Wo die Dateien einer kleinen Firma wirklich liegen: Firmspace-Speicher, Google Drive und OneDrive in einer Liste
Fragen Sie drei Personen in einer kleinen Firma, wo der Vertrag mit dem größten Kunden liegt, und Sie bekommen drei verschiedene Antworten: im Postfach, in einem Ordner auf dem Laptop von irgendwem, in einem Chatverlauf. Die Datei existiert — die Antwort nicht. Firmspace CRM löst das nicht, indem alle angewiesen werden, jahrelang gesammelte Dokumente an einen Ort zu verschieben. Es löst es, indem eine einzige Dokumentenliste geführt wird, während die Dateien selbst an drei verschiedenen Orten liegen dürfen.
Der Bereich Dokumente im CRM enthält drei Arten von Einträgen. Die ersten sind Dateien, die direkt im CRM hochgeladen wurden. Die zweiten sind Dateien, die in Google Drive bleiben. Die dritten sind Dateien, die in OneDrive liegen. Für die Person, die einen Vertrag sucht, sehen sie wie eine einzige Liste mit Tabs aus, nicht wie drei zusammengeklebte Produkte.
Der Unterschied zwischen den drei Arten ist nicht kosmetisch, er liegt darin, wo die Datei physisch liegt. Eine hochgeladene Datei wird vom CRM gespeichert. Eine Drive-Datei wird von Google gespeichert: Das CRM behält den Link, den Namen, die Größe, das Änderungsdatum und die Angabe, wer die Datei hereingeholt hat. Deshalb werden verbundene Drive- und OneDrive-Dokumente getrennt angezeigt und getrennt gezählt — sie belegen Platz in ihrem jeweiligen Dienst, nicht im Tarif.
Der Platz wird ehrlich gezählt. Der Tarif einer Firma legt fest, wie viele Megabyte an Dateien und Fotos sie behalten darf, und der Zähler umfasst nur die Dateien, die tatsächlich bei uns liegen: also jene Einträge, bei denen das CRM die Bytes selbst hält. Eine Datei, die lediglich ein Verweis auf Drive ist, verbraucht kein Kontingent, und die Oberfläche zeigt den belegten Speicher zusammen mit dem verfügbaren Kontingent an, damit die Zahl keine Überraschung wird.
Es gibt außerdem eine harte Grenze pro Datei: Eine hochgeladene Datei darf bis zu 4 MB groß sein, eine größere wird mit einer klaren Meldung abgelehnt, statt auf halbem Weg abzubrechen. Die Liste der Dateitypen, die gar nicht hochgeladen werden dürfen, ist kurz und ehrlich: ausführbare Dateien und Skripte — .exe, .msi, .bat, .cmd, .com, .scr, .vbs, .ps1, .sh, .jar, .dll, .apk, .app. Alles, womit ein normales Büro arbeitet — Verträge, Rechnungen, Scans, Fotos von Belegen, Tabellen, Präsentationen — lässt sich ablegen.
Ordner funktionieren als Baum, so wie Menschen ihre Unterlagen ohnehin ablegen: ein Ordner in einem Ordner, unbegrenzt tief verschachtelt. Zwei Ordner an derselben Stelle dürfen nicht denselben Namen tragen — das CRM sagt es sofort, statt still einen Zwilling anzulegen, denn zwei identische Ordnernamen sind genau die Art, wie ein Dokumentenarchiv verrottet. Ordner haben ihre eigene Obergrenze: bis zu 500 pro Nutzer.
Wenn die Firma seit Jahren mit Google Drive arbeitet, muss nichts von Hand verschoben werden. Das CRM kann die Dateien übernehmen, die eine Person bereits auf ihrem Drive hat. Ordner werden nicht gespiegelt — die Struktur von Drive bleibt, wo sie ist, das CRM nimmt die Dateien. Verknüpfungen werden ebenfalls nicht übernommen: Eine Verknüpfung ist ein Zeiger auf eine andere Datei, und es gibt nichts zu verschieben. Der Import läuft das Drive seitenweise durch und nimmt bis zu 200 Dateien pro Durchlauf; ein zweiter Durchlauf holt den Rest, sodass ein großes Drive in mehreren Durchgängen übernommen wird statt in einem nervösen Klick.
Wichtig ist, was beim zweiten Durchlauf passiert. Jede übernommene Datei wird an ihrer Drive-Kennung erkannt, und eine Datei, die bereits im CRM liegt, wird übersprungen. Den Import zweimal laufen zu lassen, erzeugt keine zweite Kopie desselben Vertrags — ein Detail, das wichtiger ist, als es klingt, denn eine doppelte Preisliste oder eine doppelt vorhandene unterschriebene Seite in einer Kundenakte ist schlimmer als eine fehlende.
Drive zu trennen ist nicht dasselbe wie zu löschen. Wenn eine Firma Google nicht mehr nutzt, bleiben bereits erstellte Dokumente im CRM und ihre Links funktionieren weiter. Das CRM zählt sogar, wie viele Dokumente auf Google-Dateien verweisen, und warnt vorher davor, damit niemand die Folge erst nach dem Drücken der Taste entdeckt. In demselben Bereich liegt eine zweite Cloud — OneDrive — mit eigenem Tab, sobald sie verbunden ist.
Eine eigene Frage ist, wer eine Datei sehen darf. Dokumente sind persönlich: Ein Dokumenteintrag gehört der Person, die ihn hochgeladen oder übernommen hat, und die Ordner gehören ihr ebenso. Damit wird die Antwort auf die Frage „wo ist das Dokument“ präzise: nicht irgendwo auf dem geteilten Laufwerk, sondern eine konkrete Liste mit Eigentümer und Zeitstempel. Genau das macht den nächsten Schritt möglich.
Der nächste Schritt ist Lesen ohne Öffnen. Der KI-Assistent kann hochgeladene Dateien nach Namen durchsuchen, die richtige finden und den Text einer PDF lesen — nicht von Google Docs, Sheets oder Slides und nicht von Bildern: vorerst nur hochgeladene PDFs. Mit einer PDF in der Hand kann er ein Dokument zusammenfassen oder die Felder eines Arbeitsvertrags herausziehen — den Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, die Vertragsart, das Startdatum — und vorschlagen, sie im Profil des Mitarbeiters zu speichern. Die Mitarbeiterkarte wird weiterhin von einer Person gespeichert: Der Assistent schlägt vor, der Mensch bestätigt.
Das ist der leise Kern dieser ganzen Verkabelung. Eine kleine Firma leidet nicht unter fehlendem Speicherplatz. Sie leidet darunter, eine einfache Frage nicht beantworten zu können: Wo liegt es, wer hat es, und was steht darin. Eine einzige Liste, die den eigenen Speicher des CRM, Drive und OneDrive abdeckt, mit ehrlichen Zählern und einer ehrlichen Liste der Ablehnungen, macht aus dieser Frage statt einer Suchexpedition einen Blick von zwei Sekunden. Verbinden Sie Drive über das Formular für sichere Verbindungen — das CRM fragt nie im Chat nach einem Passwort.