CRM aus Telegram steuern – mit dem KI-Assistenten

Ein CRM nützt nur, wenn es zur Hand ist. In der Praxis ist der Inhaber oft nicht am Schreibtisch: beim Kunden vor Ort, im Auto, im Lager. Eine Mobile-App zu installieren ist der eine Weg; den Messenger zu nutzen, der auf dem Telefon ohnehin offen ist, der andere. Firmspace gibt dem KI-Assistenten einen eigenen Bot in Telegram – eine kurze Nachricht genügt, damit die Arbeit im CRM weiterläuft.

Eine Unterscheidung ist von Anfang an wichtig. Der Bot, den Ihr Team für Kundennachrichten verbindet, ist nicht der Iris-Bot. Der Firmen-Bot empfängt Nachrichten von Kunden und schickt Benachrichtigungen an das Team; die Korrespondenz landet in Chat and Calls. Der Iris-Bot ist ein persönlicher Steuerkanal für den Assistenten. Die Plattform prüft, dass es zwei verschiedene Bots sind – ein Benachrichtigungskanal wird also nicht versehentlich zum Steuerkanal.

Das Verbinden dauert ein paar Minuten. Legen Sie in Telegram mit @BotFather einen Bot an und geben Sie ihm ein Bild. Öffnen Sie dann im CRM Einstellungen → Integration → «Iris-Bot in Telegram», fügen Sie den Token ein, schreiben Sie dem Bot /start und drücken Sie «Chat finden» und «Iris verbinden». Danach holt der Server die Nachrichten des gespeicherten Chats selbst ab, und Iris antwortet dort.

Sie schreiben in normalen Worten, wie zu einer Kollegin: öffne die letzte Rechnung, bestätige alle Bestellungen, schick mir den Lagerbericht per E-Mail, trage Anna als Verantwortliche in die Kundenkarte ein. Der Assistent arbeitet mit denselben Daten wie der Arbeitsbereich – Kontakte, Deals, Aufgaben, Rechnungen, Ausgaben, Lager – und antwortet im Chat.

Auch Sprache funktioniert: Senden Sie statt Text eine Sprachnachricht. Sie wird in Text umgewandelt und wie eine normale Anfrage behandelt – praktisch, wenn die Hände gerade beschäftigt sind.

Mehrere Aufträge passen in eine Nachricht. Eine solche Nachricht wird zu einer Warteschlange: Der Assistent erledigt die Aufgaben nacheinander und antwortet auf jede in einer eigenen Nachricht mit ihrer Nummer – eins, zwei, drei –, damit unterwegs nichts verloren geht.

Die Rechnung ist der klassische Grund, den Laptop aufzuklappen: Ein Kunde ist am Telefon und will das Dokument sofort. In Telegram kommt das PDF der Rechnung als Datei in den Chat. Andere Dokumente werden nicht als Anhang verschickt: Der Assistent antwortet, dass das PDF im CRM im Bereich Buchhaltung zu öffnen ist.

Die Rechte funktionieren wie im Arbeitsbereich. Aktionen laufen mit den Rechten der Person, die den Bot verbunden hat, und der Assistent zeigt oder ändert nichts, was diese Person nicht sehen darf. Bedient wird nur der gespeicherte Chat: Eine Nachricht aus einem anderen Chat erhält den kurzen Hinweis, dass der Bot an einen anderen Chat gebunden ist – ausgeführt wird nichts. Auch Anfragen, die während einer Serverpause eintrafen und älter als zehn Minuten sind, werden nicht ausgeführt: Ein Befehl von gestern Abend soll nicht am Morgen losgehen.

In zwei Fällen fragt Iris zuerst. Löschen und jede Aktion, die auf das Lesen fremder Post oder fremder Dokumente folgt, wird bestätigt: Der Assistent listet auf, was er tun will, und wartet auf «ja» oder «nein» – in Telegram gibt es keine Bestätigungskarten wie in der Web-App, ein Wort genügt. Alles, was der Assistent gelesen, vorgeschlagen und ausgeführt hat, steht im Journal, das Inhaber und Administrator einsehen können.

Der innere Aufbau ist weniger wichtig als das Verhalten, doch ein Detail lohnt sich: Der Server holt die Nachrichten selbst ab, statt darauf zu warten, dass Telegram ihn anruft. Deshalb arbeitet der Bot auch dort, wo es keine öffentliche Adresse gibt – etwa auf einem Server im Büro. Der Token wird verschlüsselt gespeichert, der Assistent hat keinen direkten Zugriff auf die Datenbank und arbeitet nur über die Werkzeuge, die dieser Nutzer darf; der ganze Kanal lässt sich mit einer Schaltfläche in der Integrationskarte oder über TELEGRAM_CONTROL=0 auf dem Server abschalten.

Der Assistent gehört zum obersten Tarif, und die Zahl der Gespräche pro Tag ist tariflich begrenzt – dasselbe Limit wie für den Assistenten in der Web-App. Was sich im Alltag ändert, ist einfach: Aufgaben, Deals und Rechnungen warten nicht mehr auf den Moment, in dem Sie sich an den Computer setzen. Das CRM füllt sich, während Sie unterwegs sind, und wer sich später hinsetzt, sieht dieselben Einträge – keine parallele Kopie in einem Messenger.