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Dokumentation

Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen: was jeder Bildschirm und jede Schaltfläche tut.

Erste Schritte

Diese Seite beschreibt Firmspace CRM Schaltfläche für Schaltfläche. Namen von Schaltflächen, Tabs und Feldern sind genau so hervorgehoben, wie sie im Kabinett in Ihrer Sprache stehen – so finden Sie sie auf dem Bildschirm sofort. Manche Bereiche gibt es nur in bestimmten Tarifen oder für bestimmte Rollen; sehen Sie einen Bereich nicht im Menü, lesen Sie Tarife und Abrechnung sowie Team und Zugriff.

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Arbeitsbereich

Übersicht

12 Aufgaben erledigt von 20Datum 26. September 2026
So26Mo27Di28Mi29Do30Fr31Sa32

Aufgaben

Angebot an Acme sendenZuständig: Anna LinkRechnung RE-2026-19 prüfenZuständig: Maria WeberRückruf Kunde BergerZuständig: Tom Klein

Abgeschlossene Deals

Ein möglicher Ablauf

Beispiel
1Eingang erkennen2Informationen ordnen3Freigabe einholen

Kontrollpunkte

1Berechtigungen festlegen2Freigaben bestimmen3Ergebnisse nachvollziehen

Registrierung und Anmeldung

  1. 1Klicken Sie auf der Website in der oberen Navigation auf Register. Das Formular hat zwei Tabs: Firma für ein Unternehmen und Persönlich für eine Einzelperson.
  2. 2Im Tab Firma füllen Sie Firmenname, Firmentelefon, Firmenadresse, Steuernummer, Firmen-E-Mail und Firmenpasswort aus. Im Tab Persönlich geben Sie Vorname, Nachname, Persönliches Telefon, Persönliche E-Mail, Persönliche Adresse und Persönliches Passwort ein. Alle Felder sind Pflicht.
  3. 3Das Augensymbol am rechten Rand eines Passwortfelds zeigt oder verbirgt das eingegebene Passwort. Setzen Sie den Haken bei Zustimmung zur Datenschutzerklärung und klicken Sie auf Register.
  4. 4Um später wiederzukommen, klicken Sie auf Log in, geben Sie Ihre E-Mail bei Benutzername und das Passwort ein und klicken Sie auf Log in. Das Kabinett öffnet sich auf der Übersicht. Der Link unter dem Formular wechselt zwischen Registrierung und Anmeldung.
  5. 5Eine neue Firma startet im kostenlosen Tarif mit den Bereichen CRM und Tasks. Alles Weitere schalten Sie unter Aktualisieren Sie Ihren Plan frei.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

  1. 1Links steht die Seitenleiste mit dem Menü. Sie ist unter kleinen Überschriften gegliedert: Arbeitsbereich, Zusammenarbeit, Kunden, Organisation, Betrieb und Verwaltung.
  2. 2Menüpunkte: Übersicht, Zusammenarbeit (mit Feed, Chat und Anrufe, Kalender, Online-Dokumente, Web-Mails), CRM, Meine Firma, Aufgaben und Projekte, Buchhaltung, Marketing, Roboter-Büro, Aktualisieren Sie Ihren Plan und Einstellungen. Ein Klick auf Zusammenarbeit klappt die fünf Unterpunkte auf.
  3. 3Das Menü zeigt nur, was Sie nutzen können: Ein Punkt verschwindet, wenn Ihr Tarif den Bereich nicht enthält oder Ihre Rolle keinen Zugriff hat. Öffnen Sie einen gesperrten Bereich über einen direkten Link, werden Sie zur Tarifseite geleitet – mit dem Hinweis, zuerst den Tarif zu wechseln.
  4. 4Die Kopfleiste zeigt links den Pfad der aktuellen Seite. Rechts stehen: das Suchfeld, die KI-Schaltfläche, der Sprachumschalter, die Benachrichtigungsglocke und der grüne Chip „Geschützter Bereich“. Auf dem Handy ist die Seitenleiste ausgeblendet: Die Kopfleiste zeigt das Markenzeichen und eine Menü-Schaltfläche, die dieselbe Liste der Bereiche öffnet.
  5. 5Das Suchfeld in der Kopfleiste ist ein Platzhalter für die künftige globale Suche und liefert noch keine Ergebnisse; nutzen Sie stattdessen das Suchfeld im jeweiligen Bereich (CRM, Tasks, Marketing usw.).

Sprache, Firma und Profil

  1. 1Der Sprachumschalter in der Kopfleiste bietet drei Sprachen: English, Deutsch und Українська. Die Auswahl ändert das ganze Kabinett sofort und steht in der Adresse der Seite.
  2. 2Oben in der Seitenleiste zeigt die Karte Aktive Organisation, in welcher Firma Sie arbeiten. Ein Klick öffnet die Liste Ihrer Firmen; jede Zeile zeigt den Namen und Ihre Rolle dort (Inhaber, Admin, Manager, Mitarbeiter oder Betrachter). Ein Haken markiert die aktive Firma; ein Klick auf eine andere Zeile wechselt dorthin und lädt alle Daten dieser Firma.
  3. 3Um eine weitere Firma anzulegen, klicken Sie in derselben Liste auf Neue Firma, tippen den Namen bei Firmenname und klicken auf Erstellen. Jede Firma hat eigene Daten, einen eigenen Tarif und ein eigenes Team. Inhaber und Administratoren sehen außerdem Firma umbenennen: Namen ändern und Speichern klicken.
  4. 4Unten in der Seitenleiste stehen Ihr Name und Ihr Foto. Ein Klick öffnet ein kleines Menü. Einstellungen öffnet das Fenster Mein Profil; Ausloggen meldet Sie ab und führt zur Anmeldeseite.
  5. 5In Mein Profil ändern Sie Vorname, Nachname, Telefon, Position, Stadt und Land; die E-Mail ist Ihr Login und wird nur angezeigt. Foto hochladen wählt ein Bild bis 5 MB, Foto entfernen löscht es. Speichern speichert alles und zeigt „Profil gespeichert“; Abbrechen schließt das Fenster ohne Speichern. Vor- und Nachname dürfen nicht leer sein.
  6. 6Weitere persönliche Einstellungen (Zeitzone, Sprachen, Passwort, Benachrichtigungen) finden Sie auf der Seite Einstellungen in der Seitenleiste; siehe den Abschnitt Einstellungen weiter unten.

Benachrichtigungsglocke

  1. 1Die Glocke in der Kopfleiste zeigt eine Zahl der ungelesenen Einträge. Ein Klick öffnet die Liste Benachrichtigungen; ist sie leer, steht dort „Noch keine Benachrichtigungen.“.
  2. 2Benachrichtigungen kommen bei: neuer E-Mail (mehrere auf einmal werden zu einer Zeile zusammengefasst), neuem Lead aus einer E-Mail, neuer Nachricht in einem verbundenen Kanal, verpasstem Anruf, Nachricht eines Kollegen, Terminerinnerung im Kalender sowie Fristen von Aufgaben und Deals (24 Stunden vorher, 1 Stunde vorher und bei Überfälligkeit).
  3. 3Öffnen in einer Zeile springt zur passenden Seite (Gespräch, Postfach, Aufgabe oder Deal). Schließen entfernt die Zeile. Alle als gelesen markieren oben markiert alles auf einmal als gelesen.
  4. 4Ob Benachrichtigungen zusätzlich als Browser-Pop-up oder E-Mail erscheinen und wann sie stummgeschaltet werden, stellen Sie unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein.

Ihr erster Tag: eine Reihenfolge

  1. 1Öffnen Sie Einstellungen und füllen Sie Ihr Profil aus, dann verbinden Sie die benötigten Kanäle (Settings → Integration).
  2. 2Legen Sie in CRM Ihre ersten Unternehmen und Kontakte an und erstellen Sie dann im Tab Deals einen Deal.
  3. 3Erstellen Sie Aufgaben in Aufgaben und Projekte und geben Sie ihnen Fristen: Sie erscheinen dann im Dashboard und im Kalender.
  4. 4Richten Sie Buchhaltung (Firmendaten, Steuer, Produkte) vor dem ersten Angebot oder der ersten Rechnung ein und laden Sie Kollegen unter Einstellungen → Team und Zugriff ein.

Übersicht

Die Übersicht ist der Tag auf einen Blick. Sie dient vor allem zum Lesen: Sie fasst die anderen Bereiche zusammen, und jede Karte führt in ihren Bereich.

Diagramme Deals und Aufgaben

  1. 1Die Karte Deals zeigt ein Diagramm der Abgeschlossene Deals. Der Umschalter oben rechts wechselt den Zeitraum: Monatlich, Wöchentlich oder Jährlich. Fahren Sie über einen Balken, um die genaue Zahl zu sehen.
  2. 2Die Karte Aufgaben ist ein Ringdiagramm der Aufgaben nach Status: Aktiv, Erledigt und Abgelaufen (überfällig). Ihr Umschalter wechselt zwischen Dieser Monat, Diese Woche und Dieses Jahr. In der Mitte steht die Gesamtzahl.
  3. 3Gibt es noch nichts zu zeichnen, steht in der Karte „Noch keine Daten“.

Finanz- und Werbekarten

  1. 1Die Karte Buchhaltung zeigt das Geldbild der Firma: Umsatz (bezahlt), Offen, Überfällig, Ausgaben und Gewinn. Details öffnet den Bereich Finanzen. Ohne Rechnungen und Ausgaben steht dort „Noch keine Rechnungen oder Ausgaben. Legen Sie in der Buchhaltung Ihren ersten Auftrag oder Ihre erste Rechnung an.“.
  2. 2Die Karte Werbung zeigt Ausgaben, Klicks und Conversions der letzten Tage aus verbundenen Plattformen. Details öffnet den Tab Anzeigenleistung. Ist keine Plattform verbunden, führt die Schaltfläche Werbeplattform verbinden zur Verbindung.
  3. 3Diese beiden Karten erscheinen nur, wenn Ihr Tarif und Ihre Rolle Zugriff auf Finanzen und Marketing geben.

Der Tag: Wochenstreifen, Aufgaben und Termine

  1. 1Unter den Karten steht der Wochenstreifen mit der Zeile „{erledigt} Aufgaben von {gesamt} erledigt“. Klicken Sie auf einen Tag, um ihn zu wählen, oder springen Sie mit dem Feld Datum und dem Kalendersymbol (Datum wählen) zu einem beliebigen Datum. Alles darunter zeigt genau diesen Tag.
  2. 2Die Aufgabenliste des gewählten Tages hat ein Suchfeld Filtern und suchen (nach Titel, Verantwortlichem und Kommentaren). Gibt es keine Aufgaben, steht dort „Keine Aufgaben für diesen Tag“ mit dem Hinweis „Aufgaben unter „Aufgaben und Projekte“ erstellen“; die Schaltfläche Aufgaben und Projekte öffnen öffnet den Bereich Tasks.
  3. 3Jede Aufgabenkarte zeigt Titel, den Verantwortliche Person und den Status. Das Menü Optionen enthält: Anheften / Lösen (eine angeheftete Aufgabe bleibt oben), Als erledigt markieren / Als aktiv markieren und Löschen (die Aufgabe wird sofort und ohne Rückfrage entfernt).
  4. 4Um eine Aufgabe zu besprechen, klicken Sie darunter auf Kommentar: Tippen Sie ins Feld und klicken Sie auf Kommentar hinzufügen. Unter einem Kommentar antwortet Antworten darauf, Löschen entfernt Ihren eigenen. Ohne Kommentare steht in der Karte „Noch keine Kommentare“.
  5. 5Die Karte Termine listet die Kalendertermine des gewählten Tages („Keine Termine für diesen Tag“, wenn keine). Kalender öffnen öffnet den Kalender.

Deals, Kontakte und Firmen

Der Bereich CRM führt Ihre Kunden in drei Tabs: Deals (die Verkaufs-Pipeline), Kontakte (Personen) und Unternehmen (Organisationen).

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Kunden

Verkaufspipeline

Neuer Lead2

Acme GmbH

Zuständig: Team Vertrieb

Berger Handel

Zuständig: Team Vertrieb

Qualifiziert1

Nordlicht AG

Zuständig: Team Vertrieb

Angebot2

Weber & Co

Zuständig: Team Vertrieb

Klein Logistik

Zuständig: Team Vertrieb

Ein möglicher Ablauf

Beispiel
1Eingang erkennen2Informationen ordnen3Freigabe einholen

Kontrollpunkte

1Berechtigungen festlegen2Freigaben bestimmen3Ergebnisse nachvollziehen

Tabs und Suche

  1. 1Wechseln Sie mit den Tabs oben zwischen Deals, Kontakte und Unternehmen. Der aktive Tab steht in der Adresse (?tab=…): Nach der Rückkehr von einer Bearbeitungsseite landen Sie im selben Tab, und Sie können den Link kopieren.
  2. 2Das Suchfeld neben den Tabs filtert den aktuellen Tab beim Tippen. In Deals sucht es nach Dealname, Kunde und Firma; in Kontakte nach Name, E-Mail, Firma und Position. Beim Tabwechsel wird die Suche geleert.
  3. 3Solange eine Suche aktiv ist, lassen sich Karten nicht ziehen (ihre Positionen wären irreführend). Leeren Sie das Feld, um wieder zu ziehen.

Das Deal-Board

  1. 1Die Zeile über dem Board hat zwei Ansichten: Kanban (Spalten mit Karten, standardmäßig geöffnet) und Liste (eine Tabelle aller Deals). Rechts stehen Zähler: Eingehend ist die Zahl der Deals in der ersten Spalte, Geplant in der zweiten und Mehr in allen übrigen. Ein Klick auf Mehr öffnet eine kleine Liste mit der Anzahl je weiterer Spalte.
  2. 2Jede Spalte ist eine pfeilförmige Phase Ihres Verkaufsprozesses (zum Beispiel neue Anfrage, dann Angebot, dann gewonnen). Im Spaltenkopf sehen Sie den Phasennamen und ein Zahnrad; darunter eine Schaltfläche Hinzufügen mit der Zahl der Deals der Phase.
  3. 3Eine Deal-Karte zeigt fett den Dealnamen, darunter Kontakt und Firma, rechts die Zahl der Einträge im Verlauf und kleine Symbole für Nachrichten, E-Mail und Anrufe (sie leuchten auf, wenn es solche Einträge gibt). Unten steht Aktivität und wie lange der letzte Eintrag her ist. Ein Klick auf die Karte öffnet das Deal-Fenster.
  4. 4Um die Phase zu ändern, ziehen Sie die Karte an beliebiger Stelle in eine andere Spalte – oder an eine andere Stelle derselben Spalte, um die Reihenfolge zu ändern. Die Verschiebung wird sofort gespeichert, und im Dealverlauf erscheint der Eintrag „Phase geändert“.
  5. 5Ohne Deals steht in der Listenansicht „Noch keine Deals“.

Einen Deal anlegen

  1. 1Klicken Sie in der Spalte, in der der Deal beginnen soll, auf Hinzufügen. Unter der Schaltfläche klappt ein Formular auf.
  2. 2Name ist das einzige Pflichtfeld (der Hinweis lautet „Neuer Deal“; bis zu 200 Zeichen). Ohne Namen bleibt die Schaltfläche Speichern inaktiv.
  3. 3Tippen Sie bei Kunde Name, Telefon oder E-Mail eines vorhandenen Kontakts: Es erscheint eine Vorschlagsliste, und ein Klick darauf verknüpft den Deal mit diesem Kontakt (und füllt die Firma, wenn der Kontakt eine hat). Sie können auch einen noch nicht vorhandenen Namen eingeben.
  4. 4Firma funktioniert genauso mit den Firmen des CRM. Startdatum und Enddatum sind Datumsfelder für geplanten Beginn und Ende.
  5. 5Speichern legt die Karte oben in der Spalte an; Abbrechen schließt das Formular. Auch die Eingabetaste im Namensfeld speichert. Das Ereignis „Deal erstellt“ ist der erste Eintrag des Verlaufs, und eine Automatisierungsregel „Deal erstellt“ wird ausgelöst.

Phasen (Spalten) verwalten

  1. 1Um eine Phase umzubenennen, klicken Sie im Kopf auf das Zahnrad (Hinweis „Umbenennen und einfärben“). Der Name wird zum Eingabefeld: Tippen Sie den neuen Namen (bis 60 Zeichen) und drücken Sie Enter oder klicken Sie woanders hin, um zu speichern. Esc bricht die Änderung ab.
  2. 2Im selben Bearbeitungsmodus öffnet das Pipettensymbol (Farbe wählen) ein Farbfenster: Wählen Sie eine fertige Farbe oder nutzen Sie Eigene Farbe. Die Farbe gilt für den Pfeil im Board und den Phasen-Chip in der Liste.
  3. 3Das Papierkorbsymbol im Bearbeitungsmodus löscht die Phase. Ein Fenster fragt „Diese Spalte löschen? Die Karten werden in die Nachbarspalte verschoben.“: Nach der Bestätigung werden Spalte und alle darin liegenden Deals gelöscht, das lässt sich nicht rückgängig machen.
  4. 4Um die Phasen neu zu ordnen, greifen Sie eine Spalte an ihrem Pfeilkopf (Hinweis „Zum Sortieren ziehen“) und ziehen sie nach links oder rechts.
  5. 5Die gestrichelte Schaltfläche Spalte hinzufügen hinter der letzten Spalte fügt eine Phase hinzu: Geben Sie den Namen ein (Hinweis „Neue Spalte“) und klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Enter; Abbrechen schließt das Feld.

Listenansicht der Deals

  1. 1Die Ansicht Liste zeigt alle Deals in einer Tabelle mit den Spalten Name, Kunde, Firma, Phase (farbiger Chip), Startdatum und Zuletzt gesehen (wann der Deal zuletzt geändert wurde).
  2. 2Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Deal-Fenster. Das Suchfeld darüber gilt auch für die Liste. Um einen Deal zwischen Phasen zu verschieben, nutzen Sie die Phasenpfeile im Deal-Fenster.

Das Deal-Fenster

  1. 1Oben im Fenster steht der Dealname. Das Stiftsymbol (Bearbeiten) macht daraus ein Eingabefeld: Ändern Sie den Namen und bestätigen Sie mit Enter oder dem Häkchen; Abbrechen stellt den alten Namen wieder her. Die Schaltfläche KI-Zusammenfassung bittet den KI-Assistenten um eine kurze Beschreibung des Deals (wer, aktueller Stand, offene Punkte, empfohlener nächster Schritt). Das Kreuz (Schließen) schließt das Fenster.
  2. 2Unter dem Titel steht eine Reihe von Pfeilen mit allen Phasen; die aktuelle ist hervorgehoben. Ein Klick auf einen anderen Pfeil verschiebt den Deal sofort in diese Phase.
  3. 3Links stehen Karten. Die Karte Mehr zeigt Deal-Typ, Startdatum, Für alle verfügbar, Verantwortlich und UTM-Parameter. Die Schaltfläche Bearbeiten in ihrem Kopf schaltet auf Eingabefelder um (die Verfügbarkeit ist eine Ja/Nein-Liste); Speichern speichert die Werte, Abbrechen verlässt die Karte ohne Speichern. Abschnitt löschen leert nach einer Bestätigung alle diese Werte.
  4. 4Die Karte Über den Deal enthält die Hauptfelder: Name, Phase (Liste Ihrer Phasen), Startdatum, Kontakt (Suche nach Name, Telefon oder E-Mail; Teilnehmer hinzufügen fügt nach einem Komma eine weitere Person hinzu) und Firma. Sie öffnet sich im Bearbeitungsmodus; Speichern speichert die Änderungen, ein leerer Name wird mit „Bitte den Namen ausfüllen“ abgelehnt.
  5. 5Die Karte Angebote listet die mit diesem Deal verknüpften Angebote (Nummer, Status und Betrag) oder sagt „Noch keine Angebote für diesen Deal.“. Angebot erstellen öffnet Finanzen → Angebote mit einem neuen Angebot, in dem Kunde, Kontakt und Firma des Deals bereits ausgefüllt sind.
  6. 6Die Karte Wiederkehrender Deal speichert, wie oft sich der Deal wiederholt: Keine Auswahl, Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich. Wählen Sie mit Bearbeiten und Speichern; Abschnitt löschen setzt zurück.
  7. 7Der rote Link Deal löschen am Ende der linken Spalte entfernt den Deal, nachdem die Frage „Möchten Sie diesen Deal wirklich löschen?“ bestätigt wurde. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Aktivität: Kommentare, Aufgaben und Nachrichten eines Deals

  1. 1Auf der rechten Seite des Deal-Fensters steht das Eingabefeld mit den Tabs Aktivität, Kommentar, Aufgabe, SMS, WhatsApp, Telegram und E-Mail. Wählen Sie die Art des Eintrags mit dem Tab, tippen Sie den Text und klicken Sie auf Senden (oder Enter in den einzeiligen Tabs).
  2. 2Aktivität plant eine Aktivität (Anruf oder Termin) und hat ein zusätzliches Datumsfeld; Aufgabe schreibt eine To-do-Zeile. In den mehrzeiligen Tabs fügt Erwähnen ein „@“ an der Cursorposition ein, Abbrechen leert den Text. Die Schaltflächen Datei und Dokument erstellen sind ausgegraut und tragen den Hinweis „Demnächst“.
  3. 3Wichtig: Einträge in den Tabs SMS, WhatsApp, Telegram und E-Mail werden als Vermerke im Dealverlauf gespeichert; die Nachricht selbst wird von hier nicht versendet. Echte Nachrichten senden Sie unter Zusammenarbeit → Chat und Anrufe sowie Web-Mails.
  4. 4Unter dem Feld steht die Zeitleiste, neueste Einträge zuerst. Der Link darüber wechselt den Zeitraum: Gesamter Zeitraum oder Heute. Jeder Eintrag hat einen Titel nach Art (Kommentar, Aufgabe, E-Mail …); die Systemeinträge „Deal erstellt“ und „Phase geändert“ schreibt das CRM selbst. Das Papierkorbsymbol (Eintrag löschen) löscht Ihren Eintrag; Systemeinträge lassen sich nicht löschen. Ohne Einträge steht in der Zeitleiste „Noch keine Einträge“.

Kontakte

  1. 1Der Tab Kontakte ist eine Tabelle mit den Spalten Name (mit runden Initialen), E-Mail, Firma, Position, Zuletzt gesehen und Prozent (wie vollständig die Karte ausgefüllt ist: E-Mail, Telefon, Firma, Position, Website und Social-Links). Ohne Kontakte steht dort „Noch keine Kontakte. Fügen Sie den ersten hinzu.“.
  2. 2Setzen Sie links in den Zeilen Haken, um sie auszuwählen; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle angezeigten Zeilen. Über der Tabelle: Kontakt hinzufügen öffnet eine leere Karte; Kontakt bearbeiten ist nur aktiv, wenn genau eine Zeile angehakt ist, und öffnet diesen Kontakt; „Löschen (N)“ erscheint, sobald etwas angehakt ist, und löscht die gewählten Kontakte nach der Frage „Ausgewählte Kontakte löschen?“.
  3. 3Die Kontaktseite hat die Felder Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Rolle, Webseite, Twitter, Facebook und Telefon. Mindestens Vor- oder Nachname ist Pflicht (sonst „Bitte den Namen ausfüllen“). Speichern speichert den Kontakt und zeigt „Gespeichert“; ein neuer Kontakt öffnet sich danach auf seiner eigenen Seite. Zurück führt zurück zur Tabelle (derselbe Tab).
  4. 4Unter den Feldern steht der Verlauf des Kontakts. Bis der Kontakt zum ersten Mal gespeichert ist, steht dort „Speichern Sie zuerst den Eintrag, um Notizen hinzuzufügen“. Danach fügen die Tabs Neue Notiz, E-Mail, Anruf, Neue Aktivität, Aufgabe erstellen und Planen Einträge auf dieselbe Weise wie im Deal hinzu; die Zeitleiste darunter lässt sich Eintrag für Eintrag löschen. Wie im Deal sind die E-Mail- und Anruf-Einträge Vermerke und versenden oder wählen nichts.
  5. 5Auf der Kontaktseite gibt die Schaltfläche KI-Zusammenfassung eine kurze KI-Beschreibung des Kunden: wer es ist, Kommunikationsverlauf, offene Punkte und empfohlener nächster Schritt.

Firmen

  1. 1Der Tab Unternehmen funktioniert wie die Kontakte: eine Tabelle mit Firma, E-Mail, Branche, Zuletzt gesehen und Prozent; dieselbe Werkzeugleiste mit Firma hinzufügen, Firma bearbeiten und „Löschen (N)“ (die Frage lautet „Ausgewählte Firmen löschen?“). Ein leerer Tab sagt „Noch keine Firmen. Fügen Sie die erste hinzu.“.
  2. 2Die Firmenseite hat die Felder Vollständiger Name der juristischen Person (der Name), Status der juristischen Person, USREOU-Code, Registrierungsdatum, Bevollmächtigte Person, Rechtsform, Eigentumsform, Kontakte (Adresse), E-Mail und Branche (Tätigkeitsbereich). Speichern speichert den Eintrag, Zurück führt zur Liste zurück.
  3. 3Wie bei Kontakten erscheint der Verlauf mit Notizen und Aufgaben nach dem ersten Speichern, und KI-Zusammenfassung gibt eine KI-Beschreibung der Firma. Hier angelegte Firmen erscheinen als Vorschläge, wenn Sie die Firma eines Deals oder Kontakts ausfüllen.

Aufgaben und Projekte

Der Bereich Aufgaben und Projekte hat oben zwei Tabs: Aufgaben (einzelne To-dos mit Frist) und Projekte (Karten mit Fortschritt). Der Bereich ist in jedem Tarif enthalten, auch in Free.

Suche und Filter

  1. 1Das Suchfeld oben rechts filtert die Aufgaben beim Tippen: Es sucht im Titel, beim Verantwortlichen und beim Autor. Das Kreuz im Feld (Suche leeren) leert den Text.
  2. 2Die Schaltfläche mit dem Reglersymbol (Filter) neben dem Feld öffnet ein kleines Panel mit zwei Listen: Status (Alle, Aktiv, Erledigt, Abgelaufen) und Verantwortliche Person (Alle Verantwortlichen oder eine der Personen, die in Ihren Aufgaben vorkommen). Ist ein Filter an, wird die Schaltfläche grün und zeigt die Zahl der aktiven Filter; Filter zurücksetzen im Panel schaltet alle aus.
  3. 3Eine Aufgabe gilt als Abgelaufen, wenn ihre Frist verstrichen und sie nicht erledigt ist. Suche und Filter gelten für alle drei Ansichten des Tabs Aufgaben.

Eine Aufgabe anlegen und bearbeiten

  1. 1Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Aufgabe hinzufügen in der Zeile über der Tabelle. Es öffnet sich das Fenster Neue Aufgabe.
  2. 2Füllen Sie Titel (Pflicht, bis 200 Zeichen), Beschreibung (bis 500 Zeichen), Frist (Datums- und Zeitauswahl; optional) und Verantwortliche Person (Freitext, bis 100 Zeichen: den Namen der Person eintippen) aus. Der Cursor steht bereits im Titelfeld.
  3. 3Speichern speichert die Aufgabe und zeigt „Gespeichert“. Ohne Titel erscheint „Bitte einen Titel eingeben“, und nichts wird gespeichert; bei einem Serverproblem erscheint „Etwas ist schiefgelaufen. Bitte erneut versuchen.“. Abbrechen, das Kreuz in der Ecke, die Esc-Taste und ein Klick außerhalb des Fensters schließen es ohne Speichern.
  4. 4Um eine Aufgabe zu ändern, klicken Sie auf ihren Titel (in jeder Ansicht) oder öffnen das Zeilenmenü und wählen Aufgabe bearbeiten. Dasselbe Fenster öffnet sich mit den aktuellen Werten. Autor und Änderungsdatum trägt das CRM selbst ein.
  5. 5Das Fenster hat keinen Erledigt-Schalter: Um eine Aufgabe als erledigt zu markieren, nutzen Sie die Sammelaktion Als erledigt markieren (siehe unten). Auch löschen lässt sich eine Aufgabe nicht aus dem Fenster; nutzen Sie das Zeilenmenü oder die Sammelaktion.

Die Ansicht Liste

  1. 1Unter den Tabs schaltet ein Umschalter zwischen drei Ansichten: Liste, Frist und Planer. Rechts davon zeigt die Zeile „Meine Einträge“ zwei Zähler: Überfällig (wie viele Aufgaben überfällig sind) und Kommentare (wie viele Kommentar-Einträge es in den Aufgaben gibt).
  2. 2Die Tabelle hat die Spalten Name, die Statusspalte (ihre Überschrift lautet Aktiv, darunter steht das Datum der letzten Änderung der Aufgabe), Frist, Erstellt von und Verantwortliche Person. Erledigte Aufgaben haben einen durchgestrichenen Titel; eine überfällige Aufgabe zeigt ein rotes Kennzeichen mit der Dauer der Verspätung; eine erledigte Aufgabe ein grünes Kennzeichen Erledigt; ohne Frist steht in der Zelle „Keine Frist“.
  3. 3Die Kopfzeile der Statusspalte ist eine Schaltfläche mit Pfeil: Sie öffnet eine Liste (Alle, Aktiv, Erledigt, Abgelaufen) und filtert die Tabelle nach dem gewählten Status. Es ist derselbe Filter wie im Panel Filter.
  4. 4Neben dem Titel stehen zwei kleine Symbole. Die Pinnnadel (Angeheftet) heftet die Aufgabe oben an die Liste: Klick schaltet sie ein (das Symbol wird grün), ein weiterer Klick schaltet sie aus. Die durchgestrichene Glocke (Stummgeschaltet) markiert die Aufgabe auf dieselbe Weise als stumm. Beide Markierungen werden sofort gespeichert und bleiben nach einem Neuladen erhalten.
  5. 5Die drei Punkte in der zweiten Spalte (Optionen) öffnen das Zeilenmenü: Aufgabe bearbeiten und in Rot Löschen. Das Löschen fragt „Ausgewählte Aufgaben löschen?“; Weiter löscht die Aufgabe, Abbrechen behält sie.
  6. 6Die Fußzeile der Tabelle zeigt, wie viele Zeilen ausgewählt und wie viele insgesamt vorhanden sind. Ohne Aufgaben steht in der Tabelle „Noch keine Aufgaben. Erstellen Sie die erste.“.

Sammelaktionen

  1. 1Setzen Sie links bei den gewünschten Zeilen Haken; das Kästchen in der Kopfzeile (Alle auswählen) wählt alle Zeilen, die die Filter gerade zeigen. Die gewählten Zeilen werden hervorgehoben.
  2. 2Öffnen Sie unter der Tabelle die Liste Aktion wählen und wählen Sie Als erledigt markieren, Als aktiv markieren oder in Rot Löschen. Die gewählte Aktion steht auf der Schaltfläche.
  3. 3Klicken Sie auf Anwenden (aktiv nur, wenn eine Aktion gewählt und mindestens eine Zeile angehakt ist). Die ersten beiden Aktionen ändern die Aufgaben sofort und zeigen „Gespeichert“. Löschen fragt zuerst „Ausgewählte Aufgaben löschen?“, und erst Weiter entfernt die Aufgaben.

Die Ansichten Frist und Planer

  1. 1Frist gruppiert die Aufgaben nach Dringlichkeit: Überfällig, Heute, Demnächst und Keine Frist. Jeder Block hat eine eigene Überschrift mit der Zahl der Aufgaben; eine Gruppe ohne Aufgaben wird nicht angezeigt. Ein Klick auf einen Titel öffnet die Aufgabe zur Bearbeitung; rechts steht die Frist oder das Statuskennzeichen.
  2. 2Planer zeigt 14 Tage ab heute als kleine Tageskarten. Eine Karte hat Wochentag und Datum, einen Zähler-Chip mit der Zahl der Aufgaben und einen dünnen Auslastungsbalken (sein Tooltip nennt, wie viele Aufgaben auf diesen Tag fallen). Heute hat einen grünen Rahmen, Wochenenden sind leicht abgesetzt. Unter dem Balken stehen die Aufgaben des Tages mit einem farbigen Punkt (gelb aktiv, grün erledigt, rot überfällig) und der Uhrzeit; ein Klick öffnet die Aufgabe. Ein leerer Tag zeigt „Nichts geplant“.
  3. 3Über den Karten stehen der Datumsbereich und die Zahl der darin liegenden Aufgaben. Die Schaltflächen ← und → verschieben den Bereich um eine Woche, Heute kehrt zur aktuellen Woche zurück. Sind Aufgaben überfällig, steht über den Tagen ein Block Überfällig mit den ersten 12 davon.

Projekte

  1. 1Öffnen Sie den Tab Projekte. Er zeigt die Projekte als Karten. Ohne Projekte steht auf der Seite „Noch keine Projekte“.
  2. 2Klicken Sie rechts auf Neues Projekt. Füllen Sie im Fenster Name (Pflicht, bis 200 Zeichen), Beschreibung (bis 2000 Zeichen), Status (Geplant, Läuft, Pausiert, Abgeschlossen), Verantwortliche Person (Freitext), Beginn und Ende (Datumsangaben) aus und wählen Sie eine Farbe aus sechs fertigen Kreisen; der gewählte Kreis bekommt einen hellen Ring.
  3. 3Speichern legt das Projekt an und zeigt „Projekt gespeichert“. Ein leerer Name führt zu „Bitte einen Namen angeben“, ein Ende vor dem Beginn zu „Das Ende liegt vor dem Beginn“; das Fenster bleibt offen, die Meldung steht unten.
  4. 4Eine Projektkarte zeigt einen Farbpunkt, den Namen, den Status, eine zweizeilige Beschreibung, den Verantwortlichen und den Zeitraum sowie einen Fortschrittsbalken mit „erledigt/gesamt · Prozent“ (oder „Noch keine Aufgaben“). Der Stift (Projekt bearbeiten) öffnet dasselbe Fenster zum Bearbeiten.
  5. 5Ein Klick auf den Projektnamen öffnet unter den Karten ein Panel mit den Aufgaben dieses Projekts (Titel, Punkt für den Zustand und Datum); ein Klick auf eine Aufgabe öffnet sie zum Bearbeiten; Schließen schließt das Panel.
  6. 6Unten an der Karte: Archivieren verschiebt das Projekt ins Archiv, Löschen löscht es nach einer Rückfrage (die Aufgaben bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung).
  7. 7Die Schaltfläche Archivierte links schaltet zwischen aktiven und archivierten Projekten um (gedrückt ist sie grün). Im Archiv heißt der Link auf einer Karte Zurückholen und bringt das Projekt in die aktive Liste zurück. Ein leeres Archiv sagt „Keine archivierten Projekte“.
  8. 8Hinweis: Der Fortschritt eines Projekts wird aus den Aufgaben berechnet, die ihm zugeordnet sind. Derzeit hat das Aufgabenfenster kein Feld zur Projektauswahl, deshalb bleibt der Fortschrittsbalken leer, bis Aufgaben auf anderem Weg zugeordnet werden.

Finanzen: Angebote, Aufträge, Verträge

Der Bereich Buchhaltung ist die Buchhaltungsseite des CRM: Angebote, Aufträge, Verträge, Rechnungen, Ausgaben, Anlagen, Bank und Kasse, Produkte, Steuerberichte und Einstellungen. Er ist im Tarif Professional enthalten. In einem Tarif ohne diesen Bereich führt ein direkter Link zur Tarifseite mit einem Hinweis. Rollen: Inhaber, Admin und Manager können ihn öffnen; Mitarbeiter und Betrachter nicht. Dieser Teil beschreibt Aufbau, Übersicht, Angebote, Aufträge und Verträge; Rechnungen, Geld und Berichte folgen in den nächsten Abschnitten.

firmspace.de/crmF

Buchhaltung

Rechnungen

RE-2026-18Acme GmbH2.380,00 €Bezahlt
RE-2026-19Berger Handel890,00 €Offen
RE-2026-20Nordlicht AG1.150,00 €Überfällig

Ein möglicher Ablauf

Beispiel
1Eingang erkennen2Informationen ordnen3Freigabe einholen

Kontrollpunkte

1Berechtigungen festlegen2Freigaben bestimmen3Ergebnisse nachvollziehen

Aufbau des Bereichs

  1. 1Öffnen Sie Buchhaltung im linken Menü. Der Seitentitel ist Buchhaltung. Auf einem breiten Bildschirm stehen die Tabs als Spalte links; auf Handy und Tablet werden sie zu einer scrollbaren Pillen-Reihe über dem Inhalt.
  2. 2Die Reihenfolge der Tabs: Übersicht; Gruppe Aufträge (Angebote, Aufträge, Verträge); Gruppe Rechnungen (Rechnungen, Wiederkehrend, Mahnungen); Ausgaben; Anlagen; Bank & Kasse; Produkte; Gruppe Steuern (UStVA, EÜR); Gruppe Auswertungen (BWA, SuSa); Einstellungen; Protokoll.
  3. 3Die Gruppennamen sind nur Überschriften und nicht anklickbar. Ein Klick auf einen Tab wechselt den Inhalt rechts, ohne die Seite neu zu laden.
  4. 4Links mit einem Tab in der Adresse (zum Beispiel aus einer Benachrichtigung, einer Automatisierungsregel oder einer Deal-Karte) öffnen sofort den richtigen Tab. Auf einer Deal-Karte öffnet die Schaltfläche „Angebot erstellen“ den Tab Angebote mit vorausgefülltem, mit dem Deal verknüpftem Formular (Dieses Angebot wird mit dem Deal verknüpft, aus dem es erstellt wurde.).

Übersicht

  1. 1Übersicht zeigt fünf Kacheln. Umsatz (bezahlt) ist die Summe aller bezahlten Rechnungen (brutto, für die gesamte Zeit). Offen ist die Summe der versendeten oder überfälligen, noch nicht bezahlten Rechnungen. Überfällig ist der Teil mit abgelaufener Frist; die Kachel wird rot, sobald der Wert über null liegt. Ausgaben sind die Ausgaben der letzten sechs Monate. Gewinn ist Umsatz minus Ausgaben; grün ab null, rot bei einem Minus.
  2. 2Hinweis: Der Umsatz zählt alle bezahlten Rechnungen ohne Zeitgrenze, die Ausgaben nur die letzten sechs Monate; die Gewinn-Kachel ist daher ein grober Wert. Für einen genauen Zeitraum nutzen Sie EÜR oder BWA.
  3. 3Das Diagramm Umsatz vs. Ausgaben zeigt sechs Monate mit zwei Balken pro Monat: Umsatz (nach Zahlungsdatum der Rechnungen) und Ausgaben (nach Ausgabendatum). Darunter zählt Aufträge nach Status die Aufträge nach Status, und Niedriger Bestand listet Waren, deren Bestand auf oder unter der Meldemenge liegt; ist alles in Ordnung, steht dort Bestand ist in Ordnung.

Positionen in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen

  1. 1Jedes Dokumentformular (Angebot, Auftrag, Rechnung, wiederkehrende Rechnung) hat dieselbe Positionstabelle. Spalten: Beschreibung, Produkt (Liste Ihrer Produkte; — frei — bedeutet eine freie Zeile ohne Produkt), Menge, Preis und USt. % in Prozent.
  2. 2Wählen Sie ein Produkt in der Liste, werden Beschreibung, Preis und Steuersatz daraus übernommen; Sie können sie in dieser Zeile weiterhin ändern. Archivierte Produkte werden nicht angeboten.
  3. 3Position hinzufügen fügt eine neue leere Zeile hinzu; das Papierkorb-Symbol (Position entfernen) entfernt die Zeile. Unter der Tabelle zeigt das Formular Netto, Steuer und Gesamt und rechnet beim Tippen mit.
  4. 4Der Standard-Steuersatz einer neuen Zeile ist der Regelsatz des in Einstellungen gewählten Landes; bei Kleinunternehmerregelung oder ohne Land ist er 0. Zeilen ohne Beschreibung werden beim Speichern verworfen.
  5. 5Speichern Sie ohne Kunden, zeigt das Formular Geben Sie den Namen des Kunden ein.; ohne eine einzige Zeile Fügen Sie mindestens eine Position hinzu.. Gespeichert wird erst, wenn beides behoben ist.

Angebote

  1. 1Öffnen Sie Angebote und drücken Sie Neues Angebot. Geben Sie Kunde (Pflicht) und die Positionen ein und speichern Sie. Ein Entwurf mit automatischer Nummer erscheint in der Liste. Das Gültigkeitsdatum (Gültig bis) ist auf heute plus 30 Tage gesetzt.
  2. 2Jede Karte zeigt die Nummer, ein Status-Chip (Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen), den Kunden mit Gültigkeitsdatum und die Summe. Der Status Abgelaufen wird nie automatisch gesetzt.
  3. 3Bei einem Entwurf drücken Sie Senden. Das CRM versendet das Angebot als PDF aus Ihrem ersten verbundenen Postfach in Web Mails. Ist kein Postfach verbunden, bittet eine Meldung um die Verbindung; anders als bei Rechnungen gibt es kein Fenster zur Adresseingabe, der Empfänger stammt aus dem Kontakt oder dem Kundenunternehmen. Nach erfolgreichem Versand wird der Status Gesendet und das Automatisierungs-Ereignis „Angebot gesendet“ ausgelöst.
  4. 4Bei einem versendeten Angebot drücken Sie Als angenommen markieren oder Als abgelehnt markieren, sobald der Kunde geantwortet hat. Bei einem angenommenen Angebot ohne Auftrag erscheint die Schaltfläche Auftrag erstellen: Sie erstellt einen Auftrag mit denselben Positionen (die Meldung Auftrag erstellt. bestätigt es); danach zeigt die Karte stattdessen den Link Auftrag ansehen.
  5. 5In jedem Status hat die Karte PDF herunterladen und Design (siehe „Die Schaltfläche Design“ unten). Wurde ein Angebot nach Änderungen erneut gespeichert, erscheint ein Chip mit Versionsnummer und Verlauf; ein Klick klappt die Liste früherer Versionen auf.

Aufträge

  1. 1Öffnen Sie Aufträge und drücken Sie Neuer Auftrag. Füllen Sie Kunde (Pflicht), optional Verantwortlich und die Positionen aus; speichern Sie. Einen Auftrag erhalten Sie auch aus einem angenommenen Angebot mit Auftrag erstellen.
  2. 2Ein Auftrag durchläuft die Status Entwurf, Bestätigt, Erledigt, Berechnet, Abgeschlossen und Storniert. Die Hauptschaltfläche hängt vom Status ab: Bei einem Entwurf ist es Bestätigen, bei einem bestätigten Auftrag Als erledigt markieren.
  3. 3Als erledigt markieren bucht auch den Bestand ab: Für jede Zeile mit einem Produkt vom Typ „Ware“ wird die Menge vom Bestand abgezogen (er darf unter null fallen) und eine Lagerbewegung erfasst. Zeilen mit Dienstleistung oder ohne Produkt berühren den Bestand nicht.
  4. 4Bei einem bestätigten oder erfüllten Auftrag ohne Rechnung erscheint die Schaltfläche Rechnung erstellen. Sie erstellt einen Rechnungsentwurf mit denselben Positionen, setzt den Auftrag auf Berechnet (er ist dann gesperrt) und löst das Ereignis „Auftragsstatus geändert“ aus. Danach zeigt die Karte den Link Rechnung ansehen.
  5. 5Weitere Schaltflächen auf einer Auftragskarte: PDF herunterladen; Lieferschein (der Lieferschein erhält seine Nummer bei der ersten Ausstellung, danach zeigt die Schaltfläche diese Nummer; der Tooltip lautet Lieferschein ausstellen); Design. Die Text-Schaltfläche Abbrechen gibt es nur bei Entwürfen und setzt den Auftrag auf Storniert.

Verträge

  1. 1Öffnen Sie Verträge und drücken Sie Neuer Vertrag. Das Formular hat Kunde, Vertragswert, Beginn und Ende. Speichern erzeugt einen Vertrag im Status Entwurf.
  2. 2Die Status sind Entwurf, Aktiv, Abgeschlossen und Storniert. Ein Entwurf hat Als unterschrieben markieren (setzt ihn auf aktiv, zeigt das Unterschriftsdatum und löst das Ereignis „Vertrag unterzeichnet“ aus) und Löschen (nach einer Bestätigung). Ein aktiver Vertrag hat Als abgeschlossen markieren und Abbrechen.
  3. 3In jedem Status stehen PDF herunterladen und Design zur Verfügung. Der Vertrag ist hier ein Datensatz mit Eckdaten und PDF; eine eingescannte unterschriebene Datei wird in diesem Tab nicht angehängt (legen Sie sie stattdessen in Online Documents ab).

Die Schaltfläche Design

  1. 1Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen haben je eine Schaltfläche Design. Sie öffnet das Fenster Dokumentdesign mit zehn Miniatur-Layouts: Klassisch, Modern, Minimal, Gerahmt, Seitenleiste, Banner, Zwei Spalten, Kompakt, Elegant, Schweizer. Ein Klick wählt ein Layout aus.
  2. 2Vorschau lädt ein PDF mit dem gewählten Layout herunter, damit Sie es vor der Entscheidung ansehen können; Speichern speichert das Layout nur in diesem einen Dokument; Standard kehrt zum Standard-Layout aus den Buchhaltungs-Einstellungen zurück.

Finanzen: Rechnungen, Wiederkehrend, Mahnwesen

Alles rund ums Fakturieren finden Sie in den Tabs Rechnungen, Wiederkehrend und Mahnungen im Bereich Buchhaltung.

Rechnung erstellen

  1. 1Öffnen Sie Rechnungen und drücken Sie Neue Rechnung. Füllen Sie Kunde (Pflicht), optional Leistungsdatum und die Positionen aus (siehe „Positionen“ im vorigen Abschnitt). Speichern.
  2. 2Leistungsdatum ist das Datum der Lieferung oder Leistung. Auf deutschen Rechnungen ist es nach §14 UStG Pflicht; lassen Sie das Feld leer, wird die Zeile im PDF einfach nicht gedruckt.
  3. 3Die Rechnung wird als Entwurf gespeichert. Sie erhält eine Nummer aus dem Präfix der Einstellungen (zum Beispiel RE-2026-1); die Nummer wird einmalig vergeben und ändert sich nie. Das Fälligkeitsdatum ist heute plus Zahlungsziel aus Einstellungen (standardmäßig 14 Tage).
  4. 4Die Karte in der Liste zeigt die Nummer, das Status-Chip (Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig, Storniert) und eine Zeile mit Kunde, Datum und Fälligkeit. Zusätzliche Chips: Gutschrift für eine Gutschrift, die Mahnstufe (Zahlungserinnerung … Letzte Mahnung) und die Zahl bereits versendeter Erinnerungen.

Senden, bezahlen, korrigieren

  1. 1Bei einem Entwurf drücken Sie Senden. Das CRM versendet das PDF aus Ihrem ersten verbundenen Postfach in Web Mails. Empfänger ist die eingegebene Adresse, sonst die Adresse des Kontakts, sonst die des Kundenunternehmens.
  2. 2Ist keine Adresse bekannt, öffnet sich das Fenster Per E-Mail senden mit dem Feld E-Mail und den Schaltflächen Abbrechen und Senden. Ist überhaupt kein Postfach verbunden, bittet eine Fehlermeldung darum, eines in Web Mails zu verbinden.
  3. 3Der Status wird erst Versendet, nachdem die E-Mail wirklich versendet wurde. Schlägt der Versand fehl, bleibt die Rechnung ein Entwurf und ein Fehlversuch wird im Änderungsprotokoll vermerkt. Ein erfolgreicher Versand löst das Ereignis „Rechnung gesendet“ aus.
  4. 4Hat der Kunde bezahlt, drücken Sie bei einer versendeten oder überfälligen Rechnung Zahlung eingegangen. Der Status wird Bezahlt, die Karte zeigt das Zahlungsdatum und das Ereignis „Rechnung bezahlt“ wird ausgelöst. Umsatzberichte zählen eine Rechnung nach diesem Zahlungsdatum.
  5. 5Um eine versendete, bezahlte oder überfällige Rechnung zu korrigieren, drücken Sie Gutschrift ausstellen. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Feld Anmerkungen und den Schaltflächen zum Speichern oder Abbrechen. Das CRM erstellt eine eigene Gutschrift: alle Positionen mit negativem Preis, eigene Nummer (Präfix aus den Einstellungen, standardmäßig „GS“) und sofort im Status versendet. Die Originalrechnung bleibt unverändert; das Ereignis „Gutschrift erstellt“ wird ausgelöst.
  6. 6Duplizieren (nur bei Rechnungen) erstellt einen neuen Entwurf mit demselben Kunden und denselben Positionen; die Meldung Ein neuer Entwurf wurde aus dieser Rechnung erstellt. bestätigt das. PDF herunterladen lädt das PDF herunter und Design ändert das Layout dieser Rechnung.
  7. 7Wurden für eine Rechnung Erinnerungen versendet, zeigt die Karte den Block Mahnverlauf mit Stufe, Datum und Gebühr jeder Erinnerung.
  8. 8Der Status „überfällig“ wird von einem täglichen Hintergrundjob gesetzt (etwa 06:00 UTC): Er setzt versendete Rechnungen mit abgelaufener Frist auf Überfällig und löst das Ereignis „Rechnung überfällig“ aus. Die Änderung erscheint also einmal am Tag, nicht in der Minute des Fristablaufs.

Wiederkehrende Rechnungen

  1. 1Öffnen Sie Wiederkehrend und drücken Sie Neue wiederkehrende Rechnung. Das Formular hat Kunde, die Positionen, Wiederholt sich (monatlich oder jährlich), Tag des Monats (1 bis 28), Nächster Lauf (Datum der ersten Rechnung) und das Kästchen Automatisch versenden.
  2. 2Jede Karte zeigt das Chip Aktiv oder Pausiert, das Intervall mit dem nächsten Ausführungsdatum und ob automatisch gesendet wird. Pausieren stoppt die Erstellung von Rechnungen; Fortsetzen setzt sie fort.
  3. 3Löschen entfernt die Vorlage nach einer Bestätigung; bereits daraus erzeugte Rechnungen bleiben unverändert.
  4. 4Derselbe tägliche Hintergrundjob erstellt die Rechnungen: Am Ausführungsdatum erzeugt er aus der Vorlage eine Rechnung (als Entwurf oder, bei aktivem Automatisch versenden, sofort versendet) und schiebt das nächste Datum um ein Intervall weiter.

Mahnwesen (Zahlungserinnerungen)

  1. 1Öffnen Sie Mahnungen. Die Überschrift ist Mahnwesen mit einer Erklärung darunter. Drei Kacheln fassen den Stand zusammen: Mahnungen fällig, Offene Forderungen und Berechnete Mahngebühren.
  2. 2Die Tabelle listet überfällige Rechnungen (oder versendete mit abgelaufener Frist), die am längsten überfällige zuerst. Spalten: Rechnung, Kunde, Fällig, Tage überfällig, Mahnstufe (Stufen 1 bis 4, Stufe 4 in Rot; Noch keine Mahnung, solange noch keine Erinnerung gesendet wurde), Mahngebühren, Offener Betrag, Verzugszinsen und Aktion. Ist nichts überfällig, steht im Tab Keine überfälligen Rechnungen — im Moment ist nichts zu mahnen..
  3. 3Verzugszinsen ist nur informativ. Die Spalte bleibt leer, bis Sie in Einstellungen einen Jahreszinssatz eintragen; dann gilt (Betrag + Gebühren) × Satz × Tage überfällig / 365.
  4. 4Drücken Sie Mahnung senden in einer Zeile (währenddessen steht auf der Schaltfläche Wird gesendet …). Das CRM erhöht die Mahnstufe um eins, addiert die für diese Stufe eingestellte Gebühr, setzt eine neue Zahlungsfrist und löst das Ereignis „Zahlungserinnerung“ aus.
  5. 5Wichtig: Diese Schaltfläche schickt keinen Brief an den Kunden. Was danach passiert, bestimmen Ihre Automatisierungsregeln für das Ereignis „Zahlungserinnerung“: Sie können Ihr Team benachrichtigen oder dem Firmeninhaber eine E-Mail senden. Die Aktion „E-Mail senden“ an den Kunden findet bei Rechnungsereignissen die Adresse des Kunden nicht (sie nimmt Adressen nur aus Deal- oder Kontaktdaten); versenden Sie das Erinnerungsschreiben daher nach dem Klick selbst, zum Beispiel aus Web Mails.
  6. 6Anstelle einer Schaltfläche kann eine Zeile einen ruhigen Hinweis zeigen: Diese Rechnung ist bereits bezahlt — eine Mahnung ist nicht nötig., Diese Rechnung ist storniert — eine Mahnung entfällt., Diese Rechnung hat kein Zahlungsziel — bitte zuerst das Fälligkeitsdatum eintragen., Die höchste Mahnstufe (Letzte Mahnung) ist bereits erreicht., Nur Rechnungen können gemahnt werden. oder Die Rechnung wurde nicht gefunden — bitte die Liste aktualisieren.; schlägt die Anfrage selbst fehl, lautet die Meldung Die Mahnung konnte gerade nicht gesendet werden — bitte später erneut versuchen..
  7. 7Automatische Erinnerungen: Der tägliche Job erhöht die Stufe von selbst alle N Tage (das Intervall Zahlungserinnerung alle (Tage) aus den Einstellungen, standardmäßig 7 Tage) bis Stufe 4 und löst dasselbe Ereignis aus. Stufen über 4 (rechtliche Schritte) entscheidet immer ein Mensch.

Finanzen: Ausgaben, Produkte, Anlagen, Bank

Diese Tabs erfassen, wohin das Geld fließt und was Sie besitzen: Ausgaben, Produkte, Anlagen und Bank & Kasse. Alles hier Eingetragene fließt in die Steuerberichte und die Übersicht.

Ausgaben

  1. 1Öffnen Sie Ausgaben. Es gibt zwei Schaltflächen: Neue Ausgabe für die manuelle Eingabe und Beleg scannen, um einen Beleg automatisch auszulesen.
  2. 2Neue Ausgabe öffnet ein Formular: Lieferant (Pflicht; ohne zeigt das Formular Geben Sie den Namen des Lieferanten ein.), Kategorie, Betrag, USt. % in Prozent und Datum. Drücken Sie Speichern oder Abbrechen.
  3. 3Beleg scannen öffnet eine Dateiauswahl (JPEG, PNG, WebP oder PDF). Die Datei wird hochgeladen (die Meldung Beleg wird gelesen… zeigt den Fortschritt) und die KI liest Lieferant, Kategorie, Betrag, Steuer, Währung und Datum aus. Bei Erfolg (Beleg gelesen — bitte die Felder vor dem Speichern prüfen.) öffnet sich das Ausgabenformular bereits ausgefüllt mit dem Hinweis Felder aus einem gescannten Beleg ausgefüllt — bitte vor dem Speichern prüfen.. Gespeichert wird erst, wenn Sie die Werte prüfen und Speichern drücken. Schlägt das Auslesen fehl, lautet die Meldung Dieser Beleg konnte nicht gelesen werden..
  4. 4Das Scannen setzt voraus, dass die KI auf der Plattform eingerichtet ist, und nutzt dasselbe tägliche KI-Anfragenlimit Ihres Tarifs wie Firmspace AI. Lautet der Beleg auf eine andere Währung als die Ihrer Firma, zeigt das Formular zusätzlich das Feld Währung.
  5. 5Die Tabelle zeigt Datum, Lieferant, Kategorie und Betrag. Das Papierkorb-Symbol am Zeilenende löscht die Ausgabe nach einer Bestätigung.
  6. 6Ausgaben fließen in die Gewinn-Kachel, die Vorsteuer in UStVA, EÜR, BWA und den Abgleich ausgehender Bankzahlungen ein.

Produkte

  1. 1Öffnen Sie Produkte. Das Suchfeld (Suche) findet Produkte nach Name oder SKU. Neues Produkt öffnet das Formular.
  2. 2Die Formularfelder: Beschreibung (Pflicht; sonst Geben Sie einen Namen ein.), SKU, Typ (Dienstleistung oder Ware), Einkaufspreis, Verkaufspreis, USt. % (leer bedeutet Standardsatz, Hinweis Landesstandard) und Einheit (standardmäßig „Stk“).
  3. 3Bei einer Ware zeigt das Formular zusätzlich Bestand (die Anfangsmenge; beim Bearbeiten eines vorhandenen Produkts ist das Feld gesperrt) und Nachbestellen unter. Der Hinweis Der Bestand ändert sich hier nur über die Auftragserledigung, nicht durch Bearbeiten dieser Zahl. erklärt, dass sich der Bestand später nur durch Auftragserfüllung ändert.
  4. 4Die Tabelle hat Beschreibung, SKU, Typ, Preis und Bestand. Der Bestand wird nur bei Waren gezeigt; er wird rot mit Warnsymbol, sobald er auf oder unter der Meldemenge liegt. Ein Klick auf eine Zeile bearbeitet das Produkt (Produkt bearbeiten); das Papierkorb-Symbol löscht es nach einer Bestätigung.

Anlagen und Abschreibung

  1. 1Öffnen Sie Anlagen. Oben stellen Sie den Zeitraum mit Monat, Quartal oder Jahr um; gemeint ist immer der aktuelle Kalendermonat, das Quartal oder das Jahr, der Bereich steht daneben (Zeitraum).
  2. 2Vier Kacheln: Anschaffungskosten gesamt, Abschreibung im Zeitraum, Abschreibung kumuliert und Restbuchwert gesamt.
  3. 3Drücken Sie Anlage hinzufügen. Das Formular: Bezeichnung, Kategorie, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten (netto, Hinweis Betrag ohne Umsatzsteuer — die Abschreibung rechnet mit dem Nettobetrag.), Nutzungsdauer (Jahre) (1 bis 100 Jahre), Restwert (wird nicht abgeschrieben) (der nicht abgeschriebene Teil) und Anmerkungen. Der Hinweis Abschreibung linear über die Nutzungsdauer, beginnend im Monat der Anschaffung (§ 7 EStG). Der Restwert wird nicht abgeschrieben. erklärt die Methode: linear, beginnend im Monat der Anschaffung.
  4. 4Ist ein Feld falsch, sagt eine ruhige Zeile im Formular, welches (Geben Sie eine Bezeichnung ein., Das Anschaffungsdatum muss im Format JJJJ-MM-TT angegeben werden., Die Anschaffungskosten müssen größer als null sein., Die Nutzungsdauer muss zwischen 1 und 100 Jahren liegen.); gespeichert wird erst nach der Korrektur.
  5. 5Die Tabelle zeigt Bezeichnung, Kategorie, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer (Jahre), Abschreibung und Restbuchwert. In jeder Zeile: Der Link Abschreibungsplan öffnet ein Fenster mit einer Monatstabelle (Abschreibung und Buchwert, mit Summe); das Kalender-Symbol (Abgang) öffnet Abgang erfassen; das Papierkorb-Symbol löscht die Anlage nach einer Bestätigung.
  6. 6Im Abgangsfenster tragen Sie Abgangsdatum ein und speichern; ab diesem Monat wird die Anlage nicht mehr abgeschrieben, und die Zeile zeigt ein Chip mit dem Abgangsdatum. Abgang zurücknehmen macht den Abgang rückgängig. Die Abschreibung fließt in EÜR und BWA ein.

Bank und Kasse: Konten

  1. 1Öffnen Sie Bank & Kasse. Die Überschrift ist Bank und Kassenbuch mit einem Hinweis. Konto anlegen öffnet das Formular: Bezeichnung (muss eindeutig sein), Art (Bankkonto oder Kasse), IBAN, BIC, Anfangsbestand und Stichtag (Hinweis Der Anfangsbestand ist der Saldo zum Stichtag, bevor die ersten Bewegungen erfasst werden.).
  2. 2Unter Konten und Kassen ist jedes Konto eine Karte mit Name, einem Chip Bank oder Kasse, der Zahl offener Umsätze (oder Alles abgeglichen) und der Zahl der Umsätze. Ein Klick auf die Karte öffnet das Konto.

Bank und Kasse: Umsätze und Import

  1. 1Im Konto führt Zurück zur Übersicht zurück zur Liste. Der Kopf zeigt Name, Art, IBAN und den Zeitraum-Umschalter (Monat, Quartal, Jahr; immer der aktuelle). Kacheln: Anfangsbestand, Bewegungen im Zeitraum und der Saldo zum Periodenende.
  2. 2Hinweis: Dieser Saldo ist der Anfangssaldo plus nur die Umsätze des gewählten Zeitraums. Vor dem Zeitraum gebuchte Umsätze sind nicht enthalten; bei langer Historie wählen Sie daher das Jahr oder prüfen den Anfangssaldo.
  3. 3Das Chip Nur unvollständige schaltet einen Filter um, der nur noch nicht zugeordnete Umsätze zeigt (es wird grün mit Häkchen, wenn aktiv).
  4. 4Zwei Schaltflächen fügen Umsätze hinzu: Kontoauszug importieren (CSV-Datei wählen; währenddessen steht Wird importiert …) und Bewegung erfassen. Bei einem Bankkonto ist der Import die Hauptschaltfläche; bei einer Kasse ist es Bewegung erfassen, weil ein Kassenbuch von Hand geführt wird.
  5. 5Das Formular für eine manuelle Buchung hat den Hinweis Bewegung sofort erfassen – für die Kasse der übliche Weg: jede Ein- und Auszahlung wird direkt eingetragen. und die Felder Datum, Betrag (positiv heißt Eingang, negativ Ausgang, Hinweis Positiver Betrag = Eingang, negativer Betrag = Ausgang.; null wird abgelehnt), Gegenpartei, Verwendungszweck und Anmerkungen.
  6. 6CSV-Import: Das Trennzeichen wird automatisch erkannt. Die Kopfzeile wird an deutschen oder englischen Namen erkannt. Datum: Buchungstag, Buchungsdatum, Datum, Valuta, Wertstellung, Date, Booking date. Betrag: Betrag, Umsatz, Amount, Summe, Soll, Haben. Gegenpartei: Begünstigter, Auftraggeber, Empfänger, Name, Zahlungspflichtiger, Payee, Payer. Verwendungszweck: Verwendungszweck, Buchungstext, Referenz, Beschreibung, Description, Details, Payment reference. Optionale Transaktions-ID: Auftragsnummer, Referenznummer, Belegnummer, Transaktionsnummer, ID, Transaction id.
  7. 7Ohne erkennbare Kopfzeile werden die Spalten in der Reihenfolge Datum, Betrag, Gegenpartei, Verwendungszweck gelesen. Akzeptierte Daten: 31.12.2026, 2026-12-31, 31/12/2026, 20261231. Akzeptierte Beträge: 1.234,56, 1,234.56, -1234.56. Nicht lesbare Zeilen werden übersprungen; Zeilen, deren Transaktions-ID schon importiert wurde, ebenfalls; eine Datei ohne Zeilen ergibt den Fehler In der Datei wurden keine Bewegungen gefunden..
  8. 8Nach dem Import meldet eine Zeile das Ergebnis: wie viele Zeilen importiert, übersprungen und wie viele Vorschläge gefunden wurden. Beim Import ordnet das CRM einen Umsatz nur bei sicherem Treffer automatisch zu (die Belegnummer steht im Verwendungszweck oder Betrag und Datum passen eng). Ein schwacher Treffer (nur der Betrag) wird nicht zugeordnet, sondern zählt nur als Vorschlag.

Bank und Kasse: Zuordnung

  1. 1Die Umsatztabelle hat die Spalten Datum, Gegenpartei, Verwendungszweck, Betrag und Abgleich. Die letzte Spalte zeigt das Chip Unvollständig oder den Link zum Ziel (eine Rechnung mit Nummer, eine Ausgabe mit Lieferant oder ein manueller Eintrag).
  2. 2Drücken Sie Abgleichen bei einem Umsatz. Das Fenster Bewegung abgleichen betrachtet Belege im Umkreis von 90 Tagen um das Buchungsdatum. Ein Eingang wird mit offenen Rechnungen (versendet oder überfällig) abgeglichen, ein Ausgang mit Ausgaben. Bis zu 50 Kandidaten werden gelistet, die nächsten zuerst, mit den Marken Vorschlag (und dem Grund: Nummer im Verwendungszweck, Betrag und Datum oder Betrag) und Betrag stimmt. Ohne Kandidaten steht im Fenster Keine passende offene Rechnung oder Ausgabe gefunden..
  3. 3Wichtig: Das Zuordnen speichert nur die Verbindung am Umsatz. Es markiert die Rechnung nicht als bezahlt; das tun Sie separat mit Zahlung eingegangen in Rechnungen. Verknüpfung lösen löst die Verbindung wieder.
  4. 4Das Papierkorb-Symbol eines Umsatzes löscht ihn nach einer Bestätigung. Unter der Tabelle steht die Zahl der Umsätze; Importierte löschen (nur sichtbar, wenn importierte Zeilen existieren) löscht alle importierten Umsätze nach einer Bestätigung, von Hand erfasste bleiben erhalten.

Finanzen: Steuern und Berichte

Die Tabs UStVA, EÜR, BWA und SuSa berechnen Managementzahlen aus Ihren Rechnungen, Ausgaben und Anlagen. Sie helfen bei der Vorbereitung, sind aber keine Buchführung: Ein Steuerberater muss die Zahlen vor der Abgabe prüfen (Betriebswirtschaftliche Auswertung aus den Dokumenten im System — die Anwendung führt keinen Kontenplan und keine Buchführung; vor der Abgabe muss ein Steuerberater die Zahlen prüfen.).

Zeitraum-Umschalter

  1. 1Jeder Bericht hat den Umschalter Monat / Quartal / Jahr. Er bezieht sich immer auf den aktuellen Kalendermonat, das Quartal oder das Jahr; der genaue Bereich steht daneben (Zeitraum).

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)

  1. 1Öffnen Sie UStVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)). Der Umsatz wird nach dem Ausstellungsdatum der Rechnung gezählt (Soll-Versteuerung). Entwürfe und stornierte Rechnungen bleiben außen vor; Gutschriften werden abgezogen.
  2. 2Zwei Tabellen, Umsätze und Vorsteuer aus Ausgaben, listen je die Steuersätze mit Satz, Netto und Steuer. Darunter zeigt die Zusammenfassung Umsatzsteuer, Abziehbare Vorsteuer und das Ergebnis: Zahllast oder Erstattung.
  3. 3Der Block ELSTER: wohin damit (Hinweis Kennzahl (Kz) und Feld im Vordruck USt 1 A — so tragen Sie die Beträge in ELSTER ein.) zeigt die Werte für das ELSTER-Formular, jeweils mit einem Chip „Kz N“: Kz 81 (Umsatz zu 19 %), Kz 86 (Umsatz zu 7 %), Kz 43 (steuerfreier oder nullbesteuerter Umsatz), Kz 66 (Vorsteuer), Kz 83 (Zahllast) oder Kz 84 (Erstattung).
  4. 4Der Block Vor der Abgabe prüfen listet Hinweise, wenn etwas einen Blick braucht: die Kleinunternehmerregelung, gemischte Sätze in einem Zeitraum, Rechnungen an Kunden mit USt-IdNr. (mögliche innergemeinschaftliche Lieferungen) oder gar kein Umsatz und keine Ausgaben.
  5. 5Ist die Kleinunternehmerregelung aktiv, sagt ein Info-Banner (Ihre Firma nutzt die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Es wird keine Umsatzsteuer berechnet und keine UStVA abgegeben. Die Zahlen unten dienen nur Ihrer Information.), dass keine Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig ist und die Zahlen nur zur Information dienen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

  1. 1Öffnen Sie EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)). Einnahmen sind die bezahlten Rechnungen nach Zahlungsdatum, abzüglich Gutschriften. Ausgaben sind nach Kategorie gruppiert, die Abschreibung der Anlagen steht als eigene Zeile. Jeder Block endet mit Summe.
  2. 2Die Schlusszeile ist Gewinn; bei einem negativen Ergebnis steht sie in Rot als Verlust.

BWA und Summen- und Saldenliste (SuSa)

  1. 1BWA (BWA — Betriebswirtschaftliche Auswertung) zeigt das Diagramm Umsatz und Kosten je Monat mit Umsatz gegen Kosten pro Monat samt Legende; die Tabelle mit Monat, Umsatz, Kosten und Gewinn mit einer Summenzeile; und den Block Kosten nach Kategorie nach Kategorie mit Prozentanteil und Betrag.
  2. 2SuSa (SuSa — Summen- und Saldenliste) ist eine betriebswirtschaftliche Summen- und Saldenliste aus Forderungen, Umsatz nach Steuersatz, Verbindlichkeiten und Steuer. Die Tabelle hat Konto, Bezeichnung, Soll, Haben und Saldo, am Ende mit Summen.

Analyse mit KI

  1. 1Unter jedem Bericht (UStVA, EÜR, BWA, SuSa) steht die Schaltfläche Mit KI auswerten; währenddessen steht dort Die KI liest den Bericht …. Das Ergebnis erscheint in einer Karte mit dem Titel KI-Auswertung.
  2. 2Die Anfrage zählt auf das tägliche KI-Limit Ihres Tarifs. Ist das Limit aufgebraucht, sehen Sie Das Tageslimit für KI in Ihrem Tarif ist aufgebraucht — morgen steht es wieder zur Verfügung.; ist die KI auf der Plattform nicht eingerichtet, Die KI ist für diese Seite nicht eingerichtet.; jeder andere Fehler ergibt Die KI-Auswertung ist gerade nicht möglich. Bitte später erneut versuchen..

Finanzen: Einstellungen und Protokoll

Der Tab Einstellungen enthält alles, was in Ihre Dokumente einfließt: Firmendaten, Logo, Fußzeile, Layout, Nummerierung und Mahngebühren. Es ist ein Formular mit einer Schaltfläche Speichern unten; nach dem Speichern erscheint die Meldung Gespeichert..

Steuer und Firmendaten

  1. 1Abschnitt Steuer: Wählen Sie das Land (die Option Nicht gesetzt — standardmäßig 0 % bedeutet standardmäßig 0 %) — sein Regelsteuersatz gilt für neue Zeilen; geben Sie die Währung ein (sie wird in Großbuchstaben umgewandelt). Das Kästchen Kleinunternehmerregelung (keine Steuer, z. B. §19 UStG) setzt jede Zeile auf 0 % und druckt den Hinweis nach §19 auf Dokumente (Hinweis Alle neuen Dokumente erhalten 0 % auf jeder Position und den Hinweis nach §19 UStG statt einer Steuerzeile.).
  2. 2Abschnitt Firmendaten (auf Rechnungen angezeigt): Rechtlicher Name, Adresse, Steuer-/USt-IdNr., USt-IdNr., Handelsregisternummer, Geschäftsführer, IBAN und BIC. Sie erscheinen in Kopf und Fuß der PDFs.
  3. 3Abschnitt Kontakt: Telefon, E-Mail und Website.

Dokumente: Logo, Fußzeile, Layout

  1. 1Abschnitt Dokument: Logo hochladen wählt ein Bild (bis 5 MB; es wird automatisch verkleinert, Hinweis Wird oben rechts auf dem Dokument gedruckt. PNG oder JPEG, das Bild wird automatisch verkleinert.) und zeigt eine Vorschau; Logo entfernen löscht es. Das Feld Text in der Fußzeile nimmt bis zu 1200 Zeichen auf, die unten auf jedem Dokument gedruckt werden (Hinweis Erscheint unten auf jedem Dokument — z. B. Dank, Zahlungsbedingungen oder Hinweise.).
  2. 2Abschnitt Dokumentdesign: Wählen Sie eines der zehn Layouts; es gilt für jedes Dokument ohne eigenes Layout (Hinweis Design für Dokumente ohne eigenes. Jedes Dokument kann es überschreiben.). Das Kästchen QR-Code zum Bezahlen auf Rechnungen druckt einen Girocode (EPC069-12) als Zahlungs-QR neben die Bankdaten, sodass der Kunde ihn in einer Banking-App scannen und bezahlen kann (Hinweis Neben den Zahlungsdaten wird ein Girocode (EPC069-12) gedruckt: Der Kunde scannt ihn, und seine Banking-App füllt IBAN, Betrag und Verwendungszweck ein. Erfordert IBAN, Firmennamen und einen Betrag über null.).

Nummern, Fristen, Mahngebühren

  1. 1Abschnitt Rechnungsstellung: Zahlungsziel (Tage) (Tage von der Ausstellung bis zur Fälligkeit; standardmäßig 14), Zahlungserinnerung alle (Tage) (Tage zwischen automatischen Erinnerungen; standardmäßig 7) und die Nummernpräfixe Präfix der Rechnungsnummer, Präfix der Angebotsnummer und Präfix der Gutschriftsnummer (in Großbuchstaben umgewandelt).
  2. 2Abschnitt Mahnwesen (Erklärung Mahngebühren werden nur berechnet, wenn Sie hier Beträge eintragen — bleibt ein Feld leer, fällt keine Gebühr an. Die Verzugszinsen sind ein reiner Hinweis: ihre Höhe hängt vom Vertrag und vom Basiszinssatz ab.): eine Gebühr je Mahnstufe. Das Feld für Stufe 0 ist gesperrt (Stufe 0 — nicht verwendet); die Felder Zahlungserinnerung bis Letzte Mahnung nehmen die Gebühr auf, ein leeres Feld bedeutet keine Gebühr. Verzugszinsen (% pro Jahr) nimmt 0 bis 30 % pro Jahr auf und ist informativ; Neues Zahlungsziel je Mahnung (Tage) ist die neue Frist (1 bis 60 Tage), die mit jeder Erinnerung gesetzt wird.
  3. 3Drücken Sie unten einmal Speichern; alle Abschnitte werden gemeinsam gespeichert.

Änderungsprotokoll

  1. 1Öffnen Sie Protokoll. Der Tab listet finanziell relevante Aktionen: wer eine Rechnung gesendet, als bezahlt markiert, einen Vertrag unterzeichnet, eine Ausgabe gelöscht hat, außerdem fehlgeschlagene Versände. Jede Zeile hat eine kurze Zusammenfassung und darunter Benutzer sowie Datum mit Uhrzeit. Ist noch nichts passiert, steht im Tab Noch keine Aktionen erfasst..

Automatisierung: Regeln, die für Sie arbeiten

Im Bereich Roboter-Büro reagiert das CRM von selbst auf Ereignisse: „Wenn ein Deal eine Phase erreicht, lege eine Aufgabe an“, „Wenn eine Rechnung bezahlt ist, benachrichtige das Team“. Er ist im Tarif Professional enthalten. Für die Rollen Manager, Mitarbeiter und Betrachter ist der Bereich standardmäßig gesperrt; Inhaber oder Admin können ihn in Einstellungen → Team und Zugriff für eine Person öffnen. Der Bereich hat vier Tabs: Automatisierungsregeln, Variablen, Konstanten und Testprotokolle.

Der Tab Regeln: was Sie sehen

  1. 1Öffnen Sie Roboter-Büro im linken Menü. Der erste Tab, Automatisierungsregeln, öffnet sich. Unter der Tab-Leiste steht ein kurzer Hilfetext: Regeln laufen auf dem Server, wenn im CRM etwas passiert; Sie wählen Ereignis, Verzögerung und Aktion.
  2. 2Darunter steht ein Tarif-Banner. Er nennt, wie viele Regeln Ihr Tarif erlaubt, und zeigt den Tarifnamen als kleinen Chip sowie einen Zähler „verwendet / Limit“. Enthält Ihr Tarif keine Automatisierung, sagt der Banner das, und statt des Zählers steht der Link Tarif ändern, der zur Tarifseite führt.
  3. 3Die grüne Schaltfläche Regel hinzufügen legt eine Regel an. Ist das Limit Ihres Tarifs erreicht (oder 0), ist die Schaltfläche inaktiv: Löschen Sie eine nicht benötigte Regel oder wechseln Sie den Tarif.
  4. 4Solange es keine Regeln gibt, erscheint ein Leerzustand mit einem Beispiel: „Noch keine Regeln. Fügen Sie die erste hinzu: z. B. beim Wechsel eines Deals zu „Kontaktiert“ eine Aufgabe zum Anrufen erstellen.“
  5. 5Jede Regel ist eine Karte (auf breitem Bildschirm zwei Spalten). Die Karte zeigt den Regelnamen, eine Zeile „Ereignis · Phase → Zeitpunkt → Aktion“, den Nachrichtentext der Regel, das Kontrollkästchen An und drei Schaltflächen: Testen, Bearbeiten, Löschen. Eine ausgeschaltete Regel wird abgedunkelt dargestellt.
  6. 6Das Kontrollkästchen An speichert sofort, ohne weitere Schaltfläche: Entfernen Sie den Haken, um die Regel zu pausieren; setzen Sie ihn, um sie wieder zu starten.
  7. 7Löschen öffnet ein Bestätigungsfenster mit dem Regelnamen. Bestätigen löscht die Regel endgültig; Abbrechen behält sie.

Eine Regel anlegen und bearbeiten

  1. 1Klicken Sie auf Regel hinzufügen (oder Bearbeiten an einer vorhandenen Karte). Es öffnet sich ein Fenster mit dem Regelformular. Füllen Sie die Felder von oben nach unten aus.
  2. 2Regelname — ein kurzer Name der Regel (bis 100 Zeichen). Pflichtfeld; er erscheint auf der Karte, im Titel mancher Aktionen und im Protokoll.
  3. 3Wenn — das Ereignis, das die Regel startet. Wählen Sie aus der Liste mit 18 Ereignissen (sie sind im nächsten Block beschrieben).
  4. 4Phase — dieses Feld erscheint nur bei den beiden Deal-Ereignissen (Ein Deal wird erstellt und Ein Deal wechselt in eine Phase). Wählen Sie die Phase der Deal-Tafel, auf die die Regel achtet, oder lassen Sie Jede Phase, um auf jede Phase zu reagieren. Haben Sie noch keine Deal-Phasen angelegt, weist das Fenster darauf hin: Regeln hängen an Phasen, legen Sie sie also zuerst in CRM an.
  5. 5Ausführen — wann ausgeführt wird: sofort, nach 1 Stunde, nach 1 Tag oder nach 3 Tagen. Bei einer Verzögerung wird die Aktion eingereiht und später ausgeführt (siehe Block „Wann und wie die Regeln laufen“).
  6. 6Dann — die Aktion. Es gibt sieben Aktionen, sie sind unten beschrieben. Nach der Auswahl erscheinen darunter zusätzliche Felder.
  7. 7Das große Textfeld ist die Nachricht der Aktion (bis 1000 Zeichen). Seine Beschriftung hängt von der Aktion ab: Text bei Benachrichtigung und Notiz, Nachricht / Titel bei den übrigen Aktionen, Anweisung für die KI bei der KI-Aktion. Unter dem Feld listet der Block Das können Sie in den Text einsetzen: die Platzhalter, die Sie einfügen können (siehe „Platzhalter in Texten“).
  8. 8Klicken Sie auf Speichern. Vor dem Speichern prüft das Formular: Der Name muss ausgefüllt sein („Geben Sie einen Regelnamen ein.“), bei Deal verschieben muss eine Phase gewählt sein („Wählen Sie die Zielphase.“), bei Webhook aufrufen muss die Adresse mit https:// beginnen („Die Webhook-Adresse muss mit https:// beginnen“), bei der KI-Aktion muss die Anweisung ausgefüllt sein („Geben Sie eine Anweisung für die KI ein.“). Eine rote Meldung nennt das Problem, das Fenster bleibt offen.
  9. 9Bei Erfolg schließt sich das Fenster und die Meldung „Regel gespeichert.“ erscheint. Lehnt der Server ab (z. B. weil das Regellimit des Tarifs erreicht ist), sehen Sie „Die Regel wurde nicht gespeichert.“ oder die Erklärung des Servers, und das Fenster bleibt offen, damit nichts von Ihrer Eingabe verloren geht. Abbrechen schließt das Fenster ohne Speichern.

Die 18 Ereignisse

  1. 1Deals: Ein Deal wird erstellt und Ein Deal wechselt in eine Phase. Bei beiden können Sie die Phase wählen. Bei Ein Deal wechselt in eine Phase wird die Regel ausgelöst, wenn ein Deal in die gewählte Phase verschoben wird (per Drag-and-drop, über die Deal-Karte oder durch eine andere Automatisierungsaktion).
  2. 2Kontakte und Eingang: Ein Kontakt wird erstellt, Ein Lead kommt per E-Mail (ein Lead, der aus einer eingehenden E-Mail entsteht), Eine Nachricht kommt in einem Kanal an (eine Nachricht kommt in einem verbundenen Kanal an), Ein Anruf wird verpasst.
  3. 3Aufgaben: Eine Aufgabe wird erstellt und Eine Frist rückt näher. Das Fristereignis wird für Aufgaben und Deals je Schwelle einmal ausgelöst: 24 Stunden vorher, 1 Stunde vorher und bei überschrittener Frist. Es wird im Browser einer Person erkannt, die das CRM geöffnet hat, funktioniert also nur, solange jemand aus Ihrer Firma im CRM arbeitet.
  4. 4Finanzen: Ein Auftrag wird erstellt, Ein Auftrag ändert den Status, Ein Angebot wird versendet, Ein Vertrag wird unterschrieben, Eine Rechnung wird versendet, Eine Rechnung wird bezahlt, Eine Rechnung ist überfällig, Eine Gutschrift wird ausgestellt, Eine wiederkehrende Rechnung wird erstellt, Eine Zahlungserinnerung wird versendet.
  5. 5Rechnungsereignisse enthalten den Kundennamen, die Rechnungsnummer und die Rechnung selbst, aber keine E-Mail-Adresse. Deshalb findet die Aktion E-Mail senden an den Kunden dafür keine Adresse; nutzen Sie stattdessen eine Benachrichtigung oder die E-Mail an den Firmeninhaber.

Die 7 Aktionen

  1. 1Benachrichtigung senden — sendet dem Team eine Benachrichtigung mit Ihrem Text. In der Benachrichtigungsglocke hat sie einen Link zum passenden Bereich: Deals zu CRM, Aufgaben zu Aufgaben und Projekte, Rechnungen, Aufträge, Angebote und Verträge zum passenden Tab von Buchhaltung, Kontakte zu Kontakte; bei anderen Ereignissen zum Chat.
  2. 2Aufgabe erstellen — legt eine Aufgabe an. Der Titel ist Ihr Nachrichtentext (oder der Regelname, wenn der Text leer ist), als Autor erscheint „Automation“. Das Zusatzfeld Zuweisen an bestimmt den Verantwortlichen: Manager (der Vorname des Firmeninhabers) oder Verantwortliche Person (die für das Ereignis verantwortliche Person; gibt es keine, der Inhaber).
  3. 3Notiz hinzufügen — fügt der Historie eine Notiz mit Ihrem Text hinzu: beim Deal, falls das Ereignis einen hat, sonst beim Kontakt. Hat das Ereignis keines von beiden, schlägt die Aktion fehl, und das Protokoll vermerkt, dass es nichts gibt, woran die Notiz angehängt werden kann.
  4. 4Deal verschieben — verschiebt den Deal in die Phase, die im Zusatzfeld Deal verschieben nach gewählt ist. Es funktioniert nur bei Ereignissen mit einem Deal. Gibt es die Phase oder den Deal nicht mehr, endet die Aktion mit einem Fehler im Protokoll.
  5. 5E-Mail senden — sendet eine E-Mail vom ersten in Web-Mails verbundenen Postfach. Das Zusatzfeld Senden an bestimmt den Empfänger: Den Kunden (E-Mail von Deal oder Kontakt) oder Den Firmeninhaber. Betreff ist der Regelname, Text ist Ihre Nachricht. Fehler: kein Postfach verbunden oder keine Adresse des Kunden gefunden.
  6. 6Webhook aufrufen — sendet eine POST-Anfrage mit JSON (Regel, Ereignis, dessen Daten und Text) an die Adresse im Zusatzfeld Webhook-Adresse (https). Erlaubt sind nur https-Adressen öffentlicher Hosts; die Aktion gilt als Fehler, wenn die Gegenseite nicht mit einem Erfolgscode antwortet.
  7. 7KI entscheidet und handelt — die KI liest das Ereignis, entscheidet sich für EINE zu Ihrer Anweisung passende Aktion (Aufgabe, Notiz, Deal, E-Mail …) und führt sie ohne Rückfrage aus. Unter dem Feld Anweisung für die KI steht genau diese Warnung sowie ein Hinweis, dass die KI alles nutzen kann, was sie im CRM lesen darf, Platzhalter also nicht nötig sind. Die Aktion erfordert die KI-Funktion des Tarifs Professional und verbraucht dasselbe tägliche KI-Kontingent wie der KI-Chat, das Belegscannen und die Finanzanalyse.

Platzhalter in Texten

  1. 1Unter dem Textfeld zeigt der Block Das können Sie in den Text einsetzen: kleine anklickbare Tokens. Ein Klick kopiert das Token in die Zwischenablage und zeigt die Meldung „Kopiert“; fügen Sie es mit Strg/⌘+V in den Text ein. Ist Kopieren im Browser nicht möglich, bittet eine Meldung darum, das Token zu markieren und manuell zu kopieren.
  2. 2Beim Ausführen der Regel ersetzt der Server die Tokens durch echte Werte: {{deal.name}} (Dealname), {{deal.stageName}} (die Phase, in die der Deal wechselt), {{deal.contactName}} (Kontaktperson des Deals), {{contact.name}} und {{contact.email}} (Kunde), {{message.text}} und {{message.from}} (eingehende Nachricht und ihr Absender), {{task.title}} (Aufgabentitel), {{constants.NAME}} (Wert der Konstante mit diesem Namen) und {{variables.name}} (Wert der Variable mit diesem Namen).
  3. 3Für die KI-Aktion wird der Block nicht angezeigt: Dort liest die KI die Daten selbst.

Eine Regel testen und das Protokoll

  1. 1Klicken Sie an einer Regelkarte auf Testen. Die Aktion wird sofort mit Beispieldaten ausgeführt (ein Deal „Test deal“, ein Kunde „Test Client“ und Ähnliches); so sehen Sie, wie Ihr Text und die Aktion aussehen. Ein Hinweis „Test: …“ zeigt das Ergebnis.
  2. 2Achtung: Ein Test führt die Aktion wirklich aus. Ein Test von Aufgabe erstellen legt eine echte Aufgabe an, ein Test von E-Mail senden versendet wirklich eine E-Mail (an den Inhaber oder an die gefundene Adresse), ein Test von Webhook aufrufen ruft die Adresse tatsächlich auf. Das Ergebnis jedes Tests und jedes echten Laufs wird in den Tab Testprotokolle geschrieben.

Wann und wie die Regeln laufen

  1. 1Tritt ein Ereignis ein, sucht der Server aktivierte Regeln mit diesem Ereignis (bei Deal-Ereignissen mit dieser Phase). Regeln mit sofort laufen sofort. Regeln mit Verzögerung stellen einen Auftrag in eine Warteschlange.
  2. 2Eingereihte Aufträge werden ausgeführt, sobald sie fällig sind: solange jemand aus Ihrer Firma im CRM arbeitet (der Browser prüft etwa alle 20 Sekunden auf neue Benachrichtigungen, und das führt auch fällige Aufträge aus) sowie durch einen täglichen Hintergrundlauf auf dem Server. Eine Verzögerung von 1 Stunde ist also nur bei geöffnetem CRM genau; sonst wartet der Auftrag auf den täglichen Lauf.
  3. 3Eine verzögerte Regel eines Deal-Ereignisses wird übersprungen, wenn der Deal zum Ausführungszeitpunkt die Phase schon verlassen hat; das Protokoll vermerkt dann „Skipped: the deal left this stage“. Wurde die Regel während des Wartens gelöscht oder ausgeschaltet, wird der Auftrag verworfen.
  4. 4Schleifenschutz: Was eine Automatisierung selbst verändert (etwa eine von ihr angelegte Aufgabe oder ein von ihr verschobener Deal), löst keine weiteren Regeln aus. So entstehen keine Endlosketten.

Die Tabs Variablen, Konstanten und Test-Protokoll

  1. 1Diese drei Tabs sind gewöhnliche Tabellen (wie sie funktionieren — Suche, Sortierung, Spalten, Hinzufügen — steht im Abschnitt „Tabellen“ weiter unten). Ihr Inhalt sind echte Daten Ihrer Firma; die Automatisierung liest sie über die Tokens {{constants.NAME}} und {{variables.name}}.
  2. 2Variablen: Felder Name (Pflicht), Wert, Typ (Text, Zahl oder Datum) und Beschreibung. Nutzen Sie eine Variable für einen Wert, der sich ändert, etwa den Namen der diensthabenden Person.
  3. 3Konstanten: Felder Name (Pflicht), Wert und Beschreibung. Nutzen Sie eine Konstante für einen gleichbleibenden Wert, etwa eine Telefonnummer oder einen Link, den Sie in vielen Regeltexten verwenden.
  4. 4Testprotokolle: Spalten Name (die Regel), Datum, Status (Erfolgreich mit grünem Punkt oder Fehler mit rotem Punkt) und Nachricht (was getan wurde oder warum es scheiterte). Das System behält die letzten 200 Einträge. Hier schauen Sie zuerst nach, wenn eine Regel „nichts tut“.

Firmspace KI: der Assistent

Firmspace KI ist ein Chat-Assistent, der in Ihrem CRM nachschlägt (Kunden, Deals, Aufgaben, Mitarbeiter, E-Mails, hochgeladene PDF-Dateien) und Aktionen vorbereitet. Er ändert nie selbst etwas: Jede Änderung wird als Karte gezeigt, die Sie bestätigen müssen. Der Assistent gehört zum Tarif Professional; in anderen Tarifen wird die Schaltfläche nicht angezeigt. Er benötigt außerdem einen KI-Schlüssel auf dem Server; hat der Seitenadministrator keinen hinterlegt, sagt der Assistent das, und die Eingabe bleibt gesperrt.

Öffnen und Schließen

  1. 1Klicken Sie im Header auf die Schaltfläche mit dem Funkelsymbol (Tooltip „Firmspace AI (Ctrl/⌘ K)“) oder drücken Sie Strg+K (⌘+K auf dem Mac). Dasselbe Tastenkürzel schließt das Fenster wieder.
  2. 2Der Assistent öffnet sich als Fenster am oberen Bildschirmrand (bis 720 px breit). Er schließt sich mit Esc, mit einem Klick außerhalb des Fensters oder mit dem Kreuz (Schließen) im Kopf.
  3. 3Der Fensterkopf zeigt den Titel Firmspace AI, einen Zähler mit den heute verbleibenden Anfragen (auf dem Smartphone ausgeblendet), die Schaltfläche Neuer Chat und das Kreuz. Neuer Chat ist inaktiv, solange der Chat leer ist; ein Klick leert die Unterhaltung.
  4. 4Das Tageskontingent hängt vom Tarif ab und wird vom Chat, dem Belegscanner, der Finanzanalyse in Buchhaltung und der KI-Aktion in Roboter-Büro gemeinsam genutzt. Ist es aufgebraucht, antwortet der Assistent mit einer Fehlermeldung: Das Tageslimit des Tarifs ist verbraucht und wird morgen zurückgesetzt.

Das leere Fenster: Vorschläge und letzte Fragen

  1. 1Ein leerer Chat zeigt die Einleitung: „Fragen Sie nach Ihren Kunden, Aufgaben, Mitarbeitern und E-Mails oder sagen Sie mir, was ich vorbereiten soll. Ohne Ihre Bestätigung ändere ich nichts.“. Ist Ihre Rolle nur lesend (Betrachter), erscheint zusätzlich der Hinweis „Sie haben nur Leserechte: Ich kann nachschlagen, aber keine Daten ändern.“.
  2. 2Unter der Einleitung stehen bis zu sieben Vorschlagsschaltflächen; eine Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie Zugriff auf die benötigten Daten haben. Fünf davon senden die Frage sofort: „Kunden anzeigen, mit denen ich seit 30 Tagen nicht gesprochen habe“, „Welche Aufgaben sind heute am wichtigsten?“, „Welche Aufgaben sind überfällig?“, „Entwirf eine Antwort auf meine letzte E-Mail“ und „Welche Mitarbeiter haben überfällige Aufgaben?“. Zwei füllen nur das Eingabefeld und warten, dass Sie den Satz beenden: „Fasse den Kunden zusammen: “ (Kundenname eintippen) und „Erstelle eine Aufgabe für morgen: “ (die Aufgabe eintippen).
  3. 3Unter den Vorschlägen listet der Block Zuletzt bis zu vier Ihrer letzten Fragen (in diesem Browser gespeichert). Ein Klick setzt die Frage in das Eingabefeld, mit ↺ markiert, damit Sie sie erneut senden oder ändern können.

Eine Frage stellen

  1. 1Tippen Sie in das Eingabefeld unten (bis 2000 Zeichen, der Platzhalter lautet „Fragen oder Aufgabe nennen…“). Enter sendet die Nachricht; Umschalt+Enter beginnt eine neue Zeile. Die Schaltfläche Fragen tut dasselbe und ist inaktiv, solange das Feld leer ist oder der Assistent arbeitet.
  2. 2Ihre Nachricht erscheint als Blase rechts. Während der Assistent arbeitet, sehen Sie „Ich denke nach…“. Seine Antwort erscheint als Blase links: zuerst kleine „Schritt“-Chips, was er angesehen hat (z. B. „Kontakte durchsucht“, „Aufgaben gelesen“, „E-Mails durchsucht“, „Dokument gelesen“), dann der Antworttext mit Listen und Hervorhebungen. Ein Fehler wird rot angezeigt.
  3. 3Der Assistent kann lesen: Kontakte, Firmen, Deals samt Phasen und Historie, Aufgaben, Mitarbeiter mit ihren offenen und überfälligen Aufgaben, E-Mails und den Schriftverkehr mit einer Adresse sowie hochgeladene PDF-Dateien in Online-Dokumente. Er liest nur, was Ihre Rolle und Ihr Tarif erlauben: Ohne Zugriff auf Web-Mails kann er zum Beispiel keine E-Mails durchsuchen. Ein Hinweis unter dem Feld lautet: „KI kann Fehler machen. Prüfen Sie wichtige Angaben, bevor Sie danach handeln.“.

Aktionskarten: bestätigen oder abbrechen

  1. 1Bittet man den Assistenten, etwas zu tun, tut er es nicht sofort. Er zeigt eine Karte mit der vorgeschlagenen Aktion und ihren Daten. Es gibt sieben Aktionen: Aufgabe erstellen, Aufgabe ändern, Deal erstellen, Kontakt erstellen, Notiz hinzufügen, E-Mail senden und Vertragsdaten speichern (sie speichert Art, Beginn und eine kurze Notiz eines Arbeitsvertrags im Profil des Mitarbeiters, nachdem die PDF gelesen wurde).
  2. 2Die Karte listet die Daten zeilenweise mit Beschriftungen wie Titel, Frist, Verantwortlich, Phase, E-Mail. Bei der E-Mail-Karte sind die Felder An, Betreff und Nachricht bearbeitbar: Korrigieren Sie den Text vor dem Senden.
  3. 3Klicken Sie auf Bestätigen (bei der E-Mail-Karte heißt die Schaltfläche Senden), um die Aktion auszuführen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen. Nach der Bestätigung zeigt die Karte eine grüne Ergebniszeile (z. B. eine angelegte Aufgabe oder „Notiz hinzugefügt“) und die Schaltfläche Öffnen: Sie führt zum angelegten oder geänderten Eintrag und schließt den Assistenten. Nach dem Abbrechen steht auf der Karte Abgebrochen. Scheitert die Aktion, erklärt eine rote Meldung den Grund.
  4. 4Welche Aktionen Sie erhalten, hängt von Ihrer Rolle ab: Ein Betrachter bekommt keine, denn eine Karte würde Daten ändern. Für die Aktion braucht man Zugriff auf das jeweilige Modul: Aufgaben für Aufgabenaktionen, CRM für Deals, Kontakte und Notizen, Web Mails für E-Mails, Meine Firma für den Mitarbeitervertrag.

KI-Schaltflächen in anderen Bereichen

  1. 1KI-Zusammenfassung an einer Deal-Karte sowie auf den Bearbeitungsseiten eines Kontakts und einer Firma: Sie öffnet den Assistenten und bittet ihn sofort um eine Zusammenfassung — wer das ist, aktueller Stand, offene Punkte und empfohlene nächste Aktion.
  2. 2Analysieren im Lesefenster einer E-Mail in Web-Mails: Der Assistent liest die Nachricht und sagt, ob es eine Verkaufsanfrage, eine Frage oder etwas anderes ist, nennt Priorität und Absicht, fasst kurz zusammen und sagt, ob sich ein Lead oder eine Aufgabe lohnt.
  3. 3Analysieren in Online-Dokumente bei einer hochgeladenen PDF: Der Assistent liest das Dokument, sagt, was es ist, und findet, falls es wie ein Arbeitsvertrag aussieht, den Mitarbeiter und bietet eine Karte Vertragsdaten speichern an.
  4. 4Diese Schaltflächen sind ausgeblendet, wenn die KI für die Seite nicht eingeschaltet ist, wenn Ihr Tarif keinen Assistenten enthält oder wenn Ihnen der Zugriff auf die benötigten Daten fehlt.

Marketing: Kanäle, Kampagnen, Segmente

Der Bereich Marketing ist im Tarif Professional enthalten. Für einen Manager ist er standardmäßig offen; ein Mitarbeiter oder Betrachter bekommt ihn nur, wenn Inhaber oder Admin ihn freigeben. Die Tabs: Start, Kampagnen, Anzeigen, Werbeleistung, Segmente, Sales-Boost und Meine Vorlagen. Wichtig zu wissen: Die Tabellen Kampagnen, Anzeigen, Segmente, Sales-Boost und Meine Vorlagen sind Register zur Planung und Dokumentation. Das CRM versendet daraus nicht selbst Mailings und schaltet keine Anzeigen; live ist nur der Tab Werbeleistung (echte Statistiken aus Google Ads und Meta Ads).

Der Tab Start: einen Kanal wählen

  1. 1Start öffnet sich zuerst. Er zeigt die Überschrift Kampagne erstellen und ein Raster aus zehn Karten: E-Mail-Kampagne, SMS-Kampagne, Messenger, Sprachrundruf, Audioanruf, Facebook-Anzeigen, Google-Anzeigen, LinkedIn-Anzeigen, Twitter-Anzeigen und E-Mail. Das Suchfeld der Seite filtert die Karten nach ihren Namen; passt keine, sagt die Seite Nichts gefunden.
  2. 2Die vier Werbekarten (Facebook-Anzeigen, Google-Anzeigen, LinkedIn-Anzeigen, Twitter-Anzeigen) öffnen sofort das Fenster eines neuen Eintrags im Tab Anzeigen mit bereits gewählter Plattform.
  3. 3Die übrigen sechs Karten (die Kanäle einer Aussendung) öffnen zuerst ein Kanalfenster. Es trägt den Kartennamen als Titel und den Hinweis „Marketing ist hier eine Planung: Kampagnen, Anzeigen, Segmente und Vorlagen liegen zusammen mit Ihren CRM-Daten. Aus diesem Bereich wird nichts versendet — schreiben Sie Kunden über Chat und Anrufe (Kanäle), senden Sie Dokumente aus der Buchhaltung, und der Website-Chat antwortet Besuchern selbst.“.
  4. 4Das Fenster listet die Integrationen, die der Kanal braucht, jeweils mit ihrem Zustand: Verbunden (grün mit Haken), Nicht verbunden oder Verbindungsfehler (rot). Unter dem Zustand stehen die verbundenen Postfächer, Nummern oder Bots zeilenweise. Die Integrationen je Kanal: E-Mail-Kampagne und E-Mail — Postfächer; SMS — die SMS-Anbieter Twilio, Vonage, Plivo, Telnyx; Sprachrundruf und Audioanruf — Twilio oder ein SIP-Anbieter; Messenger — Telegram, Viber, WhatsApp, Messenger und Online-Chat.
  5. 5Bei der Postfachzeile gibt es einen Link Postfächer in Web Mails, der zu Web-Mails führt. Bei den übrigen Integrationen gibt es eine Schaltfläche: Verbinden (wenn noch nichts verbunden ist) oder Konfigurieren. Sie öffnet dasselbe Fenster für die Zugangsdaten wie in Einstellungen → Integration, die Schlüssel werden also einmal und an einer Stelle eingegeben.
  6. 6Unten: der Link Alle Integrationen (zu Einstellungen → Integration), die Schaltfläche Schließen und die Hauptschaltfläche Kampagne erstellen. Ist keine Integration des Kanals verbunden, ist die Hauptschaltfläche blass, und ein Hinweis sagt „Die Kampagne wird als Plan gespeichert. Der Versand gehört nicht zu diesem Bereich: schreiben Sie Kunden über Chat und Anrufe, sobald dort ein Kanal verbunden ist.“; sie funktioniert trotzdem. Sie schließt das Fenster und öffnet einen neuen Eintrag im Tab Kampagnen mit bereits gewähltem Kanal.

Kampagnen, Anzeigen, Segmente, Sales-Boost, Meine Vorlagen

  1. 1Diese fünf Tabs sind gewöhnliche Tabellen; Werkzeugleiste, Suche, Sortierung, Spaltenliste, Zeilenauswahl, Eintragsfenster und Löschen sind im Abschnitt „Tabellen“ weiter unten beschrieben. Hier die Felder jeder Tabelle.
  2. 2Kampagnen (Eintragsart „Kampagne“): Name (Pflicht), Kanal (E-Mail-Kampagne, SMS-Kampagne, Messenger, Sprachrundruf, Audioanruf oder E-Mail), Segment (Freitext), Status (Entwurf, Geplant oder Gesendet), Datum und Empfänger (eine Zahl).
  3. 3Anzeigen (Eintragsart „Anzeige“): Name (Pflicht), Plattform (Facebook, Google, LinkedIn oder Twitter), Budget (eine Zahl), Status (Entwurf, Aktiv, Pausiert oder Beendet), Beginn und Ende (Daten).
  4. 4Segmente (Eintragsart „Segment“): Name (Pflicht), Beschreibung (ein breites Feld), Kontakte (eine Zahl) und Aktualisiert (ein Datum). Ein Segment ist eine Notiz über eine Kundengruppe; die Zahlen werden von Hand eingetragen.
  5. 5Sales-Boost (Eintragsart „Boost“): Name (Pflicht), Typ (Rabatt, Bundle, Treueaktion oder Upselling), Wert, % (eine Zahl), Status (Entwurf, Aktiv oder Beendet), Beginn und Ende (Daten).
  6. 6Meine Vorlagen (Eintragsart „Vorlage“): Name (Pflicht), Kanal (dieselbe Liste wie bei Kampagnen), Autor (Freitext) und Aktualisiert (ein Datum).

Werbeleistung: Google Ads und Meta Ads

Der Tab Werbeleistung in Marketing verbindet Ihre Konten bei Google Ads und Meta Ads (Facebook und Instagram) und zeigt echte Ausgaben, Klicks und Conversions. Er liest nur Daten; Ihre Kampagnen auf der Plattform werden nie verändert. Die Funktion gehört zum Tarif Professional. Zusätzlich muss der Seitenadministrator die Plattformschlüssel einrichten; sonst sagt die Plattformkarte „Auf dieser Seite noch nicht eingerichtet. Der Administrator muss die Plattform-Schlüssel hinterlegen (siehe docs/INTEGRATIONS.md).“.

Eine Plattform verbinden

  1. 1Öffnen Sie Werbeleistung. Unter der Überschrift Werbeplattformen stehen zwei Karten: Google Ads und Meta Ads (Facebook & Instagram). Über jeder Karte steht das Logo der Plattform.
  2. 2Klicken Sie auf der Plattformkarte auf Verbinden. Ihr Browser wechselt zur Anmeldeseite von Google oder Meta; melden Sie sich an und erlauben Sie den Zugriff. Sie kehren mit der Meldung „Werbeplattform verbunden“ zum Tab zurück. Verweigern Sie den Zugriff, sehen Sie „Zugriff wurde nicht erteilt“; scheitert etwas anderes, „Werbeplattform konnte nicht verbunden werden“ oder die Erklärung der Plattform.
  3. 3Die Schaltfläche ist inaktiv, wenn die Plattformschlüssel auf der Seite nicht eingerichtet sind (die Karte sagt es) oder wenn Ihr Tarif Werbung nicht erlaubt.
  4. 4Nach der Verbindung zeigt die Karte eine Statuszeile: grün „Verbunden“, bei Meta „Verbunden · Zugriff gültig bis“ mit einem Datum, oder rot „Der Zugriff ist abgelaufen. Verbinden Sie erneut, um fortzufahren.“ (klicken Sie auf Erneut verbinden). Meldet die Plattform einen Fehler, wird ihr Text rot angezeigt.
  5. 5Die Liste Werbekonto unter dem Status wählt, welches Ihrer Werbekonten angezeigt wird (Name und Währung); solange keines gewählt ist, steht in der Liste Werbekonto wählen. Die Auswahl wird sofort gespeichert.
  6. 6Erneut verbinden (anstelle von Verbinden, sobald verbunden) wiederholt die Anmeldung. Trennen fragt nach („Plattform trennen? Ihre Kampagnen auf der Plattform bleiben unverändert.“) und entfernt die Verbindung aus dem CRM.

Die Statistik lesen

  1. 1Sobald ein Konto verbunden und gewählt ist, erscheint der Block Werbeleistung mit einer Liste Zeitraum oben rechts mit den Optionen „Letzte 7 Tage“, „Letzte 30 Tage“ und „Letzte 90 Tage“. Ein Wechsel des Zeitraums lädt die Zahlen neu.
  2. 2Für jedes verbundene Konto gibt es eine Karte mit Plattform und Kontoname. Oben sechs Kennzahlen: Ausgaben, Klicks, Impressionen, Conversions, CTR (Klicks geteilt durch Impressionen, in Prozent) und Kosten pro Klick (Ausgaben geteilt durch Klicks). Es sind Summen des gewählten Zeitraums.
  3. 3Unter den Kennzahlen zeigt ein Balkendiagramm die Ausgaben pro Tag. Fahren Sie mit der Maus über einen Balken: Die obere Zeile des Diagramms zeigt Datum, Ausgaben und Klicks dieses Tages. Ohne Berührung ist der Tag mit den höchsten Ausgaben hervorgehoben.
  4. 4Unter dem Diagramm listet eine Tabelle die Kampagnen mit den Spalten Kampagne, Status, Ausgaben, Klicks und Conversions. Gab es im Zeitraum keine, steht in der Tabelle Keine Daten für diesen Zeitraum. Auf einem schmalen Bildschirm scrollt die Tabelle seitwärts.
  5. 5Ist keine Plattform verbunden, werden nur die zwei Karten angezeigt. Gibt die Plattform für ein Konto einen Fehler zurück (z. B. der Zugriff ist abgelaufen), zeigt die Karte statt der Zahlen den Fehlertext in Rot.

Tabellen: Suche, Sortierung, Spalten, Hinzufügen und Löschen

Mehrere Bereiche zeigen ihre Daten in derselben Tabellenart: die Tabs von Marketing (außer Start und Werbeleistung), die Tabs Variablen, Konstanten und Testprotokolle von Roboter-Büro sowie die Tabellen von Meine Firma. Alles Folgende funktioniert überall gleich.

Tabs, Suche und Filter

  1. 1Die Tab-Leiste oben wechselt zwischen den Tabellen des Bereichs. Passen auf einem breiten Bildschirm nicht alle Tabs hinein, scrollt eine Pfeiltaste (Weitere Tabs anzeigen) am rechten Ende die Leiste. Die Seitenadresse merkt sich den Tab, ein Link mit ?tab= öffnet also direkt den gewünschten Tab.
  2. 2Das Feld Suchen filtert die Zeilen der aktuellen Tabelle beim Tippen. Daneben gibt es für jede Spalte mit festen Werten (z. B. Status oder Kanal) eine Filterliste; ihre erste Option lautet „Alle — <Spalte>“. Suche und Filter werden kombiniert. Oben rechts zeigt ein Chip, wie viele Zeilen angezeigt werden.
  3. 3Passt nichts, zeigt die Tabelle Nichts gefunden. Ist die Tabelle wirklich leer, zeigt sie Noch keine Einträge. Fügen Sie oben den ersten hinzu..

Die Werkzeugleiste über der Tabelle

  1. 1Die grüne Hauptschaltfläche rechts in der Leiste trägt die Beschriftung „… hinzufügen“ mit der Art des Eintrags (z. B. „Kampagne hinzufügen“ oder „Variable hinzufügen“). Sie öffnet ein leeres Eintragsfenster.
  2. 2Links davon steht die Schaltfläche „… bearbeiten“ (z. B. „Kampagne bearbeiten“). Sie wird nur aktiv, wenn genau eine Zeile angehakt ist; sie öffnet diese Zeile zum Bearbeiten.
  3. 3Sobald mindestens eine Zeile angehakt ist, erscheint eine rote Schaltfläche Löschen mit der Anzahl der angehakten Zeilen. Sie fragt nach (mit der Zeilenzahl) und löscht alle angehakten Zeilen auf einmal. Der Hinweis Gelöscht bestätigt.

Die Tabelle selbst

  1. 1Das Kontrollkästchen in der Kopfzeile hakt alle aktuell angezeigten Zeilen an oder ab (nach Suche und Filtern). Das Kontrollkästchen in einer Zeile hakt nur diese Zeile an.
  2. 2Das Zahnradsymbol in der Kopfzeile öffnet die Liste Spalten mit einem Kontrollkästchen je Spalte. Entfernen Sie den Haken, um eine Spalte auszublenden; setzen Sie ihn, um sie wieder einzublenden. Die Namensspalte lässt sich nicht ausblenden. Ihre Auswahl wird in diesem Browser gespeichert.
  3. 3Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle nach dieser Spalte: zuerst aufsteigend, ein zweiter Klick absteigend, ein dritter hebt die Sortierung auf. Zeilen mit leerem Wert stehen immer am Ende.
  4. 4Statusspalten zeigen vor dem Text einen farbigen Punkt (z. B. grün für Erfolg oder Aktiv, rot für einen Fehler). Ein Klick auf eine beliebige Zeile oder auf das Stiftsymbol (Zeile bearbeiten) an ihrem Ende öffnet das Eintragsfenster dieser Zeile.

Das Eintragsfenster

  1. 1Das Fenster hat ein Kreuz in der Ecke und die Felder der Tabelle: Textfelder (bis 100 Zeichen), Zahlenfelder (0 oder mehr), Datumsfelder und Auswahllisten. Manche Felder sind breit und nehmen die ganze Zeile ein. Pflichtfeld ist der Name (in manchen Tabellen mehr).
  2. 2Unten stehen Abbrechen (schließt ohne Speichern) und Erstellen bei einem neuen Eintrag bzw. Speichern bei einem vorhandenen. Ist ein Pflichtfeld leer, nennt eine Meldung es; steht in einem Zahlenfeld etwas anderes als eine Zahl, bittet eine Meldung um eine Zahl ab 0. Nach erfolgreichem Speichern erscheint die Meldung Gespeichert.
  3. 3Beim Bearbeiten eines vorhandenen Eintrags erscheint unten links im Fenster ein roter Link Löschen. Er fragt „Diesen Eintrag löschen?“ und löscht ihn nach Bestätigung (Meldung Gelöscht).

Feed: Beiträge, News und Aufgabenkarten des Teams

Der Feed (Zusammenarbeit → Feed) ist die gemeinsame Pinnwand Ihrer Firma. Kollegen schreiben kurze Beiträge, veröffentlichen News und sehen die Karten von Aufgaben, die jemand in Aufgaben und Projekte angelegt hat. Die Seite fragt den Server alle 20 Sekunden nach Neuem, Beiträge von Kollegen erscheinen also ohne Neuladen. Der Feed zeigt die 100 neuesten Einträge.

Beitrag schreiben und veröffentlichen

  1. 1Klicken Sie in das große Textfeld „Schreiben Sie etwas für Ihr Team…“ und tippen Sie Ihren Text. Ein Beitrag darf bis zu 2000 Zeichen haben; Zeilenumbrüche bleiben erhalten. Die Schaltfläche Veröffentlichen bleibt grau, solange das Feld leer ist (Leerzeichen allein zählen nicht).
  2. 2Das Datumsfeld neben dem Text (Kalendersymbol, Hinweis „Frist“) ist optional. Wählen Sie Datum und Uhrzeit, wenn der Beitrag etwas mit Frist betrifft. Das Datum steht als kleiner Chip unter dem Beitragstext; machen Sie den Beitrag später zur Aufgabe, wird es zur Aufgabenfrist.
  3. 3Die Schaltfläche Empfänger wählen bestimmt, wer den Beitrag erhält. Standardmäßig geht er an alle im Team. Klicken Sie darauf, öffnet sich eine Liste: Die erste Zeile Alle im Team setzt die Auswahl zurück; darunter hat jeder Kollege ein Kontrollkästchen. Die Liste wird beim ersten Öffnen geladen und enthält die Firmenmitglieder mit Login sowie die Mitarbeiter des Verzeichnisses Meine Firma (diese sind mit „Aus dem Mitarbeiterverzeichnis, ohne eigenen Zugang“ markiert; sie lassen sich als Empfänger nennen, ohne Login kann ihnen aber keine Benachrichtigung zugestellt werden). Ist niemand da, steht dort „Noch keine Kollegen“. Nach dem Ankreuzen zeigt die Schaltfläche „An“ und die Anzahl, daneben erscheint eine zweite Schaltfläche Alle im Team mit Kreuz, die die Auswahl löscht.
  4. 4Die Smiley-Schaltfläche Emoji öffnet eine Auswahl mit drei Tabs — Gesichter, Arbeit und Zeichen. Ein Klick auf ein Symbol fügt es an der Position des Textcursors ein (nicht am Ende), Sie können ein Emoji also mitten in einen Satz setzen.
  5. 5Der Schalter News markiert den Beitrag als News. Ist er an, leuchtet die Schaltfläche grün. Ein News-Beitrag wird im Feed mit der Kennzeichnung „News“ angezeigt und lässt sich mit dem gleichnamigen Filter finden.
  6. 6Klicken Sie auf Veröffentlichen. Der Beitrag erscheint oben im Feed, das Feld wird geleert, Datum, Empfänger und der News-Schalter werden zurückgesetzt. Lehnt der Server ab (z. B. wegen des Tarifs oder eines Fehlers), erscheint eine rote Meldung und der Text bleibt im Feld. Alle Kollegen (oder nur die gewählten Empfänger) erhalten außer Ihnen eine „Team“-Benachrichtigung.

Suche und Filter des Feeds

  1. 1Das Feld „Filtern und suchen“ oben rechts filtert die Beiträge beim Tippen. Es durchsucht den Autorennamen, den Beitragstext, den Aufgabentitel, den Verantwortlichen, die Namen der Empfänger und alle Kommentare des Beitrags.
  2. 2Unter dem Eingabefeld gibt es drei Chips: Alle, News und Aufgabe. Der aktive Chip ist hervorgehoben. News zeigt nur News, Aufgabe nur Aufgabenkarten, Alle alles. Suche und Chip wirken zusammen.
  3. 3Angeheftete Beiträge stehen immer oben, danach die übrigen in der Reihenfolge der Veröffentlichung (neueste zuerst). Passt nichts, zeigt der Feed „Nichts gefunden“.

Ein Beitrag und was Sie damit tun können

  1. 1Der Kopf eines Beitrags zeigt Avatar, Autor und Datum. Ein Beitrag der Art „Aufgabe“ ist eine Karte, die automatisch entsteht, wenn jemand in Aufgaben und Projekte eine Aufgabe anlegt: Sie zeigt den Chip „Aufgabe“, den Titel nach „Aufgabe:“ und die Zeile „Verantwortliche Person:“ mit dem Verantwortlichen.
  2. 2Das Pin-Symbol oben rechts an einem Beitrag heftet ihn für alle oben im Feed an; das Symbol wird grün und kippt. Ein zweiter Klick löst ihn wieder. Jedes Mitglied darf anheften oder lösen.
  3. 3Die Drei-Punkte-Schaltfläche (Mehr) öffnet ein kleines Menü mit einem Eintrag, Beitrag löschen (rot). Der Beitrag verschwindet sofort aus der Liste. Löschen dürfen nur der Autor, der Inhaber und Administratoren; für alle anderen lehnt der Server ab und der Beitrag kehrt zurück.
  4. 4Unter dem Text steht eine Reihe von Aktionen. Die graue Angabe links ist die Art des Beitrags (Beitrag, News oder Aufgabe). Dann: Kommentar setzt den Cursor in das Kommentarfeld dieses Beitrags; Folgen abonniert den Beitrag (die Schaltfläche ist grün und heißt Nicht mehr folgen, solange Sie ihm folgen); Mehr öffnet dasselbe Menü wie die drei Punkte.
  5. 5In Aufgaben erscheint bei Beiträgen, die keine Aufgabenkarten sind. Es legt eine echte Aufgabe in Aufgaben und Projekte an: Der Titel ist die erste Zeile des Beitrags (bis 200 Zeichen), die Beschreibung der ganze Text, die Frist das Datum des Beitrags. Bei Erfolg erscheint die Meldung „Aufgabe erstellt“ und die Karte der neuen Aufgabe im Feed. Der ursprüngliche Beitrag bleibt.
  6. 6Als News erscheint bei Beiträgen, die keine News sind. Es ändert die Art des Beitrags auf News und zeigt „Als News veröffentlicht“. Das dürfen der Autor, der Inhaber und Administratoren; bei anderen lehnt der Server ab und der Beitrag springt stillschweigend auf die alte Art zurück (die Meldung erscheint trotzdem).
  7. 7Danach folgt eine Reihe aus sechs Reaktions-Schaltflächen: 👍 ❤️ 😄 🎉 👏 🚀. Ein Klick setzt Ihre Reaktion (sie wird grün, die Zahl daneben steigt); ein zweiter Klick auf dieselbe nimmt sie zurück. Jede Person kann jede der sechs Reaktionen einmal vergeben. Der Zähler zeigt, wie viele Personen sie gegeben haben.

Kommentare und Benachrichtigungen

  1. 1Unter den Reaktionen stehen die vorhandenen Kommentare: Avatar, Name, Datum und Text. Darunter liegt das Kommentarfeld „Kommentar hinzufügen“. Tippen Sie bis zu 500 Zeichen und drücken Sie die Eingabetaste — der Kommentar wird sofort hinzugefügt. Es gibt keine eigene Schaltfläche und kein Bearbeiten oder Löschen von Kommentaren.
  2. 2Ein neuer Kommentar geht als Benachrichtigung an: den Autor des Beitrags, alle, die dem Beitrag folgen (Folgen) und alle, die in diesem Verlauf schon kommentiert haben — nie aber an den Autor des neuen Kommentars.

Chat und Anrufe: Kundengespräche und das Telefon

Chat und Anrufe ist der Posteingang für Gespräche mit Kunden aus den Kanälen, die Sie in Einstellungen → Integration verbunden haben (Telegram, Viber, Messenger, WhatsApp, SMS-Anbieter, SIP-Telefon und der Chat auf Ihrer Website). Ein Gespräch entsteht durch den Kunden: Sobald jemand Ihrem Bot, Ihrer Seite, Nummer oder dem Website-Chat schreibt, erscheint es in der Liste. Von hier aus können Sie kein Gespräch beginnen; Sie beantworten die eingegangenen. Der Bereich gehört zur Funktion „Kanäle“ des Tarifs.

Der Bildschirm ohne Gespräche

  1. 1Solange noch kein Kunde geschrieben hat, zeigt die Seite ein Chat-Symbol und den Text „Noch keine Unterhaltungen“.
  2. 2Ist noch kein Kanal verbunden, sehen Sie unter dem Text die Erklärung „Verbinden Sie Telegram, Viber, Messenger, SMS oder den Website-Chat – die Nachrichten erscheinen dann hier.“ und die Schaltfläche Integrationseinstellungen öffnen, die Einstellungen → Integration öffnet.
  3. 3Sind Kanäle verbunden, steht auf der Seite „Ihre Kanäle sind verbunden. Sobald jemand schreibt, erscheint das Gespräch hier.“ und jeder Kanal erscheint als Karte: das Symbol in der Markenfarbe des Kanals, der Name des Kanals und Ihres Bots oder Ihrer Nummer sowie rechts ein Status — Verbunden (grün) oder Achtung erforderlich (orange). Unter dem Namen steht eine kurze Anleitung, was zu tun ist, um ein Gespräch zu starten, etwa bei Telegram: eine beliebige Nachricht an Ihren Bot schreiben; beim Website-Chat: den Code aus Einstellungen → Integration → Online-Chat auf Ihrer Website einbauen und eine Testnachricht aus der Chat-Blase senden.
  4. 4Beim Öffnen der Seite prüft das CRM außerdem Telegram (kommen Nachrichten an?) und WhatsApp (antwortet die Nummer noch auf den gespeicherten Token?). Hat ein Kanal ein Problem, erscheint unter seiner Karte ein oranger Kasten mit dem Grund. Der bekannte Grund „Webhooks brauchen eine öffentliche https-Adresse“ ist übersetzt; andere Texte kommen unverändert vom Anbieter. Bei einem Telegram-Bot im lokalen Modus erklärt ein Hinweis, dass neue Nachrichten geholt werden, solange die Seite offen ist („Lokaler Modus: Neue Nachrichten werden abgerufen, solange diese Seite geöffnet ist. Unter einer öffentlichen https-Adresse wechselt die Seite zu Webhooks.“).
  5. 5Die Schaltfläche Integrationseinstellungen öffnen unten öffnet Einstellungen → Integration, wo Sie die Kanäle reparieren können.

Die Gesprächsliste

  1. 1Auf einem breiten Bildschirm steht die Liste in einer Spalte links und das geöffnete Gespräch rechts. Auf einem Tablet wird nur das Gespräch gezeigt; die Liste fährt von rechts ein, wenn Sie im Kopf des Gesprächs auf das Nachrichtensymbol (Unterhaltungen) klicken; ein Klick außerhalb des Panels schließt sie. Auf einem Smartphone ist die Liste ein eigener Bildschirm: Ein Tipp auf ein Gespräch öffnet es, der Pfeil Zurück in seinem Kopf führt zurück zur Liste.
  2. 2Jede Zeile zeigt einen Avatar mit Initialen, ein kleines Symbol des Kanals, den Namen der Person (oder die Telefonnummer), die Zeit der letzten Nachricht (auf dem Tablet ausgeblendet) und den Anfang der letzten Nachricht. Ein grüner runder Zähler ist die Zahl ungelesener eingehender Nachrichten. Das geöffnete Gespräch ist hervorgehoben. Öffnen Sie die Seite auf einem breiten Bildschirm, wird das erste Gespräch sofort geöffnet.
  3. 3Die Liste wird alle 6 Sekunden aktualisiert und das geöffnete Gespräch alle 3 Sekunden, neue Nachrichten erscheinen also von selbst. Ein Gespräch gilt erst als gelesen, wenn Sie es tatsächlich öffnen (auf dem Smartphone — wenn Sie darauf tippen), und sein Zähler wird zurückgesetzt.

Lesen und Antworten

  1. 1Der Kopf eines Gesprächs zeigt den Namen der Person und das Symbol des Kanals. Die Nachrichten stehen untereinander: Ihre ausgehenden rechts mit grünem Schimmer und der Kennzeichnung „Sie“, eingehende links mit dem Namen der Person; daneben jeweils die Uhrzeit. Die Ansicht scrollt selbst zur letzten Nachricht.
  2. 2Tippen Sie Ihre Antwort in die Zeile unten („Schreiben Sie hier Ihre Nachricht...“, bis 2000 Zeichen) und drücken Sie die Eingabetaste. Eine Senden-Schaltfläche gibt es nicht: Die Eingabetaste ist der einzige Weg. Die Nachricht geht über denselben Kanal an den Kunden — Telegram, Viber, Messenger, WhatsApp oder einen SMS-Anbieter. Im Website-Chat holt der Besucher die Nachricht bei der nächsten Abfrage der Chat-Blase ab.
  3. 3Lehnt der Kanal ab (z. B. falscher Token oder der Kunde hat den Bot blockiert), erscheint eine rote Meldung (ihr Text ist der Grund des Anbieters oder „Nachricht wurde nicht gesendet“), und Ihr Text bleibt in der Zeile, damit Sie ihn erneut senden können.
  4. 4Bei einem Gespräch des Kanals SIP-Telefon wird die Zeile unten durch den Hinweis „Dieser Anbieter unterstützt nur Anrufe, nutzen Sie die Anruftaste.“ ersetzt: Dieser Anbieter arbeitet nur mit Anrufen.

Dateien, Fotos und Sprachnachrichten

  1. 1Nur in Gesprächen von Telegram und Viber erscheinen am rechten Ende der Eingabezeile zwei weitere Schaltflächen: das Mikrofon (Sprachnachricht aufnehmen) und die Büroklammer (Datei anhängen). In anderen Kanälen werden sie nicht angezeigt.
  2. 2Die Büroklammer öffnet den Dateidialog Ihres Computers. Wählen Sie ein Foto oder eine Datei (bis 4 MB): Sie wird zuerst im Speicher Ihrer Firma abgelegt und dann an den Kunden gesendet. Haben Sie zuvor Text in die Zeile getippt, geht dieser Text als Bildunterschrift der Datei mit (bei Viber als eigene Nachricht). Ist auf dem Server kein Dateispeicher verbunden, erscheint stattdessen ein Fehler.
  3. 3Das Mikrofon startet eine Sprachaufnahme (der Browser fragt beim ersten Mal nach der Erlaubnis für das Mikrofon; ist sie verweigert oder fehlt das Gerät, erscheint die Meldung „Das Mikrofon ist nicht verfügbar. Erlauben Sie den Zugriff im Browser.“). Während der Aufnahme ist die Schaltfläche rot, pulsiert und wird zum Stopp-Quadrat (Stoppen und senden). Ein Klick beendet die Aufnahme und sendet die Sprachnachricht sofort als Audiodatei. In Telegram wird sie in das Sprachformat von Telegram umgewandelt.
  4. 4Ein- und ausgehende Anhänge werden im Gespräch angezeigt: ein Foto als Bild (ein Klick öffnet es in einem neuen Tab), eine Sprachnachricht als Player mit den üblichen Audio-Bedienelementen, jede andere Datei als Karte mit Symbol, Dateiname und Größe, die beim Klick die Datei herunterlädt. Während die Datei vorbereitet wird, zeigt die Blase „Datei wird geladen…“.

Anrufe aus dem Gespräch und Löschen

  1. 1In Gesprächen der Kanäle SMS / Telefon und SIP-Telefon hat der Kopf ein Telefonsymbol (Anrufen). Es startet über das Telefon-Widget einen Anruf an die Nummer des Kunden (siehe nächster Block). Ist das Telefon nicht verbunden, erscheint die Meldung „Das Telefon ist nicht verbunden. Prüfen Sie Twilio unter Settings → Integration.“; läuft schon ein Anruf, bewirkt der Klick nichts. Unterscheidet sich der Anbieter des Gesprächs von dem im Telefon gewählten, wechselt das Telefon zuerst zum Anbieter dieses Gesprächs.
  2. 2Jeder Anruf — eingehend, ausgehend, verpasst — hinterlässt eine Zeile im Gespräch, zentriert zwischen den Nachrichten: das Richtungssymbol, das Ergebnis und die Uhrzeit. Texte des Ergebnisses: „Eingehender Anruf · Dauer“, „Verpasster Anruf“, „Ausgehender Anruf · Dauer“, „Keine Antwort“, „Besetzt“, „Anruf fehlgeschlagen“. Das Symbol ist bei einem beendeten Gespräch grün, sonst rot.
  3. 3Die Drei-Punkte-Schaltfläche (Mehr) rechts im Kopf öffnet ein Menü mit dem roten Eintrag Unterhaltung löschen. Ein Dialog fragt „Dieses Gespräch mit allen Nachrichten löschen?“. Nach der Bestätigung werden das Gespräch und alle seine Nachrichten aus dem CRM gelöscht und die Ansicht geht zur Liste zurück (auf dem Smartphone). Das Gespräch auf Seiten des Messengers bleibt unberührt. Schreibt der Kunde erneut, entsteht ein neues Gespräch.

Das Telefon-Widget (unten rechts)

  1. 1Das Telefon ist kein Teil der Seite Chat und Anrufe: Es ist einmal an das gesamte CRM angehängt und daher auf jeder Seite verfügbar; ein laufender Anruf wird beim Wechsel auf eine andere Seite nicht unterbrochen. Es wird nur gestartet, wenn der Tarif die Funktion „Kanäle“ enthält. Die runde grüne Schaltfläche mit Wähltastatur unten rechts (Telefon öffnen) öffnet es; ein kleiner Punkt darauf zeigt die Verbindung: grün — Verbunden, orange — Verbindung wird hergestellt…, grau — Nicht verbunden.
  2. 2Ist kein Telefonanbieter verbunden, zeigt das Panel „Zuerst Anbieter verbinden“, den Text „Noch kein Telefonanbieter verbunden.“ und die Schaltfläche Anbieter verbinden, die zu Einstellungen → Integration führt. Die Wahl erscheint, nachdem ein Anbieter verbunden ist. Das Kreuz oben rechts (Schließen) schließt das Panel.
  3. 3Der Kopf des Panels zeigt den Anbieter. Sind mehrere Anbieter verbunden, ist es eine Auswahlliste (Anbieter), in der Sie den Anbieter für den nächsten Anruf wählen; während eines Anrufs ist sie gesperrt. Darunter liegen zwei Tabs: Tastenfeld und Zuletzt.
  4. 4Tastenfeld: Das Feld „Telefonnummer“ nimmt Ziffern, +, * und # an; alle anderen eingegebenen Zeichen werden sofort entfernt. Die 12 Tasten funktionieren wie am Telefon (Ziffern mit Buchstaben darunter). Das Rücktaste-Symbol (Ziffer löschen) löscht das letzte Zeichen. Die grüne runde Schaltfläche (Anrufen) startet den Anruf; die Eingabetaste im Feld tut dasselbe. Sie ist inaktiv, solange die Nummer leer oder das Telefon offline ist; im letzteren Fall steht unter den Tasten der rote Text „Nicht verbunden“.
  5. 5Zuletzt: die Liste der letzten Anrufe mit einem Telefonpfeil für die Richtung, dem Namen (wenn die Nummer bekannt ist) oder der Nummer, dem Ergebnis (Dauer, „Verpasst“, „Keine Antwort“, „Besetzt“, „Fehlgeschlagen“) und der Uhrzeit. Ein Klick auf eine Zeile übernimmt die Nummer in die Tastatur und wechselt zur Tastatur, sodass Sie sofort zurückrufen können. Eine leere Liste zeigt „Noch keine Anrufe“.
  6. 6Ein ausgehender Anruf: Das Panel wechselt zur Anrufansicht — „Anruf läuft…“ mit der Nummer. Nimmt die Gegenseite ab, wird der Status zu „Im Gespräch“ und ein Timer läuft. Während des Anrufs stehen drei runde Schaltflächen zur Verfügung: das Mikrofon (Mikrofon stummschalten, grau bei Stummschaltung), die Wähltastatur (öffnet eine Tastatur zum Senden von Ziffern in den Anruf, z. B. für ein Sprachmenü; die gesendeten Ziffern stehen darüber) und der rote Hörer (Auflegen).
  7. 7Ein eingehender Anruf: Das Panel öffnet sich von selbst, auch wenn es geschlossen war, und spielt einen Klingelton (zwei kurze Signaltöne alle 3 Sekunden; der Browser kann den Ton stumm lassen, bis Sie einmal auf die Seite geklickt haben, das Panel erscheint trotzdem). Es zeigt „Eingehender Anruf“ und die Nummer. Die rote Schaltfläche Ablehnen lehnt ab, die grüne Annehmen nimmt an; danach läuft der Anruf wie oben beschrieben.
  8. 8Für Anrufe braucht der Browser Zugriff auf das Mikrofon. Wird er verweigert, erscheint die Meldung „Erlauben Sie im Browser den Zugriff auf das Mikrofon, um Anrufe zu führen.“. Lehnt der Anbieter die Schlüssel ab (Twilio), erscheint die Meldung „Twilio hat die Verbindung abgelehnt. Prüfen Sie die Twilio-Schlüssel unter Settings → Integration.“.

Kalender: Termine, Erinnerungen und Google / iCloud

Kalender (Zusammenarbeit → Kalender) zeigt einen Monat oder eine Woche mit Ihren Terminen und den Fristen Ihrer Aufgaben. Es gibt zwei Kalender: Mein Kalender ist privat, nur der Autor sieht die Termine; Firmenkalender ist gemeinsam, jedes Mitglied der Firma sieht die Termine.

Die Seite: Tabs, Ansichten und Navigation

  1. 1Oben links wechseln zwei Tabs den Kalender: Mein Kalender und Firmenkalender. Aufgaben mit Frist werden nur in Mein Kalender angezeigt.
  2. 2Das Feld „Kalender durchsuchen“ filtert Termine und Aufgaben beim Tippen nach dem Titel.
  3. 3Die Liste Monat / Woche wählt die Ansicht. In der Monatsansicht sehen Sie die vollen Wochen, die den Monat abdecken; in der Wochenansicht sieben Tage um das gewählte Datum, mit viel mehr Platz pro Tag. Die Woche beginnt immer am Montag. Über dem Raster steht auf einem breiten Bildschirm das aktuelle Datum als Überschrift.
  4. 4Die Pfeile Zurück und Weiter springen um einen Monat (in der Wochenansicht um sieben Tage); das Wort Heute dazwischen springt zurück auf heute. Heute ist mit grünem Rahmen und, auf einem breiten Bildschirm, grüner Zahl markiert.
  5. 5Jeder Termin ist ein farbiger Balken mit Startzeit und Titel. In eine Monatszelle passen drei Balken; sind es mehr, zeigt ein kleines „+ Zahl“, wie viele verborgen sind (wechseln Sie zur Wochenansicht, um alle zu sehen). Aufgaben mit Frist sind blaue Balken mit Uhrzeit und Titel; eine erledigte Aufgabe ist grau und durchgestrichen.
  6. 6Auf dem Smartphone zeigt das Raster nur farbige Punkte. Ein Tipp auf einen Tag wählt ihn aus, unter dem Raster sehen Sie das Datum, die Schaltfläche Termin hinzufügen und die Liste der Termine und Aufgaben dieses Tages (oder „Keine Termine an diesem Tag“). Auf Tablet und Computer öffnet ein Klick auf eine freie Stelle eines Tages sofort das Fenster eines neuen Termins, ein Klick auf einen Balken öffnet den vorhandenen Termin (oder die Aufgabe).

Termin anlegen und bearbeiten

  1. 1Klicken Sie auf einen Tag (auf dem Smartphone auf die Schaltfläche Termin hinzufügen). Das Fenster öffnet sich mit Vorgaben: der gewählte Tag, 09:00 – 10:00, der Kalender, in dem Sie gerade sind, keine Erinnerung. Zum Bearbeiten klicken Sie auf den Balken des Termins; dasselbe Fenster öffnet sich mit seinen Daten. Auf dem Smartphone füllt das Fenster den ganzen Bildschirm.
  2. 2Die erste Zeile ist der Titel (Terminname, bis 100 Zeichen, Pflicht). Rechts davon sitzt ein Farbquadrat mit Pfeil (Terminfarbe): Es öffnet eine Palette mit sechs Farben (Orange, Blau, Türkis, Rot, Violett, Hellblau); ein Klick auf eine Farbe übernimmt sie und schließt die Palette. Das Kreuz schließt das Fenster ohne Speichern. Escape schließt zuerst die Palette, erst das zweite Escape das Fenster, damit Sie den eingegebenen Termin nicht verlieren.
  3. 3Beschreibung (bis 2000 Zeichen) ist ein freies Feld für Agenda, Teilnehmer und Links; das Feld lässt sich in der Höhe aufziehen.
  4. 4„Kalender:“ ist eine Liste mit Mein Kalender und Firmenkalender. Sie entscheidet, wer den Termin sieht: nur Sie oder die ganze Firma. Sie können einen Termin später durch Bearbeiten von einem Kalender in den anderen verschieben.
  5. 5Die Reihe aus vier Feldern legt die Zeit fest: Startdatum (Startdatum), Startzeit (Startzeit), Endzeit (Endzeit) und Enddatum (Enddatum). Ein Klick auf ein Feld öffnet die Auswahl des Browsers. Liegt das Ende vor dem Start, wird das Speichern mit der Meldung „Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen“ abgelehnt. Ein Termin darf mehrere Tage dauern.
  6. 6Teilnehmer ist eine freie Textzeile (bis 200 Zeichen, der graue Hinweis lautet „Ändern“): Schreiben Sie die Namen der Teilnehmer, wie Sie möchten. Das ist nur eine Notiz; niemand erhält daraus eine Einladung. Der Link Chat öffnen rechts führt zu Chat und Anrufe.
  7. 7Ort ist eine weitere freie Zeile (bis 200 Zeichen; der Hinweis lautet „Hinzufügen“).
  8. 8Erinnerung: Das Wort Hinzufügen ist eine Liste mit vier Optionen — 5, 15, 30 oder 60 Minuten vor dem Start. Der gewählte Wert steht grün mit einem kleinen Kreuz (Erinnerung entfernen), das ihn entfernt. Pro Termin gibt es eine Erinnerung.
  9. 9Unten: Abbrechen schließt ohne Speichern, Erstellen (bei einem neuen Termin) oder Speichern (bei einem vorhandenen) speichert. Ein leerer Titel ergibt „Geben Sie einen Terminnamen ein“. Bei Erfolg erscheint die Meldung „Termin gespeichert“ und das Fenster schließt sich; scheitert der Server, bleibt das Fenster mit Ihren Eingaben offen, damit Sie es erneut versuchen können.
  10. 10Beim Bearbeiten eines vorhandenen Termins erscheint links in der unteren Reihe das rote Wort Löschen (auf dem Smartphone unter den Schaltflächen). Es löscht den Termin sofort, ohne weitere Rückfrage, und zeigt „Termin gelöscht“.
  11. 11Ist Google Kalender verbunden (siehe unten) und liegt der Termin im Firmenkalender, wird er auch nach Google geschrieben. Scheitert das, bleibt der Termin im CRM gespeichert, und eine rote Meldung nennt 7 Sekunden lang den Grund (Termin gespeichert, aber nicht übertragen); dasselbe gilt beim Löschen (Termin gelöscht, aber nicht im externen Kalender).

Erinnerungen

  1. 1Erreicht die Erinnerungszeit, wird eine Benachrichtigung der Art „Termin“ erzeugt (die Glocke im Kopf): bei einem Termin des Mein Kalender nur für den Autor, beim Firmenkalender für alle Mitglieder. Der Link der Benachrichtigung führt zum Kalender. Eine Erinnerung wird pro Termin und Wert genau einmal erzeugt.
  2. 2Dieselbe Erinnerung geht per E-Mail an die Personen, die in ihrem Profil E-Mail-Benachrichtigungen eingeschaltet haben, sofern in Web-Mails ein Postfach der Firma verbunden ist. Der Text der E-Mail ist auf Deutsch.
  3. 3Wichtig: Die Erinnerung wird alle 30 Sekunden geprüft, solange jemand aus Ihrer Firma das CRM im Browser geöffnet hat, und einmal täglich vom Server. Ist das CRM bei allen geschlossen, kann eine Erinnerung, die in den Minuten vor dem Termin kommen soll, verspätet eintreffen; eine verspätete Erinnerung wird noch zugestellt, solange der Termin läuft (und eine weitere Stunde danach), aber nicht später.

Aufgaben im Kalender

  1. 1Im Mein Kalender wird jede Aufgabe aus Aufgaben und Projekte mit Frist am Tag der Frist als blauer Balken mit der Uhrzeit der Frist gezeichnet. Ein Klick öffnet das Vorschaufenster der Aufgabe.
  2. 2Das Fenster zeigt den Titel, die Zeile „Aufgabe #N – Status“ (N ist die Position in der Liste) mit dem Status — In Bearbeitung (grün), In Bearbeitung, überfällig (rot) oder Abgeschlossen (grün) —, die Beschreibung (oder den Titel, falls keine Beschreibung da ist) und, falls gesetzt, „Verantwortliche Person:“ mit der Person. Die Nummer ist die Position der Aufgabe in der Liste. Der Stern rechts neben der Beschreibung (Anheften) markiert die Aufgabe als wichtig für Sie: Er wird orange; ein zweiter Klick nimmt ihn zurück.
  3. 3Die Schaltfläche Bearbeiten führt zur Seite Aufgaben und Projekte (sie öffnet die Aufgabenliste, nicht die Aufgabe selbst). Die Schaltfläche Abschließen (bei einer erledigten Aufgabe ausgeblendet) markiert die Aufgabe als erledigt, zeigt „Aufgabe abgeschlossen“ und schließt das Fenster; bei einem Fehler erscheint eine rote Meldung und das Fenster bleibt offen.

Google Kalender und iCloud

  1. 1Die Schaltfläche Kalender oben rechts (ihr Rahmen ist grün, sobald mindestens ein externer Kalender verbunden ist) öffnet das Fenster „Externe Kalender“. Der Text oben erklärt die Regeln: Termine aus Google erscheinen im Firmspace-Kalender; Termine des Firmenkalenders werden nach Google geschrieben und dort auch gelöscht; private Termine („Mein Kalender“) bleiben in Firmspace; iCloud wird nur gelesen.
  2. 2Google Kalender, nicht verbunden: die Schaltfläche Verbinden. Sie ist inaktiv, wenn auf dem Server die Google-Anmeldeschlüssel fehlen. Ein Klick führt Sie im selben Tab zur Zustimmungsseite von Google; nach der Zustimmung bringt Google Sie mit der Meldung „Kalender verbunden“ zurück in den Kalender; lehnen Sie ab, zeigt das Fenster „Die Freigabe wurde abgelehnt.“.
  3. 3Google Kalender, verbunden: rechts vom Titel ein grüner Chip mit Ihrer Google-E-Mail. Darunter die Liste Ihrer Google-Kalender mit Kontrollkästchen — nur angehakte Kalender werden importiert. Ist die Liste leer, lädt der Link Kalenderliste laden sie. Die Liste Kalender für neue Termine wählt, in welchen Google-Kalender im CRM angelegte Termine geschrieben werden; die erste Auswahl ist Hauptkalender.
  4. 4Eine alte Verbindung, die nur Leserechte erhalten hat, zeigt den orangen Hinweis „Diese Verbindung erlaubt nur das Lesen — Termine aus Firmspace landen nicht in Google.“ mit dem Link Erneut verbinden: Klicken Sie darauf und erteilen Sie die Zustimmung erneut, sonst gelangen Termine aus dem CRM nicht nach Google.
  5. 5Die Schaltfläche Jetzt synchronisieren holt die Termine sofort ab (die Meldung „Kalender aktualisiert“, die Pfeile drehen sich währenddessen). Sonst läuft der Austausch von selbst, höchstens alle 15 Minuten, solange jemand das CRM nutzt, sowie nach dem Zeitplan des Servers. Ausgetauscht wird nur das Fenster von einem Monat zurück bis sechs Monate voraus. Der graue Link Trennen trennt den Kalender. Ein Verbindungsfehler wird unter dem Titel orange angezeigt.
  6. 6iCloud: Apple bietet für Kalender keinen Anmeldedialog, darum zeigt der Block den Hinweis „Apple erlaubt keinen Anmeldedialog für Kalender. Erstellen Sie auf appleid.apple.com ein App-spezifisches Passwort und tragen Sie es hier ein.“ und zwei Felder, Apple-ID (E-Mail) und App-spezifisches Passwort (beide Pflicht). Erstellen Sie ein app-spezifisches Passwort auf appleid.apple.com, geben Sie es ein und klicken Sie auf Verbinden (während es arbeitet, „Verbinde…“). Bei Erfolg erscheint die Meldung „Kalender verbunden“, das Passwort wird gelöscht, und Sie sehen die Liste der iCloud-Kalender mit Kontrollkästchen, die Schaltflächen Jetzt synchronisieren und Trennen. iCloud-Termine kommen nur ins CRM (in den Firmenkalender); nichts wird nach iCloud zurückgeschrieben.

Online-Dokumente: Google Docs, Dateien und Ordner

Online-Dokumente (Zusammenarbeit → Online-Dokumente) hält die Dokumente der Firma an einem Ort, in Ordnern. Es gibt hier zwei Arten: Google-Dokumente (Text, Tabelle, Präsentation), die im Google Drive der Firma angelegt und in Google bearbeitet werden, und gewöhnliche Dateien und Fotos, die Firmspace selbst hochlädt und speichert. Der Bereich ist im Tarif Professional enthalten.

Google Drive verbinden

  1. 1Google-Dokumente lassen sich erst anlegen, wenn Google Drive verbunden ist. Solange es nicht verbunden ist, steht über den Kacheln eine Karte „Google Drive verbinden“. Sie erklärt, dass Docs, Sheets und Slides in Ihrem eigenen Drive angelegt werden und im Editor von Google öffnen und dass das CRM auch die Dateien übernehmen kann, die Sie dort schon haben.
  2. 2Klicken Sie auf Google Drive verbinden. Der Browser wechselt im selben Tab zur Zustimmungsseite von Google; erteilen Sie die beiden verlangten Rechte (Dateien, die das CRM angelegt hat, zu erstellen und zu ändern, und die Dateien Ihres Drive für den Import zu lesen). Nach der Zustimmung kehren Sie zur Seite zurück und sehen „Google Drive verbunden.“. Lehnen Sie ab, erscheint „Google Drive wurde nicht verbunden.“; bei einem anderen Fehler nennt eine rote Meldung den Grund.
  3. 3Hat die Website keine Google-Anmeldeschlüssel, steht auf der Karte „Google Drive ist auf dieser Seite noch nicht aktiviert (Google-Anmeldeschlüssel fehlen).“ und es gibt keine Schaltfläche: Das muss der Administrator der Website beheben, nicht Sie.
  4. 4Ist Drive verbunden, ersetzt eine dünne Zeile „Google Drive verbunden als <Ihre Google-E-Mail>“ die Karte, mit drei Bedienelementen: der Schaltfläche Dateien aus Drive übernehmen und den Links Neu verbinden und Trennen. Die Verbindung gehört der ganzen Firma: Ein Google-Konto bedient alle.
  5. 5Neu verbinden wiederholt die Zustimmung (nutzen Sie es, wenn der Import zum erneuten Verbinden auffordert, oder um zu einem anderen Google-Konto zu wechseln). Trennen trennt Drive sofort: Die Dokumente in der Liste bleiben, aber neue Google-Dokumente lassen sich erst nach erneutem Verbinden anlegen.
  6. 6Dateien aus Drive übernehmen holt die Dateien, die schon in Ihrem Drive liegen: Die Schaltfläche wechselt zu „Import läuft…“ und ist währenddessen inaktiv. Ein Lauf übernimmt bis zu 200 neue Dateien; drücken Sie erneut, um die nächsten zu holen, nichts wird doppelt angelegt. Ordner und Verknüpfungen von Drive werden nicht importiert, und die importierten Dateien landen im Stammordner Dokumente (die Ordner des CRM und von Drive sind nicht verknüpft). Eine Meldung nennt, wie viele Dateien importiert wurden, oder „Keine neuen Dateien auf Google Drive gefunden.“. Wurde Drive vor langer Zeit mit engeren Rechten verbunden, erscheint 10 Sekunden lang eine Meldung mit der Schaltfläche Neu verbinden: Drücken Sie sie und erteilen Sie die Zustimmung erneut.

Google-Dokument anlegen

  1. 1Unter der Werkzeugleiste steht eine Reihe quadratischer Kacheln: drei Google-Typen (Google Docs, Google Sheets, Google Slides) und die Kachel Datei oder Foto hochladen. Die Kacheln sind abgedunkelt, wenn etwas nicht verfügbar ist (Drive nicht verbunden oder Dateispeicher aus), lassen sich aber trotzdem anklicken und erklären, was fehlt.
  2. 2Klicken Sie eine Google-Kachel an. Ohne Drive weist eine Meldung 10 Sekunden lang auf „Verbinden Sie zuerst Google Drive, um Google-Dokumente zu erstellen.“ hin und bietet gleich in der Meldung die Schaltfläche Google Drive verbinden an. Mit Drive öffnet sich ein Fenster „Neues Dokument“: Das Namensfeld ist schon mit „Neues Dokument“ gefüllt und fokussiert (bis 100 Zeichen), darunter ein Hinweis, dass das Dokument in Google in einem neuen Tab öffnet, dort bearbeitet, von Google automatisch gespeichert wird und in der Liste bleibt.
  3. 3Geben Sie den Namen ein und drücken Sie Erstellen (oder Enter). Ein leerer Name ergibt „Geben Sie einen Namen ein“. Der Browser öffnet das neue Google-Dokument sofort in einem neuen Tab; im CRM erscheint die Meldung „Dokument erstellt.“ und das Fenster schließt sich. Blockiert der Browser den neuen Tab, sagt die Meldung „Das Dokument wurde erstellt. Öffnen Sie es aus der Liste.“, dass Sie das Dokument aus der Liste öffnen sollen.
  4. 4Das Dokument wird im Ordner angelegt, in dem Sie gerade sind (siehe Ordnerpfad unten), und im passenden Ordner Ihres Drive. Bearbeiten Sie es wie gewohnt in Google; Sie müssen nicht speichern. Namen, Änderungen und das Änderungsdatum kommen ins CRM zurück, wenn die Seite geöffnet oder aktualisiert wird. Ein Dokument, das Sie in Google in den Papierkorb verschieben, verschwindet beim nächsten Aktualisieren aus der CRM-Liste.

Dateien und Fotos hochladen

  1. 1Klicken Sie auf die Kachel Datei oder Foto hochladen — die Dateiauswahl Ihres Geräts öffnet sich; Sie können mehrere Dateien gleichzeitig wählen. Ist der Dateispeicher auf der Website nicht verbunden, erscheint stattdessen die Meldung „Der Dateispeicher (Firebase) ist auf dieser Seite noch nicht verbunden.“.
  2. 2Die Dateien werden nacheinander hochgeladen; für jede erscheint die Meldung „<Name> wird hochgeladen“, ein Fehler wird rot gemeldet. Ist die Reihe fertig, nennt eine grüne Meldung die Zahl der hochgeladenen Dateien. Große Fotos werden vor dem Senden verkleinert. Eine einzelne Datei darf höchstens 4 MB groß sein.
  3. 3Die ganze Firma hat ein Gesamtlimit für den Speicher, das vom Tarif abhängt (Free 500 MB, Standard 2000 MB, Professional 10000 MB). Ist er voll, wird der Upload mit dem Rat abgelehnt, den Tarif zu erhöhen (siehe Aktualisieren Sie Ihren Plan). Die Datei kommt in den aktuellen Ordner.

Werkzeugleiste, Ansichten, Suche und Ordner

  1. 1Oben links schalten drei Tabs das Aussehen der Liste um: Liste (eine Tabelle), Raster (kleine Karten in bis zu sechs Spalten) und Kacheln (breite Karten in bis zu drei Spalten). Die Wahl wird nach dem Verlassen der Seite nicht gemerkt.
  2. 2Das Suchfeld „Filtern und suchen“ sucht beim Tippen Ordner und Dateien nach dem Namen. Sein Filtermenü grenzt die Dateien ein: Art (alle, Google Docs, Google Sheets, Google Slides oder Datei), Quelle (alle, Aus Google Drive oder In Firmspace) und Erstellt von (eine Person, die eine Datei angelegt hat; die Auswahl erscheint nur, wenn es Autoren gibt).
  3. 3Die kreisförmigen Pfeile (Aktualisieren) laden die Liste neu und holen, wenn Drive verbunden ist, neue Namen, Daten und gelöschte Dokumente von Google; sie drehen sich währenddessen. Die Schaltfläche Neuer Ordner öffnet das Fenster „Neuer Ordner“ mit einem Namensfeld („Ordnername“, bis 100 Zeichen; der Server behält 80) — drücken Sie Erstellen oder Enter. Ein Ordner mit demselben Namen an derselben Stelle wird abgelehnt. Die grüne Meldung „Gespeichert“ bestätigt es.
  4. 4Die Zeile „Ordner“ unter den Kacheln ist der Pfad: Das erste Wort Dokumente ist die oberste Ebene, dann folgt jeder Ordner, in den Sie gegangen sind. Klicken Sie auf einen Teil des Pfads, um dorthin zurückzuspringen; der letzte Teil (wo Sie sind) ist weiß und nicht klickbar. Ordner lassen sich verschachteln; legen Sie einen neuen Ordner in dem Ordner an, in dem Sie sind.
  5. 5Der Bereich unter dem Pfad zeigt zuerst die Ordner (mit Ordnersymbol), dann die Dateien. Ein leerer Bereich sagt „Noch keine Dokumente. Wählen Sie oben einen Typ, um eines zu erstellen.“, ein leerer Ordner „Dieser Ordner ist leer.“.

Arbeit mit Ordnern und Dateien

  1. 1In der Ansicht Liste lauten die Spalten: Dateiname (mit Typsymbol und unter dem Namen dem Typ oder der Größe oder „Aus Google Drive“), eine Statusspalte, Erstellt von und Geändert. Ein Klick auf die Überschrift Dateiname sortiert die Namen A→Z / Z→A (der Pfeil zeigt die Richtung). Bei Ordnern steht in der Statusspalte Ordner, Autor und Datum sind Striche.
  2. 2Die Überschrift der Statusspalte ist eine Auswahlliste. Wählen Sie Aktiv (Standard), Archiviert oder Alle — archivierte Dateien sind in der normalen Ansicht ausgeblendet, dieser Filter ist also der Weg, sie wiederzufinden. Der Filter wirkt nur in der Listenansicht.
  3. 3Ein Klick auf den Namen eines Ordners öffnet ihn. Ein Klick auf den Namen einer Datei öffnet sie: Ein Google-Dokument oder eine importierte Drive-Datei öffnet in Google in einem neuen Tab; ein hochgeladenes Foto oder PDF öffnet in einem neuen Browser-Tab; jede andere hochgeladene Datei wird heruntergeladen. Scheitert es, erscheint „Die Datei konnte nicht geöffnet werden.“.
  4. 4Am rechten Ende jeder Zeile (oder Karte) stehen drei Punkte (Mehr). Für einen Ordner enthält das Menü: Öffnen, Umbenennen, Verschieben nach… und, durch eine Linie getrennt und rot, Löschen.
  5. 5Für eine Datei enthält das Menü: In Google öffnen (bei Google-Dokumenten und importierten Drive-Dateien) oder Öffnen / herunterladen (bei hochgeladenen Dateien), dann Umbenennen, Verschieben nach…, Archivieren (oder Wiederherstellen bei einer archivierten Datei) und das rote Löschen. Bei einem hochgeladenen PDF gibt es einen weiteren Punkt, Analysieren: Er öffnet den Assistenten Firmspace AI und bittet ihn, das Dokument zu lesen und zu sagen, was es ist; ist es ein Arbeitsvertrag, bietet der Assistent an, Vertragsart, Startdatum und eine Notiz im Profil des passenden Mitarbeiters zu speichern. Er erscheint nur, wenn der Assistent für Ihren Tarif eingeschaltet ist.
  6. 6Umbenennen öffnet ein Fenster mit dem aktuellen Namen (bis 100 Zeichen); drücken Sie Speichern. Bei einem vom CRM angelegten Google-Dokument wird der neue Name auch nach Drive geschrieben; bei einer importierten Drive-Datei ändert sich der Name nur im CRM. Ein leerer Name ergibt „Geben Sie einen Namen ein“.
  7. 7Verschieben nach… öffnet ein Fenster mit dem Namen des Elements und einer Liste aller Ordner: oben Dokumente, dann die Ordner mit Einrückung und Pfeil für jede Verschachtelungsebene (ein Ordner lässt sich nicht in sich selbst oder in eigene Unterordner verschieben, darum fehlen sie in der Liste). Wählen Sie das Ziel und drücken Sie Verschieben; die Meldung „Verschoben.“ bestätigt es. Google-Dokumente des CRM werden auch in Drive verschoben.
  8. 8Archivieren blendet eine Datei aus der normalen Liste aus, ohne etwas zu löschen; Wiederherstellen (im Statusfilter Archiviert oder Alle) holt sie zurück. Es geschieht sofort, ohne Rückfrage.
  9. 9Löschen fragt immer zuerst nach. Bei einem Ordner: „Diesen Ordner löschen? Nur leere Ordner können gelöscht werden.“ — nur ein leerer Ordner lässt sich löschen; enthält er noch Ordner oder Dateien, lehnt der Server ab und bittet, den Inhalt zuerst zu verschieben oder zu löschen. Bei einem Google-Dokument: „Dieses Dokument löschen?“ — es kommt auch in den Papierkorb Ihres Drive. Bei einer hochgeladenen Datei: „Diese Datei löschen? Sie wird aus dem Speicher entfernt.“. Eine importierte Drive-Datei wird nur aus dem CRM entfernt; die Datei selbst bleibt in Ihrem Drive.
  10. 10In den Ansichten Raster und Kacheln stehen dieselben Aktionen zur Verfügung: Ein Klick auf die Karte öffnet Ordner oder Datei, die drei Punkte geben das oben beschriebene Menü. Die Spaltenfilter und der Archivfilter der Tabelle gibt es in diesen Ansichten nicht (das Archiv zeigt dort nur aktive Dateien).

Web-Mail: Ihr Postfach im CRM

Web-Mails (Zusammenarbeit → Web-Mails) verbindet das Firmenpostfach (Gmail, Outlook, Office 365, Yahoo, iCloud oder ein beliebiges IMAP-Postfach), damit Sie E-Mails lesen und schreiben, ohne das CRM zu verlassen, und damit neue Absender zu Leads werden. Das Postfach gehört der ganzen Firma: Alle mit Zugriff auf den Bereich sehen dieselben Mails. Der Bereich ist im Tarif Professional enthalten.

Postfach verbinden

  1. 1Solange kein Postfach verbunden ist, zeigt die Seite ein Raster mit Anbieter-Kacheln: Outlook, Google Mail, Yahoo, iCloud, Office 365 und IMAP. Klicken Sie die Kachel Ihres Anbieters an — ein Fenster mit seinem Namen öffnet sich. Das Kreuz oben rechts (oder ein Klick daneben) schließt es.
  2. 2Oben im Fenster erklärt ein grauer Text den Weg für diesen Anbieter. Für Gmail: mit Google anmelden oder in Ihrem Google-Konto die 2-Faktor-Bestätigung einschalten, ein App-Passwort erstellen und eingeben. Für Outlook und Office 365: mit Microsoft anmelden oder ein App-Passwort eingeben, wenn das Konto es erlaubt. Für Yahoo, iCloud und IMAP wird ein App-Passwort benötigt (bei iCloud wird es auf appleid.apple.com erstellt, Ihr gewohntes Apple-ID-Passwort funktioniert nicht).
  3. 3Bei Gmail, Yahoo und iCloud öffnet ein grüner Link App-Passwort erstellen die Seite des Anbieters, auf der Sie das App-Passwort erstellen (in einem neuen Tab).
  4. 4Gmail, Outlook und Office 365, wenn die Website die Anmeldeschlüssel von Google oder Microsoft hat: eine grüne Schaltfläche Mit Google anmelden / Mit Microsoft anmelden. Sie führt im selben Tab zur Anmeldeseite des Anbieters. Nach Ihrer Zustimmung kehren Sie mit der Meldung „Postfach verbunden“ zu Web-Mails zurück, und das neue Postfach ist ausgewählt. Brechen Sie dort ab, erscheint „Anmeldung abgebrochen“; ein anderer Fehler ergibt eine rote Meldung „Anmeldung fehlgeschlagen“ mit dem Grund. Der Link Oder App-Passwort verwenden unter der Schaltfläche zeigt stattdessen das Passwortformular.
  5. 5Das Passwortformular hat die Felder E-Mail-Adresse und Passwort (App-Passwort) (beide Pflicht; bis 200 Zeichen; Leerzeichen in einem App-Passwort werden automatisch entfernt, Sie können also „abcd efgh ijkl mnop“ einfügen). Das Passwort wird an den Server gesendet und verschlüsselt gespeichert. Drücken Sie Verbinden: Der Server prüft zuerst die Verbindung, und nur wenn sie funktioniert, wird das Postfach gespeichert. Ein falsches Passwort oder ein nicht erreichbarer Server wird rot unter dem Formular gezeigt, und nichts wird gespeichert.
  6. 6Für die Kachel IMAP hat das Formular vier weitere Felder: IMAP-Server und dessen Port (Standard 993), SMTP-Server und dessen Port (Standard 465); die Hinweise zeigen imap.example.com und smtp.example.com. Yahoo, iCloud und die anderen nutzen fertige Einstellungen. Serveradressen, die in ein privates Netz zeigen (localhost, 10.x, 192.168.x und ähnliche), werden aus Sicherheitsgründen abgelehnt.
  7. 7Nach erfolgreicher Verbindung per Passwort schließt sich das Fenster, das neue Postfach ist ausgewählt und eine grüne Meldung mit seiner Adresse erscheint.

Der Postfach-Bildschirm

  1. 1Links steht die Liste der Ordner: Posteingang (rechts mit der Zahl ungelesener Mails), Markiert, Zurückgestellt, Gesendet und Entwürfe. Ein Klick wechselt den Ordner und hebt die Auswahl der Mails auf. Der aktuelle Ordner ist grün. Auf einem schmalen Bildschirm steht die Liste über der Tabelle.
  2. 2Posteingang zeigt die empfangenen Mails, die nicht zurückgestellt sind; Markiert alle markierten Mails aus jedem Ordner; Zurückgestellt die zurückgestellten Mails; Gesendet die von Ihnen gesendeten Mails (auch die aus dem CRM gesendeten); Entwürfe die im CRM gespeicherten Entwürfe.
  3. 3Über der Tabelle steht eine Zeile „E-Mail-Konto:“ mit der Adresse des Postfachs und dem Anbieter in Klammern. Sind mehrere Postfächer verbunden, wird daraus eine Auswahlliste, in der Sie das Postfach wählen. Daneben: die kreisförmigen Pfeile (Neue E-Mails abrufen) prüfen sofort auf neue Mails (sie drehen sich währenddessen; ein Fehler wird in einer roten Meldung gezeigt), der Link Postfach hinzufügen führt zurück zu den Anbieter-Kacheln (der Link „← Zurück“ über ihnen bringt Sie zurück) und der Link Trennen mit Kreuz.
  4. 4Trennen verlangt eine Bestätigung: Die Frage nennt die Adresse und sagt, dass die Mails aus dem CRM entfernt werden, auf dem Mailserver aber bleiben. Nach der Bestätigung verschwinden das Postfach und seine Mails aus dem CRM; war es das letzte, werden wieder die Anbieter-Kacheln gezeigt.
  5. 5Kann der Server das Postfach nicht laden (geändertes Passwort, widerrufene Zustimmung), erscheint über der Suche ein roter Rahmen mit dem Text „Postfach konnte nicht geladen werden“ und dem Grund. Beheben Sie es, indem Sie das Postfach trennen und neu verbinden.
  6. 6Neue Mails werden automatisch einmal pro Minute geholt, solange die Seite offen ist, und sofort, wenn Sie die Pfeile drücken. Jede Prüfung holt die letzten 30 Mails der Ordner Posteingang und Gesendet (bei Gmail und Outlook) oder die letzten 40 (bei anderen IMAP-Postfächern); die Tabelle zeigt bis zu den letzten 300 Mails. Bereits geladene Mails werden nie überschrieben: Gelesen-Markierungen, Sterne und Zurückstellen bleiben nur im CRM, sie gehen nicht zurück an den Mailserver.
  7. 7Das Suchfeld „E-Mails filtern und suchen“ sucht (nach kurzer Pause von 0,3 s) im Betreff, im Absender, im Empfänger und im Text der Mails des gewählten Postfachs; bis 100 Zeichen.
  8. 8Die Tabelle hat drei Spalten: ein Kontrollkästchen, Name und Datum. In der Spalte Name stehen ein Stern und die Zeile „Absender — Betreff“ (in den Ordnern Gesendet und Entwurf statt des Absenders der Empfänger; eine Mail ohne Betreff zeigt „(kein Betreff)“). Ungelesene Mails sind weiß und fett, gelesene grau. Gibt es nichts zu zeigen, steht in der Tabelle „Keine E-Mails“, und beim Laden des Postfachs — „E-Mails werden geladen…“.

Mails lesen, schreiben und ordnen

  1. 1Klicken Sie auf die Zeile einer Mail: Ein Fenster öffnet sich mit dem Betreff, der Zeile „Absender → Empfänger · Datum und Uhrzeit“ und dem Text (Klartext, Zeilenumbrüche bleiben erhalten). Die Mail wird sofort als gelesen markiert (die Zahl ungelesener im Posteingang sinkt). Das Kreuz schließt das Fenster. Neben dem Kreuz steht ein Link mit Funke, Analysieren: Er öffnet Firmspace AI und fragt, ob die Mail eine Anfrage, eine Frage oder etwas anderes ist, mit Priorität, kurzer Zusammenfassung und dem Vorschlag, einen Lead oder eine Aufgabe anzulegen. Er erscheint nur, wenn der Assistent für Ihren Tarif eingeschaltet ist und Ihre Rolle Mails durchsuchen darf.
  2. 2Der Stern links in einer Zeile (Markieren) schaltet den Stern dieser Mail sofort um: gelb, wenn gesetzt. Die markierten Mails werden im Ordner Markiert gesammelt.
  3. 3Das Kontrollkästchen in einer Zeile wählt Mails aus; das Kontrollkästchen in der Kopfzeile (Alle auswählen) wählt alle angezeigten Mails aus. Sobald mindestens eine ausgewählt ist, erscheinen links von der Schaltfläche Neue E-Mail drei Aktionen: Markieren (setzt den Stern bei allen ausgewählten), Zurückstellen (verschiebt die ausgewählten Mails nach Zurückgestellt, sie verschwinden aus dem Posteingang) — im Ordner Zurückgestellt heißt dieselbe Schaltfläche In den Posteingang und bringt sie in den Posteingang zurück — und das rote Löschen mit der Zahl der Mails.
  4. 4Löschen fragt zuerst „N E-Mails löschen?“. Nach der Bestätigung verschwinden die Mails nur aus dem CRM; auf dem Mailserver bleiben sie. Der Sammel-Stern kann nur Sterne setzen: Zum Entfernen eines Sterns klicken Sie auf den Stern der Zeile.
  5. 5Die grüne Schaltfläche Neue E-Mail öffnet das Fenster „Neue E-Mail“ mit drei Feldern: An (bis 300 Zeichen; mehrere Adressen werden durch Komma oder Semikolon getrennt, höchstens 20), Betreff (bis 200) und „Schreiben Sie Ihre Nachricht“ (bis 5000 Zeichen, Klartext, keine Anhänge). Unten: Abbrechen, Entwurf speichern und Senden.
  6. 6Senden prüft die Adresse (ist sie falsch: „Geben Sie eine gültige Empfänger-E-Mail ein“), sendet die Mail aus dem gewählten Postfach (über die API von Google/Microsoft oder über SMTP), zeigt „E-Mail gesendet“, schließt das Fenster und öffnet den Ordner Gesendet. Scheitert das Senden, erscheint die Meldung „Die E-Mail wurde nicht gesendet“ (oder der Grund), und das Fenster bleibt mit Ihrem Text offen.
  7. 7Entwurf speichern legt die Mail als Entwurf im CRM ab, ohne sie zu senden (die Adresse wird nicht geprüft), zeigt „Entwurf gespeichert“ und öffnet den Ordner Entwürfe. Ein Klick auf einen Entwurf öffnet dasselbe Fenster mit den gespeicherten Feldern; senden Sie ihn, wird der Entwurf entfernt, speichern Sie ihn erneut, wird er aktualisiert (es entsteht keine zweite Kopie). Abbrechen schließt das Fenster ohne Speichern.

Leads aus eingehender Post

  1. 1Das Kontrollkästchen Leads aus neuen E-Mails erstellen in der Zeile über der Tabelle (standardmäßig eingeschaltet; ein Hinweis unter der Maus erklärt es) lässt das CRM neue Absender zu Leads machen. Die Einstellung gehört zum gewählten Postfach und wird sofort gespeichert; scheitert das Speichern, springt das Kästchen zurück und eine rote Meldung erscheint.
  2. 2So funktioniert es: Für jede neue Mail von einer Person, die noch nicht in Kontakte ist, legt das CRM einen Kontakt an (Quelle „email“) und eine Karte in der ersten Spalte der Deal-Tafel von CRM (der Titel der Karte ist der Betreff der Mail). Ist der Absender schon ein Kontakt, wird die Mail nur zur Aktivität dieses Kontakts hinzugefügt. Ein Absender ergibt pro Prüfung einen Lead.
  3. 3Nicht als Leads gezählt werden: Newsletter und automatische Antworten (Mails mit Abmelde-Kopfzeilen oder als Massenmail markiert), Adressen von Robotern (no-reply, notifications, mailer-daemon und ähnliche), Mails vom Postfach selbst und alte Mails — die erste Prüfung nach der Verbindung merkt sich nur den Zeitpunkt, damit aus Ihrer alten Korrespondenz nicht Hunderte Leads werden. Entsteht versehentlich eine Karte oder ein Kontakt, löschen Sie ihn von Hand.
  4. 4Nach einer Prüfung, die Leads angelegt hat, erscheint eine grüne Meldung „Neue Leads aus E-Mails: N“. Das Ereignis startet außerdem den Automatisierungs-Auslöser „neuer Lead“ (siehe Roboter-Büro) und erzeugt eine Benachrichtigung in der Glocke; bei eingeschaltetem Kontrollkästchen erhalten Sie außerdem für jede neue eingehende Mail eine Glocken-Benachrichtigung (höchstens fünf auf einmal, danach eine Sammelmeldung).
  5. 5Dasselbe verbundene Postfach nutzt das CRM, um selbst E-Mails zu senden: Erinnerungen des Kalenders an Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen eingeschaltet haben, sowie Rechnungen und Angebote, die Sie aus Buchhaltung senden. Ohne verbundenes Postfach werden diese E-Mails nicht versendet.

Meine Firma: Mitarbeiter und Wissensdatenbank

Meine Firma hat zwei Tabs: Mitarbeiter (ein Verzeichnis der Menschen Ihrer Firma) und Wissensdatenbank (Artikel für das Team). Der Bereich ist ab dem Tarif Standard enthalten; er steht dem Inhaber, den Administratoren, den Managern und allen zur Verfügung, bei denen in Team und Zugriff der Zugriff „Firma“ gesetzt ist.

Tab Mitarbeiter: Suche und Filter

  1. 1Öffnen Sie Meine Firma und bleiben Sie auf dem ersten Tab Mitarbeiter. Die Tabelle listet die Mitarbeitereinträge der aktuellen Firma, die neuesten zuerst.
  2. 2Das Feld Suchen durchsucht Vorname, Nachname und E-Mail auf dem Server. Die Suche startet von selbst 300 ms, nachdem Sie aufhören zu tippen (keine Schaltfläche nötig), nimmt bis zu 100 Zeichen und springt immer zurück auf die erste Seite. Das kleine Kreuz am rechten Ende des Feldes löscht den Text und zeigt wieder alle.
  3. 3Die Filter-Schaltfläche neben der Suche (Symbol mit Reglern) öffnet ein kleines Fenster. Bei aktiven Filtern zeigt die Schaltfläche eine Zahl. Darin stehen zwei Listen: Abteilung (erster Eintrag Alle Abteilungen) und Position (erster Eintrag Alle Positionen). Wählen Sie einen Wert, und die Tabelle wird sofort gefiltert; beide Filter werden kombiniert, und die Übereinstimmung muss exakt sein. Ein Link unten im Fenster setzt beide Filter zurück. Beachten Sie: Die Listen bieten nur Werte an, die in den aktuell geladenen Zeilen der Seite vorkommen.

Mitarbeiter hinzufügen: das Fenster Mitarbeiter einladen

  1. 1Drücken Sie die grüne Schaltfläche Mitarbeiter einladen (mit Plus) über der Tabelle. Ein Fenster mit dem Titel Mitarbeiter einladen öffnet sich.
  2. 2Füllen Sie die Felder aus: Vorname und Nachname (beide Pflicht, bis 100 Zeichen), E-Mail (Pflicht, bis 200 Zeichen), Telefon geschäftlich, Interne Nummer (beide nehmen eine Telefonnummer), Position, Abteilung, Vertragsart (freier Text; das Feld zeigt einen Beispiel-Hinweis) und Vertragsbeginn (ein Datumsfeld).
  3. 3Drücken Sie Einladen zum Speichern oder Abbrechen (oder das Kreuz oben rechts), um das Fenster ohne Speichern zu schließen. Sind Name oder E-Mail leer, erscheint „Vorname, Nachname und E-Mail sind erforderlich“ und das Fenster bleibt offen. Nach dem erfolgreichen Speichern sehen Sie „Mitarbeiter hinzugefügt“, das Fenster schließt sich und die Person erscheint oben in der Tabelle; ein Serverfehler zeigt „Etwas ist schiefgelaufen. Bitte erneut versuchen.“.
  4. 4Wichtig: Für sich allein legt dies nur einen Verzeichniseintrag ohne Konto an. Inhaber und Administratoren sehen zusätzlich einen Rahmen mit dem Kästchen Auch Zugriff auf das CRM geben (mit dem Hinweis Ohne dies ist der Mitarbeiter nur ein Verzeichniseintrag ohne Konto. Damit kann er sich anmelden (bestehendes Konto) oder mit dieser E-Mail registrieren.) und, sobald es angehakt ist, eine Liste Rolle (Manager, Mitarbeiter oder Betrachter). Bei angehaktem Kästchen wird die Person gleichzeitig wie in Team & Zugriff zur Firma hinzugefügt (ein bestehendes Konto erhält sofort Zugriff, sonst wird eine Einladung gespeichert), und Sie sehen „Mitarbeiter hinzugefügt und mit Zugriff auf das CRM ausgestattet.“ oder „Mitarbeiter hinzugefügt und freigeschaltet; eine E-Mail wurde aus dem Firmenpostfach gesendet.“, wenn zusätzlich eine E-Mail aus dem in Web-Mails verbundenen Postfach gesendet wurde. Lässt sich der Zugriff nicht vergeben (zum Beispiel weil das Nutzerlimit des Tarifs erreicht ist), bleibt der Eintrag trotzdem gespeichert, und eine rote Meldung „Mitarbeiter im Verzeichnis angelegt, aber der Zugriff wurde nicht vergeben: …“ nennt den Grund.

Die Tabelle, das Zeilenmenü und das Blättern

  1. 1Die Tabelle hat die Spalten: ein Zahnrad-Symbol (das Zeilenmenü), Foto (das Bild oder ein Kreis mit den Initialen, wenn keins da ist — ein Foto lässt sich in diesem Fenster nicht hochladen), Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon geschäftlich, Position, Abteilung und Interne Nummer. Sie ist mindestens 1040 px breit, auf einem kleinen Bildschirm scrollen Sie sie also seitwärts.
  2. 2Am Anfang jeder Zeile steht eine Schaltfläche mit drei Punkten. Sie öffnet ein Menü mit zwei Einträgen. Bearbeiten öffnet dasselbe Fenster wie beim Hinzufügen mit dem Titel Mitarbeiter bearbeiten und den ausgefüllten Daten; seine Schaltfläche heißt Speichern, und nach dem Speichern sehen Sie „Gespeichert“. Der rote Eintrag Löschen öffnet ein Bestätigungsfenster „Diesen Mitarbeiter löschen?“; bestätigen Sie, um den Eintrag zu entfernen (das Konto der Person, falls vorhanden, bleibt unberührt), oder brechen Sie ab.
  3. 3Pro Seite werden zwanzig Zeilen gezeigt. Unter der Tabelle stehen die Gesamtzahl der Einträge („TOTAL“), die Seitenzahl („PAGES“) und die Schaltflächen ZURÜCK und WEITER; auf der ersten und der letzten Seite sind sie grau. Wird nichts gefunden, zeigt die Tabelle „Noch keine Mitarbeiter. Laden Sie den ersten ein.“.
  4. 4Dieselben Personen werden auch kompakt unter Kollegen in den Einstellungen gezeigt (siehe Abschnitt „Einstellungen“).

Tab Wissensdatenbank

  1. 1Öffnen Sie den zweiten Tab Wissensdatenbank. Er funktioniert wie die anderen Listen-Seiten des CRM (Tabs, Suche, Filter, Löschen, das Datensatz-Fenster) — diese Mechanik ist im Abschnitt „Tabellen“ beschrieben. Hier ist der Datensatz ein „Artikel“, die Schaltflächen heißen also „Add Article“ und „Edit Article“.
  2. 2Vier Unter-Tabs gruppieren die Artikel: Allgemein, Vertrieb, Buchhaltung und Team. Das Fenster eines Artikels hat die Felder Titel (Pflicht), Kategorie (eine Liste; Allgemein: Prozess, Werkzeuge, Richtlinie, Onboarding — Vertrieb: Gesprächsleitfaden, Preise, Einwände, Prozess — Finanzen: Rechnungen, Steuern, Ausgaben, Fristen — Team: Onboarding, Urlaub, Kontakte, Richtlinie), Text (ein breites Textfeld für den Artikeltext), Autor und Zuletzt geprüft (ein Datum).
  3. 3Solange Ihre Firma einen Unter-Tab nicht ändert, zeigt er ein paar Start-Artikel als Beispiele (sie sind in allen Sprachen auf Deutsch). Sobald Sie einen davon zum ersten Mal ändern oder löschen, werden alle Beispiele dieses Unter-Tabs zu gewöhnlichen Datensätzen Ihrer Firma, die Sie frei ändern können.

Einstellungen: Tabs, Kollegen, Team und Zugriff

Einstellungen öffnen Sie im Menü links. Links auf der Seite listet eine Karte fünf Tabs; der aktive ist grün, und jeder Tab hat eine eigene Adresse, Sie können ihn also als Lesezeichen speichern: Konto, Benachrichtigungen, Integration, Kollegen und Team & Zugriff. Die ersten beiden sind im Abschnitt „Konto und Benachrichtigungen“ beschrieben, der dritte in „Integrationen“, die letzten beiden unten. Kollegen und Team & Zugriff gehören zur Funktion „Mehrbenutzer“ und brauchen den Tarif Standard oder höher.

Tab Kollegen

  1. 1Kollegen zeigt dasselbe Mitarbeiterverzeichnis wie Meine Firma → Mitarbeiter, nur kompakter, und beide Seiten bearbeiten dieselben Einträge. Über der Tabelle: das Feld Suchen (mit denselben Filtern Alle Abteilungen und Alle Positionen hinter der Filter-Schaltfläche) und die grüne Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen, die dasselbe Fenster wie in Meine Firma öffnet (Felder, Pflichtangaben Name und E-Mail, Meldungen — siehe Abschnitt „Meine Firma“).
  2. 2Die Tabelle hat eine Checkbox in der Kopfzeile (Alle auswählen) und eine in jeder Zeile. Sobald mindestens eine Zeile angekreuzt ist, erscheint über der Tabelle ein roter Text Ausgewählte löschen mit der Anzahl; er fragt nach einer Bestätigung für die ausgewählten Mitarbeiter und löscht sie gemeinsam.
  3. 3Spalten: Name (das Bild oder die Initialen, der Name, darunter die Position, ein grüner Punkt mit dem Tooltip „Aktiv“, dann ein rotes Kreuz Entfernen, das nur diese Person nach einer Bestätigung löscht, und ein Stift Bearbeiten, der das Bearbeiten-Fenster öffnet), Position, Abteilung, Telefon und E-Mail. Beim Laden steht in der Tabelle „Wird geladen…“, ohne Personen „Noch keine Kollegen. Fügen Sie den ersten hinzu.“.
  4. 4Zwei Grenzen dieser Seite: Der grüne Punkt wird immer gezeigt (er sagt nicht, ob die Person wirklich online ist), und es gibt kein Blättern — nur die ersten 20 Personen werden aufgelistet. Für eine lange Liste nutzen Sie hier die Suche oder die Tabelle mit Seiten in Meine Firma.

Tab Team und Zugriff: eine Person hinzufügen

  1. 1Öffnen Sie Team & Zugriff. Hier bekommen Menschen einen echten Zugang zum CRM Ihrer Firma. Der Tab ist für den Inhaber und die Administratoren gedacht; alle anderen sehen den Text „Nur der Inhaber und Administratoren können das Team verwalten.“. Die Überschrift der Seite ist der Firmenname, und ein grauer Hilfetext Fügen Sie Kollegen hinzu und legen Sie fest, was jeder darf. Inhaber und Administratoren verwalten das Team; ein Betrachter darf nur lesen. erklärt, was der Tab tut.
  2. 2Die Karte Kollegen hinzufügen enthält: ein E-Mail-Feld (Pflicht; der Hinweis zeigt colleague@example.com), eine Liste Rolle und die Schaltfläche Hinzufügen. In der Liste wählen Sie Manager, Mitarbeiter oder Betrachter; der Eintrag Administrator wird nur dem Inhaber angeboten. Die Rolle Inhaber kann niemandem gegeben werden.
  3. 3Unter den Feldern steht ein Rahmen Verfügbare Bereiche (leer lassen für die Standardrechte der Rolle): mit Kästchen für die Bereiche: CRM, Aufgaben, Firma, Zusammenarbeit, E-Mail, Marketing, Lager und Automatisierung (für die Rolle Administrator wird der Rahmen ausgeblendet, sie sieht alles). Ist nichts angekreuzt, erhält die Person die Standardbereiche der Rolle (siehe Tabelle unten). Kreuzen Sie mindestens ein Kästchen an, werden genau die angekreuzten Bereiche vergeben, und die Standardbereiche der Rolle gelten nicht mehr. Eine graue Notiz Hat die Person schon ein Konto, erhält sie sofort Zugriff; sonst gilt die Einladung bei der Registrierung mit dieser E-Mail. unter der Schaltfläche wiederholt, wie das funktioniert.
  4. 4Drücken Sie Hinzufügen. Der Server prüft: Die E-Mail muss gültig sein; nur der Inhaber kann einen Administrator hinzufügen; das Platzlimit des Tarifs zählt die Mitglieder plus die offenen Einladungen (Free: 1 Person, Standard: 50, Professional: unbegrenzt) — darüber erhalten Sie die Meldung „Your plan allows N team members. Upgrade the plan…“; eine Person, die schon in der Firma ist, ergibt „This person is already in the firm“.
  5. 5Zwei Ergebnisse sind möglich. Existiert bereits ein Firmspace-Konto mit dieser E-Mail, wird die Person sofort hinzugefügt, und Sie sehen „Kollege zur Firma hinzugefügt.“; die Firma erscheint in ihrer Firmen-Auswahl. Gibt es kein solches Konto, wird eine Einladung 30 Tage gespeichert, und Sie sehen „Einladung gespeichert: Der Zugriff gilt, sobald sich diese E-Mail registriert.“; sie wird automatisch angewendet, wenn sich jemand mit genau dieser E-Mail registriert. Ist in Web-Mails ein Postfach verbunden, wird aus diesem außerdem eine kurze E-Mail mit dem Weg zur Anmeldung oder Registrierung gesendet, und Sie sehen stattdessen „Kollege zur Firma hinzugefügt; eine Benachrichtigung wurde aus dem Firmenpostfach gesendet.“ oder „Einladung gespeichert und aus dem Firmenpostfach gesendet: Der Zugriff gilt, sobald sich diese E-Mail registriert.“. Ohne verbundenes Postfach sendet das CRM nichts; sagen Sie der Person also, dass sie sich mit der eingegebenen Adresse registrieren (oder anmelden) soll.

Tab Team und Zugriff: die Liste der Personen

  1. 1Unter der Karte stehen die Mitglieder der Firma: der Name (in Ihrer eigenen Zeile folgt „Sie“) und die E-Mail. Der Inhaber hat einen grünen Chip Inhaber; seine Rolle lässt sich weder ändern noch entfernen.
  2. 2Bei allen anderen Personen hat die Zeile eine Rollenliste: Wählen Sie eine andere Rolle, und sie wird sofort gespeichert (ohne Schaltfläche). Ein rotes Kreuz Entfernen entfernt die Person nach der Bestätigung „Remove … from the firm? They will lose access to its data.“ Nur der Inhaber kann einen Administrator ändern oder entfernen.
  3. 3Bei allen außer dem Inhaber und den Administratoren steht unter dem Namen eine Reihe von Kästchen mit den Bereichen. Sie zeigt den Zugriff, den die Person jetzt wirklich hat (die Standardbereiche der Rolle oder die von Ihnen angekreuzten). Ein Anhaken oder Abhaken wird sofort gespeichert. Der erste Klick geht von den Standardbereichen der Rolle aus. Nehmen Sie den allerletzten Bereich weg, hat die Person wirklich keinen Bereich mehr. Ein Link Auf Rollenrechte zurücksetzen (erscheint, sobald der Zugriff angepasst ist) setzt die Person auf die Standardbereiche der Rolle zurück.
  4. 4Die Liste Offene Einladungen zeigt die noch wartenden Einladungen (die E-Mail, die Rolle und ein Kreuz zum Zurückziehen der Einladung). Eine Einladung verschwindet daraus, wenn sich die Person registriert.

Rollen und was jede sieht

  1. 1Inhaber (die Person, die die Firma angelegt hat): alle Bereiche, einschließlich Aktualisieren Sie Ihren Plan (Zahlungen) und des Teams. Nur der Inhaber kann bezahlen, den Tarif ändern und Administratoren vergeben.
  2. 2Administrator: alle Bereiche außer den Zahlungen; kann Integrationen und das Team verwalten (Personen hinzufügen, ändern und entfernen, aber keine anderen Administratoren).
  3. 3Manager: CRM, Aufgaben, Firma, Zusammenarbeit, E-Mail, Marketing und Lager. Nicht: Automatisierung, Integrationen, Zahlungen, Team.
  4. 4Mitarbeiter: CRM, Aufgaben, Zusammenarbeit und E-Mail.
  5. 5Betrachter: dieselben Bereiche wie ein Mitarbeiter, aber nur lesend — die Person kann alles öffnen und lesen, jeder Versuch zu erstellen, zu ändern oder zu löschen wird vom Server abgelehnt.
  6. 6Zwei unabhängige Bedingungen entscheiden, ob sich ein Bereich öffnet: die Rolle oder die Häkchen der Person (oben) und der Tarif der Firma (siehe Abschnitt „Tarife und Abrechnung“). Fehlt eine davon, ist der Bereich im Menü ausgeblendet; ein direkter Link auf einen Bereich, den der Tarif nicht enthält, führt zu Aktualisieren Sie Ihren Plan mit einer Erklärung, bei einem Bereich, den die Rolle nicht enthält, verweigert der Server die Daten, auch wenn die Adresse von Hand eingegeben wird.

Konto und Benachrichtigungen

Die ersten beiden Tabs von Einstellungen gehören Ihnen persönlich, egal in welcher Firma Sie arbeiten: Konto (Ihr Profil, Bild und Passwort) und Benachrichtigungen.

Profilbild

  1. 1Oben in Konto sehen Sie Ihr rundes Bild (oder die Initialen Ihres Namens, wenn Sie keins haben). Eine kleine Kamera-Schaltfläche darauf (Foto ändern) öffnet den Dateidialog Ihres Geräts, gefiltert auf Bilder.
  2. 2Wählen Sie ein Bild. Ist die Datei kein Bild, sehen Sie „Bitte wählen Sie eine Bilddatei“; ist sie größer als 5 MB, „Das Bild ist größer als 5 MB“. Sonst wird das Bild in der Mitte quadratisch zugeschnitten, verkleinert und sofort gespeichert — es gibt keine eigene Speichern-Schaltfläche — und „Gespeichert“ erscheint. Das neue Bild zeigt sich in der Kopfzeile und in allen Listen, in denen Sie vorkommen.

Persönliche Daten

  1. 1Der Block Grundinformationen hat die Felder Vorname und Nachname (beide Pflicht — ohne sie erscheint „Vor- und Nachname sind erforderlich“), E-Mail (gesperrt: Sie ist Ihr Login und lässt sich nicht bearbeiten; der Tooltip sagt „Die E-Mail ist Ihr Login und kann hier nicht geändert werden“), Telefon, Rolle (Ihre Berufsbezeichnung als freier Text), Abteilung, Postleitzahl, Gesprochene Sprachen und Zeitzone (ein freier Text). Jedes Feld nimmt bis zu 100 Zeichen.
  2. 2Der Block Zusätzliche Informationen hat Stadt, Bundesland und Land; der Block Beruf hat das Feld Unternehmen. Am Desktop stehen die Blöcke in drei Spalten, am Telefon untereinander.
  3. 3Die Schaltfläche Änderungen speichern ist erst sichtbar, wenn Sie etwas ändern. Sobald ein Feld vom gespeicherten Wert abweicht, erscheint sie unten; drücken Sie sie, um alle Felder beider Blöcke auf einmal zu speichern. Sie sehen „Gespeichert“ oder, wenn der Server abgelehnt hat, „Etwas ist schiefgelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.“.

Passwort ändern

  1. 1Der Block Passwort ändern ist ein eigenes Formular mit eigener Schaltfläche; er ist unabhängig von den Profilfeldern. Geben Sie Bisheriges Passwort, Neues Passwort und Neues Passwort bestätigen ein (je bis 128 Zeichen) und drücken Sie die Schaltfläche des Blocks.
  2. 2Die Prüfungen laufen in dieser Reihenfolge und enden beim ersten Fehler: ein leeres Feld ergibt „Füllen Sie alle Passwortfelder aus“; unterschiedliche neue Passwörter ergeben „Die neuen Passwörter stimmen nicht überein“; ein neues Passwort mit weniger als 8 Zeichen ergibt „Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein“; ein falsches altes Passwort (vom Server geprüft) ergibt „Das bisherige Passwort ist falsch“. Bei Erfolg sehen Sie „Passwort geändert“, und die drei Felder werden geleert.

Tab Benachrichtigungen

  1. 1Benachrichtigungen (Überschrift Benachrichtigungseinstellungen) hat drei Einstellungen. Das Kästchen Browser-Tab-Benachrichtigungen schaltet die System-Benachrichtigungen des Browsers ein. Beim ersten Anhaken fragt der Browser nach der Erlaubnis — erlauben Sie sie. Eine solche Benachrichtigung (mit dem Titel „Firmspace CRM“) erscheint nur, solange der CRM-Tab verborgen ist, sie wiederholt also nicht, was Sie schon auf dem Bildschirm sehen.
  2. 2Das Kästchen E-Mail-Benachrichtigungen erlaubt E-Mails. Derzeit betreffen die E-Mails Erinnerungen an Kalendertermine. Sie werden über das Postfach gesendet, das Ihre Firma in Web-Mails verbunden hat; solange kein Postfach verbunden ist, wird nichts gesendet. Der Eintrag in der Benachrichtigungsglocke (siehe Abschnitt „Erste Schritte“) entsteht in jedem Fall.
  3. 3Die dritte Zeile sind die Ruhezeiten: ein Text E-Mail-Benachrichtigungen automatisch deaktivieren mit zwei Zeitfeldern Von und Bis und einem Kästchen E-Mail-Benachrichtigungen automatisch deaktivieren. Ist das Kästchen angehakt, wird zwischen den beiden Zeiten keine E-Mail gesendet; das Intervall darf über Mitternacht gehen (zum Beispiel 22:00 – 07:00). Standard ist 10:00 – 10:00, das bedeutet keine Wirkung. Die Zeit ist die Serverzeit, nicht Ihre lokale Zeitzone. Ruhezeiten betreffen nur E-Mails.
  4. 4Drücken Sie Speichern, um die drei Einstellungen zu speichern; Sie sehen „Benachrichtigungseinstellungen gespeichert“ (oder „Etwas ist schiefgelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.“). Nichts auf diesem Tab wird gespeichert, bevor Sie sie drücken.

Integrationen: Kanäle verbinden

Der Tab Integration in Einstellungen verbindet die Kanäle, über die Ihre Kunden Sie erreichen: Anrufe, SMS, Viber, Telegram, Messenger, WhatsApp und den Chat auf Ihrer Website. Alles, was Sie verbinden, erscheint in Chat und Anrufe. Nur der Inhaber und die Administratoren können einen Kanal verbinden oder trennen; andere Personen mit Zugriff auf den Bereich sehen die Karten, können sie aber nicht ändern. Passwörter, Tokens und Geheimnisse, die Sie eingeben, werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Der Tab hat keine eigene Tarifsperre, aber die Kanäle funktionieren nur dort, wo der Tarif „Chat und Anrufe“ enthält.

Die Karten

  1. 1Der Tab zeigt acht Karten in einem Raster (zwei Spalten am Telefon und Tablet, drei am Desktop); jede hat ein Symbol und einen Namen: Anrufanbieter, SMS-Anbieter, Viber-Integration, Telegram-Integration, Messenger-Integration, WhatsApp-Integration, Online-Chat und Widget für die Website.
  2. 2Die Farbe einer Karte zeigt ihren Zustand: grün — der Kanal ist verbunden; orange — er ist verbunden, braucht aber Aufmerksamkeit (zum Beispiel wurde ein Token widerrufen oder der Webhook ist nicht registriert); grau — nicht verbunden. Klicken Sie eine Karte an, um ihr Fenster zu öffnen.
  3. 3Online-Chat und Widget für die Website öffnen beide denselben Dialog des Chats für Ihre Website. Postfächer werden nicht hier, sondern in Web-Mails verbunden.

Der Dialog: Schaltflächen und Meldungen

  1. 1Das Fenster trägt den Namen der Karte als Titel und ein Kreuz (Schließen) oben rechts. Unter dem Titel erklärt ein grauer Hilfetext, was Sie beim Anbieter vorbereiten und wo Sie die Daten finden. Darunter stehen die Felder des Kanals; die Felder für Geheimnisse zeigen nicht, was gespeichert ist, zum Ändern geben Sie ein Geheimnis also neu ein.
  2. 2Die Hauptschaltfläche ist Verbinden (sie zeigt „…“, solange die Anfrage läuft). Sie prüft die Daten zuerst beim Anbieter — ein falscher Schlüssel wird direkt im Fenster in Rot gemeldet, und nichts wird gespeichert. Bei Erfolg schließt sich das Fenster, und Sie sehen die Meldung, dass der Kanal verbunden ist; die Karte wird grün.
  3. 3Ist ein Kanal verbunden, zeigt eine grüne Zeile oben im Fenster „Connected“ mit dem Namen des Kontos. Ist der Zustand „braucht Aufmerksamkeit“, sagt das eine orange Zeile und zeigt den Fehlertext. Die rote Schaltfläche Trennen links fragt nach einer Bestätigung (alle Gespräche dieses Kanals werden aus dem CRM gelöscht!) und trennt ihn dann. Bei Telegram und Viber im Fehlerzustand gibt es außerdem die Schaltfläche Webhook registrieren; bei Erfolg sehen Sie „Webhook registriert“.
  4. 4Wo ein Feld einen Wert zum Kopieren hat (eine Adresse, ein Token, ein Einbettungscode), legt die Schaltfläche Kopieren ihn in die Zwischenablage; Sie sehen „Kopiert“ oder, wenn der Browser ablehnt, „Kopieren nicht möglich“.

Anrufanbieter und SMS-Anbieter

  1. 1Diese zwei Karten zeigen zuerst eine Reihe von Anbieter-Kacheln. Klicken Sie die Kachel Ihres Anbieters an. Für Anrufe: Twilio, Telnyx, Asterisk / FreePBX, FreeSWITCH und Anderer Anbieter (manuell) (jeder Betreiber oder jede Telefonanlage mit SIP über WebSocket, wss://). Für SMS: Twilio, Vonage, Plivo und Telnyx. Solange keine Kachel gewählt ist, steht ein Hinweis „Wählen Sie Ihren Anbieter. Ist er nicht dabei, wählen Sie „Anderer Anbieter (manuell)“: Jeder Anbieter oder jede Telefonanlage mit SIP über WebSocket (wss://) funktioniert.“ (die SMS-Karte hat einen ähnlichen eigenen Hinweis). Ist bereits ein Anbieter verbunden, öffnet sich das Fenster auf seiner Kachel, und die Kachel ist hervorgehoben.
  2. 2Felder je Anbieter. Twilio: Account SID, Auth Token, Telefonnummer. Vonage: API-Schlüssel, API-Secret, Absender (ein Name oder eine Nummer). Plivo: Auth-ID, Auth Token, Telefonnummer. Telnyx (SMS): API-Schlüssel, Telefonnummer. Drücken Sie Verbinden. Bei Twilio werden eingehende SMS und Anrufe automatisch eingerichtet; Anrufe aus dem Browser brauchen HTTPS und Zugriff auf das Mikrofon.
  3. 3Hinweis zu SMS: Eingehende SMS werden derzeit nur für Twilio angenommen; mit Vonage, Plivo und Telnyx funktioniert nur das Senden (das Fenster zeigt den Hinweis „Eingehende SMS nimmt derzeit nur Twilio an — bei den übrigen Anbietern funktioniert vorerst nur der Versand.“).
  4. 4SIP-Anbieter (Telnyx, Asterisk / FreePBX, FreeSWITCH, Anderer Anbieter (manuell)) haben diese Felder: WebSocket-Server (wss://…) (eine wss://-Adresse), SIP-Domain, Benutzername / Nebenstelle, Auth-Benutzername (nur falls abweichend) (optional), SIP-Passwort und Anzeigename (optional) (optional). Bei Telnyx, Asterisk und FreeSWITCH sind Server und Domain vorausgefüllt oder durch einen Hinweis unter dem Feld erklärt. Drücken Sie Verbinden: Die Schaltfläche zeigt „Wird geprüft…“, während Ihr Browser selbst versucht, sich beim Anbieter zu registrieren, und nur bei Erfolg werden die Daten gespeichert. Anrufe werden im Browser geführt und angenommen, und jeder Anruf wird im CRM protokolliert; eingehende Anrufe klingeln nur, solange ein CRM-Tab offen ist.
  5. 5Ein Benutzer hat jeweils eine SIP-Verbindung; wählen Sie eine andere Kachel, ersetzt das die bestehende Verbindung (ein Hinweis sagt das). Nach dem Verbinden oder Trennen von Twilio oder SIP wird das Telefon in Chat und Anrufe von selbst neu initialisiert.

Telegram und Viber

  1. 1Telegram: Öffnen Sie in Telegram den Bot @BotFather, erstellen Sie einen Bot und kopieren Sie sein Token. Öffnen Sie die Karte Telegram-Integration, fügen Sie das Token in das Feld Bot-Token ein und drücken Sie Verbinden. Das CRM fragt Telegram nach dem Bot (getMe) und benennt den Kanal nach seinem @Benutzernamen. Der Webhook wird automatisch auf Ihrer öffentlichen https-Adresse registriert; läuft die Website auf localhost, werden die Nachrichten stattdessen abgeholt, solange Chat und Anrufe offen ist (das Fenster sagt das).
  2. 2Hat die Website keine öffentliche https-Adresse, erscheint der Fehler „Webhooks benötigen eine öffentliche https-Adresse. Setzen Sie APP_URL (oder öffnen Sie die Seite über die öffentliche Domain) und drücken Sie dann «Webhook registrieren».“. Richten Sie sie ein und drücken Sie dann im selben Fenster Webhook registrieren.
  3. 3Viber: Erstellen Sie ein Bot-Konto auf partners.viber.com und kopieren Sie sein Authentifizierungs-Token. Öffnen Sie Viber-Integration, fügen Sie es in Auth-Token des Bots ein und drücken Sie Verbinden. Der Webhook wird automatisch registriert, mit derselben Regel zur öffentlichen https-Adresse wie bei Telegram.

Messenger und WhatsApp (über Facebook)

  1. 1Beide Kanäle gehören zu Meta. Ihre Fenster haben oben einen umrahmten Block Verbindung über Facebook und darunter ein manuelles Formular, getrennt durch die Zeile „oder manuell:“. Nutzen Sie zuerst den Block: Er übernimmt die Tokens automatisch.
  2. 2Ist die Meta-App der Plattform auf dieser Website schon eingerichtet, zeigt der Block nur den Hinweis „Das Meta-App dieser Website ist bereits eingerichtet — klicken Sie einfach auf Verbinden.“ und die Schaltfläche Mit Facebook verbinden. Sonst verlangt er die Felder App-ID und App Secret (beide Pflicht — ohne sie bleibt die Schaltfläche inaktiv; nehmen Sie sie aus Meta → Einstellungen → Allgemein) und zeigt eine kopierbare „Rückkehradresse“: Tragen Sie sie in Meta → Facebook Login → Einstellungen als gültige OAuth-Weiterleitungs-URI ein.
  3. 3Drücken Sie Mit Facebook verbinden. Der Browser geht zu Facebook; melden Sie sich an und stimmen Sie zu. Dann kehren Sie ins CRM zurück. Wurde genau eine Seite (oder Nummer) gefunden, sehen Sie „Verbunden — die Token wurden automatisch übernommen“, und der Kanal ist verbunden. Gibt es mehrere, sehen Sie „Wählen Sie, was verbunden wird“ und eine Liste von Seiten (Messenger) oder Nummern (WhatsApp) — klicken Sie die an, die verbunden werden soll. Ein Fehler wird als Meldung mit dem Grund gezeigt.
  4. 4Nach dem Verbinden abonniert das CRM die Seite (oder das WhatsApp-Konto) und registriert den Webhook selbst. Schlägt dieser Schritt fehl, zeigt eine Warnung die Callback-URL und das Verify-Token zur manuellen Eingabe in Meta.
  5. 5Manueller Weg — Messenger: Page Access Token und App Secret. WhatsApp: Telefonnummer-ID, Access Token, App Secret und optional ID des WhatsApp-Business-Kontos (optional). Drücken Sie Verbinden. Bei WhatsApp zeigt das Fenster danach die Callback-URL und das Verify-Token mit Kopier-Schaltflächen; tragen Sie beide in der Meta-App unter WhatsApp → Konfiguration → Webhooks ein und abonnieren Sie das Feld „messages“. Erst danach erscheinen eingehende Nachrichten in Chat und Anrufe.

Chat für Ihre Website

  1. 1Öffnen Sie Online-Chat (oder Widget für die Website — es ist dasselbe Fenster). Füllen Sie aus: Chat-Titel, Begrüßung, Farbe (eine Farbauswahl), die Arbeitszeit Arbeitsbeginn (z. B. 09:00) und Arbeitsende (z. B. 18:00), die Arbeitstage (Arbeitstage (0–6, 0 = Sonntag); zum Beispiel 1-5 bedeutet Montag bis Freitag) und optional Text der Schaltfläche und Link der Schaltfläche für eine zusätzliche Schaltfläche im Chat.
  2. 2Drücken Sie Verbinden. Es erscheint ein Block Code für Ihre Website mit einer Skriptzeile der Form <script src=…/widget.js data-token=… async> und einer Kopier-Schaltfläche. Fügen Sie sie in das HTML Ihrer Website unmittelbar vor dem schließenden Body-Tag auf jeder Seite ein, auf der der Chat erscheinen soll (siehe Hilfe unter dem Code: „Fügen Sie ihn auf jeder Seite, auf der der Chat erscheinen soll, direkt vor dem schließenden Body-Tag ein.“). Die Chat-Schaltfläche erscheint dann auf Ihrer Website; was Besucher schreiben, kommt in Chat und Anrufe an.
  3. 3Bei einem bereits verbundenen Chat heißt die Hauptschaltfläche Speichern: Titel, Begrüßung, Farbe, Zeiten und Schaltfläche können Sie jederzeit ändern, und die Änderung wirkt sofort auf der Website, ohne den Code anzufassen. Trennen entfernt den Chat (und seine Gespräche) aus dem CRM.

Tarife und Abrechnung

Aktualisieren Sie Ihren Plan ist die Seite, auf der der Tarif der Firma gewählt und bezahlt wird. Der Tarif gehört zur Firma, nicht zu einer Person, und bestimmt, welche Bereiche und wie viel davon verfügbar sind. Nur der Inhaber der Firma kann bezahlen und den Tarif ändern; für andere Rollen sind die Seite und die Zahlungsfunktionen nicht verfügbar.

Was jeder Tarif enthält

  1. 1Kostenlos: 0 €. Ein Benutzer; CRM: Deals, Kontakte, Firmen und Aufgaben und Projekte; keine Automatisierungsregeln, keine KI-Anfragen und kein Dokumentenspeicher.
  2. 2Standard: €20 pro Monat. Bis zu 50 Benutzer; alles aus Free plus Firma: Mitarbeiter und Verzeichnis, Feed und Kalender und Mehrere Firmen und Teamrollen; keine Automatisierung, kein KI-Assistent und kein Dokumentenspeicher.
  3. 3Professional: €53 pro Monat. Unbegrenzt viele Benutzer; alle Bereiche, einschließlich Online-Dokumente: gemeinsame Dateien und Ordner, Chat und Anrufe (Telegram, Viber, Messenger, Webchat, SIP/Twilio), Web Mails mit automatischen Leads, Lager, Aufträge, Rechnungen und Buchhaltung, Automatisierungsregeln, Firmspace-KI-Assistent, Marketingkampagnen, Werbeleistung (Google Ads / Meta Ads) und „KI entscheidet und handelt“ in der Automatisierung; 10 GB Speicher. Die Karte trägt die Zeile „Voller Zugriff“.
  4. 4Unter dem Preis nennt die Karte die Grenzen, die für den Tarif wirklich gelten („Regeln · KI-Anfragen/Tag · Speicher“). Free und Standard zeigen keine solche Zeile, weil Automatisierung, KI-Assistent und Dokumentenspeicher zu Professional gehören; Professional zeigt 200 Regeln, 300 KI-Anfragen pro Tag und 10 GB.
  5. 5Gehört ein Bereich nicht zum Tarif, ist sein Menüpunkt ausgeblendet, der Server verweigert seine Daten, und der Versuch, ihn über einen direkten Link zu öffnen, führt zu dieser Seite mit einem orangefarbenen Hinweis oben (siehe unten).

Die Seite: Zeitraum, Hinweise und Karten

  1. 1Oben steht ein Umschalter Monatlich / Jährlich. Die Jahresoption trägt ein Abzeichen „2 Monate gratis“: Ein Jahr kostet zehn Monate (€200 für Standard, €530 für Professional). Die Preise auf den Karten wechseln sofort, mit „pro Monat“ oder „pro Jahr“ daneben.
  2. 2Über den Karten kann ein Hinweis erscheinen. Orange: Sie kamen aus einem gesperrten Bereich — „… ist in Ihrem aktuellen Tarif nicht enthalten. Bitte ändern Sie zuerst Ihren Tarif.“ mit dem Namen dieses Bereichs. Haben Sie bereits eine unbezahlte Rechnung, zeigt die Liste Offene Rechnungen sie mit dem Status (wartet auf Zahlung / wartet auf Bestätigung) und dem Link Öffnen.
  3. 3Drei Karten stehen in einer Reihe: Kostenlos, Standard, Professional. Jede zeigt ein Symbol, den Namen, den Preis, „Bis zu N Benutzer“ (oder Unbegrenzte Benutzer), die Zeile mit den Grenzen und die Liste aller vierzehn Funktionen: Was enthalten ist, hat ein grünes Häkchen, was nicht, ist grau und durchgestrichen. Die Karte Ihres aktuellen Tarifs hat einen grünen Rand und einen Chip Aktueller Tarif.
  4. 4Auf der aktuellen bezahlten Karte sagt eine Zeile unter dem Preis, wie lange der Tarif läuft: „Aktiv bis <Datum> (im Voraus bezahlt)“. Die Preise stehen in der Währung Ihres Marktes: Euro für Deutschland, Hrywnja für die Ukraine (der Markt folgt dem Land in den Finanzeinstellungen der Firma).

Tarif bezahlen

  1. 1Tarife werden per Überweisung bezahlt, ohne Zahlungsdienste und deren Gebühren: per Banküberweisung oder in USDT. Drücken Sie Kaufen beim gewünschten Tarif (wählen Sie zuerst den Zeitraum). Es öffnet sich das Fenster Tarif bezahlen: Wählen Sie Banküberweisung oder USDT, füllen Sie Firmenname und Adresse (und, wenn Sie möchten, USt-IdNr. (optional)) aus und drücken Sie Rechnung erstellen. Die Schaltfläche ist inaktiv, solange die Plattform keine Zahlungsart eingerichtet hat; schreiben Sie dann dem Firmspace-Team, es stellt die Rechnung von Hand aus.
  2. 2Die Rechnung (Nummer FS-Jahr-Nummer) zeigt den Betrag, einen QR-Code und die Daten mit Kopier-Schaltflächen. Währung und Daten werden für Sie gewählt: Deutschland — Euro mit deutscher Bankverbindung (der QR-Code ist ein Girocode, den Banking-Apps im SEPA-Raum verstehen); Ukraine — Hrywnja mit ukrainischen Daten (QR-Code der Nationalbank der Ukraine); USDT — der genaue Betrag an eine Wallet im Netzwerk TRC-20 (Tron), andere Netzwerke werden nicht gutgeschrieben. Die Schaltfläche Rechnung herunterladen (PDF) speichert dieselbe Rechnung als PDF.
  3. 3Zahlen Sie in Ihrer Banking-App (QR-Code scannen oder Daten kopieren; die Rechnungsnummer gehört in den Verwendungszweck) oder senden Sie USDT aus einer Wallet und drücken Sie dann Ich habe bezahlt. Sie können Zahlungsdatum und Namen des Zahlers oder bei USDT den Transaktions-Hash angeben. Der Status wechselt zu „wartet auf Bestätigung“: Das Plattform-Team prüft den Geldeingang und bestätigt die Zahlung — meist innerhalb eines Tages. Danach ist der Tarif für einen Monat bzw. ein Jahr aktiv; die Verlängerung desselben Tarifs zählt ab dem Ende der laufenden Laufzeit.
  4. 4Haben Sie sich über die Preisliste der öffentlichen Website durch Drücken eines Tarifs registriert, öffnet das CRM gleich nach der Registrierung dasselbe Rechnungsfenster für diesen Tarif und Zeitraum von selbst — Sie müssen Kaufen nicht noch einmal drücken.
  5. 5Endet die bezahlte Laufzeit, fällt die Firma auf Free zurück; nichts wird gelöscht, aber Bereiche, die nicht in Free enthalten sind, sind bis zur nächsten Zahlung nicht verfügbar. Das Plattform-Team kann einer Firma einen Tarif auch direkt zuweisen (zum Beispiel für einen Test oder einen Partner). Eine solche Zuweisung wird als „Aktiv bis <Datum>“ gezeigt, wenn sie ein Enddatum hat.
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