалося, подія лишається збереженою в CRM, а червоне повідомлення 7 секунд називає причину (подію збережено, але не передано); те саме під час видалення (подію видалено, але не у зовнішньому календарі).

Нагадування

  1. 1Коли настає час нагадування, створюється сповіщення типу «подія» (дзвіночок у шапці): для події Мій календар лише для автора, для Календар компанії — для всіх учасників. Посилання сповіщення веде до календаря. Нагадування створюється рівно один раз на подію й значення.
  2. 2Те саме нагадування йде електронною поштою тим людям, які ввімкнули e-mail-сповіщення в профілі, якщо в Веб-пошта підключено поштову скриньку компанії. Текст листа німецькою.
  3. 3Важливо: нагадування перевіряють кожні 30 секунд, поки хтось із вашої компанії тримає CRM відкритою в браузері, і раз на добу — сервер. Якщо CRM закрита в усіх, нагадування, яке мало прийти за хвилини до події, може спізнитися; запізнене нагадування ще доставляється, поки подія триває (і ще годину після неї), але не пізніше.

Завдання в календарі

  1. 1У Мій календар кожне завдання з Завдання та проекти, що має термін, малюється в день терміну синьою смужкою з часом терміну. Клік відкриває вікно перегляду завдання.
  2. 2Вікно показує назву, рядок «Завдання №N – статус» (N — позиція у списку) зі статусом — У роботі (зелений), У роботі, прострочено (червоний) або Виконано (зелений), — опис (або назву, якщо опису немає) і, якщо задано, «Відповідальний:» з людиною. Номер — позиція завдання у списку. Зірка праворуч від опису (Закріпити) позначає завдання як важливе для вас: вона стає помаранчевою; другий клік знімає позначку.
  3. 3Кнопка Редагувати веде на сторінку Завдання та проекти (відкриває список завдань, а не саме завдання). Кнопка Завершити (приховано для виконаного завдання) позначає завдання виконаним, показує «Завдання виконано» і закриває вікно; за помилки з’являється червоне повідомлення, а вікно лишається відкритим.

Google Calendar та iCloud

  1. 1Кнопка Календарі угорі праворуч (її обведення зелене, щойно підключено хоча б один зовнішній календар) відкриває вікно «Зовнішні календарі». Текст угорі пояснює правила: події з Google з’являються в календарі Firmspace; події календаря компанії записуються в Google і там же видаляються; особисті події («Мій календар») лишаються у Firmspace; iCloud — лише читання.
  2. 2Google Calendar, не підключено: кнопка Підключити. Вона неактивна, якщо на сервері немає ключів входу через Google. Клік веде на сторінку згоди Google у тій самій вкладці; після згоди Google повертає вас у календар із повідомленням «Календар підключено»; якщо ви відмовили, вікно показує «У дозволі відмовлено.».
  3. 3Google Calendar, підключено: праворуч від заголовка зелений чип з вашою Google-поштою. Під ним список ваших календарів Google з прапорцями — імпортуються лише позначені календарі. Якщо список порожній, посилання Завантажити список календарів його завантажує. Список Календар для нових подій обирає, у який календар Google записуються події, створені в CRM; перший варіант — Основний календар.
  4. 4Старе підключення, якому дали лише права читання, показує помаранчеву примітку «Це підключення лише для читання — події з Firmspace не потрапляють у Google.» з посиланням Підключити знову: клацніть його й дайте згоду знову, інакше події з CRM не потраплять у Google.
  5. 5Кнопка Синхронізувати одразу забирає події (повідомлення «Календарі оновлено», стрілки тим часом крутяться). Інакше обмін іде сам, не частіше ніж раз на 15 хвилин, поки хтось користується CRM, і за розкладом сервера. Обмінюється лише вікно від одного місяця назад до шести місяців уперед. Сіре посилання Відключити відключає календар. Помилку підключення показано під заголовком помаранчевим.
  6. 6iCloud: Apple не пропонує діалогу входу для календарів, тому блок показує підказку «Apple не дає вікна входу для календарів. Створіть пароль для програми на appleid.apple.com і введіть його тут.» і два поля, Apple ID (пошта) та Пароль для програми (обидва обов’язкові). Створіть пароль застосунку на appleid.apple.com, введіть його й клацніть Підключити (поки працює — «Підключення…»). Після успіху з’являється повідомлення «Календар підключено», пароль очищується, і ви бачите список календарів iCloud з прапорцями, кнопки Синхронізувати і Відключити. Події iCloud лише надходять у CRM (у календар компанії); назад в iCloud нічого не записується.

Онлайн-документи: Google Docs, файли й теки

Онлайн-документи (Співпраця → Онлайн-документи) зберігає документи компанії в одному місці, по теках. Тут два види речей: документи Google (текст, таблиця, презентація), які створюються в Google Drive компанії й редагуються в Google, та звичайні файли й фото, які Firmspace сам завантажує й зберігає. Розділ входить у тариф Professional.

Підключення Google Drive

  1. 1Документи Google можна створювати лише після підключення Google Drive. Поки його не підключено, над плитками показано картку «Підключіть Google Drive». Вона пояснює, що Docs, Sheets і Slides створюються у вашому власному Drive й відкриваються в редакторі Google, а CRM також може підтягнути файли, які ви вже там зберігаєте.
  2. 2Клацніть Підключити Google Drive. Браузер переходить на сторінку згоди Google у тій самій вкладці; надайте два права, які вона просить (створювати й змінювати файли, зроблені CRM, і читати файли вашого Drive для імпорту). Після згоди ви повертаєтесь на сторінку й бачите «Google Drive підключено.». Якщо відмовили, з’являється «Google Drive не підключено.»; за іншої помилки червоне повідомлення називає причину.
  3. 3Якщо на сайті немає ключів входу через Google, на картці написано «Google Drive на цьому сайті ще не увімкнено (немає ключів входу через Google).» і кнопки немає: це має виправити адміністратор сайту, а не ви.
  4. 4Коли Drive підключено, картку замінює тонкий рядок «Google Drive підключено як <ваша пошта Google>» із трьома елементами: кнопкою Перенести файли з Диска та посиланнями Перепідключити і Відключити. Підключення належить усій компанії: один обліковий запис Google обслуговує всіх.
  5. 5Перепідключити повторює згоду (скористайтеся, коли імпорт просить підключити заново, або щоб перейти на інший обліковий запис Google). Відключити одразу відключає Drive: документи, що вже є у списку, лишаються, але нові документи Google не можна створювати, доки ви не підключите знову.
  6. 6Перенести файли з Диска підтягує файли, що вже лежать у вашому Drive: кнопка змінюється на «Перенесення…» і поки працює, неактивна. Один запуск бере до 200 нових файлів; натисніть знову, щоб отримати наступні, нічого не дублюється. Теки й ярлики Drive не імпортуються, а імпортовані файли потрапляють у кореневу теку Документи (теки CRM і Drive не пов’язані). Повідомлення каже, скільки файлів імпортовано, або «На Google Drive не знайдено нових файлів.». Якщо Drive підключали давно з вужчими правами, на 10 секунд з’являється повідомлення з кнопкою Перепідключити: натисніть її й дайте згоду знову.

Створення документа Google

  1. 1Під панеллю інструментів є ряд квадратних плиток: три типи Google (Google Docs, Google Sheets, Google Slides) і плитка Завантажити файл або фото. Плитки затемнені, коли щось недоступне (Drive не підключено або сховище файлів вимкнене), але їх усе одно можна клацнути, і вони пояснять, чого бракує.
  2. 2Клацніть плитку Google. Без Drive повідомлення на 10 секунд каже «Спочатку підключіть Google Drive, щоб створювати документи Google.» і одразу в повідомленні пропонує кнопку Підключити Google Drive. З Drive відкривається вікно «Новий документ»: поле назви вже заповнене «Новий документ» і у фокусі (до 100 символів), під ним підказка, що документ відкривається в Google в новій вкладці, редагується там, Google зберігає сам, а в списку він лишається.
  3. 3Введіть назву й натисніть Створити (або Enter). Порожня назва дає «Введіть назву». Браузер одразу відкриває новий документ Google у новій вкладці; у CRM з’являється повідомлення «Документ створено.», і вікно закривається. Якщо браузер блокує нову вкладку, повідомлення «Документ створено. Відкрийте його зі списку.» каже відкрити документ зі списку.
  4. 4Документ створюється в теці, у якій ви зараз (див. шлях тек нижче), і у відповідній теці вашого Drive. Редагуйте його в Google як завжди; зберігати не треба. Назви, зміни й дата зміни повертаються в CRM, коли сторінку відкривають або оновлюють. Документ, який ви перенесли в кошик у Google, зникає зі списку CRM під час наступного оновлення.

Завантаження файлів і фото

  1. 1Клацніть плитку Завантажити файл або фото — відкривається вибір файлів вашого пристрою; можна обрати кілька файлів одразу. Якщо сховище файлів на сайті не підключено, натомість з’являється повідомлення «Сховище файлів (Firebase) на цьому сайті ще не підключено.».
  2. 2Файли завантажуються по черзі; для кожного показується повідомлення «Завантаження <назва>», а збій називає червоне повідомлення. Коли серію завершено, зелене повідомлення каже, скільки файлів завантажено. Великі фото перед надсиланням зменшуються. Один файл може бути не більшим за 4 МБ.
  3. 3У всієї компанії є загальний ліміт сховища, що залежить від тарифу (Free 500 МБ, Standard 2000 МБ, Professional 10000 МБ). Коли він заповнений, завантаження відхиляється з порадою підвищити тариф (див. Оновіть свій план). Файл потрапляє в поточну теку.

Панель інструментів, вигляди, пошук і теки

  1. 1Угорі ліворуч три вкладки перемикають вигляд списку: Список (таблиця), Сітка (малі картки до шести колонок) і Плитка (широкі картки до трьох колонок). Вибір не запам’ятовується після виходу зі сторінки.
  2. 2Поле пошуку «Фільтр і пошук» шукає теки й файли за назвою під час введення. Його меню фільтрів звужує файли: Тип (усі, Google Docs, Google Sheets, Google Slides або файл), Джерело (усі, З Google Диска або У Firmspace) і Автор (людина, що створила файл; вибір з’являється лише коли є автори).
  3. 3Кругові стрілки (Оновити) перезавантажують список і, якщо Drive підключено, підтягують з Google нові назви, дати й видалені документи; вони крутяться, поки працює. Кнопка Нова папка відкриває вікно «Нова папка» з полем назви («Назва папки», до 100 символів; сервер лишає 80) — натисніть Створити або Enter. Теку з такою самою назвою на тому самому місці буде відхилено. Зелене повідомлення «Збережено» підтверджує створення.
  4. 4Рядок «Папки» під плитками — це шлях: перше слово Документи — верхній рівень, далі кожна тека, у яку ви зайшли. Клацніть будь-яку частину шляху, щоб повернутися туди; остання частина (де ви) біла й не клікабельна. Теки можуть бути вкладеними; створюйте нову теку всередині тієї, у якій ви.
  5. 5Ділянка під шляхом показує спершу теки (зі значком теки), потім файли. Порожній розділ каже «Документів поки немає. Виберіть тип вище, щоб створити.», порожня тека — «Ця папка порожня.».

Робота з теками й файлами

  1. 1У вигляді Список колонки такі: Назва файлу (зі значком типу й під назвою типом, розміром або «З Google Диска»), колонка статусу, Автор і Змінено. Клік по заголовку Назва файлу сортує назви А→Я / Я→А (стрілка показує напрям). Для тек у колонці статусу написано Папка, а автор і дата — риски.
  2. 2Заголовок колонки статусу — це випадний список. Оберіть Активні (за замовчуванням), Архівні або Усі — архівні файли приховано зі звичайного вигляду, тож цей фільтр — спосіб знайти їх знову. Фільтр працює лише у вигляді списку.
  3. 3Клік по назві теки заходить у неї. Клік по назві файлу відкриває його: документ Google або імпортований файл Drive відкривається в Google у новій вкладці; завантажене фото чи PDF відкривається в новій вкладці браузера; будь-який інший завантажений файл скачується. Якщо не вдалося, з’являється «Не вдалося відкрити файл.».
  4. 4На правому краю кожного рядка (або картки) три крапки (Ще). Для теки меню має: Відкрити, Перейменувати, Перемістити в… і, відокремлене лінією та червоне, Видалити.
  5. 5Для файлу меню має: Відкрити в Google (для документів Google та імпортованих файлів Drive) або Відкрити / завантажити (для завантажених файлів), далі Перейменувати, Перемістити в…, В архів (або Відновити для архівного файлу) і червоне Видалити. Для завантаженого PDF є ще один пункт, Проаналізувати: він відкриває асистента Firmspace AI і просить його прочитати документ та сказати, що це; якщо це трудовий договір, асистент пропонує зберегти тип договору, дату початку й нотатку в профілі відповідного працівника. Він з’являється лише коли асистент увімкнено для вашого тарифу.
  6. 6Перейменувати відкриває вікно з поточною назвою (до 100 символів); натисніть Зберегти. Для документа Google, створеного CRM, нову назву також записують у Drive; для імпортованого файлу Drive назва змінюється лише в CRM. Порожня назва дає «Введіть назву».
  7. 7Перемістити в… відкриває вікно з назвою елемента й списком усіх тек: угорі Документи, далі теки з відступом і стрілкою для кожного рівня вкладеності (теку не можна перенести в саму себе чи в її підтеки, тому їх у списку немає). Оберіть ціль і натисніть Перемістити; повідомлення «Переміщено.» підтверджує. Документи Google CRM також переносяться в Drive.
  8. 8В архів ховає файл зі звичайного списку, нічого не видаляючи; Відновити (у фільтрі статусу Архівні або Усі) повертає його. Це відбувається одразу, без запитання.
  9. 9Видалити завжди питає спершу. Для теки: «Видалити цю папку? Видаляються лише порожні папки.» — видалити можна лише порожню теку; якщо в ній ще є теки чи файли, сервер відмовляє й просить спершу перенести або видалити вміст. Для документа Google: «Видалити цей документ?» — він потрапляє і в кошик вашого Drive. Для завантаженого файлу: «Видалити цей файл? Його буде видалено зі сховища.». Імпортований файл Drive видаляється лише з CRM; сам файл лишається у вашому Drive.
  10. 10У виглядах Сітка і Плитка доступні ті самі дії: клік по картці відкриває теку чи файл, три крапки дають описане вище меню. Фільтра статусу й сортування за заголовком таблиці в цих виглядах немає (архів там показує лише активні файли).

Web-пошта: ваша скринька всередині CRM

Веб-пошта (Співпраця → Веб-пошта) підключає поштову скриньку компанії (Gmail, Outlook, Office 365, Yahoo, iCloud або будь-яку IMAP-скриньку), щоб ви читали й писали листи, не виходячи з CRM, а нові відправники ставали лідами. Скринька належить усій компанії: усі, хто має доступ до розділу, бачать ті самі листи. Розділ входить у тариф Professional.

Підключення скриньки

  1. 1Поки жодної скриньки не підключено, сторінка показує сітку плиток провайдерів: Outlook, Google Mail, Yahoo, iCloud, Office 365 та IMAP. Клацніть плитку свого провайдера — відкривається вікно з його назвою. Хрестик угорі праворуч (або клік поза вікном) закриває його.
  2. 2Угорі вікна сірий текст пояснює шлях для цього провайдера. Для Gmail: увійдіть через Google або ввімкніть у своєму акаунті Google двоетапну перевірку, створіть пароль застосунку й введіть його. Для Outlook і Office 365: увійдіть через Microsoft або введіть пароль застосунку, якщо акаунт це дозволяє. Для Yahoo, iCloud та IMAP потрібен пароль застосунку (для iCloud його створюють на appleid.apple.com, звичайний пароль Apple ID не підійде).
  3. 3Для Gmail, Yahoo й iCloud зелене посилання Створити пароль застосунку відкриває сторінку провайдера, де створюють пароль застосунку (в новій вкладці).
  4. 4Gmail, Outlook і Office 365, коли на сайті є ключі входу Google чи Microsoft: зелена кнопка Увійти через Google / Увійти через Microsoft. Вона веде на сторінку входу провайдера в тій самій вкладці. Після вашої згоди ви повертаєтесь у Веб-пошта з повідомленням «Скриньку підключено», і нову скриньку вибрано. Якщо ви там скасували, з’являється «Вхід скасовано»; інша помилка дає червоне повідомлення «Вхід не вдався» з причиною. Посилання Або використати пароль застосунку під кнопкою натомість показує форму з паролем.
  5. 5Форма з паролем має поля Адреса пошти і Пароль (пароль застосунку) (обидва обов’язкові; до 200 символів; пробіли в паролі застосунку прибираються автоматично, тож можна вставити «abcd efgh ijkl mnop»). Пароль надсилається на сервер і зберігається зашифрованим. Натисніть Підключити: сервер спершу перевіряє з’єднання, і лише якщо воно працює, скриньку зберігають. Хибний пароль або недоступний сервер показано червоним під формою, і нічого не зберігається.
  6. 6Для плитки IMAP форма має ще чотири поля: Сервер IMAP та його Порт (за замовчуванням 993), Сервер SMTP та його Порт (за замовчуванням 465); підказки показують imap.example.com і smtp.example.com. Yahoo, iCloud та інші використовують готові налаштування. Адреси серверів, що вказують у приватну мережу (localhost, 10.x, 192.168.x тощо), з міркувань безпеки відхиляються.
  7. 7Після успішного підключення за паролем вікно закривається, нову скриньку вибрано й з’являється зелене повідомлення з її адресою.

Екран скриньки

  1. 1Ліворуч список тек: Вхідні (праворуч кількість непрочитаних листів), Із зірочкою, Відкладені, Надіслані і Чернетки. Клік перемикає теку й знімає виділення листів. Поточна тека зелена. На вузькому екрані список стоїть над таблицею.
  2. 2Вхідні показує отримані листи, які не відкладені; Із зірочкою — усі листи з зіркою з будь-якої теки; Відкладені — відкладені листи; Надіслані — листи, які ви надіслали (зокрема з CRM); Чернетки — чернетки, що зберігаються в CRM.
  3. 3Над таблицею є рядок «Поштовий акаунт:» з адресою скриньки та провайдером у дужках. Коли підключено кілька скриньок, це стає випадним списком, де обирають ту, з якою працювати. Поруч: кругові стрілки (Перевірити нову пошту) одразу перевіряють нові листи (крутяться, поки працюють; збій показано червоним повідомленням), посилання Додати скриньку повертає до плиток провайдерів (посилання «← Назад» над ними повертає назад) і посилання Відключити з хрестиком.
  4. 4Відключити просить підтвердження: у запитанні названо адресу й сказано, що листи буде видалено з CRM, а на поштовому сервері вони лишаться. Після підтвердження скринька та її листи зникають із CRM; якщо це була остання, знову показуються плитки провайдерів.
  5. 5Коли сервер не може завантажити скриньку (змінений пароль, відкликана згода), над пошуком з’являється червона рамка з текстом «Не вдалося завантажити скриньку» і причиною. Виправте це, відключивши скриньку й підключивши її знову.
  6. 6Нові листи підтягуються автоматично раз на хвилину, поки сторінка відкрита, і одразу, коли натиснути стрілки. Кожна перевірка бере останні 30 листів тек Вхідні та Надіслані (для Gmail і Outlook) або останні 40 (для інших IMAP-скриньок); таблиця показує до останніх 300 листів. Уже завантажені листи ніколи не перезаписуються: позначки прочитаного, зірки й відкладення зберігаються лише в CRM, назад на поштовий сервер вони не йдуть.
  7. 7Поле пошуку «Фільтр і пошук листів» шукає (після короткої паузи 0,3 с) у темі, відправнику, одержувачі й тексті листів вибраної скриньки; до 100 символів.
  8. 8Таблиця має три колонки: прапорець, Ім'я і Дата. У колонці Ім'я є зірка та рядок «відправник — тема» (у теках Надіслані й Чернетки замість відправника — одержувач; лист без теми показує «(без теми)»). Непрочитані листи білі й жирні, прочитані сірі. Коли показувати нічого, таблиця каже «Листів немає», а під час завантаження скриньки — «Завантаження пошти…».

Читання, написання й упорядкування листів

  1. 1Клацніть рядок листа: відкривається вікно з темою, рядком «відправник → одержувач · дата й час» і текстом (звичайний текст, розриви рядків зберігаються). Лист одразу позначається прочитаним (число непрочитаних у Вхідних зменшується). Хрестик закриває вікно. Поруч із хрестиком є посилання з іскрою, Проаналізувати: воно відкриває Firmspace AI і питає, чи лист — запит, питання чи щось інше, з пріоритетом, коротким підсумком і пропозицією створити лід або завдання. Воно показується лише коли асистент увімкнено для вашого тарифу й ваша роль може шукати пошту.
  2. 2Зірка ліворуч у рядку (Зірочка) одразу перемикає зірку цього листа: жовта, коли встановлена. Листи із зірками збираються в теці Із зірочкою.
  3. 3Прапорець у рядку виділяє листи; прапорець у заголовку (Вибрати все) виділяє всі показані листи. Щойно виділено хоча б один, ліворуч від кнопки Новий лист з’являються три дії: Зірочка (ставить зірку всім виділеним), Відкласти (переносить виділені листи в Відкладені, вони зникають із Вхідних) — у теці Відкладені та сама кнопка називається У вхідні і повертає їх у Вхідні — і червоне Видалити з кількістю листів.
  4. 4Видалити спершу питає «Видалити N листів?». Після підтвердження листи зникають лише з CRM; на поштовому сервері вони лишаються. Масова зірка може лише ставити зірки: щоб зняти зірку, клацніть зірку в рядку.
  5. 5Зелена кнопка Новий лист відкриває вікно «Новий лист» з трьома полями: Кому (до 300 символів; кілька адрес розділяють комою або крапкою з комою, щонайбільше 20), Тема (до 200) і «Напишіть повідомлення» (до 5000 символів, звичайний текст, без вкладень). Унизу: Скасувати, Зберегти чернетку і Надіслати.
  6. 6Надіслати перевіряє адресу (якщо хибна: «Введіть коректний e-mail отримувача»), надсилає лист із вибраної скриньки (через API Google/Microsoft або через SMTP), показує «Лист надіслано», закриває вікно й відкриває теку Надіслані. Якщо надсилання не вдалося, з’являється повідомлення «Лист не надіслано» (або причина), а вікно лишається з вашим текстом.
  7. 7Зберегти чернетку зберігає лист як чернетку в CRM, не надсилаючи його (адресу не перевіряють), показує «Чернетку збережено» і відкриває теку Чернетки. Клік по чернетці відкриває те саме вікно зі збереженими полями; якщо надіслати її, чернетку видаляють, якщо зберегти знову — оновлюють (другої копії не створюється). Скасувати закриває вікно без збереження.

Ліди з вхідної пошти

  1. 1Прапорець Створювати ліди з нових листів у рядку над таблицею (за замовчуванням увімкнено; підказка під мишею пояснює його) змушує CRM перетворювати нових відправників на ліди. Налаштування належить вибраній скриньці й зберігається одразу; якщо зберегти не вдалося, прапорець повертається й з’являється червоне повідомлення.
  2. 2Як це працює: для кожного нового листа від людини, якої ще немає в Контакти, CRM створює контакт (джерело «email») і картку в першій колонці дошки угод CRM (назва картки — тема листа). Якщо відправник уже є контактом, лист просто додається до активності цього контакту. Один відправник дає один лід за перевірку.
  3. 3Не вважаються лідами: розсилки й автовідповіді (листи із заголовками відписки чи позначені як масові), адреси роботів (no-reply, notifications, mailer-daemon тощо), листи від самої скриньки та старі листи — перша перевірка після підключення лише запам’ятовує момент, щоб ваше старе листування не стало сотнями лідів. Якщо картка чи контакт з’явилися помилково, видаліть їх вручну.
  4. 4Після перевірки, що створила ліди, з’являється зелене повідомлення «Нові ліди з пошти: N». Подія також запускає тригер автоматизації «новий лід» (див. Робот-офіс) і створює сповіщення в дзвіночку; з увімкненим прапорцем ви також отримуєте сповіщення в дзвіночку про кожен новий вхідний лист (щонайбільше п’ять одразу, далі одне зведене).
  5. 5Ту саму підключену скриньку CRM використовує, щоб самостійно надсилати листи: нагадування календаря людям, які ввімкнули e-mail-сповіщення, а також рахунки й пропозиції, які ви надсилаєте з Бухгалтерія. Без підключеної скриньки ці листи не надсилаються.

Моя компанія: співробітники та база знань

Моя фірма має дві вкладки: Співробітники (довідник людей вашої компанії) та База знань (статті для команди). Розділ входить у тариф Standard; він доступний власнику, адміністраторам, менеджерам і всім, кому в «Команді та доступі» ввімкнено доступ «Компанія».

Вкладка співробітників: пошук і фільтри

  1. 1Відкрийте Моя фірма і залишайтеся на першій вкладці Співробітники. Таблиця показує записи співробітників поточної фірми, найновіші зверху.
  2. 2Поле Пошук шукає за іменем, прізвищем і e-mail на сервері. Пошук стартує сам через 300 мс після того, як ви перестали друкувати (кнопку тиснути не треба), приймає до 100 символів і завжди повертає на першу сторінку. Маленький хрестик у правому кінці поля стирає текст і знову показує всіх.
  3. 3Кнопка фільтра поруч із пошуком (значок з повзунками) відкриває невелике вікно. Коли фільтри активні, на кнопці з’являється число. Усередині два списки: Відділ (перший пункт Усі підрозділи) та Посада (перший пункт Усі посади). Оберіть значення — таблицю відфільтровано одразу; обидва фільтри поєднуються, а збіг має бути точним. Посилання внизу вікна скидає обидва фільтри. Зверніть увагу: списки пропонують лише значення, що трапляються в рядках, які зараз завантажено на сторінці.

Додавання співробітника: вікно Запросити співробітників

  1. 1Натисніть зелену кнопку Запросити співробітників (з плюсом) над таблицею. Відкривається вікно з заголовком Запросити співробітника.
  2. 2Заповніть поля: Ім'я і Прізвище (обидва обов’язкові, до 100 символів), Електронна пошта (обов’язкове, до 200 символів), Робочий телефон, Внутрішній телефон (обидва приймають номер телефону), Посада, Відділ, Тип договору (вільний текст; у полі є підказка з прикладом) і Початок дії договору (вибір дати).
  3. 3Натисніть Запросити, щоб зберегти, або Скасувати (чи хрестик угорі праворуч), щоб закрити вікно без збереження. Якщо ім’я чи e-mail порожні, з’являється «Ім'я, прізвище та e-mail обов'язкові», а вікно лишається відкритим. Після успішного збереження ви бачите «Співробітника додано», вікно закривається, і людина з’являється вгорі таблиці; помилка сервера показує «Щось пішло не так. Спробуйте ще раз.».
  4. 4Важливо: саме по собі це лише створює запис у довіднику, без облікового запису. Власники й адміністратори бачать також рамку з прапорцем Також надати доступ до CRM (з приміткою Без цього співробітник — лише запис у довіднику без акаунта. З цим він зможе увійти (наявний акаунт) або зареєструватися з цією поштою.) і, коли його відмічено, список Роль (Менеджер, Співробітник або Спостерігач). З відміченим прапорцем людину одночасно додають до фірми так само, як у Команда і доступи (наявний акаунт отримує доступ одразу, інакше зберігається запрошення), і ви бачите «Співробітника додано й надано доступ до CRM.», або «Співробітника додано й надано доступ; лист надіслано з поштової скриньки фірми.», якщо ще й надіслано лист зі скриньки, підключеної в Веб-пошта. Якщо доступ не вдалося надати (наприклад, вичерпано ліміт користувачів тарифу), запис усе одно збережено, а червоне повідомлення «Співробітника додано до довідника, але доступ не надано: …» називає причину.

Таблиця, меню рядка та сторінки

  1. 1Таблиця має стовпці: значок шестерні (меню рядка), Фото (зображення або коло з ініціалами, якщо його немає — фото в цьому вікні завантажити не можна), Ім'я та прізвище, Електронна пошта, Робочий телефон, Посада, Відділ та Внутрішній телефон. Вона завширшки щонайменше 1040 px, тож на малому екрані її прокручують убік.
  2. 2На початку кожного рядка є кнопка з трьома крапками. Вона відкриває меню з двома пунктами. Редагувати відкриває те саме вікно, що й для додавання, із заголовком Редагувати співробітника та заповненими даними; його кнопка — Зберегти, а після збереження ви бачите «Збережено». Червоний пункт Видалити відкриває вікно підтвердження «Видалити цього співробітника?»; підтвердіть, щоб видалити запис (обліковий запис людини, якщо він є, не чіпається), або скасуйте.
  3. 3На сторінці показано двадцять рядків. Під таблицею — загальна кількість записів («TOTAL»), кількість сторінок («PAGES») і кнопки НАЗАД та ДАЛІ; на першій і останній сторінці вони сірі. Якщо нічого не знайдено, таблиця показує «Співробітників ще немає. Запросіть першого.».
  4. 4Тих самих людей у компактному вигляді показано й у Колеги в налаштуваннях (див. розділ «Налаштування»).

Вкладка бази знань

  1. 1Відкрийте другу вкладку База знань. Вона працює як інші сторінки-списки CRM (вкладки, пошук, фільтри, Видалити, вікно запису) — цю механіку описано в розділі «Таблиці». Тут запис — це «стаття», тож кнопки панелі мають назви «Add Article» та «Edit Article».
  2. 2Чотири підвкладки групують статті: Загальне, Продажі, Бухгалтерія та Команда. Вікно статті має поля Заголовок (обов’язкове), Категорія (список; Загальне: Процес, Інструменти, Політика, Онбординг — Продажі: Скрипт дзвінка, Ціни, Заперечення, Процес — Фінанси: Рахунки, Податки, Витрати, Терміни — Команда: Онбординг, Відпустки, Контакти, Політика), Текст (широке поле для тексту статті), Автор та Перевірено (дата).
  3. 3Поки ваша фірма не змінила підвкладку, вона показує кілька стартових статей як приклади (вони німецькою в усіх мовах). Коли ви вперше змінюєте чи видаляєте одну з них, усі приклади цієї підвкладки стають звичайними записами вашої фірми, які можна вільно змінювати.

Налаштування: вкладки, колеги, команда та доступ

Налаштування відкривають із меню ліворуч. Ліворуч на сторінці картка перелічує п’ять вкладок; активна — зелена, і кожна вкладка має власну адресу, тож її можна додати в закладки: Акаунт, Сповіщення, Інтеграції, Колеги та Команда і доступи. Перші дві описано в розділі «Акаунт і сповіщення», третю — в «Інтеграціях», останні дві — нижче. Колеги і Команда і доступи належать до функції «кілька користувачів» і потребують тарифу Standard або вищого.

Вкладка колег

  1. 1Колеги показує той самий довідник співробітників, що й Моя фірма → Співробітники, тільки компактніше, і обидві сторінки редагують ті самі записи. Над таблицею: поле Пошук (з тими самими фільтрами Усі підрозділи та Усі посади за кнопкою фільтра) і зелена кнопка Додати співробітника, що відкриває те саме вікно, що й у Моя фірма (поля, обов’язкові ім’я та e-mail, повідомлення — див. розділ «Моя компанія»).
  2. 2У таблиці є прапорець у шапці (Вибрати все) і прапорець у кожному рядку. Щойно відмічено хоча б один рядок, над таблицею з’являється червоний текст Видалити вибраних з кількістю; він просить підтвердження для вибраних співробітників і видаляє їх разом.
  3. 3Стовпці: Ім'я (зображення чи ініціали, ім’я, під ним посада, зелена крапка з підказкою «Активний», далі червоний хрестик Видалити, що видаляє лише цю людину після підтвердження, і олівець Редагувати, що відкриває вікно редагування), Посада, Відділ, Телефон та E-Mail. Під час завантаження таблиця каже «Завантаження…», коли нікого немає — «Колег поки немає. Додайте першого.».
  4. 4Два обмеження цієї сторінки: зелена крапка показується завжди (вона не каже, чи людина справді онлайн), а сторінок немає — перелічено лише перших 20 людей. Для довгого списку користуйтеся пошуком тут або таблицею зі сторінками в Моя фірма.

Вкладка команди та доступу: додавання людини

  1. 1Відкрийте Команда і доступи. Саме тут люди отримують справжній вхід у CRM вашої фірми. Вкладка призначена для власника й адміністраторів; усі інші бачать текст «Керувати командою можуть лише власник та адміністратори.». Заголовок сторінки — назва фірми, а сірий довідковий текст Додавайте колег і обирайте, що кожен може робити. Власник і адміністратори керують командою; спостерігач лише читає. пояснює, що робить вкладка.
  2. 2Картка Додати колегу містить: поле e-mail (обов’язкове; підказка показує colleague@example.com), список Роль і кнопку Додати. У списку ви обираєте Менеджер, Співробітник або Спостерігач; пункт Адміністратор пропонується лише власнику. Роль власника нікому дати не можна.
  3. 3Під полями є рамка Доступні розділи (залиште порожнім для стандартних прав ролі): з прапорцями розділів: CRM, Завдання, Компанія, Співпраця, Пошта, Маркетинг, Склад та Автоматизація (для ролі Адміністратор рамку приховано, вона бачить усе). Якщо нічого не відмічено, людина отримує стандартні розділи ролі (див. таблицю нижче). Якщо відмітити хоча б один прапорець, видаються рівно відмічені розділи, а стандартні розділи ролі більше не діють. Сіра примітка Якщо людина вже має акаунт, вона одразу отримує доступ; інакше запрошення спрацює під час реєстрації з цією поштою. під кнопкою повторює, як це працює.
  4. 4Натисніть Додати. Сервер перевіряє: e-mail має бути дійсним; лише власник може додати адміністратора; ліміт місць тарифу враховує учасників плюс відкриті запрошення (Free: 1 людина, Standard: 50, Professional: без обмежень) — понад ліміт ви отримаєте повідомлення «Your plan allows N team members. Upgrade the plan…»; людина, що вже є у фірмі, дає «This person is already in the firm».
  5. 5Можливі два результати. Якщо акаунт Firmspace із цим e-mail уже існує, людину додано одразу, і ви бачите «Колегу додано до фірми.»; фірма з’являється в її перемикачі фірм. Якщо такого акаунта немає, запрошення зберігається на 30 днів, і ви бачите «Запрошення збережено: доступ з’явиться, щойно ця пошта зареєструється.»; воно застосовується автоматично, коли хтось реєструється саме з цим e-mail. Якщо в Веб-пошта підключено скриньку, з неї додатково надсилається короткий лист зі шляхом входу чи реєстрації, і ви бачите «Колегу додано до фірми; сповіщення надіслано з поштової скриньки фірми.» або «Запрошення збережено й надіслано з поштової скриньки фірми: доступ з’явиться, щойно ця пошта зареєструється.». Без підключеної скриньки CRM нічого не надсилає, тож скажіть людині зареєструватися (або увійти) з адресою, яку ви ввели.

Вкладка команди та доступу: список людей

  1. 1Під карткою перелічено учасників фірми: ім’я (у вашому рядку далі йде «ви») і e-mail. Власник має зелений чип Власник; його роль не можна ні змінити, ні прибрати.
  2. 2Для всіх інших людей у рядку є список ролей: оберіть іншу роль — і її збережено одразу (без кнопки). Червоний хрестик Видалити прибирає людину після підтвердження «Remove … from the firm? They will lose access to its data.» Лише власник може змінити чи прибрати адміністратора.
  3. 3Для всіх, крім власника й адміністраторів, під іменем показано ряд прапорців із розділами. Він відображає доступ, який людина справді має зараз (стандартні розділи ролі або ті, що ви відмітили). Позначення чи зняття зберігається одразу. Перший клік виходить зі стандартних розділів ролі. Якщо зняти найостанніший розділ, людина справді лишається без жодного розділу. Посилання Скинути до прав ролі (з’являється, щойно доступ змінено) повертає людину до стандартних розділів ролі.
  4. 4Список Очікують запрошення показує запрошення, що ще чекають (e-mail, роль і хрестик для скасування запрошення). Запрошення зникає з нього, коли людина реєструється.

Ролі та що бачить кожна

  1. 1Власник (людина, яка створила фірму): усі розділи, зокрема Оновіть свій план (платежі) і команда. Лише власник може платити, змінювати тариф і призначати адміністраторів.
  2. 2Адміністратор: усі розділи, крім платежів; може керувати інтеграціями та командою (додавати, змінювати й прибирати людей, але не інших адміністраторів).
  3. 3Менеджер: CRM, Завдання, Компанія, Співпраця, Пошта, Маркетинг та Склад. Не мають: автоматизації, інтеграцій, платежів, команди.
  4. 4Співробітник: CRM, Завдання, Співпраця та Пошта.
  5. 5Спостерігач: ті самі розділи, що й у працівника, але лише для читання — людина може відкривати й читати все, а будь-яку спробу створити, змінити чи видалити сервер відхиляє.
  6. 6Два незалежні умови вирішують, чи відкриється розділ: роль або позначки людини (вище) і тариф фірми (див. розділ «Тарифи та оплата»). Якщо бракує будь-якого, розділ приховано в меню; пряме посилання на розділ, якого немає в тарифі, веде до Оновіть свій план з поясненням, а для розділу, якого немає в ролі, сервер відмовляє в даних, навіть якщо адресу набрано вручну.

Акаунт і сповіщення

Перші дві вкладки Налаштування належать особисто вам, у якій би фірмі ви не працювали: Акаунт (ваш профіль, зображення й пароль) та Сповіщення.

Зображення профілю

  1. 1Угорі Акаунт ви бачите своє кругле зображення (або ініціали вашого імені, якщо його немає). Маленька кнопка з камерою на ньому (Змінити фото) відкриває файловий діалог вашого пристрою з фільтром на зображення.
  2. 2Оберіть зображення. Якщо файл не є зображенням, ви бачите «Оберіть файл із зображенням»; якщо він більший за 5 МБ — «Зображення більше за 5 МБ». Інакше зображення обрізається по центру до квадрата, зменшується й зберігається одразу — окремої кнопки збереження немає — і з’являється «Збережено». Нове зображення видно в шапці та в усіх списках, де ви фігуруєте.

Особисті дані

  1. 1Блок Основна інформація має поля Ім'я і Прізвище (обидва обов’язкові — без них з’являється «Ім'я та прізвище обов'язкові»), E-Mail (заблоковане: це ваш логін, його не можна редагувати; підказка каже «E-mail — це ваш логін, тут його змінити не можна»), Телефон, Роль (ваша посада вільним текстом), Відділ, Поштовий індекс, Мови спілкування та Часовий пояс (вільний текст). Кожне поле приймає до 100 символів.
  2. 2Блок Додаткова інформація має Місто, Область і Країна; блок Робота має поле Компанія. На комп’ютері блоки стоять у три колонки, на телефоні — один під одним.
  3. 3Кнопка Зберегти зміни невидима, доки ви нічого не змінили. Щойно якесь поле відрізняється від збереженого значення, вона з’являється внизу; натисніть її, щоб зберегти всі поля обох блоків одразу. Ви бачите «Збережено» або, якщо сервер відмовив, «Щось пішло не так. Спробуйте ще раз.».

Зміна пароля

  1. 1Блок Змінити пароль — окрема форма з власною кнопкою; вона не залежить від полів профілю. Введіть Попередній пароль, Новий пароль і Підтвердіть новий пароль (до 128 символів кожне), потім натисніть кнопку блоку.
  2. 2Перевірки йдуть у такому порядку й зупиняються на першій невдалій: порожнє поле дає «Заповніть усі поля пароля»; різні нові паролі дають «Нові паролі не збігаються»; новий пароль коротший за 8 символів дає «Новий пароль має містити щонайменше 8 символів»; хибний старий пароль (перевіряє сервер) дає «Попередній пароль невірний». У разі успіху ви бачите «Пароль змінено», і три поля очищаються.

Вкладка сповіщень

  1. 1Сповіщення (заголовок Налаштування сповіщень) має три налаштування. Прапорець Сповіщення у вкладці браузера вмикає системні сповіщення браузера. Коли ви відмічаєте його вперше, браузер просить дозволу — дозвольте. Таке сповіщення (із заголовком «Firmspace CRM») з’являється лише тоді, коли вкладка CRM прихована, тож воно не дублює те, що ви вже бачите на екрані.
  2. 2Прапорець E-Mail сповіщення дозволяє листи. Наразі листи стосуються нагадувань про події календаря. Їх надсилають через скриньку, яку ваша фірма підключила в Веб-пошта, тож поки скриньку не підключено, нічого не надсилається. Запис у дзвіночку сповіщень (див. розділ «Початок роботи») створюється в будь-якому разі.
  3. 3Третій рядок — тихі години: текст Автоматично вимикати E-Mail сповіщення із двома полями часу З і До та прапорцем Автоматично вимикати E-Mail сповіщення. Коли прапорець відмічено, між двома моментами листи не надсилаються; інтервал може перетинати північ (наприклад 22:00 – 07:00). За замовчуванням 10:00 – 10:00, тобто без дії. Час — це час сервера, а не ваш місцевий часовий пояс. Тихі години стосуються лише листів.
  4. 4Натисніть Зберегти, щоб зберегти три налаштування; ви бачите «Налаштування сповіщень збережено» (або «Щось пішло не так. Спробуйте ще раз.»). Нічого на цій вкладці не зберігається, доки ви не натиснули її.

Інтеграції: підключення каналів

Вкладка Інтеграції у Налаштування підключає канали, якими клієнти зв’язуються з вами: дзвінки, SMS, Viber, Telegram, Messenger, WhatsApp і чат на вашому сайті. Усе підключене з’являється в Чат і дзвінки. Лише власник та адміністратори можуть підключати або відключати канал; інші люди з доступом до розділу бачать картки, але не можуть їх змінювати. Паролі, токени й секрети, які ви вводите, зберігаються зашифрованими й більше ніколи не показуються. Вкладка не має власного тарифного замка, але канали працюють лише там, де тариф містить «Чат і дзвінки».

Картки

  1. 1Вкладка показує вісім карток у сітці (дві колонки на телефоні й планшеті, три на комп’ютері); кожна має значок і назву: Провайдер дзвінків, SMS-провайдер, Інтеграція з Viber, Інтеграція з Telegram, Інтеграція з Messenger, Інтеграція з WhatsApp, Онлайн-чат та Віджет для сайту.
  2. 2Колір картки — це її стан: зелений — канал підключено; помаранчевий — підключено, але потрібна увага (наприклад, токен відкликано або вебхук не зареєстровано); сірий — не підключено. Клацніть картку, щоб відкрити її вікно.
  3. 3Онлайн-чат і Віджет для сайту відкривають той самий діалог чату для вашого сайту. Скриньки підключають не тут, а в Веб-пошта.

Діалог: кнопки та повідомлення

  1. 1Вікно має назву картки як заголовок і хрестик (Закрити) угорі праворуч. Під заголовком сірий довідковий текст пояснює, що підготувати в провайдера й де знайти дані. Нижче — поля каналу; поля для секретів не показують, що збережено, тож щоб змінити секрет, введіть його заново.
  2. 2Головна кнопка — Підключити (поки триває запит, вона показує «…»). Вона спершу перевіряє дані в провайдера — хибний ключ повідомляється просто у вікні червоним, і нічого не зберігається. У разі успіху вікно закривається, ви бачите повідомлення, що канал підключено; картка стає зеленою.
  3. 3Коли канал підключено, зелений рядок угорі вікна показує «Connected» з назвою акаунта. Якщо стан «потрібна увага», це каже помаранчевий рядок і показує текст помилки. Червона кнопка Відключити ліворуч просить підтвердження (усі розмови цього каналу буде видалено з CRM!), а потім відключає його. Для Telegram і Viber у стані помилки є також кнопка Зареєструвати вебхук; у разі успіху ви бачите «Вебхук зареєстровано».
  4. 4Де в полі є значення для копіювання (адреса, токен, код вбудовування), кнопка Копіювати кладе його в буфер обміну; ви бачите «Скопійовано» або, якщо браузер відмовив, «Не вдалося скопіювати».

Провайдер дзвінків та SMS-провайдер

  1. 1Ці дві картки спершу показують ряд плиток провайдерів. Клацніть плитку свого провайдера. Для дзвінків: Twilio, Telnyx, Asterisk / FreePBX, FreeSWITCH та Інший провайдер (вручну) (будь-який оператор чи АТС із SIP через WebSocket, wss://). Для SMS: Twilio, Vonage, Plivo і Telnyx. Поки плитку не вибрано, показується підказка «Оберіть свого провайдера. Якщо його немає в списку, виберіть «Інший провайдер (вручну)»: підійде будь-який оператор чи АТС із SIP через WebSocket (wss://).» (SMS-картка має власну схожу підказку). Якщо провайдера вже підключено, вікно відкривається на його плитці, і плитку виділено.
  2. 2Поля за провайдерами. Twilio: Account SID, Auth Token, номер телефону. Vonage: ключ API, секрет API, відправник (ім’я або номер). Plivo: Auth ID, Auth Token, номер телефону. Telnyx (SMS): ключ API, номер телефону. Натисніть Підключити. Для Twilio вхідні SMS і дзвінки налаштовуються автоматично; дзвінки з браузера потребують HTTPS і доступу до мікрофона.
  3. 3Примітка щодо SMS: вхідні SMS наразі приймаються лише для Twilio; з Vonage, Plivo і Telnyx працює лише надсилання (вікно показує примітку «Вхідні SMS наразі приймає лише Twilio — в інших провайдерів поки що працює тільки надсилання.»).
  4. 4SIP-провайдери (Telnyx, Asterisk / FreePBX, FreeSWITCH, Інший провайдер (вручну)) мають такі поля: WebSocket-сервер (wss://…) (адреса wss://), SIP-домен, Логін / внутрішній номер, Логін авторизації (лише якщо відрізняється) (необов’язково), SIP-пароль та Ім’я для відображення (необов’язково) (необов’язково). Для Telnyx, Asterisk і FreeSWITCH сервер і домен заповнено наперед або пояснено підказкою під полем. Натисніть Підключити: кнопка показує «Перевірка…», поки ваш браузер сам намагається зареєструватися в провайдера, і лише за успіху дані зберігаються. Дзвінки робляться й приймаються в браузері, а кожен дзвінок записується в CRM; вхідні дзвінки дзвенять лише поки відкрита вкладка CRM.
  5. 5Користувач має одне SIP-з’єднання одночасно; вибір іншої плитки замінює наявне з’єднання (попередження про це є). Після підключення чи відключення Twilio або SIP телефон у Чат і дзвінки ініціалізується наново сам.

Telegram та Viber

  1. 1Telegram: у Telegram відкрийте бота @BotFather, створіть бота й скопіюйте його токен. Відкрийте картку Інтеграція з Telegram, вставте токен у поле Токен бота і натисніть Підключити. CRM запитує в Telegram бота (getMe) і називає канал за його @username. Вебхук реєструється автоматично на вашій публічній https-адресі; якщо сайт працює на localhost, повідомлення натомість підтягуються, поки відкрито Чат і дзвінки (вікно про це каже).
  2. 2Якщо в сайту немає публічної https-адреси, показується помилка «Вебхукам потрібна публічна https-адреса. Задайте APP_URL (або відкрийте сайт на його публічному домені), потім натисніть «Зареєструвати вебхук».». Налаштуйте її, а потім натисніть у тому ж вікні Зареєструвати вебхук.
  3. 3Viber: створіть акаунт бота на partners.viber.com і скопіюйте його токен автентифікації. Відкрийте Інтеграція з Viber, вставте його в Токен автентифікації бота і натисніть Підключити. Вебхук реєструється автоматично, з тим самим правилом про публічну https-адресу, що й для Telegram.

Messenger та WhatsApp (через Facebook)

  1. 1Обидва канали належать Meta. У їхніх вікнах угорі є рамка Підключення через Facebook, а під нею — форма для ручного введення, відокремлена рядком «або вручну:». Спершу користуйтеся рамкою: вона бере токени автоматично.
  2. 2Якщо застосунок Meta платформи вже налаштовано на цьому сайті, рамка показує лише примітку «Застосунок Meta цього сайту вже налаштовано — просто натисніть «Підключити».» і кнопку Підключити через Facebook. Інакше вона просить поля App ID та App secret (обидва обов’язкові — без них кнопка неактивна; беріть їх у Meta → Налаштування → Основні) і показує адресу повернення, яку можна скопіювати: додайте її в Meta → Facebook Login → Налаштування як дійсний OAuth redirect URI.
  3. 3Натисніть Підключити через Facebook. Браузер переходить до Facebook; увійдіть і погодьтеся. Потім ви повертаєтесь у CRM. Якщо знайдено рівно одну сторінку (або номер), ви бачите «Підключено — токени підставлено автоматично», і канал підключено. Якщо їх кілька, ви бачите «Виберіть, що підключити» і список сторінок (Messenger) чи номерів (WhatsApp) — клацніть ту, яку підключити. Помилка показується повідомленням з причиною.
  4. 4Після підключення CRM сама підписується на сторінку (або акаунт WhatsApp) і реєструє вебхук. Якщо цей крок не вдався, попередження показує Callback URL і Verify token, які треба ввести вручну в Meta.
  5. 5Ручний шлях — Messenger: Page access token та App secret. WhatsApp: ID номера телефону, Access token, App secret і, за бажання, ID акаунта WhatsApp Business (необов'язково). Натисніть Підключити. Для WhatsApp вікно потім показує Callback URL і Verify token з кнопками копіювання; введіть обидва в застосунку Meta у WhatsApp → Configuration → Webhooks і підпишіться на поле «messages». Лише після цього вхідні повідомлення з’являються в Чат і дзвінки.

Чат для вашого сайту

  1. 1Відкрийте Онлайн-чат (або Віджет для сайту — це те саме вікно). Заповніть: Заголовок чату, Привітання, Колір (вибір кольору), робочі години Початок робочого дня (напр. 09:00) та Кінець робочого дня (напр. 18:00), робочі дні (Робочі дні (0–6, 0 = неділя); наприклад 1-5 означає з понеділка по п’ятницю) і, за бажання, Текст кнопки та Посилання кнопки для додаткової кнопки в чаті.
  2. 2Натисніть Підключити. З’являється блок Код для вашого сайту із рядком скрипта виду <script src=…/widget.js data-token=… async> і кнопкою копіювання. Вставте його в HTML вашого сайту перед закриваючим тегом body на кожній сторінці, де має з’явитися чат (див. довідку під кодом: «Вставте його на кожній сторінці, де має бути чат, безпосередньо перед закриваючим тегом body.»). Кнопка чату з’явиться на вашому сайті; те, що пишуть відвідувачі, надходить у Чат і дзвінки.
  3. 3Для вже підключеного чату головна кнопка — Зберегти: заголовок, привітання, колір, години й кнопку можна змінювати будь-коли, і зміна діє на сайті одразу, без чіпання коду. Відключити прибирає чат (і його розмови) з CRM.

Тарифи та оплата

Оновіть свій план — сторінка, де обирають і оплачують тариф фірми. Тариф належить фірмі, а не людині, і визначає, які розділи та в якому обсязі доступні. Лише власник фірми може платити й змінювати тариф; для інших ролей сторінка та платіжні функції недоступні.

Що містить кожен тариф

  1. 1Безкоштовний: €0. Один користувач; CRM: угоди, контакти, компанії та Завдання та проекти; без правил автоматизації, без запитів до ШІ та без сховища документів.
  2. 2Стандарт: 1 010 ₴ (≈ €20) на місяць. До 50 користувачів; усе з Free плюс Компанія: співробітники та довідник, Стрічка та календар та Кілька фірм і ролі команди; без автоматизації, ШІ-асистента та сховища документів.
  3. 3Професійний: 2 680 ₴ (≈ €53) на місяць. Необмежена кількість користувачів; усі розділи, зокрема Онлайн-документи: спільні файли та теки, Чат і дзвінки (Telegram, Viber, Messenger, веб-чат, SIP/Twilio), Веб-пошта з автоматичними лідами, Склад, замовлення, рахунки та бухгалтерія, Правила автоматизації, ШІ-асистент Firmspace, Маркетингові кампанії, Ефективність реклами (Google Ads / Meta Ads) та «ШІ вирішує і діє» в автоматизації; 10 ГБ сховища. Картка має рядок «Повний доступ».
  4. 4Під ціною картка називає ліміти, що справді діють для тарифу («правила · запити до ШІ/день · сховище»). Free і Standard такого рядка не мають, бо автоматизація, ШІ-асистент і сховище документів входять у Professional; Professional показує 200 правил, 300 запитів до ШІ на день і 10 ГБ.
  5. 5Якщо розділу немає в тарифі, його пункт меню приховано, сервер відмовляє в його даних, а спроба відкрити його прямим посиланням веде на цю сторінку з помаранчевим повідомленням угорі (див. нижче).

Сторінка: період, повідомлення й картки

  1. 1Угорі перемикач Щомісяця / Щороку. Річний варіант має значок «2 місяці безкоштовно»: рік коштує десять місяців (10 120 ₴ (≈ €200) за Standard, 26 810 ₴ (≈ €530) за Professional). Ціни на картках змінюються одразу, поруч стоїть «на місяць» або «на рік».
  2. 2Над картками може з’явитися повідомлення. Помаранчеве: ви прийшли із заблокованого розділу — «… не входить у ваш поточний тариф. Спершу змініть тариф.» з назвою цього розділу. Якщо у вас уже є неоплачений рахунок, список Незавершені рахунки показує його зі статусом (очікує оплати / очікує підтвердження) і посиланням Відкрити.
  3. 3Три картки стоять у ряд: Безкоштовний, Стандарт, Професійний. Кожна показує значок, назву, ціну, «До N користувачів» (або Необмежена кількість користувачів), рядок із лімітами й перелік усіх чотирнадцяти функцій: що входить — має зелену галочку, що ні — сіре й закреслене. Картка вашого поточного тарифу має зелену рамку та чип Поточний тариф.
  4. 4На поточній платній картці рядок під ціною каже, як довго діє тариф: «Діє до <дата> (оплачено наперед)». Ціни показано у валюті вашого ринку: євро для Німеччини, гривня для України (ринок визначає країна в налаштуваннях бухгалтерії фірми).

Оплата тарифу

  1. 1Тарифи оплачують переказом, без платіжних сервісів і їхніх комісій: банківським переказом або в USDT. Натисніть Купити на потрібному тарифі (спершу оберіть період). Відкриється вікно Оплата тарифу: оберіть Банківський переказ або USDT, заповніть Назва компанії та адреса (і за бажанням VAT ID (необов’язково)) та натисніть Виписати рахунок. Кнопка неактивна, поки платформа не налаштувала жодного способу оплати; тоді напишіть команді Firmspace — вона виставить рахунок вручну.
  2. 2Рахунок (номер FS-рік-номер) показує суму, QR-код і реквізити з кнопками копіювання. Валюту й реквізити підставляють за вас: Німеччина — євро з німецькими банківськими реквізитами (QR-код — Girocode, який розуміють банківські застосунки зони SEPA); Україна — гривня з українськими реквізитами (QR-код НБУ); USDT — точна сума на гаманець у мережі TRC-20 (Tron), інші мережі не зараховуються. Кнопка Завантажити рахунок (PDF) зберігає той самий рахунок у PDF.
  3. 3Сплатіть у банківському застосунку (відскануйте QR-код або скопіюйте реквізити; номер рахунку вкажіть у призначенні платежу) або надішліть USDT із гаманця, потім натисніть Я оплатив(ла). Можна додати дату й ім’я платника, а для USDT — хеш транзакції. Статус стане «очікує підтвердження»: команда платформи перевіряє, що гроші надійшли, і підтверджує оплату — зазвичай протягом доби. Після цього тариф діє місяць або рік; продовження того самого тарифу рахується від кінця чинного терміну.
  4. 4Якщо ви зареєструвалися з прайсу публічного сайту, натиснувши там тариф, CRM одразу після реєстрації сама відкриває те саме вікно рахунку для цього тарифу й періоду — повторно натискати Купити не треба.
  5. 5Коли оплачений термін закінчується, фірма повертається на Free; нічого не видаляється, але розділи, яких немає у Free, стають недоступними, доки ви не оплатите знову. Команда платформи може також призначити фірмі тариф напряму (наприклад, для тесту чи партнера). Таке призначення показується як «Діє до <дата>», якщо в нього є дата завершення.
Firmspace AI
Firmspace AI

© 2026 Firmspace AI. Усі права захищені.